Приложение 2. Примерное положение о службе документационного обеспечения управления в территориальном учреждении Банка России

Приложение 2

к Инструкции по делопроизводству

в учреждениях системы Банка России

от 16 февраля 1998 г. N 70-И

к п. 2.1.9

Примерное положение о службе документационного обеспечения управления в территориальном учреждении Банка России

1. Общие положения

1.1. Настоящее Примерное положение разработано в целях совершенствования и унификации организационных основ деятельности служб документационного обеспечения управления (далее - служб ДОУ) территориальных учреждений Банка России.

На основе настоящего Примерного положения и с учетом специфики деятельности территориальные учреждения Банка России разрабатывают положения о конкретных структурных подразделениях, выполняющих функции по документационному обеспечению управления. Эти положения утверждаются руководителем территориального учреждения Банка России или его заместителем, курирующим работу службы ДОУ.

1.2. Служба ДОУ является основным структурным подразделением территориального учреждения Центрального банка Российской Федерации (указывается название учреждения).

Работу службы ДОУ курирует руководитель территориального учреждения или один из его заместителей в соответствии с утвержденным распределением обязанностей.

1.3. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется:

- федеральными законами "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)", "О банках и банковской деятельности", другими федеральными законами;

- нормативными актами органов государственной власти Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления;

- государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию;

- нормативными и иными актами Банка России;

- Положением о территориальных учреждениях Банка России;

- инструкциями по делопроизводству в учреждениях системы Банка России и по организации ведомственного хранения документов в архивах Банка России;

- организационно-распорядительными документами Банка России и Административного департамента по вопросам документационного обеспечения управления и использования типовой Системы автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД ТУ);

- настоящим положением и Типовым положением о территориальном учреждении Банка России, в состав которого входит служба ДОУ.

1.4. Структура и штаты службы ДОУ утверждаются в установленном порядке в соответствии со структурой и штатным расписанием территориального учреждения.

Права, обязанности и ответственность работников службы ДОУ определяются их должностными инструкциями. Должностные инструкции работников утверждаются в порядке, установленном в территориальном учреждении.

В структуре службы ДОУ могут быть выделены участки по работе с конкретными видами документов, в том числе с пометкой "ДСП", приказов и распоряжений, входящей и исходящей корреспонденции (прием, регистрация, учет, рассылка и др.), контроля, а также архив.

1.5. На службу ДОУ на основании приказа по территориальному учреждению может быть возложено хранение и использование в установленном порядке гербовой круглой печати территориального учреждения.

Служба ДОУ для выполнения своих функций имеет соответствующие печати и штампы.

1.6. Службу ДОУ возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в установленном порядке.

2. Задачи службы ДОУ

На службу ДОУ возлагается решение следующих задач:

2.1. Организация документационного обеспечения деятельности территориального учреждения Банка России.

2.2. Поддержание единого порядка работы с документами в территориальном учреждении (его подразделениях и подведомственных организациях) в соответствии с установленными в Банке России требованиями и технологией САДД ТУ.

2.3. Контроль за своевременным исполнением документов и поручений Банка России, руководства территориального учреждения, обращений органов власти, писем граждан.

2.4. Организация работы с архивными документами в территориальном учреждении.

2.5. Осуществление организационно-методического руководства и контроля за постановкой делопроизводства и ведомственного хранения архивных документов в подразделениях территориального учреждения и подчиненных ему организациях.

3. Функции службы ДОУ

Служба ДОУ в соответствии с возложенными на нее задачами осуществляет следующие функции:

3.1. Организует документооборот в аппарате территориального учреждения на основе единых требований и современных информационных технологий.

Организует использование типовой САДД ТУ в соответствии с требованиями к технологии документооборота.

3.2. Принимает меры по сокращению сроков прохождения и исполнения документов, ведет учет документооборота, анализирует и докладывает руководству информацию о ходе и результатах этой работы, готовит предложения по совершенствованию организации работы с документами.

3.3. Осуществляет выполнение функций (прием, регистрация, учет передачи, аннотирование в САДД ТУ и учет резолюций, отправка, тиражирование и др.) по работе с теми видами документов, работа с которыми централизована в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в учреждениях системы Банка России или возложена на службу ДОУ руководством территориального подразделения (указываются конкретные функции и виды документов).

3.4. Осуществляет контроль за своевременным исполнением документов и поручений Банка России, руководства территориального учреждения, обращений органов власти, писем граждан. Готовит информационные материалы о состоянии исполнительской дисциплины в территориальном учреждении.

