Инструкция по делопроизводству в учреждениях системы Банка России от 16 февраля 1998 г. N 70-И (с изменениями и дополнениями) (утратила силу)

Инструкция по делопроизводству в учреждениях системы Банка России
от 16 февраля 1998 г. N 70-И

С изменениями и дополнениями от:

31 марта 1999 г., 3 декабря 2001 г.

ГАРАНТ:

Инструкцией ЦБР от 16 января 2009 г. N 133-И "О документационном обеспечении управления в учреждениях Банка России" настоящая Инструкция признана утратившей силу

1. Общие положения

1.1. Инструкция по организации делопроизводства в учреждениях системы Банка России (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к организации документационного обеспечения управления (делопроизводства) в территориальных учреждениях (главных управлениях, национальных банках), расчетно-кассовых центрах, отделениях, вычислительных центрах, полевых учреждениях, учебных заведениях и других предприятиях, учреждениях и организациях системы Банка России (далее - учреждения системы Банка России).

Требования Инструкции направлены на совершенствование качества подготовки документов и технологии работы с ними, расширение применения автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы Банка России и учреждений его системы.

На основе требований настоящей Инструкции учреждения системы Банка России в необходимых случаях могут разрабатывать организационно-распорядительные и методические документы, конкретизирующие порядок работы с документацией в соответствующем учреждении с учетом его специфики.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с государственными стандартами на унифицированные системы документации, ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации (зарегистрирована Минюстом России 26.12.2000 N 2508), Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986) с учетом специфики банковской деятельности.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с традиционными документами (на бумажных носителях).

Автоматизированные технологии делопроизводства и архивного дела, основанные на использовании средств вычислительной техники и информатики, должны соответствовать положениям настоящей Инструкции.

Особенности применения автоматизированных технологий документационного обеспечения управления (в том числе использование элементов электронного документооборота), выходящие за рамки настоящей Инструкции, регламентируются специальными нормативными и иными актами Банка России.

1.4. Инструкция регламентирует работу с документами открытого характера. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяется настоящей Инструкцией, если иное не предусмотрено нормативными актами, регламентирующими работу с данной категорией документов.

Порядок работы с секретными документами устанавливается специальными инструкциями.

1.5. Требования Инструкции распространяются на работу преимущественно с организационно-распорядительной документацией. На работу с документами, относящимися к другим унифицированным системам документации (расчетным, финансовым, бухгалтерским документам, а также документам, обеспечивающим проведение операций Банка России в рамках единой государственной денежно-кредитной политики), требования настоящей Инструкции распространяются в той части, которая не регламентируется специальными нормативными документами Банка России.

1.6. В Инструкции рассматривается основной комплекс вопросов, касающихся работы с документами в делопроизводстве учреждений системы Банка России с учетом его специфики: от создания документа (или его поступления) до отправки и сдачи в архив.

1.7. Сотрудники учреждений системы Банка России обязаны знать требования настоящей Инструкции и соблюдать установленный порядок работы с документами.

2. Принципы организации делопроизводства в учреждениях системы Банка России

2.1. Требования к ведению делопроизводства.

2.1.1. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований Инструкции в учреждениях системы Банка России, их структурных подразделениях возлагается на руководителей.

2.1.2. Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства и архивного дела в учреждениях системы Банка России осуществляют службы документационного обеспечения управления (управления делами, управления и отделы документооборота, общие отделы, канцелярии и т.д., далее - службы ДОУ).

Указания Административного департамента Центрального банка Российской Федерации по вопросам ведения делопроизводства и архивного дела обязательны для исполнения учреждениями системы Банка России.

2.1.3. Ведение делопроизводства, оформление банковской документации в учреждениях системы Банка России осуществляется на русском языке.

2.1.4. Ведение делопроизводства, контроль за своевременным исполнением документов, учет, сохранность и своевременная сдача документов в архив в учреждениях системы Банка России, их структурных подразделениях возлагается на секретарей.

В структурных подразделениях, в которых по штату не предусмотрена должность секретаря, назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства.

Ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на работников приказом руководителя учреждения.

2.1.5. В случаях размещения нескольких организаций Банка России в общих комплексах зданий их службы ДОУ организуются и функционируют как самостоятельные. При этом допускается подключение головного расчетно-кассового центра к системе автоматизации документооборота территориального учреждения, в состав которого он входит.

2.1.6. При смене руководителя учреждения системы Банка России, структурного подразделения главного управления (национального банка) передаются документы, находившиеся у должностного лица на исполнении, а также составляется акт приема-передачи дел, находящихся в архиве учреждения (структурного подразделения).

В акте отражается наличие и состояние документов архива, учетно-справочного аппарата к ним. В соответствии с учетными данными в акте приема-передачи указывается количество дел, хранящихся в архиве, с выделением сведений о количестве дел, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации (приложение 1 к настоящей Инструкции).

2.1.7. При увольнении, перемещении, убытии работника в отпуск, командировку и в других случаях все не исполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя через секретаря другим работникам с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив.

В случае увольнения секретаря структурного подразделения дела должны быть переданы другому сотруднику, исполняющему обязанности уволившегося сотрудника, или принятому на эту должность.

2.1.8. Руководители учреждений системы Банка России, их структурных подразделений несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.

2.1.9. Задачи, функции, порядок работы служб ДОУ учреждений системы Банка России регламентируются соответствующими положениями, составляемыми на основе требований настоящей Инструкции (см. приложение 2 к настоящей Инструкции).

Права, обязанности и ответственность работников служб ДОУ и ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях определяются их должностными инструкциями.

2.2. Основные принципы автоматизации работы с документами.

2.2.1. Автоматизация работы с документами направлена на оптимизацию трудозатрат при создании документов, их обработке, передаче и использовании документной информации; совершенствование контроля за исполнением, повышение оперативности исполнения документов; повышение качества информационно-аналитической работы с документами.

2.2.2. При внедрении автоматизированных технологий работы с документами обеспечивается совместимость технических средств, программ, форматов текстов документов.

При частичной автоматизации обеспечивается совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

2.2.3. Для автоматизированной работы с документами рекомендуется использовать типовые проектные решения и программно-техническое обеспечение, совместимые с автоматизированными системами, действующими в центральном аппарате Банка России.

2.2.4. При внедрении в учреждении системы Банка России Типовой системы автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД ТУ) обеспечивается соблюдение единых требований к документированию управленческой деятельности и организации документооборота (как традиционного, так и электронного), установленных настоящей Инструкцией и другими нормативными и организационно-распорядительными документами Банка России. Учреждения системы Банка России издают распорядительные документы, регламентирующие использование САДД ТУ.

Административный департамент Банка России устанавливает общие требования к технологии работы с документами в САДД ТУ на основе действующей нормативной базы.

Выполнение функций системного технолога САДД ТУ возлагается на работников приказом руководителя учреждения.

2.2.5. В автоматизированной системе документооборота и делопроизводства должен соблюдаться принцип однократности регистрации всех категорий документов.

2.2.6. Документы, подготовленные при помощи персональных компьютеров, оформляются на основании единых правил, изложенных в Инструкции.

2.2.7. Руководство учреждений системы Банка России несет ответственность за эффективность использования автоматизированных технологий работы с документами, определяет права доступа работников к информации, создаваемой и передаваемой с использованием средств автоматизации.

3. Оформление служебных документов

3.1. Общие требования к оформлению документов.

3.1.1. Требования к оформлению документов, подготовленных в Банке России, устанавливаются в соответствии с требованиями государственных стандартов.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию документов, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Каждый вид документа должен иметь строго определенный набор реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения.

3.1.2. Служебные документы учреждений системы Банка России оформляются на бланках установленного образца (приложение 3 к настоящей Инструкции). Для документов установлено два формата бланков - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) по ГОСТ 9327. Наименования учреждений системы Банка России, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

3.1.3. На чистых листах (не на бланках) печатаются:

- документы, подготовленные совместно с другими организациями;

- документы, предназначенные для использования внутри аппарата учреждения.

3.1.4. Состав реквизитов документа.

При оформлении документов учреждения системы Банка России используют следующие реквизиты:

- изображение Государственного герба Российской Федерации на геральдическом щите;

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- печать;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию;

- идентификатор электронной копии документа.

Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов регламентируется государственными стандартами.

3.1.5. Государственный герб Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с действующими законодательными и нормативными актами Российской Федерации.

На основании Федерального конституционного закона Российской Федерации "О Государственном гербе Российской Федерации" от 25.12.2000 N 2-ФКЗ на бланках Банка России Государственный герб воспроизводится в одноцветном варианте с геральдическим щитом.

3.1.6. Наименование организации.

Над наименованием учреждения системы Банка России указывают полное наименование вышестоящей организации.

Наименование Центрального банка Российской Федерации указывается в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)", а именно: Центральный банк Российской Федерации (полное наименование), Банк России (сокращенное наименование). Сокращенное наименование (в скобках) помещают на бланке ниже полного. Затем помещают наименование территориального учреждения, включающего слова "Главное управление по...", далее следуют (в дательном падеже) наименование региона, в котором действует территориальное учреждение либо слова "Национальный банк...", далее - наименование субъекта Российской Федерации, в котором действует данное учреждение.

Например:

                  Центральный банк Российской Федерации

                  (Банк России)

                  Главное управление по Красноярскому краю

или

                  Центральный банк Российской Федерации

                  (Банк России)

                  Главное управление по Красноярскому краю

                  Расчетно-кассовый центр г. Енисейска

Наименование учреждения системы Банка России - автора документа указывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении об учреждении.

На бланках структурных подразделений (для документов, выпускаемых за подписью их руководителей) наименование структурных подразделений указывается в соответствии с утвержденными положениями и располагается ниже наименования учреждения системы Банка России.

Документы за подписью руководства учреждения системы Банка России не должны оформляться на бланках структурных подразделений.

3.1.7. Наименование вида документа.

Наименование вида указывается на каждом документе (кроме письма) и должно соответствовать компетенции учреждения системы Банка России, структурного подразделения, содержанию документируемого действия.

3.1.8. Дата документа.

Датой документа является дата его регистрации (для документа, подлежащего регистрации) или утверждения (для документа, подлежащего утверждению), для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта

- дата события, для документов, не подлежащих регистрации, - дата его подписания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата регистрации (подписания).

Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документов.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 7 августа 2000 г. следует оформлять - 07.08.2000.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например, 2000.08.07.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).

Например: 11 мая 2000 г.

Если документ готовится на бланке, дата указывается в специально предусмотренном месте.

Дата документа, оформленного не на бланке и не подлежащего регистрации, проставляется ниже текста рядом с подписью.

Дата утверждения или согласования документа указывается в соответствующем грифе.

Все отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

3.1.9. Регистрационный номер документа.

На документе проставляется регистрационный номер, присвоенный организацией, создавшей документ.

Регистрационный номер документов учреждений Банка России присваивается в соответствии с требованиями пп. 4.1, 4.4, 4.5 настоящей Инструкции.

3.1.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.

3.1.11. Адресат.

Адрес документа состоит из указания адресата и его почтового (телеграфного) адреса.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

Наименование организации, ее структурного подразделения (без указания должностного лица) пишется в именительном падеже.

Например:

                  Совет Министров

                  Чувашской Республики

                  Управление делами

                  Администрация Омской области

                  Архивное управление

При направлении документа конкретному должностному лицу указывается наименование учреждения в именительном падеже, должность и фамилия - в дательном.

Например:

                  Центральный банк Российской Федерации

                  Директору Административного департамента

                  Инициалы Фамилия

При направлении документа руководителю учреждения или его заместителям наименование организации входит в наименование адресата.

Например:

                  Президенту АОЗТ

                  "Ломоносовский фарфоровый завод"

                  Инициалы Фамилия

При адресовании документа в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации их наименования следует указывать обобщенно.

Например:

                  Расчетно-кассовым центрам

                  Главного управления Банка

                  России по Смоленской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, на документе указывается обобщенное наименование адресата или на каждом экземпляре проставляется только один адресат. В этом случае адресатам направляются копии подписанного и зарегистрированного документа.

В адрес органов власти и Банка России направляются только подлинные экземпляры писем.

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам.

Например:

                  Редакция журнала "Новый мир"

                  103806, ГСП, Москва, К-6,

                  Малый Путинковский пер., 1/2

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в высшие органы государственной власти и управления, подведомственным организациям (как постоянным корреспондентам); в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа гражданам сначала печатается почтовый адрес, а затем инициалы, фамилия получателя.

Например:

                  300027, Тула-27,

                  ул. Металлургов, 37, корп. 1, кв. 43

                  A.И.Ивановой

                  346407, г. Новочеркасск

                  Ростовской области,

                  ул. Просвещения, д. 57, кв. 5

                  B.П.Сидорову

3.1.12. Гриф утверждения документа.

Утверждение документа - особый способ введения документа в действие.

Утверждению подлежат, как правило, акты, задания, отчеты, программы, расценки на производство работ, сметы, планы, балансы, должностные инструкции работников и др.

Утверждение документов, подготовленных учреждением системы Банка России, производится его руководителем, заместителями руководителя в соответствии с их компетенцией, а также решением, протоколом коллегиального органа посредством проставления грифа утверждения.

Гриф утверждения (если документ утверждается конкретным должностным лицом) состоит из следующих элементов: слово Утверждаю (без кавычек), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения.

Например:

                  УТВЕРЖДАЮ

                  Начальник Главного управления

                  Банка России по Тульской области

                  (подпись)       Инициалы Фамилия

                  12.09.2000

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

                  УТВЕРЖДЕН

                  Приказом Главного

                  управления Банка России

                  по Вологодской области

                  от 21.10.2000 N ОДТ-49

или

                  УТВЕРЖДЕНО

                  Решением Общего собрания акционеров

                  от 15.11.2000 N 8

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. При утверждении документа руководителями двух организаций, структурных подразделений грифы утверждения располагаются на одном уровне.

Например:

                  УТВЕРЖДАЮ                    УТВЕРЖДАЮ

               Наименование должности       Наименование должности

               руководителя организации     руководителя организации

               (подпись) Инициалы Фамилия   (подпись) Инициалы Фамилия

               12.10.2000                   12.10.2000

В утвержденные документы запрещается вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица, утвердившего документ.

3.1.13. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа, точно передающее его смысл. Заголовок формулируется составителем документа и размещается на бланке ниже штампа в пределах ограничительных отметок. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) о ликвидации управления; карточка (чего?) учета движения основных средств.

Заголовок является обязательным элементом оформления документов. Заголовок не проставляется на телеграммах, извещениях, а также других документах, текст которых печатается на бланках формата А5. Заголовок также не проставляется на письмах, докладных записках, объяснительных записках, объем текста которых составляет не более одного абзаца.

3.1.14. Текст документа.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, обеспечивать ее точное и однозначное восприятие, быть кратким. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

При наличии в тексте письма ссылки на другие документы указывается их точное наименование и дата издания в следующей последовательности: наименование документа, издатель, дата, номер, при необходимости заголовок документа.

Например:

     приказ Банка России от 03.10.2000 N ОД-371.

При составлении текста документа следует использовать прямой порядок слов, устойчивые, соответствующие нормам русского языка словосочетания.

Не допускается произвольное сокращение, кроме общепринятых, наименований учреждений и организаций, отдельных слов. В частности, не допускается использование сокращения "РФ", вместо "Российская Федерация" или "Россия", "ЦБ", "ЦБ РФ" или "Центробанк" вместо "Центральный банк Российской Федерации" или "Банк России".

Тексты документов пишутся только на русском языке при направлении их:

- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти других субъектов Российской Федерации;

- предприятиям, организациям и объединениям, не находящимся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенным на территории других субъектов Российской Федерации.

Содержание документа может быть представлено в форме сплошного связного текста, а также текста в сочетании с цифровой информацией (анкетами или таблицами).

Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она занимает более одной страницы.

3.1.15. Визирование (внутреннее согласование) документа.

Визирование документа (внутреннее согласование проекта документа) необходимо для оценки целесообразности создания документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству, нормативным документам Банка России.

Виза содержит подпись, дату подписания, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и, при необходимости, должность визирующего документ.

Например:

                  Начальник (наименование подразделения)

                  Личная подпись       Инициалы Фамилия

                  22.05.2000

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

                  Замечания прилагаются.

                  Начальник юридического отдела

                  Личная подпись      Инициалы Фамилия

                  22.05.2000

Замечания излагаются, как правило, на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Документы визируются исполнителем, должностными лицами, ответственными за их подготовку, должностными лицами структурных подразделений, вопросы деятельности которых затронуты в документе.

