"BPlan" - система для автоматизации бюджетирования (Н. Герасименко, "Финансовая газета", N 39, сентябрь 2005 г.)

"BPlan" - система для автоматизации бюджетирования

Сегодня, как никогда остро, перед малыми и средними компаниями стоит проблема совершенствования менеджмента, одним из направлений которого является бюджетирование. Оно создает базу для финансового управления бизнесом, оптимизации использования имеющихся ресурсов и активов предприятия. Бюджетирование способствует укреплению финансовой дисциплины, стимулирует результативную работу подразделений, а также обеспечивает финансовую "прозрачность" компании. С его применением появляются широкие возможности в области оценки инвестиционной привлекательности отдельных направлений деятельности.

Эффективность бюджетного управления чаще всего в значительной степени зависит от используемых информационных технологий. Благодаря автоматизации процесса бюджетирования осуществляется оперативное получение информации, создается единое информационное пространство и наращивается аналитический потенциал. Как правило, руководство компании заинтересовано в выборе хорошего профессионального инструмента, при этом недорогого и не сложного в освоении. Именно таким программным продуктом является BPlan российской консалтинговой компании "ITeam".

BPlan предназначен для разработки, анализа и контроля исполнения бюджетов в средней или небольшой компании. Он позволяет руководителям, финансовым аналитикам и экономистам решать следующие основные задачи:

создание бюджетной модели компании (с возможностью внесения в нее изменений);

разработка операционных, функциональных и основных бюджетов;

сравнение нескольких вариантов бюджета ("what-if" анализ);

проведение всестороннего анализа бюджета;

проведение план-фактного анализа исполнения бюджета.

В среде BPlan реализуется моделирование системы бюджетов в виде совокупности взаимосвязанных таблиц и дальнейшее применение созданной модели.

При разработке бюджета с помощью BPlan используется неограниченное число аналитических разрезов - направлений планирования, по которым классифицируются и анализируются бюджетные данные (например, виды продукции, сырье и материалы, подразделения и проекты компании, центры финансовой ответственности (ЦФО), контрагенты, версии бюджетов, географические регионы бизнеса и др.). Проводя анализ бюджетных показателей в различных разрезах, можно сравнивать рентабельность продуктов, доходы от бизнеса для нескольких регионов, эффективность работы ЦФО и получать разнообразные аналитические данные, облегчающие руководству компании принятие управленческих решений.

Для создания направления (разреза) в системе формируется иерархический список элементов. Что касается структуры направления, то ее необязательно создавать вручную - достаточно скопировать через буфер обмена из любой другой программы. Использование иерархии элементов в разрезе дает возможность "разворачивать" и "сворачивать" данные в бюджетных таблицах по иерархическим уровням.

Моделирование каждого бюджета компании реализуется в виде отдельной таблицы. Бюджетная модель представляет собой совокупность взаимосвязанных таблиц, в которых планируются целевые финансовые показатели компании, макроэкономические ограничения и собственно статьи бюджетов, называемые в Bplan объектами. В каждой такой таблице может содержаться неограниченное число объектов и направлений.

Bplan позволяет пользователю задавать значения показателей, планируемых в бюджетных таблицах, как вручную, так и одним из трех способов расчета: метод консолидации, метод разнесения и расчет по формуле.

При расчете методом консолидации бюджеты разрабатываются с использованием подхода "снизу вверх", при этом значения бюджетных показателей группируются вверх по уровням иерархии направлений и объектов. Консолидация объектов предполагает расчет значения родительского объекта как суммы значений всех его дочерних объектов, консолидация по направлению - расчет значения объекта как суммы его значений по иерархии, заданной направлением.

Оба метода консолидации задаются в системе автоматически, сразу после создания соответствующей иерархии элементов в направлении или объектов в таблице, что способствует оперативному формированию бюджетной модели с описанием минимального количества формул.

Метод разнесения, обратный консолидации, позволяет разрабатывать бюджеты "сверху вниз" с учетом целевых показателей компании на следующий год. При этом их значения разносятся по бюджетным периодам, подразделениям и продуктам компании пропорционально бюджетным показателям предыдущего периода. С помощью данного метода осуществляется также разнесение накладных расходов на продукты и ЦФО пропорционально объемам производства, объемам продаж, фонду оплаты труда или любой другой базе. Кроме того, имеют место разнесение объектов и разнесение по направлению как обратные методы расчета. Разнесение объектов - это распределение значения родительского объекта по дочерним объектам пропорционально их текущим значениям, разнесение по направлению - распределение значения объекта на его значения по иерархии, заданной направлением, пропорционально текущим значениям.

