Командировка работника - выплаты по месту работы (И.В. Самойлов, "Консультант бухгалтера", N 7, июль 2005 г.)

Командировка работника - выплаты
по месту работы

В соответствии со статьей 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Условия командирования сотрудников регулируются положениями самого Трудового кодекса Российской Федерации, а в части, ему не противоречащей, - постановлением Совмина СССР от 18 марта 1988 г. N 351 "О служебных командировках в пределах СССР" и Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее по тексту - Инструкция по служебным командировкам).

Применение нормативных актов, принятых во времена бывшего Союза ССР, объясняется положениями статьи 423 ТК РФ.

За время нахождения работника в командировке за ним в соответствии со статьей 167 ТК РФ сохраняется место работы (должность) и средний заработок. Работнику также возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой.

Служебные командировки оформляются первичными документами, формы которых утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

При убытии работника в командировку ему выдается "Командировочное удостоверение" (форма N Т-10). Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании устного или письменного распоряжения руководителя организации или лица, его заменяющего.

Дополнительно к командировочному удостоверению, по усмотрению руководителя организации, может оформляться приказ (распоряжение) по организации. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 утверждены типовые формы "Приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку" (форма N Т-9) и "Приказа (распоряжения) о направлении работников в командировку" (форма N Т-9а).

Приказ оформляется работником кадровой службы в одном экземпляре и передается на подпись руководителю организации или уполномоченному им лицу. В приказе указываются фамилия и инициалы командируемого работника, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, цель, время и место командировки. При необходимости в приказе указывается источник оплаты сумм командировочных расходов и другие условия направления в командировку.

До убытия в командировку руководителями структурных подразделений, от которых командирован работник, необходимо оформить "Служебное задание для направления в командировку:" (форма N Т-10а), утверждаемое руководителем организации или уполномоченным им лицом. Задание передается в кадровую службу организации для его использования при оформлении приказа о направлении в командировку.

По прибытии из командировки работником должны быть оформлены и представлены по принадлежности "Авансовый отчет" и "Отчет о выполнении служебного задания".

Отчет о выполнении задания оформляется на бланке "Служебного задания:" (форма N Т-10а), согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию организации вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Отчет об использовании полученных под отчет наличных денежных средств оформляется на бланке "Авансового отчета" (форма N АО-1), утвержденного постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55. К авансовому отчету прикладываются командировочное удостоверение и документы, подтверждающие произведенные расходы, а именно проездные билеты, счета гостиниц, другие документы, подтверждающие факт найма жилого помещения, а также документы, подтверждающие расходы за пользование постельными принадлежностями и др.

Реквизиты выданных на руки командировочных удостоверений отражаются в Журнале учета работников, выбывающих в командировки, форма которого приведена в приложении N 2 к Инструкции по служебным командировкам. По каждой позиции в данном журнале приводятся следующие реквизиты: номер позиции журнала по порядку; фамилия, имя и отчество командированного работника; занимаемая должность; номер командировочного удостоверения; фамилия и инициалы лица, подписавшего командировочное удостоверение; дата фактического выбытия работника в командировку и дата фактического прибытия из командировки; расписка командированного работника в получении удостоверения на руки.

Средний заработок на время служебной командировки

За все дни служебной командировки, включая день отъезда и день приезда в место постоянной работы, за работниками в соответствии с ТК РФ сохраняется средний заработок. Это означает ни что иное, как выплату работнику заработной платы, определяемой из расчета его среднего заработка за расчетный период.

Средняя заработная плата за время служебной командировки определяется по правилам, установленным статьей 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 11 апреля 2003 г. N 213.

Необходимо предостеречь работников бухгалтерий от выплаты командированным сотрудникам не среднего заработка, а предусмотренных принятой в организации системой оплаты труда сумм заработка (оклада, доплат, надбавок и т.п.).

Во-первых, это напрямую противоречит положениям трудового законодательства, и в частности статье 167 ТК РФ.