На визирование документы представляют исполнители (должностные лица структурных подразделений).

Проекты приказов и распоряжений учреждения системы Банка России визируются в нижней части лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. При необходимости может использоваться лист визирования.

На документе, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии (2-го экземпляра документа).

При необходимости допускается полистное визирование документа и приложения к нему.

После визирования проекта внесение изменений в его текст запрещается. Новая редакция проекта документа согласовывается вновь.

Лица, завизировавшие документ, несут ответственность за текст, каждый в пределах своей компетенции.

Проекты распорядительных документов учреждений системы Банка России, а также документы, адресованные представительным и исполнительным органам государственной власти субъектов Российской Федерации, руководству Банка России, визируются юридической службой и службой ДОУ.

Документы учреждений системы Банка России, направляемые правоохранительным органам и специальным службам России, а также подчиненным им учреждениям, в том числе территориальным, визируются подразделением безопасности и защиты информации и юридической службой.

Не требуют обязательного визирования в юридической службе документы, направляемые в структурные подразделения Банка России, а также представляемые на регулярной основе сведения и статистические отчеты.

Исполнитель, подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдение установленного порядка его согласования (визирования).

3.1.16. Гриф согласования документа.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом, выражающим согласие другой организации или подразделения, коллегиального органа (не автора документа) с содержанием данного документа.

Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку (инициалы и фамилию), дату. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе. В этом случае на документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Например:

                  СОГЛАСОВАНО

                  Первый заместитель начальника

                  Главного управления Банка России

                  по Вологодской области

                  (подпись) Инициалы Фамилия

                  30.09.2000

Если согласование производится письмом, протоколом, то гриф согласования включает название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

                  СОГЛАСОВАНО

                  Протокол заседания

                  (наименование коллегиального

                  органа)

                  от 30.09.2000 N 5

                  СОГЛАСОВАНО

                  Письмо

                  Федеральной архивной службы России

                  от 30.09.2000 N 02-15/1245-Т

Внешнее согласование проводится до утверждения документа.

3.1.17. Подпись документа.

Подпись - обязательный реквизит каждого документа.

В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица Банка России должность этого лица в подписи не указывают.

Руководителем учреждения системы Банка России или (при его отсутствии) лицом, временно исполняющим его обязанности, подписываются:

- распорядительные документы (приказы, распоряжения);

- документы, издаваемые в связи с постановлениями и распоряжениями органов государственной власти субъектов Российской Федерации;

- документы, направляемые в органы государственной власти субъектов Российской Федерации, руководству Банка России;

- другие документы, подписание которых руководителем учреждения системы Банка России вызывается служебной необходимостью.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, реквизит "подпись" должен содержать слова:

     и. о. Начальника (подпись) Инициалы Фамилия

Заместители руководителя учреждения системы Банка России подписывают распорядительные и другие документы в пределах делегированных руководителем учреждения полномочий (утвержденного распределения обязанностей).

Документы, направляемые вышестоящим организациям, другим учреждениям и организациям от имени учреждения системы Банка России, подписываются руководителем или его заместителями.

Руководители структурных подразделений учреждения системы Банка России подписывают документы только от имени своих подразделений, в пределах их компетенции и предоставленных прав и могут направлять документы за своей подписью в адрес структурных подразделений центрального аппарата Банка России, а также физических и юридических лиц в том случае, если эти полномочия установлены в положениях о подразделениях.

В состав реквизита "подпись" документов, оформленных на бланке учреждения системы Банка России (независимо от количества листов документа), входит: сокращенное наименование должности лица,

подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Например:

                  Заместитель начальника (подпись) Инициалы Фамилия

В документах, оформляемых не на бланках, в реквизит "подпись" включается наименование структурного подразделения.

Например:

                  Начальник

                  (название структурного подразделения)

                  Национального банка

                  Республики Алтай (подпись) Инициалы Фамилия

В документах, создаваемых комиссиями или иными коллегиальными органами, в реквизите "подпись" должны быть указаны обязанности должностных лиц в составе комиссии (коллегиального органа).

Например:

         Председатель комиссии (подпись)           Инициалы Фамилия

         Члены комиссии        (подпись)           Инициалы Фамилия

                               (подпись)           Инициалы Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает заместитель или лицо, исполняющее обязанности отсутствующего. При этом готовится новый первый экземпляр с указанием должности лица, подписывающего документ. На его визовом экземпляре делается отметка о наименовании должности и фамилии-лица, фактически подписавшего документ. Недопустимо подписывать документ с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

В подписанные документы запрещается вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица, подписавшего документ.

3.1.18. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

Документ считается исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена.

Документы, поставленные на контроль, считаются исполненными после представления лицу, осуществляющему контроль, сведений о результатах исполнения по установленной в учреждении форме (в том числе с использованием САДД ТУ).

Для входящих и внутренних документов отметка об исполнении и направлении в дело ставится на нижнем поле первого листа документа и должна состоять из следующих данных: слов "В дело", номера дела, в котором должен храниться документ, даты направления документа в дело, подписи лица, направившего документ в дело. Информация о номере дела вносится в САДД ТУ.

Отметку о направлении в дело исполненных документов, подлежащих возврату в службу ДОУ, ставит руководитель службы ДОУ либо его заместитель.

Решение о направлении в дело исполненных документов, не имеющих резолюции руководителя учреждения или его заместителей, принимает руководитель структурного подразделения, давший поручение по исполнению документов.

Документы, не имеющие отметок об исполнении, считаются неисполненными и в дело не подшиваются.

Исходящие документы, в том числе распорядительные, направляются в дела в момент их регистрации (пп. 4.4, 4.5 настоящей Инструкции).

3.1.19. Отметка о наличии приложения к документу.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется перед подписью по следующей форме:

     Приложение: на 14 л. в 2 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их наименования, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

               Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 2 экз.

                           2. Смета расходов... на 5 л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

     Приложение:  письмо  Минюста  России  от   11.07.2000     N 2-14/Н и

приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложение сброшюровано, количество листов не указывается.

Например:

               Приложение: в 2 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

     Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях) сведения о наличии приложений указываются в тексте.

Например:

     "Разработать график отпусков по форме, указанной в приложении 1".

На приложениях к распорядительным документам в правом верхнем углу первого листа делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Например:

                  Приложение

                  к приказу Главного управления

                  Банка России по Псковской области

                  от 12.09.2000 N ОДТ-11

При необходимости приложение к письму учреждения системы Банка России оформляется аналогичным образом.

Например:

                  Приложение

                  к письму Главного управления

                  Банка России по Тульской области

                  от 19.05.2000 N 11-1-2/23

При наличии нескольких приложений к документу на них проставляются порядковые номера (без знака "N"): приложение 1, приложение 2 и т.д.

Приложения к письмам должны иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование организации - автора документа, наименование вида документа, заголовок, дату, индекс, подпись автора документа и т.д.).

Приложения подписываются (визируются) ответственными исполнителями или руководителем структурного подразделения, подготовившего приложения. Допускается слово "Приложение" печатать прописными буквами и центрировать относительно самой длинной строки.

3.1.20. Допускается центрировать по отношению к самой длинной строке реквизиты "адресат", "гриф утверждения", "подпись".

3.1.21. Отметка об исполнителе (составителе) документа.

Для исходящей и внутренней переписки отметка об исполнителе (составителе документа) включает контактный телефон подразделения-исполнителя или фамилию исполнителя, номер его служебного телефона и помещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

               Фамилия           или      Фамилия И. О.

               477-45-45                  477-45-45

Для распорядительных документов эта информация вносится в САДД ТУ без отметки на подлиннике документа.

3.1.22. Отметка о заверении копии.

3.1.22.1. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

Учреждение системы Банка России выдает и заверяет копии только тех документов, которые находились в делопроизводстве данного учреждения.

3.1.22.2. При заверении второго (визового) экземпляра исходящего документа, оставляемого в деле, вносятся все исправления, сделанные на подлиннике документа при его подписании, проставляются дата и регистрационный номер.

Второй (визовой) экземпляр заверяют проставлением ниже реквизита "подпись" заверительной надписи "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего соответствие копии подлиннику, подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Например:

                  Верно

                  Эксперт II категории (подпись) Инициалы Фамилия

                  12.10.2000

Выписки из приказов и протоколов заверяются аналогичным образом.

3.1.22.3. При направлении копии документа в другие организации или выдаче ее на руки представителю другой организации или частному лицу заверительная надпись на копии оформляется аналогично п. 3.1.22.2 настоящей Инструкции и скрепляется печатью службы ДОУ или структурного подразделения, осуществляющего хранение документа.

Запрещается направлять (выдавать на руки) в другие организации или частным лицам копии документов с воспроизведением автографов виз, замечаний и пометок лиц, визировавших документ.

3.1.23. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

3.1.24. Место составления или издания документа.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "наименование организации" и "справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Данный реквизит обязателен для распорядительных документов.

3.1.25. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа в правом верхнем углу в соответствии с требованиями п. 4.9 настоящей Инструкции.

3.1.26. Отметка о контроле.

Отметка о контроле проставляется на документе, исполнение которого подлежит контролю, и обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль" с проставлением контрольного срока.

3.1.27. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа содержит регистрационный номер учреждения Банка России и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты).

Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

Документ, полученный по официальным адресам электронной почты и распечатанный на бумажном носителе, должен быть заверен подписью работника, осуществившего прием и распечатку сообщения, и штампом структурного подразделения.

Если файл распечатан на нескольких листах, то штамп и подпись работника проставляются на первом листе, при этом ниже штампа указывается общее количество листов: "на _____ л.".

3.1.28. Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

3.1.29. Тексты документов большого объема (доклады, отчеты и др.) могут делиться на разделы, главы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

3.1.30. При систематическом составлении документов по однотипным вопросам используются трафаретные тексты документов, в которые в каждом конкретном случае вносятся необходимые добавления.

3.1.31. Ответственность за содержание, правильную подготовку и оформление служебных документов возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документ.

3.1.32. Общие требования к машинописному оформлению документов.

Тексты документов на бланках учреждений системы Банка России печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows шрифтом Times New Roman Cyr или Times ET размером N 12 или N 14 через 1,5 интервала. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 35 мм - левое; 10 мм - правое; 15 мм верхнее; 20 мм - нижнее.

3.2. Оформление отдельных категорий документов

3.2.1. Приказы по основной деятельности.

3.2.1.1. Приказ - административно-правовой документ, издаваемый руководителем учреждения системы Банка России и содержащий обязательное для исполнения предписание структурным подразделениям, подчиненным организациям, отдельным должностным лицам. Приказ издается в целях разрешения основных и оперативных вопросов, стоящих перед учреждением.

Приказы по основной деятельности не могут содержать положений, противоречащих действующему законодательству, нормативным и распорядительным актам Банка России.

Приказы вступают в силу с момента их подписания, если иное не оговорено в тексте документа, и действуют до их отмены.

3.2.1.2. Приказы по основной деятельности издаются по основным вопросам деятельности учреждения системы Банка России, решение которых отнесено в соответствии с актами Банка России к компетенции соответствующего учреждения или организации, а также по распределению обязанностей между руководителями учреждения, исполнению обязанностей руководителя учреждения, предоставлению права подписи определенных категорий документов должностным лицам, утверждению, внесению изменений в режим работы структурных подразделений и другим вопросам.

3.2.1.3. Подготовку проектов приказов по основной деятельности осуществляют структурные подразделения или должностные лица.

3.2.1.4. Приказы по основной деятельности печатаются на бланках формата А-4 с изображением Государственного герба Российской Федерации с геральдическим щитом красного цвета. В левом нижнем углу бланков приказов проставляются учетные номера бланков.

Вторые и последующие страницы приказов печатаются на чистых листах формата А-4 и нумеруются посередине верхнего поля листа. Текст приказов печатается без оборота.

3.2.1.5. Текст приказа по основной деятельности должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, "О введении...", "Об утверждении...", "О создании...") или существительных, указывающих на предмет (например, "Об итогах...", "О мерах..."), и должен соответствовать содержанию приказа и кратко передавать его смысл.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух взаимосвязанных частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо вопроса и обосновывает издание приказа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Для приказов по основной деятельности констатирующая часть обязательна.

Распорядительная часть начинается словом "Приказываю", которое печатается прописными буквами с отдельной строки с нулевого положения табулятора. Затем с абзаца новой строки следует текст распорядительной части.

Если распорядительная часть приказа по основной деятельности предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель - структурное подразделение, учреждение системы Банка России - указывается в дательном падеже, в скобках в именительном падеже - конкретное должностное лицо.

Например:

    "Управлению  денежного  обращения  и  эмиссионно-кассовых

операций (Фамилия Инициалы)".

Исполнители могут указываться и обобщенно.

Например:

     "Начальникам расчетно-кассовых центров".

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме "Разработать", "Подготовить", "Обеспечить", "Организовать", "Зачислить", "Возложить", "Предоставить" и т.д.

Срок исполнения должен устанавливаться для каждого задания в отдельности. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.

В тексте приказа по основной деятельности:

- дается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению и дополнению в связи с изданием данного приказа (предпоследним пунктом);

- как правило, последним пунктом указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа;

- при необходимости включается указание о рассылке приказа кредитным организациям и указывается конкретная часть текста приказа, которая должна доводиться до их сведения.

3.2.1.6. Приказы по основной деятельности могут иметь приложения, указания на которые делаются в соответствующих пунктах текста. Приложения к приказу по основной деятельности не являются самостоятельными документами, не регистрируются отдельно от приказа и оформляются в установленном настоящей Инструкцией порядке (см. п. 3.1.19).

3.2.1.7. Подготовленный проект приказа по основной деятельности должен быть согласован (завизирован):

- с руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта приказа, либо лицом, его замещающим;

- с руководителем структурного подразделения, вопросы которого затрагиваются в проекте приказа, либо лицом, его замещающим;

- с руководителем юридической службы (юрисконсультом) либо лицом, его замещающим;

- с руководителем службы ДОУ либо лицом, его замещающим.

Если в учреждении системы Банка России по штатному расписанию не предусмотрено наличие службы ДОУ и (или) юридической службы, согласование проекта приказа производится только с руководителями подразделений, вопросы деятельности которых затрагиваются в проекте приказа.

Согласование производится в форме визирования проекта приказа в соответствии с требованиями п. 3.1.15 настоящей Инструкции.

Проект приказа по основной деятельности, не завизированный указанными лицами, не является подготовленным к подписанию и не может быть передан на подпись.

3.2.1.8. Проект приказа по основной деятельности представляется на подпись руководителю учреждения системы Банка России в установленном порядке.

Приказы главного управления (национального банка) Банка России по основной деятельности подписывает начальник (председатель) главного управления (национального банка) Банка России, его заместитель, которому делегированы соответствующие полномочия. Делегирование полномочий оформляется приказом руководителя учреждения Банка России.

Приказы других учреждений системы Банка России по основной деятельности подписывает руководитель или лицо, его замещающее.

Приказы по основной деятельности, подготовленные с нарушением порядка, установленного настоящей Инструкцией, не регистрируются и подлежат возврату исполнителю.

3.2.1.9. Контроль за сроками исполнения приказов осуществляет служба ДОУ, если иной порядок не определен в тексте приказа. Контролируется исполнение в установленные сроки действий, указанных в распорядительной части приказа.

3.2.2. Приказы по личному составу.

3.2.2.1. Приказы по личному составу издаются по вопросам оформления приема на работу, перевода, увольнения, изменения условий оплаты труда, поощрения, по вопросам наложения взысканий, премирования конкретных работников учреждений системы Банка России, назначение, перемещение и увольнение которых осуществляется руководством учреждения, пенсионного обеспечения конкретных работников и другим вопросам.

3.2.2.2. Подготовку проектов приказов по личному составу осуществляет служба по работе с персоналом учреждения системы Банка России. Проекты приказов по личному составу готовятся на основании поручений руководителей и в установленных случаях - заявлений работников.

3.2.2.3. Приказы по личному составу печатаются на бланках с изображением Государственного герба Российской Федерации с геральдическим щитом красного цвета. В левом нижнем углу бланков приказов проставляются учетные номера бланков.

Вторые и последующие страницы приказов печатаются на чистых листах формата А-4 и нумеруются посередине верхнего поля листа.

3.2.2.4. Приказ по личному составу должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, "О поощрении...", "Об объявлении взыскания..." или фамилий и инициалов работников (например, "Об Иванове А.А.").

