"BPlan" - система для автоматизации бюджетирования
Сегодня, как никогда остро, перед малыми и средними компаниями стоит проблема совершенствования менеджмента, одним из направлений которого является бюджетирование. Оно создает базу для финансового управления бизнесом, оптимизации использования имеющихся ресурсов и активов предприятия. Бюджетирование способствует укреплению финансовой дисциплины, стимулирует результативную работу подразделений, а также обеспечивает финансовую "прозрачность" компании. С его применением появляются широкие возможности в области оценки инвестиционной привлекательности отдельных направлений деятельности.
Эффективность бюджетного управления чаще всего в значительной степени зависит от используемых информационных технологий. Благодаря автоматизации процесса бюджетирования осуществляется оперативное получение информации, создается единое информационное пространство и наращивается аналитический потенциал. Как правило, руководство компании заинтересовано в выборе хорошего профессионального инструмента, при этом недорогого и не сложного в освоении. Именно таким программным продуктом является BPlan российской консалтинговой компании "ITeam".
BPlan предназначен для разработки, анализа и контроля исполнения бюджетов в средней или небольшой компании. Он позволяет руководителям, финансовым аналитикам и экономистам решать следующие основные задачи:
создание бюджетной модели компании (с возможностью внесения в нее изменений);
разработка операционных, функциональных и основных бюджетов;
сравнение нескольких вариантов бюджета ("what-if" анализ);
проведение всестороннего анализа бюджета;
проведение план-фактного анализа исполнения бюджета.
В среде BPlan реализуется моделирование системы бюджетов в виде совокупности взаимосвязанных таблиц и дальнейшее применение созданной модели.
При разработке бюджета с помощью BPlan используется неограниченное число аналитических разрезов - направлений планирования, по которым классифицируются и анализируются бюджетные данные (например, виды продукции, сырье и материалы, подразделения и проекты компании, центры финансовой ответственности (ЦФО), контрагенты, версии бюджетов, географические регионы бизнеса и др.). Проводя анализ бюджетных показателей в различных разрезах, можно сравнивать рентабельность продуктов, доходы от бизнеса для нескольких регионов, эффективность работы ЦФО и получать разнообразные аналитические данные, облегчающие руководству компании принятие управленческих решений.
Для создания направления (разреза) в системе формируется иерархический список элементов. Что касается структуры направления, то ее необязательно создавать вручную - достаточно скопировать через буфер обмена из любой другой программы. Использование иерархии элементов в разрезе дает возможность "разворачивать" и "сворачивать" данные в бюджетных таблицах по иерархическим уровням.
Моделирование каждого бюджета компании реализуется в виде отдельной таблицы. Бюджетная модель представляет собой совокупность взаимосвязанных таблиц, в которых планируются целевые финансовые показатели компании, макроэкономические ограничения и собственно статьи бюджетов, называемые в Bplan объектами. В каждой такой таблице может содержаться неограниченное число объектов и направлений.
Bplan позволяет пользователю задавать значения показателей, планируемых в бюджетных таблицах, как вручную, так и одним из трех способов расчета: метод консолидации, метод разнесения и расчет по формуле.
При расчете методом консолидации бюджеты разрабатываются с использованием подхода "снизу вверх", при этом значения бюджетных показателей группируются вверх по уровням иерархии направлений и объектов. Консолидация объектов предполагает расчет значения родительского объекта как суммы значений всех его дочерних объектов, консолидация по направлению - расчет значения объекта как суммы его значений по иерархии, заданной направлением.
Оба метода консолидации задаются в системе автоматически, сразу после создания соответствующей иерархии элементов в направлении или объектов в таблице, что способствует оперативному формированию бюджетной модели с описанием минимального количества формул.
Метод разнесения, обратный консолидации, позволяет разрабатывать бюджеты "сверху вниз" с учетом целевых показателей компании на следующий год. При этом их значения разносятся по бюджетным периодам, подразделениям и продуктам компании пропорционально бюджетным показателям предыдущего периода. С помощью данного метода осуществляется также разнесение накладных расходов на продукты и ЦФО пропорционально объемам производства, объемам продаж, фонду оплаты труда или любой другой базе. Кроме того, имеют место разнесение объектов и разнесение по направлению как обратные методы расчета. Разнесение объектов - это распределение значения родительского объекта по дочерним объектам пропорционально их текущим значениям, разнесение по направлению - распределение значения объекта на его значения по иерархии, заданной направлением, пропорционально текущим значениям.
Еще один метод - расчет по формуле - применяется для описания зависимостей между различными бюджетами, а также между бюджетными показателями внутри одной таблицы. Формулу расчета можно построить для любого объекта на основе значений других объектов (в том числе и находящихся в других таблицах).
После завершения формирования бюджетной модели следует этап планирования бюджетов, когда в таблицы BPlan вводятся планируемые значения бюджетных показателей, причем в небольшом количестве, так как их основная часть рассчитывается в программе.
Если следовать принципу "от достигнутого", то в BPlan в качестве отправной точки составления бюджета могут использоваться данные прошлых периодов. Например, чтобы учесть сложившиеся тенденции сезонности продаж и относительный вклад в объем продаж каждого продукта, необходимо сделать следующее. Надо скопировать фактические данные по продажам каждого продукта за прошедший год в плановые данные следующего года, затем, скорректировав сумму продаж за год на ожидаемую величину изменения и применив команду "Разнести ячейку", распределить новый объем продаж по профилю прошлого года.
Расчет модели и анализ разработанного бюджетного плана производятся после внесения в бюджеты плановых данных. Версии бюджетов, полученные на этапе планирования, анализируются как на предмет достижения целевых финансовых показателей, так и в разрезе используемых направлений планирования.
Таблицы BPlan дают возможность анализировать доходы компании по видам продукции или каналам сбыта, рассматривать себестоимость продукции применительно к ее формирующим элементам, сравнивать эффективность деятельности различных подразделений и получать разного рода аналитическую информацию, необходимую руководству компании.
В случае если разработанные планы по результатам проведенного анализа не удовлетворяют менеджеров компании, этап планирования для подготовки следующей версии бюджетов может быть выполнен повторн