Во-вторых, заработная плата из расчета оклада (тарифной ставки) и иных выплат выплачивается за отработанное время, что должно подтверждаться табелями учета рабочего времени, которые оформляются по типовым формам N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда" или N Т-13 "Табель учета рабочего времени", которые утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Время отсутствия работника на рабочем месте по причине нахождения в служебной командировке при оформлении табелей не может быть показано отработанным временем, а оформляется буквенным кодом "К" и (или) числовым кодом "06".

Нарушение порядка оформления табелей учета рабочего времени приведет ни к чему иному, как к тому, что налоговые инспекторы при проведении проверки, сопоставив приказы (распоряжения) по личному составу с оформленными табелями учета рабочего времени выявят несоответствия в части находящихся в командировке лиц, и откажут в принятии расходов на оплату труда в виде оклада (ставки) и иных выплат в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.

При исчислении среднего заработка за время служебной командировки определяется средний дневной и (или) среднечасовой заработок работника, который определяется путем деления суммы учитываемой при расчете среднего заработка заработной платы за расчетный период на количество фактически отработанных в данном расчетном периоде рабочих дней (часов).

В качестве расчетного периода в соответствии со статьей 139 ТК РФ применяется период в 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, на который приходится начало служебной командировки.

Например, если работник убывает в командировку 18 июля 2005 года, то в качестве расчетного периода принимаются 12 календарных месяцев, предшествующих июлю 2005 года, то есть период с 1 июля 2004 г. по 30 июня 2005 года.

Действующим в организации коллективным договором может быть особо оговорено применение при расчетах среднего заработка иного расчетного периода, отличного от 12 календарных месяцев, - 3 месяца, 6 месяцев или др. Это допускается согласно статье 139 ТК РФ.

Если коллективным договором отличный от 12 месяцев расчетный период не оговорен, в обязательном порядке применяется расчетный период в 12 календарных месяцев.

Из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если (пункт 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы):

а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;

б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

в) работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

д) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

е) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации;

ж) работнику предоставлялись дни отдыха (отгулов) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ и в других случаях в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Дни прогула из расчетного периода не исключаются.

Средний дневной заработок для оплаты времени служебной командировки определяется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на количество фактически отработанных в этот период дней. При расчете среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации, включая те из них, что приведены в пункте 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

Сумма среднего заработка за время служебной командировки определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество рабочих дней, приходящихся на период служебной командировки.

При этом следует учитывать, что в соответствии с пунктом 8 Инструкции по служебным командировкам на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы.

При определении количества дней, подлежащих оплате в размере среднего заработка, применяются установленные Инструкцией по служебным командировкам правила о порядке определения дня выезда и дня приезда в служебную командировку.

Напомним, что днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы командированного лица. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (пристань, аэропорт) находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до соответствующего пункта отправления. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Таким образом, в общем случае для того, чтобы рассчитать сумму среднего заработка за время командировки, необходимо:

1) определить границы периода, за которые выплачиваются суточные (день выезда и прибытия);

2) установить количество рабочих дней по графику работы сотрудника (пятидневная или шестидневная рабочая неделя), приходящихся на этот отрезок времени;

3) исчислить среднедневной заработок и сумму среднего заработка за дни служебной командировки.

Пример 1. Работник организации направлен в служебную командировку в период с 11 по 20 июля 2005 г.

В расчетном периоде, в качестве которого принимается календарный отрезок в 12 календарных месяцев с 1 июля 2004 г. по 30 июня 2005 г., работник отработал 185 дней (остальные рабочие дни по графику находился в служебной командировке, в отпуске, болел, в связи с чем они исключаются из расчетного периода). За этот же период по правилам исчисления среднего заработка учитываемая заработная плата работника составила 144320 руб.

Предположим, что график работы сотрудника:

А. Пятидневная рабочая неделя.

Для расчета среднего заработка за время служебной командировки работника следует:

1) определить среднедневной заработок работника - 780 руб. 11 коп. (144320 руб. / 185 дней);

2) определить количество дней, подлежащих оплате за время командировки, - 8 рабочих дней по графику пятидневной рабочей недели, приходящихся на период с 11 по 20 июля 2005 г.;

3) определить сумму среднего заработка за дни командировки - 6240 руб. 88 коп. (780 руб. 11 коп. x 8 дней).