Текст приказа по личному составу о назначении, увольнении, переводе включает соответствующий глагол в повелительном наклонении: "Назначить", "Уволить", "Перевести" и т.п.

В приказах о приеме на работу необходимо указывать: фамилию, имя, отчество (полностью), на какую должность, в какое подразделение, с какого числа оформляется работник, вид приема на работу (постоянную - с испытательным сроком, временную - на определенный срок, по совместительству), особые условия работы (неполный рабочий день и т.д.).

Тексты приказов по вопросам поощрения, премирования, взыскания составляются с указанием, на кого налагается взыскание или кому объявляются меры поощрения, причины издания приказа, соответствующего глагола (например, "Объявить", "Наградить", "Премировать" и т.д.), формы взыскания или поощрения.

В приказах об увольнении (прекращении действия трудового договора) указывается дата и основание увольнения. Основание увольнения должно быть изложено в краткой форме в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации.

Не допускаются произвольные сокращения наименований подразделений, учреждений системы Банка России и должностей.

3.2.2.5. Подготовленный проект приказа по личному составу должен быть согласован (завизирован):

- с руководителем учреждения, курирующим соответствующее структурное подразделение;

- с руководителем службы по работе с персоналом либо лицом, его замещающим;

- с юрисконсультом, отвечающим за кадровые вопросы;

- при необходимости с подразделением организации бухгалтерского учета и отчетности (финансово-штатным подразделением).

Согласование производится в форме визирования проекта приказа по личному составу в соответствии с требованиями п. 3.1.15 настоящей Инструкции.

Проект приказа по личному составу, не завизированный руководителем службы по работе с персоналом, юрисконсультом, не является подготовленным к подписанию и не может быть передан на подпись.

3.2.2.6. Приказы по личному составу учреждений системы Банка России подписывают руководитель или лицо, его замещающее.

Проект приказа по личному составу представляется на подпись руководителю учреждения системы Банка России ответственным должностным лицом службы по работе с персоналом.

Приказы по личному составу, подготовленные с нарушением порядка, установленного настоящей Инструкцией, не подлежат регистрации.

3.2.3. Распоряжения.

3.2.3.1. Распоряжение - административно-правовой документ, издаваемый руководителем учреждения системы Банка России в целях разрешения оперативных административно-хозяйственных вопросов.

3.2.3.2. Подготовку распоряжений осуществляют структурные подразделения или должностные лица учреждения системы Банка России.

3.2.3.3. Распоряжения печатаются на бланках формата А-4 с изображением Государственного герба Российской Федерации с геральдическим щитом синего цвета. В левом нижнем углу бланков распоряжений проставляются учетные номера бланков.

Вторые и другие страницы распоряжений печатаются на чистых листах формата А-4 и нумеруются посередине верхнего поля листа. Текст распоряжений печатается без оборота.

3.2.3.4. Текст распоряжения должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, "О введении...", "О проведении...", "О выделении...") или существительных, указывающих на предмет (например, "Об итогах...", "О мерах..."). Заголовок должен соответствовать содержанию распоряжения и кратко передавать его смысл.

3.2.3.5. Текст распоряжения состоит из двух взаимосвязанных частей констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо вопроса, обосновывает издание распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Для распоряжений констатирующая часть обязательна.

Распорядительная часть начинается, как правило, со слов "Предлагаю", "Обязываю", "Поручаю", которые печатаются прописными буквами с отдельной строки с нулевого положения табулятора.

Затем с абзаца следует текст распорядительной части.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Подпункты имеют номера, числа которых состоят из порядкового номера пункта и порядкового номера подпункта внутри пункта. В каждом пункте указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель - структурное подразделение - указывается в соответствующем падеже, в скобках в именительном падеже - конкретное должностное лицо.

Например:

     "Хозяйственно-эксплуатационному управлению (Фамилия Инициалы)".

Исполнители могут указываться и обобщенно.

Например:

     "Руководителям структурных подразделений Главного  управления  Банка

России по Смоленской области".

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме "Разработать", "Подготовить", "Обеспечить", "Организовать", "Зачислить", "Возложить", "Предоставить" и т.д.

Срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.

В тексте распоряжения, как правило, последним пунктом указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного распоряжения.

3.2.3.6. Распоряжения могут иметь приложения, указания на которые делаются в соответствующих пунктах текста. Приложения к распоряжению не являются самостоятельными документами, не регистрируются отдельно от распоряжения и оформляются в порядке, установленном п. 3.1.19 настоящей Инструкции.

3.2.3.7. Подготовленный проект распоряжения должен быть согласован (завизирован):

- с руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта распоряжения, либо лицом, его замещающим;

- с руководителем структурного подразделения, вопросы которого затрагиваются в проекте распоряжения, либо лицом, его замещающим;

- с руководителем юридической службы либо лицом, его замещающим;

- с руководителем службы ДОУ либо лицом, его замещающим.

Согласование производится в форме визирования проекта распоряжения в соответствии с требованиями п. 3.1.15 настоящей Инструкции.

Проект распоряжения, не завизированный указанными лицами, не является подготовленным к подписанию и не может быть передан на подпись.

3.2.3.8. Проект распоряжения представляется на подпись руководителю учреждения системы Банка России в установленном порядке.

Распоряжения подписываются руководителем учреждения системы Банка России или заместителем руководителя в пределах его полномочий.

Распоряжения, подготовленные с нарушением порядка, установленного Инструкцией, не регистрируются и подлежат возврату исполнителю.

3.2.3.9. Контроль за сроками исполнения распоряжений осуществляет служба ДОУ, если иной порядок не определен в тексте распоряжения. Контролируется исполнение в установленные сроки действий, указанных в распорядительной части распоряжения.

3.2.4. Письма.

Письма оформляются в соответствии с требованиями, изложенными в п. 3.1 настоящей Инструкции. При этом используется бланк письма с изображением Государственного герба Российской Федерации с геральдическим щитом красного цвета. Наименование вида документа "письмо" на бланке не указывается.

При оформлении писем используются следующие формы изложения текста:

- от первого лица множественного числа ("считаем целесообразным включить в план", "направляем заключение");

- от третьего лица единственного числа ("главное управление не возражает", "департамент считает возможным").

В документах, составляемых должностными лицами и адресованных руководителю (докладные записки, объяснительные записки, заявления), используется форма изложения от первого лица единственного числа ("предлагаю направить", "считаю необходимым", "прошу назначить").

3.2.5. Телеграммы.

3.2.5.1. Телеграммы печатаются в структурных подразделениях или в машинописном бюро учреждения системы Банка России в двух экземплярах, на белом листе бумаги, без оборота, прописными буквами через два интервала.

3.2.5.2. Текст телеграммы должен быть кратким, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание, без переноса слов и сокращений (кроме общепринятых).

Вставки и исправления в тексте телеграммы не допускаются.

3.2.5.3. Знаки препинания в телеграммах пишутся словами, полностью или сокращенно: "точка" или "тчк", "запятая" или "зпт", "двоеточие" или "двтч", "скобка" или "скб", "кавычка" или "квч" и т.д. В группах цифр допускается написание точки и запятой знаком.

Перечисленные ниже знаки пишутся в телеграммах словами:

- N - номер или нр

- + - плюс

- ! - знак восклицательный

- ? - знак вопросительный

- % - процент

- * - умножение

-: - деление.

Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера или названия инициативного документа, без добавления слов: "номер" (HP), "Ваш".

3.2.5.4. В целях сокращения телеграфных расходов при посылке телеграмм применяется действующий в системе банков "Телеграфный код для учреждений Госбанка СССР". При составлении кодированной телеграммы на втором экземпляре телеграммы под чертой приводится полный раскодированный текст.

3.2.5.5. Оформление телеграмм в несколько адресов.

Телеграмма одного текста за подписью одного и того же должностного лица, направляемая в несколько адресов, сдается на телеграф в количестве, соответствующем числу адресатов.

В таких телеграммах отправитель на каждом отдельном экземпляре указывает нужный адрес. Текст разрешается печатать без бланка в двух экземплярах с перечислением адресатов, кому направлена данная телеграмма.

Например:

                  1 телеграмма: Липецк 35 Заряд Павлову= (знак раздела)

                  Калининград 15 Тополь

                  Иванову Москва II Минпром Щелоку тчк

                  текст телеграммы

                                 подпись

                  2 телеграмма: Екатеринбург 15 Тополь Иванову=

                  Липецк 45 Заряд Павлову

                  Иванову Москва II Минпром Щелоку тчк

                  текст телеграммы

                                 подпись

                  3 телеграмма: Москва II Минпром Щелоку=

                  Липецк 45 Заряд Павлову Екатеринбург 15 Тополь

                  Иванову тчк

                  текст телеграммы

                                 подпись

В телеграмме указывается: категория, адрес, номер отделения связи, текст, исходящий номер, сокращенный телеграфный адрес структурного подразделения, фамилия лица, подписавшего телеграмму, дата отправления.

На все телеграммы, отправляемые через отделения связи, составляется опись в двух экземплярах. Один экземпляр описи с подлинником телеграммы сдается предприятию связи, а второй - с распиской и отметкой даты и времени приема телеграммы возвращается исполнителю и служит подтверждением отправления корреспонденции.

Отправляемая телеграмма и опись к ней заверяются специальной круглой и авансовой печатью.

Исходящая телеграфная корреспонденция передается предприятиями связи.

Абонентский телеграф, телетайп и другие каналы связи используются для оперативной связи между Банком России и его учреждениями.

Телеграфная (телетайпная) связь применяется только по срочным вопросам, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

3.2.5.6. Телеграммы, передаваемые по каналам предприятий связи, могут иметь категории: "срочная", "простая".

Телеграммы категорий "срочная" и "простая" могут подписывать руководитель учреждения системы Банка России или его заместители в пределах установленной компетенции и предоставленных прав.

3.2.5.7. Оформление телеграмм, отправляемых по сети абонентского телеграфа.

Абонентский телеграф (телетайп) предназначен для обеспечения оперативной прямой связи с учреждениями системы Банка России.

Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на листе белой бумаги через два межстрочных интервала.

В правом верхнем углу пишется "По телетайпу", далее указывается адресат, текст, регистрационный номер документа, условный телеграфный адрес подразделения, подготовившего документ, фамилия лица, подписавшего телеграмму, дата отправления.

Ниже текста, под чертой, проставляется полное наименование должности, подпись, расшифровка подписи, дата. На втором экземпляре телеграммы проставляются визы соответствующих должностных лиц.

Отправляемые телеграммы сдаются структурными подразделениями непосредственно на абонентский телеграф под расписку в журналах регистрации исходящей корреспонденции каждого структурного подразделения.

3.2.6. Протоколы.

Протоколы могут оформляться на чистых листах (не на бланках) или на бланке с указанием наименования вида документа и названия коллегиального органа.

Текст протокола документа, в котором фиксируется ход обсуждения и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаний, конференций, - состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются: председатель (ведущий заседание), секретарь, присутствующие, повестка дня. В основной части протокола используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в тексте.

Протокол подписывается председателем (ведущим заседание), секретарем, при необходимости всеми или частью присутствующих.

3.2.7. Выписки из приказов и протоколов.

При оформлении выписок из приказов пишется констатирующая часть; из протоколов - вводная часть (включая повестку дня), а затем - дословная запись содержания выписываемых пунктов.

Выписка из протокола и приказа заверяется в порядке, установленном п. 3.1.22 настоящей Инструкции.

3.2.8. Акты.

Акт составляется, как правило, несколькими должностными лицами (комиссией) для подтверждения установленного факта, события, действия. После текста акта перед подписями указывается количество экземпляров и их местонахождение.

Акт подписывают все его составители. При необходимости акты представляются на утверждение с оформлением грифа утверждения документа (п. 3.1.12 настоящей Инструкции).

3.3. Порядок учета, хранения и использования бланков.

3.3.1. По решению руководства учреждения системы Банка России организация изготовления необходимого тиража бланков организационно-распорядительных документов (писем, приказов, распоряжений, командировочных удостоверений и др.) с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации возлагается на службу ДОУ или иное структурное подразделение.

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки) в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 изготавливаются только на полиграфических и штемпельно-граверных предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанной продукции на должном качественном уровне. Бланки подлежат учету, для чего на них типографским способом или нумератором в левом нижнем углу проставляются порядковые номера. Указанные бланки не являются бланками строгой отчетности и не учитываются на внебалансовом счете N 91207 "Бланки строгой отчетности".

3.3.2. Организация контроля за правильным использованием и расходованием гербовых бланков возлагается на службу ДОУ (ответственного за делопроизводство), которая проверяет соответствие изготовленных бланков утвержденным образцам и осуществляет их учет в специальном журнале учета гербовых бланков. В случае обнаружения бракованных гербовых бланков указывается их количество и составляется акт.

Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации или его структурного подразделения.

3.3.3. Выдача гербовых бланков осуществляется службой ДОУ (ответственным за делопроизводство) на основании заявки, подписанной руководителем структурного подразделения или лицом, его замещающим. В заявке должны быть указаны название структурного подразделения, вид бланка, количество, дата.

3.3.4. Гербовые бланки выдаются под расписку в журнале секретарям структурных подразделений или специально уполномоченным работникам, которые несут ответственность за их хранение и использование.

3.3.5. Гербовые бланки учитываются в журналах по следующим реквизитам:

при поступлении бланков в службе ДОУ учитываются:

- дата поступления;

- наименование организации - поставщика бланков (типографии-изготовителя);

- номер сопроводительного документа;

- вид бланка;

- серия и номер бланков;

- количество экземпляров;

- кому выдано (название структурного подразделения);

- расписка работника, получившего бланки;

- дата;

при учете выдачи гербовых бланков в структурном подразделении указываются:

- дата выдачи;

- вид бланка;

- серия и номера бланков;

- количество экземпляров;

- Ф.И.О. должностного лица-получателя;

- расписка в получении бланков;

- примечание.

Журналы учета выдачи гербовых бланков включаются в номенклатуру дел учреждения.

3.3.6. В структурных подразделениях ответственность за правильное хранение и использование гербовых бланков документов несут секретари руководителей структурных подразделений или специально уполномоченные работники, которые ведут учет их поступления и выдачи.

3.3.7. В службе ДОУ гербовые бланки хранятся в запираемых шкафах.

В структурных подразделениях гербовые бланки хранятся у секретарей или специально уполномоченных работников в запираемых шкафах.

Работники, получившие указанные бланки от секретаря руководителя структурного подразделения или специально уполномоченного работника, обязаны их хранить в запираемых шкафах и ящиках письменных столов.

При хранении гербовых бланков должен быть исключен несанкционированный доступ к ним посторонних лиц.

3.3.8. Испорченные гербовые бланки уничтожаются по акту. Акт об уничтожении составляется секретарем руководителя структурного подразделения или специально уполномоченным работником, согласовывается со службой ДОУ и утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения. В акте об уничтожении указывается количество гербовых бланков, подлежащих уничтожению, причина их непригодности (приложение 4 к настоящей Инструкции).

3.3.9. В случае утери или несанкционированного использования гербовых бланков документов к виновным сотрудникам могут быть применены меры дисциплинарного воздействия.

3.3.10. По решению руководства учреждения системы Банка России раз в год назначаемая распорядительным документом комиссия проводит проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков. О проведенных проверках делают отметки в журнале учета гербовых бланков после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководства.

3.4. Печати.

3.4.1. В учреждениях системы Банка России для удостоверения подлинности документов используются круглые печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати), а также круглые печати без изображения Государственного герба Российской Федерации (негербовые печати), используемые в делопроизводстве для удостоверения подлинности документов и соответствия копий документов подлинникам, направляемых в структурные подразделения, другие учреждения, предприятия, организации.

3.4.2. Ответственность за соблюдение порядка использования и хранения печатей возлагается на руководителя учреждения системы Банка России. При смене руководителя гербовая печать передается по акту установленной формы приема-передачи гербовой печати.

3.4.3. В Банке России организация изготовления, выдача и учет печатей возлагается по решению руководителя на структурное подразделение, осуществляющее работу по социально-бытовому и хозяйственному обеспечению деятельности учреждения.

Должностные лица, ответственные за хранение и использование гербовых печатей, назначаются приказом руководителя учреждения системы Банка России.

