Требования к документам, подтверждающим денежные обязательства (Л.А. Пасынкова, "Бюджетный учет", N 1, январь 2005 г.)

Требования к документам, подтверждающим денежные обязательства

В условиях казначейского исполнения бюджетов большое значение придается правильности оформления платежных и иных документов, подтверждающих денежные обязательства бюджетного учреждения. О том, какие документы должны представлять организации в казначейство, рассказывает Лариса Андреевна Пасынкова, начальник правового управления Министерства финансов Московской области.

Что контролируют финансовые органы

Бюджетным кодексом предусмотрена статья, устанавливающая обязанность органа, исполняющего бюджет, совершать расходование бюджетных средств после проверки соответствия составленных платежных и иных документов, необходимых для совершения расходов, требованиям Бюджетного кодекса РФ. А также утвержденным сметам доходов и расходов бюджетных учреждений и доведенным лимитам бюджетных обязательств. Таким образом, можно констатировать, что для выполнения требований Бюджетного кодекса РФ на орган, исполняющий бюджет, возложены следующие функции:

- контроль за соответствием принятых денежных обязательств утвержденной смете доходов и расходов, доведенным до бюджетополучателя лимитам бюджетных обязательств и кодам классификаций расходов бюджетов Российской Федерации;

- проверка платежных и иных документов, подтверждающих правомерность расхода;

- подтверждение принятых денежных обязательств (совершение разрешительной надписи).

В Бюджетном кодексе РФ установлены все количественные параметры, которые используют для подтверждения денежных обязательств. Организацией исполнения бюджетов занимаются органы исполнительной власти. Им, согласно пункту 2 статьи 226 Бюджетного кодекса РФ, предписано утвердить правовым актом перечень и формы документов, которые должны быть представлены для подтверждения денежных обязательств.

С марта 2000 года Московская область перешла на казначейскую систему исполнения своего бюджета. В 2002 году финансовым органом Московской области во исполнение статьи 226 Бюджетный кодекс РФ был разработан и утвержден Порядок представления документов для подтверждения денежных обязательств, подлежащих исполнению за счет средств областного бюджета. Данный порядок содержит в том числе перечень и формы документов для подтверждения денежных обязательств (далее именуемый Перечень). Перечень документов разработан в соответствии с направлениями расходов бюджетного учреждения, предусмотренными статьей 70 Бюджетного кодекса РФ, а именно:

- оплата труда в соответствии с заключенными трудовыми договорами и правовыми актами, регулирующими размер заработной платы соответствующих категорий работников;

- начисления на фонд оплаты труда;

- командировочные и иные компенсационные выплаты работникам в соответствии с российским законодательством;

- оплата товаров, работ и услуг по заключенным государственным контрактам;

- оплата товаров, работ и услуг в соответствии с утвержденными сметами без заключения государственных контрактов;

- трансферты населению.

Какие документы нужно представить в казначейство

В начале финансового года после утверждения сметы доходов и расходов бухгалтер бюджетной организации для подтверждения денежных обязательств по предметным статьям экономической классификации "Оплата труда" и "Начисления на фонд оплаты труда" должен представить в казначейство следующие документы. Во-первых, штатное расписание, во-вторых, локальный акт, устанавливающий выплаты стимулирующего характера, в-третьих, расчет среднемесячного фонда оплаты труда, утвержденный руководителем организации. Этот расчет должен соответствовать бюджетным ассигнованиям на соответствующий период.

Кроме того, расчет среднемесячного фонда оплаты труда получателя денег из областного бюджета должен быть согласован с распорядителем средств. Ежемесячно бухгалтеры бюджетных организаций представляют в казначейство:

- справку о начисленной заработной плате по утвержденной форме. Этот документ должен содержать расчетные показатели по статьям бюджетной классификации. А также такие показатели, как входящее сальдо расчетов, начисления за месяц, перечисления в течение месяца;

- платежные поручения на уплату налога на доходы физических лиц, единого социального налога, взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

- чек на выплату наличных денежных средств;

- заявку на получение наличных денежных средств по утвержденной форме.

При наличии выплат стимулирующего характера бюджетополучатель обязан дополнительно представить приказ об осуществлении соответствующих выплат с указанием суммы расхода.

Оплата товаров, работ и услуг

Такие направления расходов бюджетополучателя, как оплата товаров, работ и услуг по заключенным государственным контрактам и оплата товаров, работ и услуг в соответствии с утвержденными сметами без заключения государственного контракта, предполагают составление перечня документов. Этот перечень зависит от видов услуг и работ, предусмотренных Гражданским кодексом РФ и, соответственно, их особенностей.