Б. Шестидневная рабочая неделя.

Для расчета среднего заработка за время служебной командировки работника следует:

1) определить среднедневной заработок работника - 780 руб. 11 коп. (144320 руб. / 185 дней);

2) определить количество дней, подлежащих оплате за время командировки, - 9 рабочих дней по графику шестидневной рабочей недели, приходящихся на период с 11 по 20 июля 2005 г.;

3) определить сумму среднего заработка за дни командировки - 7020 руб. 99 коп. (780 руб. 11 коп. x 9 дней).

В общих случаях в соответствии с пунктом 9 Инструкции по служебным командировкам средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Однако в целом ряде случаев сопоставимости между графиком работы по основному месту работы и графиком работы в месте командировки добиться не удается. Кроме того, в определенных случаях по заданию руководителя организации работник выполняет трудовые обязанности в командировке по режиму, значительно отличающемуся от режима работы по основному месту работы (например, в служебную командировку направляется сотрудник, которому по основному месту установлен режим неполного рабочего времени).

Таким образом, на практике могут иметь место случаи, когда график сотрудника по месту основной работы не совпадает с графиком работы в организации, в которую он командирован. Например, по основному месту работник работает по графику пятидневной рабочей недели, а по месту командировки - по графику шестидневной работы, или наоборот. Наиболее целесообразным в таких случаях представляется расчет среднечасового заработка работника по месту основной работы.

Сведения о режиме работы по месту командировки могут устанавливаться согласно представляемым работниками отчетам о выполнении задания на служебную командировку, согласно имеющимся сведениям о режиме работы организаций (имеющиеся постоянные деловые связи или др.), из переписки или другими методами. Если достаточных сведений о режиме работы организации не имеется, при расчетах среднего заработка следует принимать режим работы сотрудника по основному месту его работы. Если же сотрудник в своем отчете или другими способами заявит об ином режиме работы в месте командировки (в частности, он будет в этом заинтересован в том случае, если по основному месту работы его графиком работы является пятидневная рабочая неделя, а по месту командировки он работал по графику шестидневной рабочей недели), необходимо применять сопоставимые условия для расчета сумм среднего заработка.

Дни следования к месту командировки и обратно, а также из одного места командировки в другое могут приниматься при расчете сумм среднего заработка за время командировки по графику, применяемому по основному месту работы сотрудника.

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что в расчетном периоде работник отработал 185 рабочих дней по графику пятидневной рабочей недели, или 1480 часов.

На предприятии, на которое был командирован сотрудник, работа осуществлялась по графику шестидневной рабочей недели, и за время командировки (9 рабочих дней) сотруднику подлежат оплате 60 часов. Сведения о режиме шестидневной рабочей недели предприятия, на которые был командирован сотрудник, подтверждены отчетом сотрудника о выполнении задания на командировку, а также оперативной информацией согласно имеющимся постоянным деловым связям.

Для расчета среднего заработка за время служебной командировки работника следует:

1) определить среднечасовой заработок работника - 97 руб. 51 коп. (144320 руб. / 1480 часов);

2) определить количество часов, подлежащих оплате за время командировки, - 60 часов;

3) определить сумму среднего заработка за дни командировки - 5850 руб. 60 коп. (97 руб. 51 коп. x 60 часов).

В случае направления в служебную командировку сотрудника, которому по основному месту работы установлен режим суммированного учета рабочего времени, расчет оплаты за время командировки также осуществляется согласно среднечасовому заработку, определяемому в соответствии с пунктом 13 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на количество часов, фактически отработанных в этот период. В свою очередь, средний заработок работника за время служебной командировки определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов в периоде, подлежащем оплате, то есть приходящихся на время служебной командировки.