Учет печатей ведется в журналах. Выдача их ответственным за хранение и использование лицам осуществляется по акту установленной формы о выдаче изготовленных печатей.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.4.5. Негербовые печати с наименованиями учреждения системы Банка России ставятся на размноженные экземпляры распорядительных документов; на копии документов, направляемых в другие учреждения; на другие документы, заверение которых негербовой печатью необходимо.

3.4.6. Порядок использования и хранения гербовой печати (в том числе в нерабочее время, праздничные и выходные дни), а также перечень документов, подлежащих заверению гербовой печатью, устанавливаются в Банке России приказами.

3.4.7. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

3.4.8. Гербовые печати хранятся в опечатанном пенале любой формы в сейфах должностных лиц, ответственных за их хранение.

На время отсутствия должностного лица, ответственного за хранение гербовой печати, передача ее другому должностному лицу осуществляется под расписку в журнале учета передачи гербовой печати.

3.4.9. В случае утери гербовой печати руководитель учреждения системы Банка России должен сообщить об этом руководителю вышестоящего учреждения Банка России.

При утере гербовой печати проводится служебное расследование.

3.4.10. Пришедшие в негодность и аннулированные печати уничтожаются по акту установленной формы об уничтожении печатей.

4. Организация документооборота

4.1. Общие положения

4.1.1. Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

4.1.2. Служба ДОУ организует документооборот в учреждении системы Банка России на основе настоящей Инструкции и документов, регламентирующих применение автоматизированных технологий документооборота.

Особенности использования в учреждениях системы Банка России типовой системы автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД ТУ) регламентируются специальными документами Банка России и разработанными на их основе организационно-распорядительными и методическими документами учреждений его системы.

Конкретная организация документооборота в учреждении определяется с учетом его структуры и специфики деятельности.

4.1.3. Документооборот учреждения системы Банка России охватывает входящие, исходящие и внутренние документы.

Входящие документы включают корреспонденцию, поступающую из центрального аппарата Банка России и учреждений его системы, от органов законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации (на территории которых осуществляют деятельность учреждения Банка России), прочие законодательные и нормативные акты и другую служебную корреспонденцию, письма, заявления и обращения граждан.

К исходящим документам относятся: распорядительные документы учреждения Банка России (приказы, распоряжения, приказы по личному составу); письма в адрес Банка России и учреждений его системы, письма в адрес иных организаций и граждан, а также другие виды документов, издаваемых учреждением Банка России в процессе осуществления своих полномочий.

К внутренним документам относятся официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей организации (протоколы коллегиальных органов, служебные записки, планы работы, акты, а также другие виды документов, создаваемых учреждением системы Банка России и используемых в процессе взаимодействия его подразделений и должностных лиц).

4.1.4. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания или получения.

Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов.

Регистрационный номер проставляется на самом документе и вносится в базу данных САДД ТУ либо, при отсутствии САДД ТУ, в журналы или регистрационные картотеки, в том числе автоматизированные.

В учреждении должен соблюдаться принцип однократности регистрации всех категорий документов. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

4.1.5. С целью исключения возможности присвоения документам одинаковых номеров для определенных групп документов при их регистрации устанавливаются самостоятельные номерообразование и индексация.

При использовании в учреждении САДД ТУ применяются типовые наименования групп документов и индексы, а также другие типовые классификаторы, определенные Административным департаментом Банка России.

4.1.6. При осуществлении в учреждении системы Банка России децентрализованной или частично централизованной регистрации отдельных категорий документов служба ДОУ систематически (не реже 1 раза в год) проводит проверки правильности учета и систематизации документов, прошедших регистрацию в структурных подразделениях.

В целях контроля правильности учета и систематизации документов служба ДОУ использует технологические возможности САДД ТУ.

4.2. Учет объема документооборота.

4.2.1. Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

В суммарный показатель объема документооборота учреждения системы Банка России включается количество зарегистрированных документов (входящих, исходящих и внутренних). При этом учет документооборота ведется по каждой из названных категорий документов.

При необходимости в учреждении может вестись учет общего количества документов, включая их копии. В этом случае показатель объема документооборота оформляется в виде дроби, где в числителе - число зарегистрированных документов (т.е. суммарный показатель объема документооборота), а в знаменателе - общее число документов (в том числе нерегистрируемых) и их копий.

4.2.2. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие, а также, при необходимости, внутренние документы.

Письма граждан учитываются самостоятельно.

4.2.3. Служба ДОУ регулярно (не реже 1 раза в квартал) представляет руководству учреждения сведения об объеме и составе документооборота. Данные об исполнении документов и информация о состоянии исполнительской дисциплины докладываются руководству ежемесячно.

На основе анализа документооборота готовятся предложения о мерах по совершенствованию работы с документами.

По поручению руководства учреждения служба ДОУ осуществляет подготовку и анализ сведений об объеме и составе документооборота по отдельным структурным подразделениям, видам документов, другим критериям.

4.2.4. При использовании САДД ТУ или других средств автоматизации документооборота статистические данные об объеме документооборота готовятся с помощью компьютерных программ.

При отсутствии автоматизированных технологий делопроизводства и документооборота служба ДОУ или экспедиция осуществляют ежедневный учет документооборота, на основе которого готовят сводные статистические сведения.

4.3. Порядок обработки и регистрации входящих документов.

4.3.1. Прием и первичная обработка поступившей корреспонденции (в том числе доставленной фельдъегерской службой, курьерами учреждений и организаций, а также переданной по телеграфу, факсу, электронной почте и другими установленными способами доставки документов) осуществляется экспедицией или службой ДОУ под расписку с проставлением даты приема и штампа экспедиции или службы ДОУ.

Порядок и график приема корреспонденции согласовывается с соответствующими службами доставки документов. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются ответственным дежурным.

Не принимаются документы (пакеты), если указан другой адресат, а также в случае невозможности точного определения адресата.

Документы, полученные структурными подразделениями при приеме посетителей, передаются в установленном порядке на регистрацию.

4.3.2. Первичная обработка поступающих документов.

4.3.2.1. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытии конвертов, проверке наличия всех вложенных в них документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов.

Вскрываться должны все конверты и бандероли, за исключением адресованных "лично". При этом сотрудники служб ДОУ (экспедиций) осуществляют проверку поступивших документов с описью вложений в конверт и проставляют в описи отметку о проверке (подпись сотрудника, обрабатывающего пакет, и дату).

При отсутствии вложений в пакетах составляется соответствующий акт, первый экземпляр которого направляется отправителю пакета, другой подшивается в дело. Акт подписывается работниками службы ДОУ (экспедиции), в присутствии которых вскрывался пакет, и руководителем службы ДОУ (экспедиции).

Акт составляется также в случаях несоответствия вложений, указанных в описях к этим пакетам (несоответствие регистрационных номеров, дат, наименований адресатов).

Неподписанные документы или документы, к которым полностью или частично отсутствуют приложения, не подлежат регистрации и возвращаются отправителю. В этом случае составляется соответствующий акт, один экземпляр которого направляется вместе с документами отправителю, другой экземпляр подшивается в дело в службы ДОУ (экспедиции).

Ошибочно присланная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается надлежащему адресату.

Денежные билеты и монета, а также другие ценности, обнаруженные во вскрываемых пакетах, передаются в кассу по акту. Акт об обнаружении ценностей составляется в 3-х экз., подписывается работниками службы ДОУ (экспедиции), в присутствии которых вскрывался пакет, и руководителем службы ДОУ (экспедиции). Один экземпляр акта направляется в кассу, другой - в подразделение, которому адресованы поступившие документы, третий подшивается в дело.

После вскрытия пакетов и бандеролей упаковочные конверты, в которых поступают решения, постановления, определения судебных органов, исполнительные листы, исковые заявления, судебные повестки, а также письма граждан, в случае если адрес и фамилия заявителя указаны только на конверте. Конверты вместе с документами направляются в структурные подразделения. Иные упаковочные конверты после их вскрытия при необходимости сохраняются в службе ДОУ (экспедиции) не более одного месяца.

Описи вложений к конвертам с общей корреспонденцией хранятся в службе ДОУ (экспедиции) в соответствии с установленными сроками хранения.

4.3.2.2. Прием телеграфной корреспонденции производится сотрудниками экспедиции или службой ДОУ под расписку с проставлением даты и времени приема.

При приеме телеграмм должна быть проверена дата подачи телеграммы. Если телеграмма не получена адресатом, служба ДОУ направляет запрос предприятию связи, обслуживающему учреждение системы Банка России.

4.3.2.3. Порядок приема и обработки документов, поступающих по электронной почте и специальным каналам связи, определяется соответствующими документами Банка России.

4.3.2.4. Прием и обработка расчетных документов осуществляется в соответствии с требованиями Положения от 13.01.1998 N 15-П "О порядке экспедирования, оформления и регистрации расчетных документов подразделениями расчетной сети Банка России, расположенными на территории Российской Федерации" (в редакции Указания Банка России "О внесении изменений и дополнений в Положение Банка России от 05.06.2000 N 797-У "О порядке экспедирования, оформления и регистрации расчетных документов подразделениями расчетной сети Банка России, расположенными на территории Российской Федерации").

4.3.2.5. Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Регистрации не подлежат:

- поздравительные открытки и телеграммы, пригласительные билеты;

- печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);

- рекламные материалы:

- письма граждан и организаций без подписи и адреса;

- сообщения, поступившие по электронной почте на персональные адреса работников (а не на официальные адреса, используемые для передачи определенных категорий организационно-распорядительных электронных документов в системе Банка России).

Регистрации в службе ДОУ не подлежат также:

- информация, переданная по факсу для сведения (в том числе факсы с досылкой документа);

- материалы статистической отчетности, в т. ч. в электронной форме, поступающие непосредственно в подразделения и обрабатываемые в них.

Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по принадлежности.

Документы, присланные в конвертах с пометкой "лично", по решению должностного лица, в адрес которого они поступили, могут передаваться на регистрацию в порядке, установленном в учреждении системы Банка России.

4.3.3. Регистрация входящих документов.

4.3.3.1. Регистрация входящих документов осуществляется, как правило, централизованно службой ДОУ.

На всех входящих документах на нижнем поле первого листа справа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового номера.

Регистрация входящих документов ведется в базе данных САДД ТУ.

При отсутствии в учреждении САДД ТУ регистрация ведется в журналах (примерная форма приводится в приложении 5 к настоящей Инструкции) либо в регистрационно-контрольных картотеках (примерная форма приводится в приложении 9 к настоящей Инструкции), в том числе автоматизированных. При регистрации входящих документов с использованием регистрационных карточек первый экземпляр карточки направляется в структурное подразделение, исполняющее документ, второй - включается в регистрационную картотеку.

4.3.3.2. Входящие документы регистрируются, как правило, в день поступления. Корреспонденция с пометками "Вручить немедленно", "Срочно", "Весьма срочно" регистрируется и передается на рассмотрение и исполнение незамедлительно.

4.3.4. Предварительное рассмотрение документов.

4.3.4.1. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения ответственным исполнителям исходя из оценки их содержания и на основании установленного распределения обязанностей и функций.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению под расписку документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или работающим в них должностным лицам.

Предварительное рассмотрение документов осуществляет служба ДОУ. В необходимых случаях готовятся проекты резолюций.

На рассмотрение руководства учреждения системы Банка России передаются документы, полученные от представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, Банка России, а также требующие решения руководства документы, поступившие из других организаций или от граждан. Остальные документы направляются структурным подразделениям и ответственным исполнителям.

4.3.4.2. После регистрации документы докладываются руководителю учреждения или руководителю соответствующего структурного подразделения в день их поступления.

Если поступивший документ является ответом на запрос или в нем содержится ссылка на предыдущую переписку, руководителю подбирается переписка по данному вопросу или распечатки электронных регистрационных карточек этих документов САДД ТУ.

Руководитель рассматривает документы в день их поступления.

4.3.5. Резолюция.

В резолюции дается поручение должностного лица по исполнению документа, определяется порядок, характер и срок исполнения, а также ответственный исполнитель и другие должностные лица, участвующие в работе с документом.

Резолюция подписывается с указанием ее даты. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем с правом созыва соисполнителей и координации их работы.

Резолюция проставляется на свободном от текста месте документа, но не на поле, предназначенном для подшивки документа в дело.

При введенном в САДД ТУ проекте резолюции производится его распечатка на бумаге до передачи документа на рассмотрение. Руководитель при необходимости уточняет или изменяет резолюцию, ставит свою подпись и дату.

Отредактированный проект резолюции и все последующие резолюции по документу вносятся в базу данных САДД ТУ.

При отсутствии в учреждении САДД ТУ резолюция переносится в установленные регистрационно-контрольные формы (журналы или картотеки, в том числе автоматизированные).

Изменить резолюцию имеет право только ее автор или вышестоящее должностное лицо.

Документы с резолюцией руководителя передаются исполнителям.

4.3.6. Передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в учреждение или получения резолюции или в первый рабочий день при поступлении в конце предыдущего рабочего дня, или в нерабочее время с учетом категории срочности документа.

Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается, как правило, ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Целесообразность тиражирования документов и количество копий определяется руководителем службы ДОУ и лицом, организующим исполнение, в соответствии с содержанием резолюции исходя из сроков исполнения и служебной необходимости. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством.

При наличии САДД ТУ возможно осуществлять ознакомление исполнителей с файлами документов, введенными в автоматизированную систему.

4.3.7. Сотрудники структурных подразделений периодически в течение дня получают корреспонденцию в службе ДОУ.

Передача документов производится под расписку с обязательной отметкой в учетных формах.

Передача зарегистрированных службой ДОУ документов из одного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, не разрешается.

4.4. Порядок обработки и регистрации исходящих и внутренних документов.

4.4.1. Исходящие документы, подготовленные к подписанию, должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы. К ним прикладываются материалы, на основании которых готовился документ.

4.4.2. Регистрация исходящих документов осуществляется после их подписания.

Регистрация исходящих документов ведется в базе данных САДД ТУ. При отсутствии в учреждении САДД ТУ регистрация ведется в журналах (приложение 6 к настоящей Инструкции) либо в регистрационных картотеках (в том числе автоматизированных).

4.4.3. Исходящий документ регистрируется в соответствии с установленным в учреждении порядком в службе ДОУ или в структурном подразделении, его подготовившем.

В службе ДОУ учреждения регистрируются:

- приказы по основной деятельности, распоряжения;

- документы, подписанные руководством учреждения и адресованные руководству Центрального банка Российской Федерации.

В соответствии с установленным в учреждении порядком в службе ДОУ могут также регистрироваться другие документы исходящей переписки, приказы по личному составу, внутренние документы и др.

Протоколы заседаний коллегиальных органов главных управлений (национальных банков) Банка России регистрируются в соответствии с положениями о коллегиальных органах.

Копии исходящих документов с визами остаются для хранения в соответствии с номенклатурой дел в структурном подразделении, в котором они были зарегистрированы.

4.4.4. Регистрация исходящих документов заключается в присвоении регистрационного номера, проставлении его на документе с указанием даты регистрации, а также внесении сведений о документе в учетные формы (базу данных САДД ТУ либо журналы или регистрационные картотеки, в том числе автоматизированные).

Регистрационный номер исходящего документа может иметь следующие варианты структуры:

- индекс дела по номенклатуре дел соответствующего структурного подразделения - порядковый номер документа;

- индекс лица, подписавшего документ, - индекс дела по номенклатуре дел - порядковый номер документа;

- индекс лица, подписавшего документ, - индекс подразделения-исполнителя - индекс дела по номенклатуре дел - порядковый номер документа.

Последний вариант структуры регистрационного номера может быть использован для регистрации документов, учитываемых и формируемых в дела в службе ДОУ.

Например, регистрационный номер документа:

                  13-1-20/177, где

                  индекс дела - 13-1-20 (индекс подразделения - 13-1),

                  порядковый номер документа - 177,

                  разделители - "-" и "/" ;

или

                  03-13-1-20/177, где

                  индекс лица, подписавшего документ - 03,

                  индекс дела - 13-1-20 (индекс подразделения - 13-1),

                  порядковый номер документа - 177,

                  разделители - "-" и "/";

или

                  03-13/10-5/177, где

                  индекс лица, подписавшего документ, - 03,

                  индекс подразделения, подготовившего документ, - 13,

                  индекс дела по номенклатуре дел подразделения,

                  зарегистрировавшего документ и оформившего его

                  в дело (номенклатура дел службы ДОУ), - 10-5,

                  порядковый номер документа - 177,

                  разделители - "-" и "/".

4.4.5. Регистрация внутренних документов.