Перечень документов для подтверждения исполнения обязательств по оплате товаров, работ, услуг может изменяться также в зависимости от предусмотренного сторонами в договоре порядка расчетов. Так, например, при приобретении расходных материалов, оборудования и предметов длительного использования возможны следующие варианты расчетов: единовременная и окончательная оплата и расчеты в порядке плановых платежей (при приобретении продуктов питания, горюче-смазочных материалов и др.). При единовременной и окончательной оплате организация для подтверждения денежных обязательств представляет в казначейство следующие документы:

- договор поставки продукции, договор купли-продажи;

- накладные, акты сдачи-приемки продукции;

- платежное поручение.

При плановых платежах для подтверждения денежных обязательств бюджетополучатель представляет:

- договор поставки продукции, предусматривающий плановые платежи;

- платежное поручение;

- акт сверки расчетов по состоянию на первое число текущего месяца с указанием сальдо расчетов на начало месяца, предшествующего текущему, начисленных и уплаченных сумм за месяц, предшествующий текущему. Акт должен быть подписан руководителями и главными бухгалтерами сторон и заверен печатями организаций.

Новые формы документов

В целях полной реализации контрольных функций в Московской области органом, исполняющим бюджет, разработаны и утверждены новые формы документов для подтверждения обязательств бюджетополучателя. Это:

- справка о начисленной заработной плате;

- заявка на получение наличных денежных средств;

- реестр договоров для начисления заработной платы лицам, привлекаемым для выполнения работ по договорам гражданско-правового характера;

- справка-расчет начисленных трансфертов;

- перечень объектов на проведение капитального ремонта в соответствующем финансовом году.

Все эти новые формы являются неотъемлемой частью Порядка представления документов, представляемых для подтверждения денежных обязательств, подлежащих исполнению за счет бюджета Московской области.

Особая роль договоров

В перечне документов, подтверждающих денежные обязательства, особая роль отводится договорам, которые Бюджетный кодекс относит к иным документам, необходимым для совершения расходов. Бюджетные учреждения являются полноправными участниками не только бюджетных, но и гражданских правоотношений. Поэтому органы казначейства также контролируют, насколько гражданско-правовые договоры, заключенные бюджетными организациями, соответствуют бюджетному и гражданскому законодательству.

Статьей 421 Гражданского кодекса РФ определено, что условия договора определяются по усмотрению сторон. Исключением являются случаи, когда содержание условия предписано законом или иными правовыми актами. Договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами (императивными нормами), действующими на момент его заключения. При отступлении условий договора от императивных норм наступают последствия, предусмотренные Гражданским кодексом РФ. То есть либо условия, либо договор в целом могут быть признаны недействительными. С целью предотвращения этих неблагоприятных последствий орган казначейства Московской области осуществляет проверку условий договора на соответствие гражданскому и бюджетному законодательству.

При установлении своих требований к условиям договора бюджетное законодательство не вступает в противоречие с гражданским. Оно дополняет его, учитывая особенности бюджетных отношений. Так, в зависимости от цены договора бюджетные организации меняют порядок взаимоотношений с контрагентами. Статья 71 Бюджетного кодекса РФ четко определяет, что все закупки товаров, работ и услуг на сумму свыше 2000 минимальных размеров оплаты труда происходят исключительно на основе государственных или муниципальных контрактов. Это необходимо для осуществления контроля со стороны органов государственной власти за эффективным использованием бюджетных средств. Гражданский кодекс РФ содержит норму о государственных контрактах, не определяя при этом цену сделки, при которой возникает необходимость заключения контракта. Для того чтобы усилить ответственность исполнителя по его обязательствам перед государственным заказчиком, Бюджетный кодекс РФ предусматривает непременное условие о выплате неустойки при нарушении исполнителем условий государственного контракта.

Особое значение при заключении бюджетными организациями договора имеет определение срока его действия. Бюджетный кодекс РФ жестко определяет срок действия договоров, заключаемых бюджетными учреждениями, - финансовый год - до 31 декабря (ст. 12, 222, 226, 264 Бюджетного кодекса РФ). Несомненно, что такой порядок практически исключает возможность образования или роста кредиторской задолженности.

Перечень документов для подтверждения денежных обязательств, принятый в Московской области, не носит исчерпывающего характера. Он может быть изменен или дополнен в случае изменения действующего бюджетного законодательства, а также при необходимости подтверждения правомерности новых расходов, подлежащих исполнению за счет средств бюджета Московской области.

Л.А. Пасынкова,

начальник правового управления

Министерства финансов Московской области

"Бюджетный учет", N 1, январь 2005 г.