Для такой категории сотрудников особое значение имеет оформление типовой формы N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". Именно в данном документе необходимо четко определить работнику, что он должен сделать за время командировки и на каких условиях (при этом заранее должно предполагаться, что в месте командировки работник подчиняется графику работы организации, в которую он командирован), а по возвращении из командировки от сотрудника должен быть затребован отчет, в котором ему следует изложить, на каких условиях в месте командировки выполнялись трудовые обязанности.

На таких же условиях необходимо организовывать служебные командировки сотрудников, которые по основному месту работы работают на условиях режима гибкого рабочего времени.

Если в командировку направляется работник, которому установлен график неполного рабочего времени, по мнению автора, не должны применяться нормы пункта 8 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, согласно которым средний дневной заработок таких лиц исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 5-дневной (6-дневной) рабочей недели, приходящихся на время, отработанное в расчетном периоде. Данное правило применимо в тех условиях, когда расчетный период и период оплаты из расчета среднего заработка сопоставимы по условиям трудовой деятельности. Так как командирование работника изначально предполагает постоянное нахождение в месте командировки (что не сопоставимо с режимом неполного рабочего времени), то и расчет среднего заработка необходимо производить исходя исключительно из фактически отработанного рабочего времени (лучше - исходя из фактически отработанного времени в рабочих часах).

Пример 3. Работник организации выполняет трудовые обязанности по основному месту работы по графику неполного рабочего времени, а именно по графику неполной рабочей недели.

С 11 по 15 июля 2005 года он находился в служебной командировке, и за этот период оплате подлежат 40 рабочих часов.

В расчетном периоде в 12 календарных месяцев с 1 июля 2004 г. по 30 июня 2005 г. сотрудник отработал 1760 часов, а учитываемая заработная плата за этот период составила 256 000 руб.

Расчет среднего заработка за время командировки следует произвести в следующем порядке:

1) определить среднечасовой заработок работника - 145 руб. 45 коп. (256000 руб. / 1760 час.);

2) определить количество рабочих часов, подлежащих оплате за время служебной командировки сотрудника, - 40 часов;

3) определить сумму среднего заработка за время командировки - 5818 руб. (145 руб. 45 коп. x 40 час.).

Как видим, при оплате служебных командировок прямое применение правил об исчислении среднего заработка в ряде случаев представляется необоснованным. Вместе с этим, учитывая прямые трактования положений соответствующих нормативных актов, организации могут производить оплату среднего заработка за время командировок по общим правилам, исходя из графика работы сотрудника по основному месту работы и задания на командировку. Однако в целом ряде случаев возможны претензии сотрудников, касающиеся необоснованных, по их мнению, занижений сумм заработной платы и как следствие тому, нежелание поездок в командировки.

При всем этом обращают на себя внимание положения Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", согласно которому в ближайшем будущем будут введены новые условия оплаты труда государственных гражданских служащих исходя из денежного содержания, складывающегося из месячного оклада в соответствии с замещаемой должностью, месячного оклада в соответствии с присвоенным классным чином гражданской службы, ежемесячных и иных дополнительных выплат.

Прямых указаний о том, что за время отсутствия на рабочем месте (в отпуске, в командировке и др.) за государственным гражданским служащим сохраняется именно средний заработок, в Федеральном законе N 79-ФЗ не имеется, откуда можно предположить, что за время командировки за ними будет сохраняться именно денежное содержание, а не средний заработок. На сей счет следует ожидать дополнительных разъяснений, а пока что в отношении государственных служащих применяются ранее установленные правила оплаты труда, в том числе с выплатой за время командировки среднего заработка, определяемого по общеустановленным правилам. Нормы же Федерального закона N 79-ФЗ по новым условиям оплаты труда вступают в силу одновременно с вступлением в силу нового Указа Президента Российской Федерации о денежном содержании федеральных государственных служащих, который пока что не подписан.

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок за ним в соответствии с пунктом 9 Инструкции по служебной командировке сохраняется только в организации, направившей его в командировку.

В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки (т.е. суточные, оплаты проезда и проживания) распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.