Необходимость регистрации внутренних документов, направляемых от одного структурного подразделения учреждения другому, определяет руководитель структурного подразделения, подписавший документ.

Регистрация внутренних документов ведется в базе данных САДД ТУ. При отсутствии в учреждении САДД ТУ регистрация внутренних документов может осуществляться в журналах либо в регистрационных картотеках (в том числе автоматизированных).

В случае когда регистрация документов, направляемых от одного структурного подразделения другому, не производится, их передача может осуществляться под расписку на втором экземпляре документа.

Регистрируемым внутренним документам присваивается специальный (дополнительный) индекс, например, "ВН".

Например:

                  ВН-13-1/17, где

                  буквенный индекс группы документов - ВН,

                  индекс подразделения, подготовившего

                  и зарегистрировавшего документ, - 13-1,

                  порядковый номер - 17;

или

                  ВН-11-1-5/19, где

                  буквенный индекс группы документов - ВН,

                  индекс дела - 11-1-5 (индекс подразделения,

                  подготовившего и зарегистрировавшего

                  документ, - 11-1),

                  порядковый номер - 19.

4.4.6. Исходящие и внутренние документы о проведении проверок кредитных организаций (распоряжения, поручения, акты, записки и др.) регистрируются в соответствии с требованиями пп. 4.4.4, 4.4.5 настоящей Инструкции.

4.5. Регистрация и рассылка распорядительных документов (приказов, распоряжений).

4.5.1. Приказам по основной деятельности, по личному составу, распоряжениям присваиваются регистрационные номера с индексами, соответствующими виду распорядительного документа.

Регистрация приказов и распоряжений ведется в базе данных САДД ТУ. При отсутствии в учреждении САДД ТУ регистрация распорядительных документов ведется в журналах либо в регистрационных картотеках (в том числе автоматизированных).

4.5.2. Приказ по основной деятельности регистрируется в день его подписания в службе ДОУ учреждения системы Банка России и после регистрации подшивается в соответствующее дело.

На приказе проставляются дата и регистрационный номер.

В учреждениях, использующих САДД ТУ, в соответствии с указаниями Административного департамента в структуру регистрационного номера включаются дополнительные индексы.

Например:

                  приказ от 23.01.2001 N ОДТ-4.

4.5.3. Копия зарегистрированного приказа по основной деятельности, заверенная печатью службы ДОУ, тиражируется в необходимом количестве экземпляров в установленном порядке.

Копии приказов рассылаются в соответствии со списком рассылки, подготовленным подразделением-исполнителем. Список рассылки должен быть подписан руководителем структурного подразделения или лицом, им уполномоченным (приложение 7 к настоящей Инструкции).

Приказы по основной-деятельности, изданные по вопросам распределения обязанностей между руководителями, предоставления должностным лицам права подписи определенных категорий документов, утверждения и внесения изменений в положения структурных подразделений, утверждения и внесения изменений в режим их работы, направляются всем структурным подразделениям.

Юридической службе направляются копии всех приказов по основной деятельности для систематизированного учета.

4.5.4. Приказ по личному составу регистрируется в день его подписания в службе по работе с персоналом или, по решению руководства, в службе ДОУ учреждения системы Банка России. На приказе проставляются дата и регистрационный номер.

Приказы по личному составу со сроками хранения 75 лет и 5 лет регистрируются раздельно и после регистрации подшиваются в соответствующие дела.

Регистрационный номер приказа по личному составу состоит из буквенного индекса и порядкового номера.

Для приказов по вопросам оформления приема на работу, перевода, увольнения, поощрения, а также премирования конкретных работников учреждений системы Банка России, назначение, перемещение и увольнение которых осуществляется руководством учреждения (срок хранения 75 лет), используется буквенный индекс "ЛС".

Для приказов меньшего срока хранения (по вопросам наложения взысканий, пенсионного обеспечения конкретных работников и др.) используется буквенный индекс "ЛК".

В учреждениях, использующих САДД ТУ, в соответствии с указаниями Административного департамента в структуру регистрационного номера включаются дополнительные индексы.

Например:

                  приказ по личному составу от 23.01.2001 N ЛСТ-11;

                  приказ по личному составу от 21.01.2001 N ЛКТ-5.

4.5.5. Зарегистрированные приказы по личному составу при необходимости тиражируются в установленном в учреждении порядке.

Руководитель структурного подразделения или подразделение по работе с персоналом обязаны ознакомить с содержанием приказа по личному составу упомянутых в нем лиц с распиской об ознакомлении.

4.5.6. Распоряжения регистрируются в день их подписания в службе ДОУ (за исключением распоряжений о проведении проверок кредитных организаций, которые регистрируются в структурном подразделении, подготовившем распоряжение) и после регистрации подшиваются в соответствующее дело.

На распоряжении проставляются дата и регистрационный номер с буквенным индексом "Р".

В учреждениях, использующих САДД ТУ, в соответствии с указаниями Административного департамента в структуру регистрационного номера включаются дополнительные индексы.

Например:

                  распоряжение от 23.01.2001 N РТ-2.

4.5.7. Копия зарегистрированного распоряжения, заверенная печатью службы ДОУ, тиражируется в необходимом количестве экземпляров в установленном порядке.

Копии распоряжения рассылаются в соответствии со списком рассылки, подготовленным подразделением-исполнителем. Список рассылки должен быть подписан руководителем структурного подразделения или лицом, им уполномоченным (приложение 7 к настоящей Инструкции).

Юридической службе направляются копии распоряжений для систематизированного учета.

4.5.8. Копии распорядительных, нормативных и других документов Банка России, подлежащих рассылке кредитным организациям, высылаются, как правило, только в адрес головных организаций.

4.6. Экспедирование документов.

4.6.1. Отправка незарегистрированных исходящих документов запрещается.

4.6.2. Документы, предназначенные для отправки, сдаются на отправку в экспедицию или службу ДОУ под расписку в реестре передачи документов полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о способе доставки.

Документы должны быть отправлены в день их получения экспедицией или службой ДОУ в соответствии с согласованным графиком передачи отправлений службам доставки.

Перед отправкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

4.6.3. Обработка и отправка документов осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 N 725), а также правилами оформления и обработки корреспонденции, утвержденными специальными службами доставки (Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, Главным центром специальной связи, специальными экспресс-#

Отправляемые документы, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдаются в соответствующую службу доставки.

4.6.4. Отправка общей корреспонденции осуществляется в отдельных конвертах с обязательным составлением описей вложений к ним.

При формировании сводных пакетов общая корреспонденция вкладывается в отдельные от расчетных документов пакеты. Отправка общей корреспонденции в сводных пакетах в открытом виде (без вложения в отдельные конверты) не разрешается.

Опись вложений в конверт составляется в двух экземплярах: один экземпляр вкладывается в конверт вместе с документами, другой хранится в экспедиции (службе ДОУ) в течение установленного срока. Порядок и форма заполнения описи вложений в конверт приведены в приложении 8 к настоящей Инструкции.

Экспедиция или служба ДОУ осуществляют сверку описи вложений в конверт и реквизитов отправляемых документов.

Хранящиеся в экспедиции описи вложений, а также реестр передачи отправлений службам доставки являются доказательством отправки корреспонденции.

4.6.5. Необходимость отправки документов с использованием конкретного вида доставки (почта, заказная почта, фельдъегерская связь, спецсвязь, нарочным и др.) определяется исполнителем.

Заказной почтой отправляются документы, для которых использование этого вида доставки определено нормативными актами Банка России. При этом на соответствующих документах исполнители проставляют в верхнем правом углу надпись "заказное". Надпись "заказное" переносится и на конверт. Перед заклейкой конвертов работник экспедиции обязан проверить наличие всех вложений, правильность и точность написанного адреса.

Подготовленные к отправке конверты с документами взвешиваются, маркируются и сдаются на отправку предприятию связи или представителю фельдъегерской службы.

Пакеты с документами, имеющими пометку "ДСП", оформляются в соответствии с установленными правилами и передаются на отправку представителям фельдъегерской службы, спецсвязи либо отправляются адресатам через почтовые отделения заказной почтой.

Документы, отправляемые с нарочным курьером, передаются адресату под расписку в реестре, журнале передачи или на копии документа.

4.6.6. В случае возврата ранее отправленной корреспонденции службы ДОУ (экспедиции) обязаны информировать подразделения-исполнители о фактах и причинах возврата документов.

4.7. Порядок передачи документов внутри учреждения.

4.7.1. Передача оригиналов документов и их копий отражается в регистрационной карточке САДД ТУ (при наличии в учреждении САДД ТУ). При необходимости формируется и печатается реестр документов для их последующей передачи под расписку. Реестр формируется на основании фиксируемых в системе данных о передаче оригиналов и копий документов.

При отсутствии САДД ТУ в учреждении или подразделении передача документов осуществляется, при необходимости, под расписку с соответствующей отметкой в используемых учетно-регистрационных формах (журналах, регистрационных карточках, компьютерных системах). Расписка в получении внутренних документов может проставляться на втором экземпляре документа.

4.7.2. Передача документов, зарегистрированных службой ДОУ, между структурными подразделениями осуществляется через службу ДОУ.

Передача зарегистрированных в структурном подразделении документов другому структурному подразделению осуществляется работниками структурных подразделений.

Документы передаются с соответствующей отметкой в САДД ТУ, других используемых регистрационных формах (журналах, регистрационных карточках) или на втором экземпляре (для внутренних документов). Цель указанного порядка передачи документов - быстрое и точное определение местонахождения документа.

4.7.3. Передача на исполнение в другое подразделение входящего документа, имеющего резолюцию руководителя учреждения или его заместителя, осуществляется на основании новой резолюции лица, давшего поручение.

4.7.4. В том случае, если при рассмотрении входящего документа (не имеющего резолюции руководства учреждения) в подразделении выяснилось, что документ должен исполняться в другом подразделении, его следует в 2-дневный срок передать по принадлежности. При этом решение о передаче документа в другое подразделение принимает руководитель, рассмотревший данный документ, по согласованию с руководством соответствующего структурного подразделения.

4.8. Организация работы с письмами граждан.

4.8.1. Ответственность за правильную организацию работы с письмами граждан в учреждении системы Банка России несет его руководитель.

4.8.2. Все поступающие в учреждение системы Банка России письма граждан регистрируются службой ДОУ.

4.8.3. Письменные обращения частных лиц, оформленные не на бланках учреждений или организаций, рассматриваются как письма граждан. Письменные обращения работников индивидуально-частных предприятий, оформленные без бланка, но подписанные с указанием должности или удостоверенные печатью, не могут рассматриваться как письма граждан.

4.8.4. Для рассмотрения писем, повторно поступивших по одному и тому же вопросу, от граждан, с которыми уже велась переписка, подбираются ранее поступившие письма и ответы на них или информация, внесенная в САДД ТУ. При этом в регистрационную карточку САДД ТУ вносится связка "первичный - повторный".

4.8.5. Коллективными считаются обращения граждан, подписанные двумя и более лицами. При регистрации таких писем в графе "Корреспондент" указывается фамилия первого заявителя, подписавшего письмо. В САДД ТУ делается отметка "Коллективное".

4.8.6. Не подлежат регистрации письма граждан без указания фамилии заявителя, данных о его месте жительства или работы (учебы). Указанные письма передаются в службу ДОУ для оформления их в дело.

Не подлежат рассмотрению письма граждан, не содержащие предложений, заявлений или жалоб. Указанные письма также передаются в службу ДОУ для оформления их в дело.

4.8.7. Письма граждан, в которых содержатся вопросы, относящиеся к ведению других организаций, направляются по принадлежности с обязательным информированием об этом заявителя.

4.8.8. Зарегистрированные письма граждан передаются на рассмотрение руководству учреждения или его структурного подразделения.

Если в процессе работы с письмом исполнитель выясняет, что вопрос не входит в компетенцию данного подразделения, то он не позднее чем в 2-дневный срок должен возвратить данное письмо в службу ДОУ для передачи в другое подразделение, при этом передача предварительно согласовывается исполнителем с руководителями соответствующих подразделений. Передача документа отмечается в САДД ТУ и др. формах.

4.8.9. Запрещается направлять жалобы граждан для решения поставленных вопросов тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

4.8.10. Письма граждан исполняются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие дополнительной проверки и изучения - не более 15 дней.

Письма военнослужащих и членов их семей исполняются в срок до 15 дней со дня регистрации.

4.8.11. Текст ответа должен давать исчерпывающую информацию на все поставленные в письме вопросы и содержать сведения о результатах его рассмотрения. При подтверждении сведений, изложенных в жалобах, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам. Ответы на коллективные обращения направляются одному из авторов, указавшему конкретный почтовый адрес.

В исключительных случаях ответ заявителю может быть дан в устной форме, о чем исполнителем на письме делается запись о фактическом исполнении, которая подписывается руководителем структурного подразделения.

4.8.12. Если письмо не требует ответа, то отметка "В дело" должна проставляться непосредственно на письме с указанием даты и подписи руководителя структурного подразделения, рассмотревшего письмо.

4.8.13. Письма граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Документы, приложенные к письму гражданина, остаются в деле или возвращаются автору письма, о чем обязательно указывается в ответе-справке.

4.8.14. Информация о поступлении и результатах исполнения писем граждан периодически обобщается службой ДОУ и докладывается руководству.

4.9. Особенности работы с документами, имеющими пометку "Для служебного пользования".

4.9.1. Особенности работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, в том числе порядок их регистрации, определяются настоящей Инструкцией и другими нормативными и распорядительными актами Банка России, регламентирующими работу с данной категорией документов.

4.9.2. На документах и на их проектах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

В документах, направляемых иностранным корреспондентам, допускается использовать пометку "Конфиденциально".

Запрещается использовать другие ограничительные пометки или грифы для обозначения сведений ограниченного распространения ("Банковская тайна", "Коммерческая тайна" и т.п. ).

4.9.3. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма (при направлении документа с сопроводительным письмом).

На последнем листе экземпляра документа, формируемого в дело по месту регистрации (как правило, на оборотной стороне листа), должно быть указано: количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, номер его телефона и при необходимости список рассылки.

На изданиях пометка "Для служебного пользования" и учетный номер проставляются на обложке и титульном листе издания.

На магнитных носителях информации пометка "Для служебного пользования" и учетный номер проставляются в любом удобном месте на элементе конструкции носителя информации.

Ограничительная пометка "Для служебного пользования" может не проставляться на бухгалтерских документах строгой отчетности, расчетно-денежных документах, на учитываемых формах подразделений по работе с персоналом Банка России, его территориальных и подведомственных учреждений.

4.9.4. Прием, регистрация (учет), выдача и рассылка документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется структурными подразделениями или лицами, которым поручен прием и учет общей (несекретной) документации.

4.9.5. Документы с пометкой "Для служебного пользования" подлежат регистрации в соответствии с требованиями, изложенными в пп. 4.3, 4.4, 4.5 настоящей Инструкции.

В учреждениях системы Банка России, использующих САДД ТУ, регистрация входящих, исходящих и внутренних документов с пометкой "Для служебного пользования" производится в автоматизированной системе.

4.9.6. Необходимость постановки на инвентарный учет подготовленного или поступившего документа, не подлежащего в соответствии с настоящей Инструкцией обязательной регистрации, определяется исполнителем. Инвентарные документы в дела не приобщаются.

На инвентарный учет ставятся документы с пометкой "Для служебного пользования", не подлежащие регистрации в делопроизводстве учреждения, типографские издания организационно-распорядительных, нормативных и методических материалов (документов), справочные материалы длительного пользования, используемые подразделениями Банка России при выполнении ими функциональных задач (инвентарные документы), а также магнитные носители информации.

4.9.7. В регистрационный номер всех видов документов (для инвентарных документов и магнитных носителей информации - в учетный номер) включается аббревиатура "ДСП".

4.9.8. Регистрационные номера присваиваются в соответствии с требованиями, изложенными в пп. 4.3.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.5 настоящей Инструкции.

Для входящих документов аббревиатура "ДСП" пишется после порядкового номера документа.

Например:

12345 ДСП - регистрационный номер входящего документа. При этом в регистрационной карточке САДД ТУ аббревиатура "ДСП" указывается в поле "Доступ".

При регистрации в САДД ТУ исходящих документов, списываемых в дела, имеющие в соответствии с номенклатурой дел пометку "ДСП", аббревиатура "ДСП" включается в структуру регистрационного номера и пишется до порядкового номера документа. При этом в регистрационной карточке САДД ТУ аббревиатура "ДСП" указывается также в поле "Доступ".