Еще один метод - расчет по формуле - применяется для описания зависимостей между различными бюджетами, а также между бюджетными показателями внутри одной таблицы. Формулу расчета можно построить для любого объекта на основе значений других объектов (в том числе и находящихся в других таблицах).

После завершения формирования бюджетной модели следует этап планирования бюджетов, когда в таблицы BPlan вводятся планируемые значения бюджетных показателей, причем в небольшом количестве, так как их основная часть рассчитывается в программе.

Если следовать принципу "от достигнутого", то в BPlan в качестве отправной точки составления бюджета могут использоваться данные прошлых периодов. Например, чтобы учесть сложившиеся тенденции сезонности продаж и относительный вклад в объем продаж каждого продукта, необходимо сделать следующее. Надо скопировать фактические данные по продажам каждого продукта за прошедший год в плановые данные следующего года, затем, скорректировав сумму продаж за год на ожидаемую величину изменения и применив команду "Разнести ячейку", распределить новый объем продаж по профилю прошлого года.

Расчет модели и анализ разработанного бюджетного плана производятся после внесения в бюджеты плановых данных. Версии бюджетов, полученные на этапе планирования, анализируются как на предмет достижения целевых финансовых показателей, так и в разрезе используемых направлений планирования.

Таблицы BPlan дают возможность анализировать доходы компании по видам продукции или каналам сбыта, рассматривать себестоимость продукции применительно к ее формирующим элементам, сравнивать эффективность деятельности различных подразделений и получать разного рода аналитическую информацию, необходимую руководству компании.

В случае если разработанные планы по результатам проведенного анализа не удовлетворяют менеджеров компании, этап планирования для подготовки следующей версии бюджетов может быть выполнен повторно.

Имея базовый вариант бюджета, можно определить, какие факторы влияют на его реализацию. Это делается путем создания оптимистической и пессимистической версий бюджета, соответствующих различным сценариям работы компании в будущем, и добавления новых элементов в направление "Версии". Следующий шаг - копирование данных (с помощью специальной команды "Копирование слоя данных"), запланированных для базовой версии бюджета, на каждую из двух созданных версий. На последнем этапе выделяются факторы, которые обладают максимальной неопределенностью или к которым показатели бюджета наиболее чувствительны. Далее в оптимистической и пессимистической версиях производится корректировка значений выбранных параметров в пределах вероятных диапазонов их изменения. Разработка версий бюджетов завершается после проведения расчета бюджетной модели.

Функциональные возможности таблиц BPlan позволяют проводить сравнение разработанных версий бюджетов. Для этого необходимо выбрать такой вид таблицы, при котором значения бюджетных показателей для всех версий будут отображаться в находящихся рядом столбцах. Подобный сравнительный анализ предоставляет пользователю информацию об уровне рисков, связанных с возможными ошибками в прогнозировании заложенных в бюджеты показателей.

По сравнению с MS Excel BPlan столь же универсален и доступен, но вместе с тем гораздо удобнее обычных электронных таблиц:

разработан специально для решения задач бюджетирования с использованием проверенных методик;

позволяет оперативно построить бюджетную модель компании, максимально приближенную к реальной финансовой и бюджетной структурам;

поддерживает механизм многомерных, а не плоских таблиц, что обеспечивает более быстрое планирование и анализ данных бюджетов;

имеет структуру бюджетных таблиц вместо огромного числа листов и файлов Excel;

создает устойчивые связи бюджетов с их статьями и обеспечивает проверку их корректности при внесении в модель изменений;

консолидирует данные по уровням иерархии направлений бюджетирования, что приводит к значительному уменьшению количества вводимых формул.

Программный продукт поставляется в комплекте с методическим руководством по бюджетированию и электронной библиотекой бюджетных моделей.

При сравнении BPlan с "большими" системами можно также отметить ряд его преимуществ:

позволяет сразу приступить к работе, не требуя внедрения и привлечения консультантов;

обладает простой структурой и удобным интерфейсом;

доступен в освоении и использовании;

дает возможность легко вносить изменения, сохраняя при этом все уже существующие бюджетные данные;

и, наконец, его стоимость существенно дешевле, чем у "больших" систем аналогичной направленности, и включает развитый комплекс услуг поддержки пользователей.

Н. Герасименко,

доцент кафедры "Информационные технологии"

Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации

"Финансовая газета", N 39, сентябрь 2005 г.