Оплата труда за работу в выходные и праздничные дни

По общим правилам, приходящиеся на время служебной командировки выходные и нерабочие праздничные дни оплате не подлежат. То есть заранее предполагается, что в указанные дни сотрудник не будет выполнять трудовые обязанности и в месте служебной командировки. Только из того, что выходной и (или) праздничный день приходится на время командировки, не следует, что они подлежат оплате из расчета среднего заработка или в ином другом порядке.

Если же работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, в соответствии с пунктом 8 Инструкции по служебным командировкам ему должна быть выплачена компенсация за работу в эти дни в соответствии с действующим законодательством.

Как указано выше, речь ведется о компенсации за работу в выходной или праздничный день, а не оплата дней, а потому указанные дни могут оплачиваться и не из расчета среднего заработка.

В соответствии со статьей 153 ТК РФ работа в выходной и нерабочий праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере в следующем порядке:

сдельщикам - не менее чем по двойным сдельным расценкам;

работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым ставкам, - в размере не менее двойной дневной или часовой ставки;

работникам, получающим месячный оклад, - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа в выходной и нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы.

По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Таким образом, если за "специальную работы в выходной или праздничный день" сотруднику предоставляется другой день отдыха, следует предполагать, что компенсация ему уже предоставлена, так как такая форма оплаты работы в такие дни заложена в статье 153 ТК РФ. Если компенсация предоставляется за работы в праздничный день, приходящийся на время командировки, то еще дополнительно следует оплатить указанный день.

Если отгул не предоставляется, работа в месте командировки в выходной или праздничный день должна быть оплачена не менее чем в размере двойной (часовой) тарифной ставки работника.

Для такой оплаты, во-первых, необходимо прямое указание в "Служебном задании для направления в командировку" (форма N Т-10а) или в "Командировочном удостоверении" (форма N Т-10), что работник командирован для работы в том числе в выходной или нерабочий праздничный день. Если работа в указанные дни выполнялась по требованию администрации, доведенному при нахождении работника в месте командировки, после возвращения из нее работнику следует потребовать от администрации оформления отдельного приказа или записей на указанных типовых формах о том, что ему поручалась работа в период командировки в том числе в выходной или праздничный день. Без такого дооформления документов осуществлять дополнительную оплату работникам бухгалтерии не рекомендуется.

Работникам из числа сдельщиков компенсацию за работу в период командировки в выходной или праздничный день рекомендуется осуществлять из расчета ставки по установленному ему тарифному разряду.

Правила о порядке определения компенсации за работу в период командировки в выходной или праздничный день могут закрепляться в коллективном договоре, заключаемом между администрацией организации и трудовым коллективом, в отдельном Положении по оплате труда, иных других локальных нормативных документах или же непосредственно в заключаемых с работниками трудовых договорах. В таких случаях бухгалтерии необходимо учитывать положения и данных документов, но с условием того, что их положения не противоречат вышеприведенным нормам (в частности, размер компенсации не меньше указанных выше).

Для расчета суммы компенсации за работу в выходной или праздничный день необходимо располагать данными о продолжительности работы в указанные дни. Это устанавливается согласно заданиям на командировку, отчетам о командировке и иным документам.

В силу требований статьи 113 ТК РФ для привлечения сотрудника к работе в выходной для него или нерабочий праздничный день необходимо наличие письменного приказа (распоряжения) работодателя и письменного согласия работника. Следует предполагать, что это требование касается и случаев работы сотрудника в период командировки.

В случаях, когда по распоряжению администрации сотрудник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Это прямая трактовка пункта 8 Инструкции по служебным командировкам.

Можно предположить, что если день приезда из командировки приходится на выходной или праздничный день, работнику также должен предоставляться дополнительный день отдыха.

Расчеты с командированным сотрудником
по суммам оплаты труда

В соответствии с пунктом 9 Инструкции по служебным командировкам по просьбе работника ему может пересылаться заработная плата. При этом услуги (плату) за пересылку оплачиваются из средств организации, направившей работника в командировку.

