Приложение 8. Порядок заполнения реквизитов описи вложений в конверт с общей корреспонденцией

Приложение 8

к Инструкции по делопроизводству

в учреждениях системы Банка России

от 16 февраля 1998 г. N 70-И

к п. 4.6.4

Порядок заполнения реквизитов описи вложений в конверт с общей корреспонденцией

В первой строке заголовка печатается текст "Опись вложений в конверт N..." и указывается номер конверта.

Во второй строке указываются наименование организации-получателя документов и дата составления описи вложений в конверт.

Далее формируется таблица в составе 5 граф и итоговой строки.

В первой графе указывается порядковый номер производимой записи.

Во второй графе указывается исходящий номер документа. В случае отправки пакетов с пометкой "лично", пересылки пакетов без проверки их вложений, а также печатных изданий, дискет, CD-носителей, других случаях в этой графе указывается соответствующая информация об отправляемом пакете или предмете.

В третьей графе указывается дата документа.

В четвертой графе указывается наименование подразделения (отправителя). Рекомендуется указывать наименования подразделений в соответствии с классификатором "Подразделения" САДД ТУ. Возможно указание фамилий и инициалов отправителей документов при отправке пакетов с пометкой "лично" и в других необходимых случаях.

В пятой графе указывается состав документа (количество листов документа плюс общее количество листов приложений к этому документу плюс название прилагаемого предмета). Эта графа при необходимости может использоваться для указания дополнительной информации об отправлениях.

В итоговой строке указывается цифрами и прописью количество отправляемых документов.

Далее проставляются:

- штамп экспедиции (службы ДОУ) - отправителя;

- дата формирования конверта;

- фамилия, инициалы и подпись ответственного за формирование конверта.

В экспедиции (службе ДОУ) - получателе документов проставляются:

- дата вскрытия конверта и проверки его вложений;

- фамилия, инициалы и подпись ответственного за вскрытие и проверку конверта.

             Опись вложений в конверт N 171100057.01 

ГУ Банка России по г. Санкт-Петербургу                         17.11.2000

N п/п	Исходящий номер документа	Дата документа	Наименование подразделения (отправителя)	Состав документа
1	2	3	4	5

   1   08-22-2/5167  16.11.2000   Руководство Банка России      1 + 5

   2   08-22-2/5168  16.11.2000   Заместитель Председателя        1

                                  Банка  России   Чугунова

                                  Т.Н.

   3   ОД-484        15.11.2000   Управление                      1

                                  документооборота

   4   16-1-4/4163   17.11.2000   Департамент                1 + дискета

                                  информационных систем

   5   171-Т         10.11.2000   Управление                   брошюра

                                  систематизации

                                  документов

   6   Пакет     б/н              Управление                Пакет (лично)

       Иванову В. П.              документооборота

   7   Пакет (лично) 17.11.2000   Департамент персонала

-------------------------------------------------------------------------

 Итого: 7 семь документов

-------------------------------------------------------------------------

М.Ш.                                 Подпись, Ф.И.О. ответственного

                Дата                 за формирование конверта

       формирования конверта         ____________________________________

             17.11.2000                      (Попова Н.В.)

                Дата                 Подпись, Ф.И.О. ответственного

        получения/обработки          за прием/обработку конверта

              конверта               ____________________________________

Примерный образец описи вложений в конверт с общей корреспонденцией