3.5. По поручению руководства территориального учреждения оказывает содействие в обслуживании и документировании заседаний коллегиальных органов и совещаний, проводимых руководством.

3.6. Организует изготовление и обеспечивает хранение бланков организационно-распорядительных документов территориального учреждения, обеспечивает их учет и выдачу структурным подразделениям.

3.7. Проверяет правильность оформления документов, подготовленных подразделениями территориального учреждения.

3.8. Разрабатывает номенклатуру дел подразделения, организует разработку и согласование номенклатур дел территориального учреждения и подведомственных организаций.

3.9. Организует архивное хранение, обеспечивает сохранность, учет, научно-техническую обработку и использование законченных делопроизводством документов территориального учреждения. Осуществляет экспертизу ценности и отбор документов Архивного фонда Российской Федерации для передачи на государственное хранение.

3.10. Предоставляет архивные документы для исполнения запросов организаций и граждан по вопросам социально-правового характера.

В установленном порядке выдает копии документов и архивные справки.

3.11. Проводит информационно-справочную и аналитическую работу по вопросам, связанным с документационным обеспечением управления.

3.12. Осуществляет организационно-методическое руководство работой с документами, в том числе подготовку методических документов по делопроизводству в территориальном учреждении.

3.13. Осуществляет контроль состояния делопроизводства и исполнительской дисциплины, проводит проверки организации работы с документами в подразделениях территориального учреждения и подчиненных организациях.

3.14. Ведет работу с резервом нормативных документов.

3.15. По поручению руководства территориального учреждения обеспечивает выполнение стенографических и машинописных работ для структурных подразделений.

3.16. Рассматривает поступающую корреспонденцию и исполняет документы по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ.

3.17. Совместно с другими подразделениями территориального учреждения принимает меры по защите банковской информации.

3.18. По поручению руководства территориального учреждения выполняет иные функции, связанные с документационным обеспечением территориального учреждения (указываются конкретные функции, выполняемые данной службой ДОУ).

4. Организация работы службы ДОУ

4.1. Служба ДОУ строит свою деятельность в соответствии с планами работы, утверждаемыми руководителем территориального учреждения, курирующим службу ДОУ.

Службу ДОУ возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности в установленном порядке.

4.2. Начальник службы ДОУ:

- осуществляет руководство деятельностью службы ДОУ, организует ее работу и несет ответственность за выполнение возложенных на нее задач и функций;

- распределяет обязанности между работниками службы ДОУ;

- представляет руководству территориального учреждения для утверждения в установленном порядке положения о подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции (обязанности) работников;

- требует от работников службы ДОУ четкого выполнения возложенных на них должностных обязанностей, обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины, проведение необходимой работы по повышению квалификации работников службы ДОУ;

- готовит для рассмотрения в установленном порядке предложения по вопросам приема, увольнения, перемещения работников службы ДОУ, их поощрения или применения к ним мер дисциплинарного воздействия;

- организует получение от структурных подразделений информации, необходимой для выполнения поручений руководства территориального учреждения, а также по вопросам, отнесенным к компетенции службы ДОУ;

- представляет службу ДОУ в подразделениях территориального учреждения, участвует в совещаниях, проводимых руководителями территориального учреждения и его подразделений, по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ;

- представляет руководству территориального учреждения информацию об организации работы с документами в подразделениях территориального учреждения, вносит предложения по ее совершенствованию;

- визирует документы, требующие визы службы ДОУ;

- визирует и подписывает документы, в том числе подготовленные другими структурными подразделениями, по вопросам, отнесенным к компетенции службы ДОУ;

- дает разрешение на копирование и размножение служебных документов.

4.3. Начальник службы ДОУ вправе:

- возвращать структурным подразделениям на доработку документы, подготовленные и оформленные с нарушением установленных требований;

- требовать от структурных подразделений территориального учреждения своевременного и точного выполнения заданий и поручений руководителей и органов управления Банка России, руководства территориального учреждения, соблюдения установленного порядка работы с документами.

4.4. Начальник службы ДОУ имеет заместителя, назначаемого и освобождаемого от должности руководителем территориального учреждения в установленном порядке. (Должность заместителя вводится в случае соответствия штатной численности установленным нормативам).

4.5. Заместитель начальника осуществляет организационное, методическое руководство, контроль за работой сотрудников службы ДОУ в соответствии с распределением обязанностей и в пределах своей компетенции, определенной в должностной инструкции, несет ответственность за выполнение возложенных на службу ДОУ задач и функций.

В отсутствие начальника службы ДОУ его заместитель (или лицо, его замещающее) осуществляет общее руководство подразделением и пользуется соответствующими правами.