Особенно это актуально для тех случаев, когда сотрудник находится в длительной служебной командировке (свыше месяца) и расчетный период для получения заработная платы за истекший период приходится на время командировки сотрудника. В таких случаях просьба сотрудника о пересылке заработной платы должна считаться обоснованной, а администрация обязана осуществить пересылку сумм оплаты труда.

В настоящее время рассматриваемая проблема упрощается с переходом на получение заработной платы через пластиковые карты соответствующих банковских учреждений. Однако и в этих случаях, если работник воспользуется автоматами иных банков, он может понести расходы на оплату сумм комиссии, которые по правилам пункта 9 Инструкции по служебным командировкам также должны быть оплачены организацией.

При предъявлении работником требования о пересылке сумм заработной платы по наступлении выплатного периода бухгалтерии организации должна, в случае необходимости, рассчитать приходящиеся на время командировки дни исходя из среднего заработка, хотя бы и будут отсутствовать отчеты о выполнении задания по командировке и иные документы, включая командировочное удостоверение. Основанием для расчета среднего заработка в таких случаях должны являться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и дополнительное распоряжение администрации о расчете суммы для пересылки сотруднику.

Можно предположить, что по требованию находящегося в командировке сотрудника причитающиеся ему суммы следует выплатить членам его семьи. Однако в таких случаях необходимо наличие заверенной в установленном порядке доверенности на право получение сумм заработной платы.

Оплачиваемые организациями расходы по пересылке находящемуся в командировке сотруднику заработной платы не могут быть приняты в целях налогообложения по налогу на прибыль, так как это не предусмотрено главой 25 НК РФ. А потребовать от работника оплатить пересылку данных сумм за счет его средств организации в силу положений Инструкции по служебным командировкам не вправе.

Оплата расходов в случае временной нетрудоспособности
работника в период служебной командировки

В соответствии с пунктом 16 Инструкции по служебным командировкам в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев нахождения на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев.

По общим правилам временная нетрудоспособность командированного работника должна быть удостоверена надлежащими документами, а именно листком нетрудоспособности, выданным в соответствии с приказом Минздравмедпрома России от 19 октября 1994 г. N 206 и постановлением ФСС РФ от 19 октября 1994 г. N 21 "Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан".

В том случае, если работник находился в служебной командировке на территории зарубежных государств, период временной нетрудоспособности он также должен подтвердить листком нетрудоспособности, выданным лечебным учреждением на территории Российской Федерации. Такой листок в соответствии с указанным выше совместным документом Минздравмедпрома России и ФСС РФ выдается лечебным учреждением взамен документов, полученных в период пребывания работника за границей.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику на общих основаниях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, и при этом дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

Расчет сумм пособия осуществляется с учетом положений статьи 8 Федерального закона от 29 декабря 2004 г. N 202-ФЗ "О бюджете Фонда социального страхования Российской Федерации на 2005 год", статьи 8 Федерального закона от 8 декабря 2003 г. N 166-ФЗ "О бюджете Фонда социального страхования Российской Федерации на 2004 год" (действие продлено на 2005 год), а также Положения о порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию, утвержденного постановлением Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г. N 13-6.

К теме расчета сумм пособий по временной нетрудоспособности в 2005 году редакция журнала обращалась в 3 номере журнала за 2005 год.

Отдельные вопросы применения трудового законодательства

Следует учитывать, что травмы, полученные работниками, следовавшими к месту служебной командировки и обратно, в соответствии со статьей 227 ТК РФ признаются несчастными случаями на производстве, что влечет за собой предоставление пострадавшим лицам обеспечения по социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в порядке, определенном Федеральными законами от 16 июля 1999 г. N 165-ФЗ "Об основах обязательного социального страхования" и от 24 июля 1998 г. N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (в редакции изменений и дополнений).

Соответственно работодатель обязан в установленном порядке организовать расследование несчастного случая и его документальное оформление.

Если несчастный случай на производстве с командированным сотрудником произошел в месте командировки, он в соответствии со статьей 229 ТК РФ расследуется комиссией, образованной работодателем, у которого произошел несчастный случай. В состав данной комиссии входит уполномоченный представитель организации, направившей это лицо. Неприбытие или несвоевременное прибытие указанного представителя не является основанием для изменения сроков расследования.