Например:

     12-2-33 ДСП/78, где

     12-2-33 ДСП -  индекс  дела  по  номенклатуре дел   (12-2   - индекс

подразделения),

     78 - порядковый номер документа,

     " - " и " / " - разделители.

Для исходящих документов, списываемых в дела, которым ранее по номенклатуре дел не была присвоена пометка "ДСП", аббревиатура "ДСП" пишется после порядкового номера документа. При этом в САДД ТУ аббревиатура "ДСП" указывается в поле "Доступ".

Например:

     12-2-34/79 ДСП - регистрационный номер исходящего документа, где

     12-2-34  -  индекс  дела  по  номенклатуре дел    (12-2   -   индекс

подразделения),

     79 - порядковый номер документа,

     " - " и " / " - разделители.

При отсутствии в учреждении САДД ТУ аббревиатура "ДСП" пишется после регистрационного номера документа.

4.9.9. Сопроводительные письма, составляемые к ранее зарегистрированным документам с пометкой "Для служебного пользования", также имеют пометку "ДСП" и регистрируются в соответствии с требованиями к регистрации служебной переписки с включением в регистрационный номер аббревиатуры "ДСП" (п. 4.4.4 настоящей Инструкции).

В сопроводительном письме делается отметка о наличии приложения с указанием его регистрационного номера, номера экземпляра и количества листов в прилагаемом документе.

Приложения, являющиеся составной частью документа, оформляются в соответствии с п. 3.1.19 настоящей Инструкции и дополнительно не регистрируются.

Например:

     Приложение

     к письму Главного управления Банка России

     по Белгородской области

     от 12.04.2001 N 11-1-15 ДСП/ 17.

4.9.10. Зарегистрированные документы и документы инвентарного учета передаются исполнителям под роспись в учетных формах или реестрах (при использовании САДД ТУ).

4.9.11. Документы (носители информации) с пометкой "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям фельдсвязью, спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также доставляются работниками Российского объединения инкассации, курьерами Банка России и подведомственных ему учреждений. Документы с пометкой "Для служебного пользования" могут вручаться лично адресату под роспись за полученный документ.

Кроме того, учреждениям системы Банка России сведения ограниченного распространения могут передаваться по почтовой системе Банка России в электронном виде с использованием средств защиты информации.

4.9.12. Копирование документов осуществляется, если нет запрещения (ограничения) на снятие копий в тексте документа или в сопроводительном письме.

Документы с пометкой "Для служебного пользования" копируются только с письменного разрешения (подпись списка рассылки или резолюция на документе) руководителя учреждения системы Банка России или лиц, которым делегировано это право, в части сведений, относящихся к их компетенции.

Тиражирование документов для рассылки (кроме снятия единичных копий, осуществляемого в соответствии с резолюциями руководства по результатам рассмотрения документов) производится по согласованию с подразделением по защите государственной тайны.

Учет тиражированных документов осуществляется поэкземплярно, в учетных формах делается отметка о количестве тиражированных экземпляров.

4.9.13. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется список рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Список рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, осуществившего подготовку документа. Список рассылки делается на обороте последнего листа подписного экземпляра или на отдельном листе и прикладывается к подписному экземпляру.

4.9.14. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел общего делопроизводства. На обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования". При определении документа в дело делается соответствующая отметка в учетных формах.

При большом объеме документов, содержащих сведения ограниченного распространения, их целесообразно группировать в дела отдельно от документов, не имеющих ограничительных пометок.

4.9.15. Документы с пометкой "Для служебного пользования" хранятся в надежно запираемых и опечатываемых в нерабочее время шкафах (ящиках, хранилищах). Могут не опечатываться металлические хранилища, имеющие кодовые (цифровые) запоры, а также места хранения, которые находятся в помещениях, оборудованных охранной сигнализацией.

4.9.16. Уничтожение дел и документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. Дела и документы уничтожаются с учетом сроков хранения, определенных нормативными актами Банка России. Акт составляется и подписывается не менее чем тремя служащими Банка России, назначенными руководителем подразделения. Об уничтожении делается отметка в учетных формах со ссылкой на соответствующий акт.

Черновики, варианты и не подписанные по каким-либо причинам проекты документов уничтожаются лично исполнителем, который несет за их уничтожение персональную ответственность.

Документы с пометкой "Для служебного пользования", черновики и проекты таких документов уничтожаются на стандартных бумагорезательных машинах без предъявления к ним особых требований. Дела с документами ограниченного распространения уничтожаются путем сжигания или на машинах по переработке отходов в присутствии лиц, ответственных за делопроизводство.

4.9.17. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" между структурными подразделениями осуществляется с письменного разрешения руководителя структурного подразделения, в котором создан документ (в которое документ поступил), или лиц, которым они делегировали это право, в части сведений, относящихся к их компетенции, с соответствующей отметкой в формах учета.

4.9.18. При увольнении служащих, имеющих в пользовании документы ограниченного распространения, осуществляется проверка наличия этих документов с использованием установленных форм учета, в которых делается отметка о передаче документов другому должностному лицу. Передача документов производится в установленном порядке.

4.9.19. Проверка наличия документов, дел и инвентарных документов с пометкой "Для служебного пользования" проводится ежегодно комиссией, назначаемой распоряжением руководителя учреждения системы Банка России. В состав комиссии обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

Комиссия проверяет наличие документов и дел с пометкой "Для служебного пользования", а также внесение в учетные формы (в том числе в САДД ТУ) информации о списании документов в дела. Если в учетных формах нет отметки о списании документов в дело, то комиссия проверяет их фактическое наличие у исполнителей.

Результаты проверки оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения Банка России.

5. Контроль исполнения документов

5.1. Принципы и методы организации контроля.

5.1.1. Основными задачами контроля исполнения являются:

- обеспечение выполнения поручений Председателя Центрального банка Российской Федерации и его заместителей, писем и запросов подразделений центрального аппарата Банка России, запросов представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, поручений руководства учреждения системы Банка России, данных по поступившим документам;

- организация и осуществление контроля своевременного исполнения решений Совета директоров, приказов и распоряжений Банка России, поручений, содержащихся в организационно-распорядительных документах учреждения системы Банка России;

- обеспечение руководства учреждения Банка России оперативной информацией о ходе и результатах выполнения поручений, систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений и организации работы с документами;

- обеспечение соблюдения установленного порядка работы с документами и управленческих процедур в Банке России.

5.1.2. Все служащие учреждений системы Банка России обязаны выполнять установленные требования по организации работы с документами, поставленными на контроль. Руководители подразделений обязаны знакомить принятых на работу сотрудников с нормативными документами, регламентирующими данный участок, и установить порядок работы, исключающий нарушения действующих процедур.

5.1.3. Структурные подразделения учреждения системы Банка России в соответствии со своими функциями обеспечивают исполнение поручений. Контроль по существу содержания и срокам исполнения документов осуществляют руководители структурных подразделений.

5.1.4. Организация контроля исполнения возлагается на руководство учреждения системы Банка России и руководителей структурных подразделений.

Непосредственный контроль исполнения поручений возлагается на одного или нескольких работников службы ДОУ. При необходимости в структуре службы ДОУ может быть образована группа (сектор) контроля. В соответствии со своими должностными обязанностями контроль исполнения поручений осуществляют также помощники, референты и секретари руководителей учреждений, лица, ответственные за организацию работы с документами.

Служба ДОУ оказывает методическую и практическую помощь в организации этой работы.

5.1.5. Служба ДОУ в централизованном порядке обеспечивает оперативный контроль за сроками и формой исполнения поручений, а также сбор и обобщение материалов о состоянии исполнительской дисциплины в учреждении.

5.1.6. Контроль исполнения документов включает в себя:

- постановку документа на контроль;

- доведение документа (поручения) до исполнителя;

- проверку хода исполнения;

- учет и обобщение результатов исполнения, информирование руководства о состоянии исполнительской дисциплины.

5.1.7. Поручение по исполнению документа должно быть дано руководителем в течение суток со времени поступления документа на рассмотрение. В резолюции необходимо указать ответственного исполнителя, срок и форму исполнения.

5.1.8. После рассмотрения руководителем документ передается в службу ДОУ. Работники службы ДОУ исходя из содержания документа и резолюции ставят на документе штамп о постановке на контроль с указанием срока исполнения и вносят соответствующую информацию в регистрационные формы.

5.1.9. В учреждении системы Банка России контроль исполнения поручений (в т.ч. ведение картотеки документов, поставленных на контроль, оперативное информирование секретарей и исполнителей, другие операции) осуществляется с использованием САДД ТУ, а в случае отсутствия САДД ТУ по регистрационно-контрольным карточкам или журналам регистрации документов (приложения 5 и 9 к настоящей Инструкции).

5.1.10. Служба ДОУ ежемесячно обобщает данные об исполнении документов и докладывает руководству информацию о состоянии исполнительской дисциплины, при необходимости вносит предложения по повышению уровня исполнительской дисциплины и совершенствованию организации контроля.

5.1.11. Документы и поручения считаются исполненными после выполнения содержащихся в них заданий и представления сотруднику, осуществляющему контроль, материалов, подтверждающих исполнение, внесения информации в поле "Отчет" САДД ТУ.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не может являться основанием для признания документа исполненным.

Отчет об исполнении должен содержать следующую информацию:

кому направлен ответ, дата и номер документа ответа, кем подписан, фамилия исполнителя, краткое содержание;

если ответ по документу дан в устной форме, в справке указываются дата, фамилия лица, которому дан ответ, и краткое содержание ответа.

При регистрации в САДД ТУ исходящих документов, подготовленных во исполнение контрольных документов, в регистрационную карточку, пользуясь классификатором САДД ТУ "Связки", вводится соответствующая ссылка.

Если подразделение является ответственным исполнителем документа, то составляется сводный отчет об исполнении с учетом информации подразделений-соисполнителей.

5.1.12. Для обеспечения своевременного исполнения поручений контрольные документы, находящиеся у сотрудника в случае его отсутствия по уважительной причине, должны быть переданы по указанию руководителя на исполнение другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах.

5.1.13. В случае утери документа, поставленного на контроль, руководитель структурного подразделения должен подготовить докладную записку на имя руководителя учреждения системы Банка России с объяснением причин и указанием лиц, виновных в утере. Документ снимается с контроля после соответствующей резолюции руководителя учреждения.

5.1.14. После исполнения документ направляется в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой. К документу прилагаются материалы, подтверждающие его исполнение.

5.2. Документы, подлежащие постановке на контроль.

5.2.1. Обязательному контролю исполнения подлежат:

- поручения и указания, содержащиеся в указах, постановлениях, распоряжениях, письмах представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, судебных органов;

- запросы и обращения депутатов всех уровней;

- предложения, заявления и жалобы граждан;

- решения Совета директоров Банка России;

- приказы, распоряжения, нормативные акты Банка России;

- поручения Банка России, руководителей учреждений Банка России;

- решения коллегиальных органов, а также распорядительные документы учреждений системы Банка России;

- запросы правоохранительных органов.

5.2.2. Постановке на контроль подлежат также поручения с формулировками "доложить", "представить", "внести предложения", "подготовить проект ответа (документа)" и другие поручения, предусматривающие выполнение какой-либо работы в установленный период времени.

5.3. Сроки исполнения документов.

5.3.1. Необходимость постановки документа на контроль и срок исполнения определяются на основании резолюции руководителя и содержания документа.

Сроки исполнения могут указываться в самих документах (приказы, распоряжения, решения) или фиксироваться в резолюции руководителя.

Если срок исполнения приходится на нерабочий день, документ должен быть исполнен в первый следующий за ним рабочий день.

5.3.2. В случаях, когда срок исполнения не указан в тексте документа или резолюции руководителя, а осуществление контроля исполнения поручения необходимо, применяются типовые сроки исполнения, исчисляемые со дня регистрации в учреждении:

- письма-поручения и письма-запросы центрального аппарата Банка России - до 20 дней;

- письма представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, судебных органов - до 20 дней;

- письма министерств и ведомств, предприятий и организаций - до 30 дней;

- запросы и обращения депутатов палат Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов представительных органов Российской Федерации всех уровней - до 30 дней;

- поручения Совета директоров, приказы и распоряжения Банка России, приказы и распоряжения учреждения системы Банка России - до одного месяца;

- заявления и жалобы граждан - в соответствии с п. 4.8.10 настоящей Инструкции.

5.3.3. Срок исполнения документа может быть изменен только лицом или учреждением, давшим поручение.

Если в процессе исполнения выясняется, что для выполнения поручения требуется более длительный срок, чем установленный первоначально, исполнитель документа не позднее чем за 2 дня до истечения срока исполнения должен обратиться к руководителю, давшему поручение, с аргументированной просьбой о продлении срока.

В случае, когда исполнение документа связано с необходимостью выезда на место или получения дополнительного материала, срок исполнения может быть продлен до 1 месяца с обязательным уведомлением об этом автора обращения.

Информация о продлении руководством срока исполнения документа вносится в соответствующие учетные формы. Корректировка срока осуществляется службой документационного обеспечения управления учреждения системы Банка России.

5.3.4. Документ без установленного срока, как правило, должен быть рассмотрен в течение месяца со дня поступления в учреждение системы Банка России.

5.4. Функции и полномочия сотрудников, осуществляющих контроль.

5.4.1. Сотрудники службы ДОУ, ответственные за контроль, осуществляют следующие операции:

- ведение картотеки контролируемых документов в электронной базе данных САДД ТУ (запись хода и результатов исполнения) или в других учетных формах, если учреждение системы Банка России не располагает САДД ТУ;

- направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в структурное подразделение-исполнитель (как правило, не позднее чем за 2 дня до наступления срока исполнения), если подразделение не подключено к САДД ТУ;

- получение, анализ и обобщение информации об исполнении документов;

- информирование руководства учреждения Банка России о состоянии исполнительской дисциплины в учреждении;

- информирование при необходимости сотрудников центрального аппарата Банка России, органов власти субъектов Российской Федерации, а также представителей учреждений и организаций об исполнении контролируемых документов;

- снятие документов с контроля после исполнения.

5.4.2. Сотрудники структурных подразделений, осуществляющие контроль за исполнением документов, обязаны регулярно информировать руководителя о состоянии и результатах исполнения.

Сотрудники структурных подразделений, осуществляющие контроль исполнения, обязаны ежедневно просматривать информационную базу САДД ТУ или другие учетные формы, если учреждение не располагает САДД ТУ, рассылать "напоминания" в установленной форме ответственным исполнителям и информировать руководство подразделения о ходе исполнения документов.

Секретарь (сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства) обязан за 2 дня до наступления срока исполнения документа напоминать руководителю структурного подразделения и исполнителю о наступлении срока. При выявлении не исполненного в установленные сроки документа секретарь обязан незамедлительно доложить руководителю подразделения о факте нарушения исполнительской дисциплины и проинформировать службу ДОУ о мерах, принимаемых для исполнения документа.

5.5. Порядок взаимодействия структурных подразделений при организации исполнения поручений.

5.5.1. Если исполнение документа возложено руководством на несколько структурных подразделений, то ответственным за организацию исполнения является структурное подразделение, руководитель которого указан в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва и координации работы соисполнителей.

При этом все должностные лица, указанные в резолюции, несут ответственность за своевременное исполнение поручения и должны в письменном виде представить предложения по выполнению поручения в срок, не превышающий половины срока, установленного для окончательного исполнения поручения, или в иной срок, установленный ответственным исполнителем.

5.5.2. Если по документу необходимо получить заключение подразделения (учреждения), не указанного в резолюции, ответственный исполнитель в установленном порядке направляет ему копию документа и обеспечивает контроль за своевременным получением информации.

6. Работа с резервом нормативных документов

6.1. Резерв нормативных документов в службе ДОУ образуется из имеющихся экземпляров нормативных документов Банка России, документов министерств и ведомств.

6.2. После рассылки нормативных документов (по списку) оставшиеся экземпляры документов учитываются и систематизируются в службе ДОУ.

6.3. Хранение резерва нормативных документов осуществляется отдельно от архивных и других документов.

6.4. Работу с резервом нормативных документов в службе ДОУ осуществляет сотрудник, который несет ответственность за учет и хранение резерва нормативных документов, своевременную выдачу документов из резерва. Кроме этого сотрудника, к резерву нормативных документов имеют доступ руководители учреждения системы Банка России, руководитель службы ДОУ, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

6.5. Устанавливается следующий порядок выдачи экземпляров нормативных документов из резерва: сотрудникам учреждения - на основании заявки, подписанной руководителем структурного подразделения и завизированной руководителем службы ДОУ; представителям сторонних учреждений и организаций - на основании официального запроса учреждения или организации с положительной резолюцией руководства учреждения. Выдача фиксируется в учетных формах.

