Бухгалтерские программы: какую выбрать? (Е.М. Макарова, "Бюджетный учет", N 2, февраль 2005 г.)

Бухгалтерские программы: какую выбрать?

Сейчас на российском рынке можно найти несколько десятков программ, которые предназначены для автоматизации учета в бюджетных учреждениях. Но как отыскать среди этого разнообразия ту программу, которая подходит именно для вас? Вот некоторые советы, которые помогут вам в этом непростом выборе.

Приобретая программу для автоматизации учета, чрезвычайно сложно сразу определить, подойдет она для вашей организации или нет. Тем более сложно сравнить между собой несколько программ разных изготовителей. Ведь для этого нужно изучить каждую из них. Но не всегда бывает ясно, по каким параметрам вообще стоит проводить сравнение.

Обычно первое, на что обращают внимание при покупке бухгалтерской программы, это ее цена. Но стоит иметь в виду, что затраты учреждения на автоматизацию бухгалтерского учета могут оказаться гораздо больше суммы, указанной в договоре на приобретение программы.

Сейчас большинство производителей программных продуктов для автоматизации учета предлагают клиентам комплексные договоры, которые предусматривают не только покупку, но и дальнейшее обслуживание программы. Причем практика показывает: автоматизация учета в учреждении обойдется гораздо дешевле, если при приобретении программы заключить договор на ее дальнейшее обслуживание.

По общему правилу, чем более автоматизированы функции программы и чем меньше возможностей для настройки, тем важнее для такой программы периодическое обновление. Ведь законодательство меняется, и автоматически посчитанные данные могут просто потерять актуальность и привести к ошибкам при заполнении отчетных форм.

Главное, на что стоит обратить внимание при заключении договора, - какие конкретно услуги и в каком объеме включены в стоимость обслуживания бухгалтерской программы.

Все услуги, которые вам обещает продавец, должны быть четко указаны в вашем договоре. Тогда за них не придется платить дополнительно.

В стоимость договора на обслуживание может входить установка программы на компьютер, перенос данных в новую программу из программы, в которой вы работали раньше, обучение работе с программой, консультации по текущим вопросам. Эти услуги должны быть конкретизированы: сколько часов вас будут обучать работе с программой, каким образом вы будете получать консультации (по телефону, по электронной почте и т.п.), как часто и каким образом будут обновлять программу.

Поэтому при подписании договора вам нужно четко представлять, кто, за чей счет и, главное, в какие сроки будет обновлять программу и устранять ее ошибки. Обратите внимание и на срок договора. Именно в течение этого времени будут действовать обязательства продавца по обслуживанию вашей программы. Продлить этот договор или заключить новый продавец, конечно, вряд ли откажется, но вот цену на свои услуги может установить уже новую.

Четкое указание перечня услуг, которые включены в стоимость договора, может иметь значение и для целей налогообложения. От того, как сформулировано содержание этих услуг, может зависеть включение затрат на автоматизацию бухгалтерского учета в расходы при исчислении налогов. Так что и в договоре, и в акте об оказании услуг обязательно четко укажите, какие конкретно услуги были оказаны.

Перед тем как платить деньги, попросите продавца программы предоставить вам демонстрационную версию и попробуйте в ней поработать. Узнайте, какие в демоверсии установлены ограничения по использованию программы по вводу данных и где можно прочитать описание функций и возможностей программного модуля.

До того как подписывать договор, стоит уточнить, будут ли какие-то ограничения на использование программы. Может быть, она будет работать только до конца отчетного периода, либо способна вмещать только ограниченное количество проводок. А когда выделенный вам лимит будет исчерпан, придется доплачивать.

Некоторые программы, которые предлагают российские производители, предназначены для работы только на одном компьютере. Безусловно, об этой существенной особенности тоже лучше узнать до того, как вы отдадите деньги за программу и подпишете договор.

Если продавец вас уверяет, что никаких ограничений по использованию программы нет, попросите зафиксировать это в договоре.

И еще. Договор на покупку программы с обслуживанием - это гарантия, что вы сможете ее использовать полноценно и на протяжении длительного времени. Но такую гарантию вам может дать только тот, у кого есть права на распространение программы. Поэтому в договоре обязательно должно быть указано, какие права на программное обеспечение есть у продавца и каким образом он эти права приобрел.

Описание программы

Чтобы на том этапе, когда программу уже внедрили в учреждении, не возникло неприятных сюрпризов, следует внимательно изучить не только сам договор, но и инструкцию по использованию программы.

Во-первых, знакомясь с инструкцией, необходимо выяснить, учитывает ли программа специфику бюджетных учреждений либо она предназначена для всех предприятий. Лучше не покупать универсальные программы, которые, как обещают разработчики, подходят для любой организации. Ведь подходящей для всех может быть только та программа, которая не учитывает особенностей ведения учета в конкретных отраслях.

В инструкции должны быть подробно и понятно описаны функции программы. Как правило, чем более качественную инструкцию предлагает производитель, тем лучше работает и сама программа.

Либо в инструкции, либо в самом договоре обязательно должна быть указана как минимум следующая информация:

- какие первичные документы формирует программа;

- какие регистры бухгалтерского и налогового учета она позволяет заполнять;

- какие формы бухгалтерской и налоговой отчетности формирует;

- какие данные программа рассчитывает автоматически.

Важно выяснить, что можно настраивать в программе и вообще предусмотрена ли самостоятельная настройка. Описана ли настройка в инструкции, либо эту настройку может выполнить только программист.