За дни нахождения в командировке за работниками не сохраняется лечебно-профилактическое питание, на что указано в Правилах бесплатной выдачи лечебно-профилактического питания, утвержденных постановлением Минтруда России от 31 марта 2003 г. N 14.

Возмещение расходов, связанных с оплатой
служебной командировки

В соответствии со статьей 168 ТК РФ направленному в служебную командировку работнику подлежат возмещению следующие расходы:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

При определении размеров возмещаемых расходов должны быть учтены положения следующих нормативных правовых актов:

бюджетными учреждениями - постановления Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 г. N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета", Указа Президента Российской Федерации от 24 ноября 1995 г. N 1177 "О нормах расходов для федеральных государственных служащих на служебные командировки в пределах Российской Федерации" и приказа Минфина России от 2 августа 2004 г. N 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран";

организациями, производящими уплату налога на прибыль и применяющими специальные налоговые режимы - постановления Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (в редакции изменений и дополнений).

Соответствующие суммы подлежат возмещению (при выдаче подотчетных сумм перед началом командировки - зачету в счет выданных сумм) работникам по прибытии их из командировки.

Суточные возмещаются командированным лицам с учетом дней убытия и прибытия из командировки.

При этом фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне убытия из места командировки, с учетом предъявленных для оплаты проездных билетов. Если работник был командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия должны быть сделаны в каждом пункте.

Днем выезда в командировку, который должен приниматься в качестве первого дня для оплаты суточных, считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного лица, а днем прибытия - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы командированного.

Если день выезда в командировку является более ранней календарной датой, чем дата начала командировки, отраженная в командировочном удостоверении или в приказе по организации, вопрос с оплатой дней, предшествовавших дате начале командировки, должен решаться дополнительно с руководителем организации или иным уполномоченным на то должностным лицом. На недостающие дни, как вариант, может быть увеличен срок служебной командировки, но только с учетом соблюдения максимально возможной продолжительности командировки.

Если фактический день выезда в командировку является более поздней датой, чем день начала командировки, указанный в документах, выплата суточных должна производиться начиная со дня выезда в командировку. Соответственно, если день приезда из командировки является более поздней датой, чем установленный день окончания командировки, указанный в командировочном удостоверении или в приказе по организации, суточные за "превышающие" дни могут быть выплачены только с учетом решения руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица.

Если день прибытия из командировки является более ранней датой, чем календарная дата, указанная в документах, суточные выплачиваются по день прибытия из командировки, включительно.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку должны считаться текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (пристань, аэропорт) находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до соответствующего пункта отправления. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

При командировке работника в такую местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные в соответствии с пунктом 15 Инструкции по служебным командировкам выплачиваться не должны. Если работник при этом по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения ему могут быть возмещены только расходы по найму жилого помещения - суточные и в этом случае не выплачиваются.

Вопрос о том, может или нет работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту постоянного жительства, решается в каждом конкретном случае руководителем организации или иным уполномоченным на то должностным лицом организации, в котором работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

При принятии решения в отношении возможности или, наоборот, невозможности работника ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, работодатели должны принимать во внимание все критерии в совокупности: дальность расстояния; условия транспортного сообщения; характер выполняемого служебного задания; необходимость создания работнику условий для отдыха и т.п.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику на основании предъявляемых ими подтверждающих документов (счетов гостиниц и т.п.) со дня прибытия его в командировку и по день убытия, которые устанавливаются на основании отметок в командировочном удостоверении.

В пределах установленных норм возмещения расходов работникам в соответствии с пунктом 11 Инструкции по служебным командировкам подлежат возмещению также расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах.

Дополнительно к установленным нормам возмещения работнику должны быть возмещены расходы по бронированию мест в гостиницах, но не свыше 50 процентов от возмещаемой ему стоимости места за сутки, а также расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами.

