Эффективная обработка документов в банке (С. Михайличевский, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 39, сентябрь 2005 г.)

Эффективная обработка документов в банке

Для эффективной работы банка необходима слаженная работа всех отделов организации. В действительности, как правило, реализуется некоторый компромиссный вариант, причем компромисс стараются найти между эффективностью того или иного бизнес-процесса и затратами на его подготовку и "запуск", поэтому практически любой трудоемкий бизнес-процесс имеет все шансы стать "узким местом" в работе целого отделения, а иногда и банка в целом.

Одним из "рисковых" процессов является обработка платежных документов. Рассмотрим риски, связанные с ним. Во-первых, на ввод информации с платежного документа в компьютер необходимо время, и это время не должно превышать некоторый известный предел (иначе в операционном зале начнут собираться очереди). Во-вторых, крайне важно обеспечить точность вводимых данных, поскольку одна-единственная ошибка оператора может стать причиной весьма серьезных проблем. В-третьих, существует ряд типичных ситуаций, когда необходима проверка подлинности подписей и печатей во избежание приема фальшивого или неверно оформленного документа. И наконец, требования по безопасности при вводе данных сводятся к обеспечению сотрудникам службы безопасности возможности контроля за действиями операционистов.

До недавнего времени был широко распространен единственный способ ввода данных - вручную. Этот способ, к сожалению, не обеспечивает ни высокую скорость, ни достаточную точность данных: операторы устают, и ближе к вечеру количество ошибок и опечаток принимает угрожающие размеры. Проблема сверки подписей и печатей в разных банках решается по-разному. Однако в любом случае сотрудник, занятый сверкой, не общается в этот момент с клиентами - очередь ожидает.

Как правило, вводом и обработкой платежных поручений в банке занимается специальный отдел со штатом в несколько десятков человек. Для обработки одного документа необходимо набрать на клавиатуре около 300 знаков, причем большая часть этой информации - текст. Но необходимо ли содержать огромный штат операционного отдела и мириться с высокой себестоимостью ввода?

Существует реальная возможность организовать автоматизированный ввод документов - быстрый и точный, с невысокой себестоимостью и небольшим ROI. Для этого используются специальные компьютерные системы оптического распознавания документов. Следует отметить, что с точки зрения клиентов при автоматизированном вводе все выглядит как и раньше: привычные процедуры не меняются, только очередь движется заметно быстрее. Они точно так же приносят документы и подают их в окошко операциониста, который, вместо того чтобы читать написанное на бланках и набирать текст, просто опускает документы в сканер. Вся последующая их обработка происходит практически без участия человека.

Система ввода платежных документов FineReader Банк, разработанная компанией ABBYY, обеспечивает не только решение проблемы скорости ввода (на обработку одного документа уходит не более 30 секунд), но и контроль за правильностью вводимой информации. В отличие от операциониста система не устает и не может плохо себя чувствовать. Она с одинаковой, 100%-ной точностью "проверяет" вводимую информацию и рано утром, и поздно вечером: банковские реквизиты, дату платежа и его сумму, а также "сравнивает" суммы, указанные цифрами и прописью.

Как работает FineReader Банк? Оператор, как уже упоминалось, помещает пачку платежных документов в автоподатчик сканера и нажимает кнопку "Сканировать". Система "отсканирует" платежные поручения, "выделяет" нужные поля, "распознает" их и "проверяет" правильность результата. Оператор видит на экране распознанные документы в стандартизованном виде, и для окончательного подтверждения правильности ввода ему достаточно нажать одну кнопку. После чего проверенные данные будут экспортированы в автоматизированную банковскую систему (АБС) или в файл.

В минимальной конфигурации FineReader Банк используется в небольших банках и на крупных предприятиях, где объемы вводимых данных составляют десятки и сотни бланков в день. Минимальная конфигурация - это рабочее место одного оператора: один сканер и один компьютер. Для крупных банков и расчетно-кассовых центров используются более сложные варианты системы, позволяющие обрабатывать тысячи и десятки тысяч документов в день. Вариантов построения такого комплекса существует великое множество, поскольку современная, шестая версия FineReader Банк построена по модульному принципу. Другими словами, заказчик сам выбирает, какие рабочие станции (сканирования, распознавания, службы безопасности и т.п.) и в каком количестве нужны для решения его конкретной задачи. Срок окупаемости комплекса составляет менее одного года.

Система рассчитана на автоматизированный ввод практически любых банковских документов, не только платежных. Она способна обрабатывать все платежные документы в едином потоке, предварительная сортировка не требуется. Тип документа определяется автоматически.

Проблемы архивирования и контроля современными методами решаются достаточно просто. Все изображения отсканированных документов FineReader Банк сохраняет в электронном хранилище изображений. Любой обработанный документ в течение 5 лет после его введения в базу данных можно быстро - за считанные секунды - найти и распечатать. Поиск ведется по дате или по номеру расчетного счета.

Вопросы безопасности в банковской деятельности всегда были и будут весьма важными, поэтому в FineReader Банк есть станция Службы безопасности. Необходимость проверить, какие, когда и кем именно изменения в данных с платежных документов были сделаны, возникает часто. Это бывает нужно и для внутреннего контроля, и для внешних проверок. Теперь система запоминает все действия операторов с платежными документами, все изменения в данных, что позволяет отслеживать нарушения и ошибки даже спустя большое количество времени.

Правомерность исправлений, внесенных операционистом, отслеживает контролер. В FineReader Банк 6.0 все поля, в которых были исправлены данные, подсвечиваются. Не прошедшие контроль документы возвращаются операционистам, а подтвержденные данные - экспортируются в АБС. Все действия операционистов и контролеров тоже отслеживаются и записываются. Сотрудник службы безопасности банка в любой момент может проверить эту информацию. Это позволит отследить нарушения (фиксируется редактирование ключевых полей) при работе с любыми документами.

Любой операционист теперь имеет возможность убедиться в подлинности подписи и печати на каждом платежном документе. На экран одновременно выводятся как подпись и печать на текущем документе, так и их эталонные изображения. Помимо проверки подлинности такие электронные эталоны позволяют обрабатывать клиентские документы на любом рабочем месте, без привязки к конкретному операционисту.

Сегодня система FineReader Банк используется в половине банков России. Одним из известных банков, убедившихся в целесообразности ее применения, является Внешторгбанк. Система прошла необходимые испытания, и в дальнейшем планируется установить ее во всех подразделениях банка.

В банковском деле нововведения и усовершенствования - нередкость, поэтому и банковские технологии должны соответствовать современным стандартам. Компания ABBYY в каждой новой версии совершенствует FineReader Банк в соответствии с требованиями рынка. Сейчас большинство банков осуществляют экспресс-кредитование клиентов, увеличивается поток лиц, оформляющих пластиковые карты, и, что закономерно, с новой версией FineReader Банка есть возможность обрабатывать не только платежные документы, но и заявления клиентов на скоринговое кредитование, на выдачу пластиковых карт, на открытие счета, как, впрочем, и любые другие банковские документы.

С. Михайличевский,

ABBYY Россия

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 39, сентябрь 2005 г.