Предпочтительно приобретать готовые разработки, а не те программы, которые вам предлагают настроить специально для вашей организации. Ведь если программу будут настраивать конкретно под вас, ее работа во многом будет зависеть от того, как вы сформируете задачу для программиста. А если прежде вы подобной постановкой задач никогда не занимались, четко сформулировать требования к программному продукту будет достаточно сложно.

Лучше, когда в программе уже будут соответствующие настройки, учитывающие особенности той отрасли, в которой вы работаете (строительство, пищевая промышленность, образовательные услуги, транспорт и т.п.).

Кроме того, если продавец программы вам обещает настроить программу специально для вашей организации, это опасно еще и тем, что вы не знаете наверняка, какой квалификацией обладают специалисты, которые будут делать эту работу. В этом случае желательно запросить информацию о специалистах компании - разработчика программы и о сотрудниках, которые будут обслуживать работу программы в вашем учреждении.

Стоит также выяснить, какие предприятия уже пользуются этой программой, как давно производитель программы работает на российском рынке.

Узнайте, предусмотрена ли в программе проверка данных после того, как они будут сформированы (это особенно важно для формирования отчетности в электронном виде).

Обратите внимание еще на такой момент. Бухгалтерский, налоговый, управленческий, кадровый учет часто ведут разные люди. Узнайте, возможен ли перенос сведений из одного блока программы в другой (например, из регистров бухгалтерского учета в регистры налогового учета), возможно ли сопоставление данных, которые заносят в разных подразделениях (бухгалтерии, кадровой службе). Это имеет большое значение особенно для крупных учреждений, где довольно проблематично заносить несколько раз одни и те же данные.

Особенно важное требование к программе - это возможность связать формируемые ею данные с казначейскими системами. Нужно обязательно выяснить, как организован двусторонний обмен данными с вышестоящими организациями. Ведь основные проблемы возникают именно в тех бюджетных учреждениях, в которых приходится проделывать двойную работу по заведению первичных документов - для организации внутреннего учета и с целью формирования данных для внешних пользователей.

Устранение недостатков

В ст. 475 Гражданского кодекса РФ предусмотрено, что если продавец не оговорил недостатки товара, то от него можно потребовать бесплатного устранения этих недостатков. Но возникает вопрос: как доказать, что в программе для автоматизации учета есть какой-то недостаток?

Если в программе существуют какие-то явные ошибки, например математические, то доказать дефект не составит труда. Сложнее дело обстоит в том случае, когда программа просто не выполняет какие-то необходимые для вас действия. Скажем, не формирует отчетность или не предусматривает обработку каких-то данных.

Обычно в договоре на приобретение программного продукта указывают только общие возможности программы. А конкретные функции уже прописывают в инструкции к ней.

Именно инструкция помогает обосновать, что у программы действительно есть дефект. К примеру, если какие-то из функций, описанных или даже просто упомянутых в инструкции, программа не выполняет либо выполняет, но с ошибкой, то продавец, безусловно, обязан исправить неполадки за свой счет.

Если организация, продавшая вам программу, отказывается исправлять ошибки, вы можете поручить это другой фирме или устранить недостатки своими силами. В ст. 397 Гражданского кодекса РФ предусмотрено, что в этом случае продавец обязан возместить вам ваши затраты.

Однако злоупотреблять самостоятельными настройками тоже не стоит. Ведь если программа будет испорчена по вашей вине, продавец не будет нести за это ответственность.

Возвращаем деньги назад

Возможно, что, поработав в программе какое-то время, вы поймете, что она вам совсем не подходит. Разумеется, в этом случае возникнет желание расторгнуть договор и вернуть уплаченные за программу деньги. И в определенных случаях это возможно.

Так, в ст. 450 Гражданского кодекса РФ предусмотрено, что договор может быть расторгнут, если одна из сторон существенно нарушает его условия.

Правда, существенность нарушения - понятие оценочное. Так что во избежание споров по данному вопросу рекомендуем в договоре четко указать, в каких случаях договор может быть расторгнут по вашей инициативе и каков в этой ситуации будет размер ответственности продавца (обязан ли он вернуть вам деньги полностью или только какую-то часть). В противном случае вам будет довольно сложно получить деньги за программу обратно. Ведь придется доказать, что программа непригодна для целей, для которых вы ее покупали. Как вы будете это доказывать, зависит от того, настраивали программный модуль специально для работы на вашем предприятии или нет.

Если программу не настраивали, то вам достаточно будет обосновать, что она непригодна для выполнения тех функций, которые описаны в договоре или в инструкции.

Если программу адаптировали специально для вас, инструкцию по эксплуатации вам вряд ли напишут. Поэтому доказательством того, что программа не соответствует целям ее использования, в этом случае послужит техническое задание по настройке программы, которое должно быть неотъемлемой частью договора на приобретение и обслуживание программы. В этом техническом задании должно быть подробно описано все, что должна делать программа. На нем должны стоять подписи вашего представителя и представителя продавца.

Стоит отметить, что обычно у продавца программы уже есть типовой договор на приобретение, установку и обслуживание программы. И менять эту типовую форму мало кто захочет.

Но если вам все же необходимо внести в договор какие-то корректировки, предложите представителю продавца заключить дополнительное соглашение к типовому договору. Поскольку программа с обслуживанием обычно предполагает довольно длительное сотрудничество, большинство продавцов вам не откажут.

А если вас будут убеждать, что программу всем продают на одинаковых условиях и поменять их нельзя, это серьезный повод задуматься, будет ли программа работать с учетом специфики вашего предприятия, если даже в договоре на ее приобретение продавец отказывается предусмотреть необходимые вам условия.

Е.М. Макарова,

ведущий юрисконсульт ООО "ПРАДО Аудит"

"Бюджетный учет", N 2, февраль 2005 г.