Регламентация деятельности компании при помощи внутренних документов (Н.В. Трофимова, Е.К Левачева, "Право и экономика", N 7, июль 2005 г.)

Регламентация деятельности компании при помощи внутренних документов

На начальной стадии развития компании руководитель, как правило, замыкает на себе решение всех вопросов. Но в процессе роста фирмы руководителю неизбежно приходится передавать часть своих полномочий работникам. В этом случае возникает необходимость урегулирования порядка управления персоналом в компании путем издания внутренних (локальных) документов.

Четкое понимание каждым работником поставленной перед ним задачи и порядок ее решения создает здоровую рабочую атмосферу в коллективе, а определение функций структурных подразделений и порядка их взаимодействия необходимы для эффективного управления компанией.

Ключевым аспектом организации управления компании является создание структуры компанией, элементы которой функционируют и развиваются как единое целое. При распределении задач и функций, прав и обязанностей работников происходит движение информации и принимаются управленческие решения.

Деятельность компании регламентируется различными документами. Внешняя деятельность (взаимодействие с государственными органами, контрагентами, третьими лицами) регламентируется нормативными законодательными актами, действующими на той территории, на которой фирма осуществляет свою деятельность. Взаимодействие участников/акционеров компании осуществляется на основании учредительных документов. Внутренняя деятельность компании регламентируется внутренними (локальными) документами.

Внутренние (локальные) документы компании - это документы, определяющие обязанности каждого работника, структуру компании, взаимодействие структурных подразделений, порядок действия в той или иной ситуации.

Основные внутренние документы

По мере развития компании неизбежно возникает потребность в создании внутренних документов, перечень которых определяет сама организация.

Внутренними (локальными) документами компании являются: приказы, распоряжения; инструкции, положения, регламенты, должностные инструкции и т.д., которые имеют условную иерархию.

                 /-------------\                     /------------------\

                 |   Приказы   |-------\             |   Распоряжения   |

                 \-------------/       |             |     Решения      |

                                       |             \------------------/

                                       |

                               Утверждаются  приказом

                                    по обществу

                                       |

                         /-------------------------------\

                 /--------------\                 /--------------\

                 |  Положения   |                 |  Должностные |

                 |  Инструкции  |                 |  инструкции  |

                 |  Регламенты  |                 \--------------/

                 \--------------/

При всем многообразии внутренних документов можно выделить несколько основных групп:

распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);

организационные документы (структура компании, штатное расписание, должностные инструкции, положения, инструкции, регламенты и т.п.);

информационные документы (акты, письма, докладные и служебные записки, протоколы производственных совещаний, телефонограммы и т.д.)

Распорядительные документы

Приказ - это нормативный документ, издаваемый руководителем компании для решения каких-либо задач.

Приказы делятся на два вида:

приказы по основной деятельности;

приказы по личному составу.

К приказам по основной деятельности относятся приказы, касающиеся производственного процесса, организации работ, планирования, снабжения, реализации продукции, ценообразования, и т.п.

К приказам по личному составу относятся приказы о приеме на работу, увольнении, премировании, дисциплинарном взыскании работников; о введении внеурочной работы и т.п.

Приказами по основной деятельности утверждаются организационные документы компании (положения, инструкции, регламенты и т.п.).

Распоряжение - это документ, издаваемый руководителем организации по оперативным административно-хозяйственным вопросам.

Решение - это документ, отражающий решения производственных совещаний.

Распоряжения и решения оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит "название вида документа" и в тексте употребляются слова "обязываю", "решил".

Организационные документы

Должностная инструкция - это документ, определяющий права и обязанности работника компании.

Должностная инструкция включает в себя:

общие положения (наименование должности работника, наименование структурного подразделения, схема подчиненности работника);

должностные обязанности работника;

права;

ответственность.

Должностная инструкция не включает в себя порядок действия работника, а определяет конкретные виды работ, выполняемые работником.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор (контракт) с работником. Можно не создавать должностную инструкцию, а необходимые положения включить в трудовой контракт. Но это может быть неудобно, т.к. в случае расширения обязанностей работника легче внести изменения в должностную инструкцию, чем в трудовой договор.

Работник должен знать свои обязанности, поэтому необходимо правильно и четко прописывать их в должностной инструкции, иначе впоследствии это может привести к неэффективной работе, при которой компания несет убытки, и юридически взыскать с работника такие убытки невозможно.