Если командированный работник не предъявляет для оплаты документы, подтверждающие наем им жилых помещений, а сам он бесплатным жилым помещением не обеспечивался, в качестве компенсации расходов ему выплачивается сумма в оговоренном размере (в настоящее время - не менее 12 рублей за сутки).

Следует учитывать, что согласно положениям пункта 13 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 года N 490) плата за проживание в гостиницах взимается в соответствии с единым часом - с 12 часов (если только с учетом местных особенностей не принят иной единый расчетный час) текущих суток по местному времени. При размещении до расчетного часа, то есть с 0 до 12 часов, плата за проживание за время до 12 часов взиматься не должна.

В случае задержки выезда проживающего лица плата за проживание взимается в следующем порядке:

не более 6 часов после расчетного часа - почасовая оплата;

от 6 до 12 часов после расчетного часа - плата за половину суток;

от 12 до 24 часов после расчетного часа - плата за полные сутки (если в гостинице отсутствует почасовая оплата).

При проживании не более суток (24 часов) плата взимается за сутки независимо от расчетного часа.

Как правило, количество оплачиваемых дней проживания в гостиницах не может превышать количество дней командировки (в том числе проведенных в пункте командировки), за которые работнику выплачиваются суточные.

В подтверждение расходов, произведенных по найму жилого помещения, оплате брони и дополнительных услуг, работником должны быть предъявлены (приложены к авансовому отчету) счета по форме N 3-г или N 3-гм, форма которых утверждена приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. N 121, в качестве документов строгой отчетности, заменяющих применение при расчетах с населением контрольно-кассовых машин.

Если работник с разрешения руководителя организации или лица, его заменяющего, был направлен в служебную командировку на служебном или его личном автотранспорте, расходы по оплате автостоянки подтверждаются квитанцией "Автостоянка" (форма N 11-г).

Предоставленные командированным работникам дополнительные услуги, не входящие в заявленную гостиницей цену номера, подтверждаются "Квитанцией на предоставление дополнительных платных услуг" (форма N 12-г).

Все приведенные выше бланки, которыми оформляется прием от граждан средств в оплату услуг гостиниц, являются бланками строгой отчетности, которые в соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" освобождают гостиницы от необходимости применения контрольно-кассовой техники. При этом по сложившейся практике гостиницы наряду со счетами и прочими бланками выдают в подтверждение полученных сумм также и чеки контрольно-кассовых аппаратов. Исходя из этого, для более "весомого" подтверждения осуществляемых расходов администрации необходимо требовать от командированных лиц представления также и чеков ККМ, и только если ими гостиница не располагает, принимать в обоснование расходов счета гостиниц (о второй части командированные лица конечно же предупреждаться не должны).

К возмещаемым работникам расходам по проезду к месту командировки и обратно, а также от одного пункта командировки в другой относятся расходы по проезду воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом (за исключением такси), включая страховые платежи по обязательному личному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и их предварительной продаже, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Командированному работнику возмещаются также расходы по проезду транспортом общего назначения (кроме такси) к станции, пристани, порту, если они находятся за чертой населенного пункта, а также расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями, которые возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

Согласно письму Минфина России от 12 мая 1992 г. N 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах" затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями командированному работнику подлежат возмещению по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. Исходя из этого, командированные лица для оплаты стоимости пользования постельными принадлежностями должны представить в бухгалтерию организации оправдательные документы (квитанции, чеки и т.п.), подтверждающие стоимость услуг.

При утрате работником оправдательных документов, подтверждающих проезд к месту командировки и обратно, от одного места командировки в другое, руководитель организации вправе принять решение о возмещении расходов по проезду исходя из минимальной стоимости:

железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

водным транспортом - в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация организации в соответствии с пунктом 13 Инструкции по служебным командировкам вправе предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

Как указано в статье 168 ТК РФ, командированному лицу подлежат возмещению и иные расходы, произведенные им с разрешения или ведома работодателя.

И.В. Самойлов

"Консультант бухгалтера", N 7, июль 2005 г.