6.6. При необходимости пополнения резерва нормативных документов Административный департамент высылает учреждениям системы Банка России копии нормативных документов на основании заявки, подписанной начальником территориального учреждения Банка России или его заместителем.

7. Порядок печатания и тиражирования документов

7.1. Выполнение машинописных работ.

7.1.1. В службе ДОУ выполняются машинописные работы по поручениям руководства, а также по заявкам руководителей структурных подразделений.

7.1.2. На первой странице материала, подлежащего печатанию, проставляется необходимый тираж, вид бланков, телефон заказчика и виза руководителя (начальника, заместителя) подразделения-заказчика.

7.1.3. Материалы для печатания должны быть написаны разборчиво, чернилами темных цветов, с четко обозначенными сносками, вставками и исправлениями. Недопустимы сокращения слов (кроме общепринятых).

Рукописи, небрежно составленные, написанные неразборчиво, цветными чернилами или карандашом, имеющие неясные поправки, для печатания не принимаются.

7.1.4. Материалы печатаются в соответствии с требованиями п. 3.1.31 настоящей Инструкции.

На оборотной стороне последнего листа отпечатанного документа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, ниже ставится индекс машинистки (инициалы), дата печатания и количество отпечатанных экземпляров.

Например:

               Фамилия Инициалы 37 93 33

               05.04.91         Н.П. 3

7.1.5. Материалы печатаются в порядке их поступления. Очередность печатания срочных материалов определяется руководством учреждения, службы ДОУ.

7.1.6. Перепечатывание материалов в связи с авторской правкой рассматривается как новая машинописная работа и осуществляется в общем порядке.

Перепечатывание материалов из-за недостатков в машинописном исполнении производится вне очереди.

7.2. Тиражирование документов.

7.2.1. Тиражирование документов и снятие с них единичных копий для руководства и подразделений осуществляется структурным подразделением, на которое данная функция возложена приказом или распоряжением руководителя организации.

7.2.2. Разрешение на тиражирование материалов выдается начальником службы ДОУ либо должностным лицом, которому предоставлены соответствующие полномочия.

Список лиц, имеющих право выдавать разрешение на тиражирование документов, утверждается руководством учреждения системы Банка России.

Заказ-наряд на тиражирование материалов "Для служебного пользования" визируется руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, и руководителем службы безопасности и защиты банковской информации.

Тиражирование документов посторонних организаций производится только с разрешения руководства учреждения.

7.2.3. Ответственность за содержание тиражируемых служебных материалов возлагается на исполнителей, а документов неслужебного характера - на должностных лиц, выдавших разрешение на размножение.

7.2.4. Материалы, передаваемые для тиражирования, регистрируются в книге заказов.

После выполнения работы тираж вместе с оригиналом выдается структурному подразделению - заказчику под расписку в заказе-наряде или в книге заказов.

8. Составление номенклатур, формирование и оформление дел

8.1. Общие положения.

8.1.1. Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, подлежащих передаче в архив.

Дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помешенных в отдельную обложку.

8.1.2. Ответственность за составление номенклатуры дел учреждения системы Банка России возлагается на службу ДОУ.

Номенклатура дел учреждения системы Банка России составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатуры дел подведомственных главному управлению (национальному банку) расчетно-кассовых центров (отделений) согласовываются со службой ДОУ и включаются в сводную номенклатуру в качестве дополнения.

8.1.3. Номенклатура дел разрабатывается на основе анализа состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности учреждения. При разработке номенклатуры дел используются положение об учреждении, положения о его структурных подразделениях, организационная структура и штатное расписание, другие нормативные и распорядительные документы, характеризующие задачи и функции учреждения, планы и отчеты учреждения по основным и вспомогательным видам деятельности.

В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности учреждения (в том числе документов коллегиальных органов, комиссий, комитетов и т.д.), определенные положениями, приказами и другими документами. Юридические дела кредитных организаций, формирующиеся в подразделении, отвечающем за лицензирование, а затем передающиеся на хранение в подразделение безопасности и защиты информации, включаются в номенклатуру дел подразделения, отвечающего за лицензирование.

В номенклатуру дел включаются все документы на бумажных носителях, сформированные в дела, а также документы на других (технических) носителях информации (электронных, магнитных и т.п. ).

Документы на технических носителях и их комплексы не подлежат формированию в дела, но включаются в номенклатуру дел в целях учета.

8.1.4. Сроки хранения включенных в номенклатуру дел (документов на технических носителях) определяются на основе действующего Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения (далее - Перечень Банка России), а также на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Типовой перечень), решений ЦЭПК при Росархиве и ЦЭК Банка России о сроках хранения отдельных категорий документов.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в номенклатуру дел учреждения без изменений.

8.1.5. Номенклатуры дел учреждений и их структурных подразделений на новый календарный год разрабатываются в IV квартале текущего года и вводятся в действие с 1 января следующего года.

8.1.6. Утвержденная номенклатура дел учреждения тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится на хранении в архиве учреждения системы Банка России, четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данное учреждение.

При использовании САДД ТУ утвержденная номенклатура дел учреждения вводится в базу данных.

8.2. Требования к составлению номенклатуры дел.

8.2.1. Форма номенклатуры дел включает шесть граф (приложения 10 и 11 к настоящей Инструкции).

8.2.2. В графе 1 (индекс дела) указываются установленное цифровое обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения или учреждения в целом.

Нумерация индексов структурных подразделений устанавливается руководством учреждения.

Индексы дел в номенклатуре обозначаются арабскими цифрами и состоят из номеров структурного подразделения, подразделения в его составе и порядкового номера дела по номенклатуре. Например, в индексе 12-1-54 цифра 12 обозначает индекс структурного подразделения (управления), 1 индекс подразделения в его составе (отдела) и 54 - порядковый номер дела по номенклатуре данного структурного подразделения.

Если в деле имеется хотя бы один документ с пометкой "Для служебного пользования", то к индексу дела добавляется аббревиатура "ДСП".

Документам или комплексам документов на технических носителях индексы дел не присваиваются.

8.2.3. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "документы дня" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.), краткое содержание, а также указание на копийность документов дела являются обязательными элементами заголовка. Подлинность документов в заголовке не оговаривается.

В конце заголовка указывается наличие пометки "Для служебного пользования" ("ДСП").

В номенклатуре все заголовки дел пишутся полностью, не допускается применение слов "то же" при перечислении повторяющихся заголовков.

При использовании в учреждении САДД ТУ допускается применять заголовки, включающие 2-3 назывных предложения (по ключевым словам). При этом состав обязательной информации заголовка дела сохраняется.

Например:

     "Налогообложение. Переписка с...",

или

     "Налогообложение. Физические лица. Справки о...".

Для документов на технических носителях в графе 2 указывается наименование документа или комплекса документов, базы данных.

8.2.4. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих законодательные, иные нормативные акты органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, а также нормативные и распорядительные акты министерств и ведомств Российской Федерации, Банка России, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами территориального учреждения. Затем располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Остальные дела систематизируются с учетом степени их важности (по мере убывания), а также взаимосвязи.

Журналы и книги регистрации, учета документов рекомендуется располагать в конце раздела.

Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовки "переходящих" дел (т.е. содержащих документы по вопросам, не разрешенным в течение одного года) могут вноситься в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом, что и в предыдущем году. Для "переходящих" дел допускается использование общего заголовка - например, "Юридические дела кредитных организаций (по каждой организации)". Использование общего заголовка допускается также для группы дел, содержащих однородные документы, - например, "Годовые бухгалтерские отчеты РКЦ (по каждому РКЦ)".

В номенклатуру включаются заголовки дел открытого хранения с пометкой "Для служебного пользования" ("ДСП"). В этом случае под индексом или после индекса дела пишется аббревиатура ДСП (без кавычек). Кроме того, допускается проставление этой пометки в конце заголовка дела.

Дела с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, включаются только в номенклатуру секретных и совершенно секретных дел.

В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Документы на технических носителях включаются в номенклатуру дел в конце ее разделов (при этом графы 1 и 3 не заполняются, в графе 6 делается примечание - "ведется в электронном виде").

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

8.2.5. В течение года в номенклатуры дел структурных подразделений по решению их руководителей могут вноситься изменения. Об этих изменениях необходимо в срок не более 1 недели письменно информировать службу ДОУ учреждения.

При использовании в учреждении САДД ТУ согласованные изменения в номенклатуре дел вносятся в базу данных.

8.2.6. Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

В процессе разработки номенклатуры необходимо учитывать следующие правила составления заголовков дел:

в заголовках дел, содержащих переписку, указывается название организации, документы которой будут получены (адресат или корреспондент документа), указывается, с кем и по какому вопросу ведется переписка; в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их обобщенное название.

Например:

     "Переписка с кредитными организациями о представлении отчетов";

в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, если это не влияет на определение сроков хранения документов по Перечню Банка России; точка в конце заголовка не ставится.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в номенклатуре дел следует указывать период (месяц, квартал, год), на (или за) который будут составлены планы (отчеты). Например: "Бухгалтерские отчеты кредитных организаций за III квартал 1999 года".

В заголовках дел, содержащих различные документы по одному вопросу, употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются три основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Например:

     "Документы  о  проведении  совещаний (планы, списки, повестки)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

В заголовках личных (персональных), "наблюдательных" и других дел. содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "дело".

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования, оформления и сдачи дел в архив.

8.2.7. Графа 3 "количество дел (томов, частей)" заполняется по окончании календарного года. В ней проставляется фактическое суммарное количество заведенных томов, частей одного дела, включенного в номенклатуру. Данные графы 3 служат основанием для заполнения итоговой записи номенклатуры дел.

8.2.8. В графе 4 указывается срок хранения дела или информации на технических носителях, установленный Перечнем Банка России.

Сроки хранения, не предусмотренные названным Перечнем, определяются по Типовому перечню или устанавливаются ЦЭК Банка России по представлению ЭК учреждения.

8.2.9. В графе 5 указывается номер статьи Перечня Банка России или Типового перечня документов со сроками хранения, на основании которой установлен срок хранения дела. При этом к номерам статей Типового перечня добавляется аббревиатура ТП (без кавычек).

8.2.10. В графе 6 "Примечание" службой ДОУ проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другую организацию, подразделение, виде носителя информации и др., а также о лицах, ответственных за формирование, хранение дел.

8.2.11. В начале следующего года производится подсчет общего количества сформированных в подразделении дел, предусмотренных номенклатурой и включенных в нее дополнительно в течение года, и на основании этих данных заполняется графа 3 номенклатуры дел и составляется итоговая запись (приложение 12 к настоящей Инструкции) номенклатуры.

В итоговую запись номенклатуры дел вносятся суммарные данные о количестве дел, их томов, частей из графы 3 номенклатуры отдельно по срокам хранения постоянного, временного (до 10 лет), временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и хранящихся "до минования надобности".

8.3. Составление номенклатуры дел структурного подразделения (приложение 10 к настоящей Инструкции).

8.3.1. Ответственность за составление номенклатуры дел структурного подразделения учреждения возлагается на секретаря (ответственного за делопроизводство) структурного подразделения.

8.3.2. При составлении номенклатуры дел секретарь (ответственный за делопроизводство) структурного подразделения должен уточнить соответствие номенклатуры дел подразделения фактически заведенным делам. В номенклатуру дел дополнительно включаются фактически заведенные, но не предусмотренные в ней дела, а также дела, которые планируется завести в соответствии с предложениями руководства и сотрудников структурного подразделения.

Заголовки дел, не заводившихся в течение предыдущего года, в номенклатуру дел не включаются.

8.3.3. Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются секретарем в соответствии с требованиями пп. 8.2.2, 8.2.3, 8.2.7 - 8.2.10 настоящей Инструкции.

8.3.4. Номенклатура дел подразделения составляется в двух экземплярах. Оба экземпляра номенклатуры дел подписываются секретарем структурного подразделения и представляются на согласование заведующему архивом (ответственному за архив) учреждения. Согласованные с архивом номенклатуры дел подписываются руководителем структурного подразделения, а затем передаются в службу ДОУ для составления сводной номенклатуры.

При использовании в учреждении САДД ТУ номенклатуры дел согласовываются также со службой ДОУ в части соблюдения требований технологии САДД ТУ.

После утверждения сводной номенклатуры дел руководителем учреждения один экземпляр номенклатуры дел структурного подразделения возвращается его секретарю. Другой экземпляр остается в службе ДОУ и является составной частью сводной номенклатуры дел.

8.3.5. По окончании делопроизводственного года секретарь структурного подразделения подводит итог заведения дел в подразделении в порядке, установленном п. 8.2.11 настоящей Инструкции, и заполняет графу 3 и итоговую запись номенклатуры (приложение 12 к настоящей Инструкции).

Копия итоговой записи или сведения о количестве заведенных дел представляются в службу ДОУ учреждения для подведения общего итога в сводной номенклатуре дел.

8.4. Составление сводной номенклатуры дел учреждения.

8.4.1. Сводная номенклатура (свод номенклатур) дел учреждения системы Банка России составляется службой ДОУ из номенклатур дел структурных подразделений по установленной форме (приложение 11 к настоящей Инструкции).

8.4.2. В начале сводной номенклатуры дел располагается номенклатура дел службы ДОУ, так как именно в ней отражаются наиболее важные нормативные, распорядительные, методические и т.п. документы; затем номенклатуры дел секретариатов руководителей учреждения (если они не входят в состав службы ДОУ) и номенклатуры дел остальных структурных подразделений в соответствии с утвержденной структурой.

8.4.3. К сводной номенклатуре дел оформляется титульный лист, а также итоговая запись, заполняемая по итогам года на основании суммарных данных, полученных от структурных подразделений.

8.4.4. В случае создания нового структурного подразделения его номенклатура дел должна быть составлена в 3-месячный срок.

В случае изменения функций структурного подразделения его номенклатура дел пересоставляется в течение 1 месяца.

Номенклатуры дел вновь созданных или реорганизованных структурных подразделений помещаются в конце сводной номенклатуры дел.

8.4.5. Сводная номенклатура дел учреждения составляется в необходимом количестве экземпляров, подписывается руководителем службы ДОУ, визируется заведующим архивом, после чего утверждается руководителем учреждения.

8.4.6. Организации при Банке России, главные управления (национальные банки) не реже одного раза в 5 лет направляют сводные номенклатуры дел в Административный департамент Банка России для сведения.

8.4.7. Сводная номенклатура дел территориального учреждения подлежит рассмотрению и одобрению ЭК и представляется на рассмотрение ЭПК соответствующего учреждения Федеральной архивной службы России.

8.5. Основные требования к формированию дел.

8.5.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел осуществляется секретарем структурного подразделения при методическом руководстве службы ДОУ и архива учреждения системы Банка России.

8.5.2. При формировании дел соблюдаются следующие основные требования:

- документы постоянного хранения группируются в дела отдельно от документов временного хранения;

- документы временного хранения группируются в дела в соответствии со сроками хранения;

- если на экземплярах документа имеются пометы, визы и т.д., то в дело включаются все экземпляры, содержащие пометки (визы);

- при формировании дел, содержащих международную корреспонденцию, в дело включается один экземпляр списка (реестра) отправлений международной корреспонденции с отметкой о получении их отделением связи;

- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел, дел по регистрации, лицензированию, надзору, санированию кредитных организаций и т.п. , документов учебных заведений, которые формируются за учебный год, а также дел, отражающих деятельность международных или иностранных организаций;

- дело постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения не должно содержать более 250 листов (толщина не более 4 см); количество листов и толщина дел временного (до 10 лет) хранения, не передающихся в архив учреждения, может превышать указанные нормы;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дополнительные экземпляры, черновики.

8.5.3. Подлинники и копии документов формируются, как правило, раздельно.

Копии и подлинники связанных по содержанию документов, если они касаются решения одного вопроса, могут формироваться в одно дело.

8.5.4. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по фамилиям авторов или корреспондентов, расположенным в алфавитном порядке.

8.5.5. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов формируются в отдельные тома.

8.5.6. Поручения органов государственной власти и документы по их исполнению группируются в дела в порядке возрастания дат или номеров поручений.

8.5.7. Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела в возрастающем порядке номеров и дат.