Положение (порядок), инструкция и регламент - это документы, регламентирующие порядок и правила действия работника в той или иной ситуации. Данные документы не распространяются на частные случаи, возникающие в процессе хозяйственной деятельности компании. В них содержится описание стандартного порядка действий, а также может быть определен порядок действий работника в случае возникновения нестандартной ситуации.

Эти документы могут распространяться как на всех работников компании, так и на ограниченный круг лиц, определенный в документе.

Положения, инструкции и регламенты могут включать в себя и дополнительные документы, которые раскрывают отдельные положения таких документов. Это происходит, когда положение содержит общий порядок действий по проекту, а по отдельным направлениям проекта необходимо создать дополнительный документ (инструкцию, положение, регламент и т.п.).

Рассмотрим это на примере "Положения о коммерческой тайне".

                   /---------------------------------\

                   |  Положения о коммерческой тайне |

                   \---------------------------------/

 /--------------------------------\  /----------------------------------\

 | Порядок  работы с документами, |  | Регламент увольнения  работника, |

 | содержащими коммерческую тайну |  | имеющего  доступ  к   сведениям, |

 |                                |  | относящимся к коммерческой тайне |

 \--------------------------------/  \----------------------------------/

                                     /----------------------------------\

                                     | Инструкция по заполнению  согла- |

                                     | шения о неразглашении коммерчес- |

                                     | кой тайны                        |

                                     \----------------------------------/

Информационные документы

Информационными документами являются документы, используемые компанией для внешней переписки (письма, телефонограммы и т.п.), для внутренней переписки (служебные и докладные записки и т.п.), и документы, свидетельствующие о каком-либо факте, событии (акты, объяснительные и т.п.).

Служебная записка - это документ, используемый для оформления просьб и предложений, направленных руководителям отделов и (или) руководителю компании.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю компании и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Структура внутренних документов и цель их создания

Количество и многообразие внутренних документов в компании зависит от сложности структуры самой компании.

Когда в фирме существуют структурные подразделения, возникает потребность в регламентации взаимодействия работников как внутри структурного подразделения, так и между структурными подразделениями.

Взаимодействие работников внутри структурного подразделения должно регламентироваться положением об отделе.

Положение об отделе включает в себя:

общие положения (состав структурного подразделения, наименование должности руководителя структурного подразделения, должностная подчиненность);

основные направления деятельности структурного подразделения;

круг вопросов по взаимодействию со структурными подразделениями компании (наименование структурных подразделений, круг вопросов взаимодействия);

ответственность.

Работа всех структурных подразделений направлена на достижения единой цели фирмы - процветание бизнеса. В процессе деятельности компании структурные подразделения неразрывно связаны между собой, но при этом каждое из них выполняет свою конкретную работу.

Процесс взаимодействия структурных подразделений в отдельных ситуациях, возникающих в ходе деятельности организации, регламентируется организационными документами компании.

Рассмотрим взаимодействие структурных подразделений производственной компании с момента поступления заказа на изготовление товара до передачи товара клиенту.

В данном случае будут задействованы: коммерческий отдел, отдел производства, транспортный отдел, склад, бухгалтерия. Условия договора включают в себя изготовление обществом товара и его доставку клиенту.

Схема взаимодействия выглядит следующим образом.

                                  /---------\

                         /--------|  Клиент |

                         |        \---------/

                         |              

                       Заявка           |

                       на заказ   Оформленный договор

                         |              |

                                       |

         /--------------------\         |

      /--| Коммерческий отдел |---------/

      |  \------------------------1-\

      |             |            

      |   |       |   |     |  /-------------\        передача /--------\

      3   4       |   |     2--| Производство|        готового |  Склад |

      |   |       |   \-----------------------------------------------/

      |   |       |                                   товара      |

      |   |       |                                            отгрузка

      |   |  Уведомление о доставке товара                     товара

      |   |  Передача необходимых документов                      |

      |   |       |                                               

      |   |       |                                     /--------------\

      |   |       \-------------------------------------| Транспортный |

      |   |                                             |     отдел    |

      | /-------------\                                 \--------------/

      \| Бухгалтерия |

        \-------------/

1. Заявка на изготовление товара.

2. Уведомление о готовности товара.

3. Запрос о поступление денежных средств от клиента.

4. Информация о поступлении денежных средств от клиента.