Приказы по основной деятельности и распоряжения формируются в самостоятельные дела.

Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет группируются отдельно от приказов по личному составу, имеющих меньшие сроки хранения.

8.5.8. Протоколы заседаний группируются в делах по номерам. Документы к протоколам группируются в дела в соответствии с номерами протоколов, к которым они относятся, внутри - с пунктами повестки заседания.

8.5.9. Переписка группируется за период одного календарного года и систематизируется в хронологической последовательности (документ-ответ помещается за документом-запросом).

Если входящий документ получен в текущем году, а ответ на него дан в следующем году, то ответ подшивается в дело, содержащее инициативный документ.

8.5.10. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы к отчетам (разъяснения по составлению, проекты и т.д.) рекомендуется группировать в деле в хронологическом порядке.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

8.5.11. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

8.5.12. Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.

Лицевые счета сотрудников расчетно-кассового центра группируются в самостоятельные дела, отдельно от лицевых счетов работников главного управления (национального банка).

8.5.13. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При большом объеме документов с пометкой "ДСП" их целесообразно группировать в отдельные дела в соответствии с общими правилами формирования дел.

Порядок формирования юридических дел кредитных организаций определяется специальными нормативными актами Банка России.

8.5.14. При формировании дела в текущем делопроизводстве на лицевой стороне обложки дела (на папке типа "корона" разрешается использовать торцевую сторону) для дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу обозначаются название учреждения и его структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, полный заголовок, год заведения дела, срок хранения и номер статьи по Перечню Банка России.

8.6. Оформление дел.

8.6.1. Общие требования к оформлению дел.

8.6.1.1. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

8.6.1.2. Оформлению по завершении календарного года, в котором они были заведены, подлежат законченные делопроизводством дела.

Цель оформления дела - подготовка его к архивному хранению в соответствии с установленными правилами.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

8.6.1.3. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений учреждения системы Банка России при методической помощи архива. При формировании дела в текущем делопроизводстве на лицевой стороне обложки дела (на папке типа "корона" разрешается использовать торцевую сторону) обозначаются: индекс дела, год, полный заголовок дела, год заведения дела, срок хранения и номер статьи по Перечню Банка России.

8.6.1.4. Полностью оформляются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, подлежащие передаче в архив учреждения.

Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- оформление реквизитов обложки дела: уточнение названия организации и структурного подразделения (на конец календарного года), индекса и заголовка дела, крайних дат документов в деле, количества листов; заполнение листа-заверителя дела.

Документы в деле подлежат перегруппировке (пересистематизации) в хронологическом порядке: документы раннего периода - в начале дела, позднего - в конце (с января по декабрь).

8.6.1.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, не передающиеся в архив учреждения, подлежат частичному оформлению, допускается хранение дел в скоросшивателях (в том числе типа "корона"), при этом пересистематизация документов не проводится, листы не нумеруются.

8.6.1.6. Регистрационные дела кредитных организаций в подразделении лицензирования банковской деятельности оформляются частично: на обложке указываются название учреждения, название структурного подразделения, осуществляющего функции лицензирования банковской деятельности, делопроизводственный индекс, полный заголовок дела ("Регистрационные документы/название кредитной организации/" и ее регистрационный номер), начальная дата документов в деле, срок его хранения и номер статьи по Перечню.

Полностью обложка регистрационного дела кредитной организации оформляется перед передачей дела в архив: к ранее проставленным реквизитам добавляются конечная дата документов и общее количество листов в деле.

8.6.1.7. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, темными светостойкими чернилами или шариковой ручкой с черной или синей пастой.

При подготовке дел к передаче в архив учреждения в реквизиты, указанные на обложке, могут вноситься изменения и уточнения. Например, при изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дописывается новое наименование этого структурного подразделения (или преемника), прежнее наименование заключается в скобки. В личных делах при смене фамилии лицом, на которое заведено дело, на обложке дела зачеркивается старая фамилия и указывается новая (допускается написание в скобках прежней фамилии).

Могут уточняться также заголовки, сроки хранения дел в соответствии с изменениями в перечнях, данные о количестве листов в деле.

8.6.2. Оформление отдельных реквизитов дела.

8.6.2.1. Оформление обложки дела.

На обложке дела указывается полное наименование организации в именительном падеже и полное наименование организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже).

Индекс дела, заголовок, срок хранения и номер статьи по Перечню Банка России переносятся на обложку из утвержденной номенклатуры дел организации.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, порядковый номер каждого тома (части), а также при необходимости заголовок тома (части). Например, заголовок дела в номенклатуре обозначен: "Годовые бухгалтерские отчеты расчетно-кассовых центров", а заголовок конкретного тома - "Бухгалтерские отчеты расчетно-кассовых центров за 1998 год. Том 15. Камышинский РКЦ" или "Бухгалтерские отчеты расчетно-кассовых центров за 1998 год. Том 15. Бухгалтерский отчет Камышинского РКЦ за 1998 год".

На обложках дел, содержащих копии документов, в конце заголовка (после точки) указывается слово "Копии". Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

8.6.2.2. Дата дела.

Датой дела являются даты начала (заведения) и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также дел, содержащих распорядительную, расчетную и иную документацию, для которой точная датировка имеет важное значение, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При оперативном хранении таких дел (до передачи в архив) разрешается указывать на обложке только год.

Датой дел, состоящих из плановых или отчетных документов, является период, за (на) который они составлены.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Если в деле имеются документы (например, приложения и т.п. ) за другие годы, на обложке дела (под датой) делается запись: "имеются документы за.... год(ы)".

Для журналов регистрации приказов, распоряжений и т.д. датой дела будут календарные даты первой и последней записи в журнале.

На обложках томов (частей) дела проставляются крайние даты документов, включенных в данный том (часть).

При обозначении полной даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

8.6.3. Подшивка (переплет) дела.

8.6.3.1. Подшивке или переплету подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, личные дела, лицевые счета по зарплате сотрудников.

Дела постоянного хранения, интенсивно используемые с расшивкой дел, рекомендуется не переплетать, а хранить в скоросшивателях до сдачи в архив. При этом на обложке скоросшивателя должны быть указаны все необходимые реквизиты.

8.6.3.2. Документы, составляющие дело, подшиваются за левое поле на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом обеспечения свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов должны быть удалены.

8.6.3.3. Дела постоянного хранения, состоящие из неформатных документов, рекомендуется хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках).

8.6.3.4. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела в необходимых случаях - бланки форм для внутренней описи документов дела.

8.6.4. Нумерация листов дела производится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело.

Все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графическим карандашом или нумератором арабскими цифрами. Нумеровать листы чернилами, пастой, цветными карандашами и т.п. не разрешается.

Каждый том (часть) дела, состоящего из нескольких томов (частей), должен иметь самостоятельную нумерацию листов.

Сложенные листы большого формата разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

8.6.5. Заверительная надпись (лист-заверитель) дела составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела, в книгах (при возможности) - на последнем чистом листе, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме (приложение 13 к настоящей Инструкции). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+", количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

- наличие литерных номеров листов;

- наличие пропущенных номеров;

- наличие поврежденных листов;

- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

- номера крупноформатных листов;

- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается (за верхнюю часть) на внутреннюю сторону обложки дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединение новых документов, замена подлинных документов на копии) отмечаются в новых листах-заверителях, при этом старая заверительная надпись не уничтожается и не перечеркивается.

8.6.6. Внутренняя опись составляется в случае наличия в деле документов, требующих особого учета.

8.6.6.1. Внутренняя опись составляется работником структурного подразделения, в деятельности которого было сформировано данное дело.

8.6.6.2. В учреждениях системы Банка России составление внутренней описи обязательно для следующих категорий дел:

1) личные дела;

2) личные карточки работников;

3) приказы по основной деятельности, распоряжения;

4) протоколы заседаний постоянного действующего коллегиального органа, стенограммы совещаний, заседаний комиссий.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 14 к настоящей Инструкции), которая содержит сведения о порядковых номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

По согласованию с архивом учреждения разрешается не составлять внутреннюю опись распорядительных документов в деле, содержащем менее 10 документов (30 листов).

8.6.6.3. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.6.6.4. Изменения в составе документов дела (изъятие, включение документов, замена подлинников копиями) отражаются в графе "Примечание" внутренней описи, при этом дается ссылка на документ, послуживший основанием для замены (изъятия и т.п. ) документа.

10. Подготовка и передача дел в архив

10.1. Составление и оформление описей дел.

10.1.1. На завершенные делопроизводством и на переходящие, незаконченные дела, подлежащие передаче в архив учреждения, составляются описи.

Описи дел структурного подразделения учреждения системы Банка России составляются по установленной форме (приложения 15 и 16 к настоящей Инструкции) и представляются в архив через год после завершения формирования дел в делопроизводстве.

10.1.2. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

10.1.3. Описи дел структурных подразделений составляются секретарями (лицами, ответственными за ведение делопроизводства) структурных подразделений под методическим руководством архива.

10.1.4. В процессе составления описи составитель должен проверить качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, подлежащих передаче в архив, итоговой записи в номенклатуре. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены.

10.1.5. В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре и подлежащих передаче в архив, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись.

Если принятые меры не дали результатов, составляется справка о причинах отсутствия дел. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается в архив.

10.1.6. Отсутствующие в номенклатуре, но имеющиеся в наличии дела включаются в опись структурного подразделения.

10.1.7. Описи составляются на все дела, образовавшиеся в процессе деятельности структурного подразделения учреждения, подлежащие передаче в архив, заведенные в каждом календарном году.

10.1.8. Описи составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела по личному составу;

- дела, специфические для учреждений системы Банка России

(регистрационные дела кредитных организаций; дела по вопросам надзора за деятельностью кредитных организаций и т.д.), ведущиеся в течение нескольких лет.

10.1.9. В архиве учреждения составляются сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу (приложения 17 и 18 к настоящей Инструкции).

10.1.10. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел;

- заголовок дела (тома, части);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части) - для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- срок хранения дела (для дел временного хранения);

- номер статьи (для дел временного хранения);

- примечание (хранение дела в подразделении, фамилия ответственного за хранение дела, оставленного в подразделении, и т.д.).

Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (единица хранения) вносится в опись под самостоятельным номером.

Индекс дела (графа 2) указывается согласно номенклатуре дел. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то все тома (части) дела должны иметь одинаковые индексы.

К индексу или порядковому номеру дела, содержащего сведения ограниченного распространения "Для служебного пользования", добавляется аббревиатура "ДСП".

В графе 3 пишется заголовок дела. При перечислении дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные обозначаются словами "то же" (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

В графе 4 указывается дата дела, в графе 5 - количество листов в деле или его томе, части.

В графах 6 и 7 указываются срок хранения дела и номер статьи по Перечню Банка России или Типовому перечню.

Графа 8 описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям или другой организации со ссылкой на акт, об уничтожении со ссылкой на акт, о присвоении делу номера по годовому разделу описи дел постоянного, долговременного хранения или по личному составу.

10.1.11. Систематизация дел в описи структурного подразделения определяется архивом учреждения. Рекомендуется систематизировать дела в описи структурного подразделения в соответствии с их систематизацией в номенклатуре дел организации. Личные дела систематизируются в описи по алфавиту.

10.1.12. Переходящие дела включаются в описи по начальным датам.

Не законченные делопроизводством переходящие дела, оставленные в структурном подразделении, также включаются в опись по начальной дате, дата окончания и количество листов в сдаточной описи не указываются. В графе "Примечание" делается отметка о том, что дело переходящее, указываются подразделение, в котором оно хранится, и фамилия ответственного за хранение.

"Регистрационные", "наблюдательные" и т.п. дела кредитных организаций, ведущиеся в подразделениях лицензирования банковской деятельности (подразделениях безопасности и защиты информации), подразделениях по организации банковского санирования и т.п. , то есть дела, делопроизводство по которым продолжается в течение длительного времени, включаются в описи по дате завершения их делопроизводством (дате отзыва лицензии у кредитной организации). При этом в сдаточной описи указываются все их реквизиты (заголовок, крайние даты документов, количество листов).

10.1.13. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел (единиц хранения), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи. При подведении итога учитываются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Пример:

     В опись внесено 14 (четырнадцать) единиц хранения с N 1 по N 15,

     из них:

     литерный N 9а,

     пропущены NN 7, 8.

10.1.14. Описи дел структурного подразделения подписываются составителем, согласовываются с архивом учреждения и утверждаются руководителем структурного подразделения.

10.1.15. Описи дел постоянного хранения, временного (сроком свыше 10 лет) хранения и по личному составу расчетно-кассового центра подписываются составителем, а затем утверждаются руководителем расчетно-кассового центра. Описи до их утверждения должны быть рассмотрены и одобрены экспертной комиссией (ЭК) территориального учреждения Банка России.

Описи дел РКЦ - источника комплектования государственного архива подлежат рассмотрению ЭПК госархива.

10.1.16. Опись дел структурного подразделения учреждения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

10.1.17. Опись дел РКЦ составляется в трех экземплярах. Один экземпляр описи должен быть приложен в качестве основания к протоколу заседания ЭК территориального учреждения Банка России, на котором она была рассмотрена и одобрена, второй экземпляр хранится в архиве РКЦ, третий экземпляр передается по требованию в государственный архив, источником комплектования которого является РКЦ.

10.1.18. Описи представляются в архив учреждения одновременно с передаваемыми на хранение делами. До этого проекты описей дел представляются в архив для проверки правильности их составления.

10.1.19. Описи структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел учреждения, подготовка которого возлагается на архив учреждения (в РКЦ - на лицо, ответственное за архив).

10.1.20. Описи дел по личному составу учреждений с небольшим объемом данной категории дел могут составляться за несколько лет со сквозной порядковой нумерацией дел.

10.2. Передача дел в архив.

10.2.1. Передача дел в архив учреждения производится только по описям.

10.2.2. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу.

10.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся в структурных подразделениях учреждения.

10.2.4. В архив учреждения передаются документы ликвидированных структурных подразделений и подведомственных организаций, не имеющих правопреемника, а также организаций-предшественников.

10.2.5. Документы организаций, не входящих в систему Банка России, в архивы не принимаются.

10.2.6. Передача дел в архив учреждения осуществляется, как правило, по графику приема-передачи дел в архив.

График приема-передачи дел на новый календарный год составляется ежегодно в конце года архивом и согласовывается с руководителями структурных подразделений и учреждений, передающих документы в архив.

График приема-передачи дел утверждается руководителем учреждения.

Отступление от графика приема-передачи дел допускается только по письменному разрешению руководителя учреждения, курирующего службу ДОУ.

10.2.7. Прием каждого дела производится заведующим (сотрудником) архива учреждения (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. На двух экземплярах описи в графе "Примечание" против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

10.2.8. В конце каждого экземпляра описи после итоговой записи цифрами и прописью указывается количество фактически переданных (принятых) дел в архив учреждения, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, передавшего дела, и сотрудника архива учреждения, принявшего дела.

Например:

                  Сдал 15 (пятнадцать) дел:

                  Должность, подпись, расшифровка подписи.

                  Дата

                  Принял 15 (пятнадцать) дел:

                  Должность, подпись, расшифровка подписи

                  Дата

Номера дел, не переданных в архив, перечисляются в обязательном порядке.

10.2.9. Если часть или все дела по описи остаются в подразделении, то в конце описи после итоговой записи ставится гриф согласования с заведующим архивом (ответственным за архив) учреждения системы Банка России. В особых случаях необходимо получить гарантийное письмо (с указанием причин, обосновывающих необходимость хранения дел в подразделении, и сотрудника, ответственного за обеспечение их сохранности) за подписью руководителя структурного подразделения, на хранении в котором остаются дела.

10.2.10. При передаче дел в архив учреждения один экземпляр сдаточной описи структурного подразделения остается в архиве, другой экземпляр возвращается в структурное подразделение.

При хранении в структурном подразделении всех дел, включенных в опись, один экземпляр описи структурного подразделения передается в архив для контроля, другой экземпляр возвращается в структурное подразделение.

10.2.11. Снятие или отмена ограничительных пометок ("ДСП", "Конфиденциально" и т.п. ) с документов, принятых в архив учреждения, производится структурными подразделениями, от которых эти документы поступили в архив, или их правопреемниками. При отсутствии правопреемников у ликвидированных, реорганизованных и т.д. подразделений снятие или отмена ограничительных пометок производится комиссией, специально создаваемой для этих целей на основании распоряжения руководства учреждения".

Председатель Банка России

В.В.Геращенко