Такая схема взаимодействия структурных подразделений может быть описана в регламенте по работе с клиентами. При этом необходимо учитывать, что в случае возникновения любых нестандартных ситуаций руководитель компании должен незамедлительно быть поставлен в известность.

Если структурные подразделения не взаимодействуют друг с другом, это приводит к потере клиентской базы и, как следствие, к нерентабельной деятельности компании.

Часто возникают ситуации, когда клиент не платит за выполненную работу (оказанные услуги). В этом случае у компании возникает дебиторская задолженность, которая остается отраженной в балансе "мертвым грузом".

Во избежание подобных ситуаций необходимо издать "Регламент по взысканию дебиторской задолженности", который будет содержать в себе порядок действий работника, ведущего клиента от начала до конца проекта по вопросам:

направления претензии к клиенту;

доведения информации до сведения руководства;

порядка ведения переписки с клиентом;

ответственности.

Возникает необходимость в построении порядка прохождения таких документов, регламентирующих различные ситуации, внутри организации. Для этого используется инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству - это документ, регламентирующий правила, прием и процесс создания документов, а также порядок работы с ними.

Инструкция по делопроизводству должна включать в себя следующие положения:

перечень внутренних документов, действующих в компании;

порядок создания внутренних документов;

перечень организационных документов компании;

порядок заполнения типовых форм документов;

порядок создания документа в обществе;

ответственные лица;

порядок оформления и регистрации исходящей корреспонденции;

порядок регистрации входящей корреспонденции;

порядок заключения договоров с клиентами;

документооборот внутри общества (порядок прохождения служебных, докладных и объяснительных записок);

ответственность;

представление документов на подпись руководителю и т.д.

Инструкция по делопроизводству - это основной документ в компании. В зависимости от количества действующих документов этот документ может состоять из нескольких частей.

В частности, одной из частей инструкции по делопроизводству может быть порядок согласования договоров.

Порядок подписания договора на изготовление товара по заказу клиента

Номер действия по порядку	Наименование действия	Ответственные лица
1	Составление договора	Менеджер коммерческого отдела
2	Регистрация договора	Делопроизводитель (секретарь, зав. канце- лярией)
3	Согласование договора	Коммерческий директор Директор по производству Главный бухгалтер
4	Подписание договора	Руководитель компании

В процессе деятельности фирмы создается большое количество документов. При этом одни документы используются длительное время, другие быстро утрачивают свою значимость. Для долговременного хранения документов создается архив компании, а ведение архивного дела регламентируется инструкцией по организации архивного дела.

Инструкция по организации архивного дела регламентирует:

порядок передачи документов в архив;

сроки хранения документов;

порядок утверждения номенклатуры дел;

порядок использования архивных документов;

положения об экспертной комиссии.

В любой фирме неизбежно возникают ситуации, когда работники увольняются и устраиваются в конкурирующие организации. Запретить такую "перебежку" в соответствии с законодательством Российской Федерации невозможно, но предотвратить утечку информации необходимо. В компании должно действовать положение о коммерческой тайне, которое включает в себя:

основной вид деятельности компании;

информацию, составляющую коммерческую тайну компании;

наименование структурных подразделений и должностей, которые имеют доступ к информации, составляющей коммерческую тайну;

период неразглашения информации, относящейся к коммерческой тайне, после расторжения трудового договора;

ответственность за разглашение информации;

условия и порядок, при которых информация подлежит разглашению.

К сведениям, составляющим коммерческую тайну, могут относиться сведения о клиентах, клиентской базе, рецептуре, ноу-хау и др. Работник должен быть ознакомлен со списком сведений, имеющих отношение к коммерческой тайне, и с ответственностью, которая на него возлагается за разглашение такой информации.

Если в процессе работы работнику передаются документы, относящиеся к коммерческой тайне, такая передача осуществляется только под роспись работника.

При приеме работника на работу с работником подписывается соглашение о неразглашении коммерческой тайны, где определяются срок ее неразглашения и ответственность работника. Соглашение о неразглашении коммерческой тайны является неотъемлемой частью трудового договора (контракта).

Из вышесказанного следует, что в организации должен быть установлен порядок работы с документами, относящимися к коммерческой тайне.

Н.В. Трофимова,

исполнительный директор ООО "Консалтинговая компания

"Защита бизнеса"

Е.К. Левачева,

генеральный директор ООО "Консалтинговая компания "Защита бизнеса"

"Право и экономика", N 7, июль 2005 г.