Не превращайте офис в кладбище первички ("Московский бухгалтер", N 9, сентябрь 2005 г.)

Не превращайте офис в кладбище первички

Даже если фирма работает всего пару лет, у нее образуется масса финансовых документов. По закону бухгалтерскую отчетность нужно хранить не менее пяти лет, а некоторые бумаги и пожизненно. Но что делать, если документов так много, что складывать их уже некуда? Можно обратиться в частные архивы.

Простое решение проблем

В Москве работает около десятка архивных фирм, которые занимаются внеофисным хранением, обработкой и уничтожением документов.

К основным заказчикам удаленного хранения и управления финансовыми документами относятся сотовые операторы, консалтинговые компании и, конечно же, банки. По словам заместителя директора одного из частных архивов Геннадия Шмотко, бумаги должны храниться по всем правилам. Существующий ГОСТ 7.50-90 "Консервация документов. Общие требования" содержит более 30 требований к условиям хранения документов - от температуры до светового режима. Так что если вы решили отдать первичку на сторону, то непременно поинтересуйтесь условиями хранения.

Во-первых, температура в помещении, где лежат документы, должна быть 20 градусов при влажности не более 80 процентов. Сами бумаги обычно хранятся в небольших ящиках - в один ящик помещается примерно пять папок-регистраторов. Причем во многих фирмах от влаги их защищают дополнительно: "одевают" в полиэтиленовые мешки.

Во-вторых, получая документы на хранение, архивариусы просто обязаны сделать их опись. А также подписать ящик, в котором будут лежать бумаги. Потом все эти сведения заносят в базу данных архива и сообщают представителям фирмы-клиента, как правило, генеральному директору и главному бухгалтеру. Потом работать с документами из архива могут только те лица компании, чьи данные (паспорта и подпись) занесены в так называемый журнал клиента. Так что посторонний ящик с документами не откроет.

И самое главное. Заключая договор с частным архивом, непременно оговорите с его руководством ответственность в случае форс-мажорных обстоятельств. Если ваши документы сгорят или пропадут, то вам обязаны будут выплатить материальный ущерб. Конкретная сумма оговаривается на стадии переговоров.

Минусы

Фирмы, предоставляющие услуги внеофисного хранения документов, как правило, располагают не одним, а несколькими складскими помещениями. А они, по рассказам Геннадия Шмотко, практически все находятся за пределами Москвы, в ближайшем Подмосковье. Причина в том, что на территории столицы просто нет складов, подходящих для хранения важных бумаг.

Для бухгалтеров это безусловный минус. Внезапно может понадобиться какой-нибудь документ, а он в это время будет спокойно лежать в хранилище, например, в Шереметьево. В такой ситуации придется либо за бумагой ехать самим работникам фирмы, либо воспользоваться службой доставки из хранилища. Но на любую процедуру уйдет по крайней мере несколько часов.

И наконец - о расценках

По данным риэлтеров, средняя стоимость квадратного метра в специальном хранилище - 200 долларов в год. Для сравнения: средняя стоимость квадратного метра офисного помещения составляет 600 долларов в год.

Складские помещения А (антипылевое покрытие, новейшие системы контроля содержания влаги в воздухе, системы пожаротушения) - 300 долларов за квадратный метр в год.

Складские помещения класса В+ (антипылевое покрытие, системы дымодетекции и пожаротушения) - 200-250 долларов в год за квадратный метр.

Складские помещения В (неоснащенные склады; для хранения важных бумаг использоваться не должны) - менее 200 долларов за квадратный метр в год.

Сейчас услугами частных архивов пользуются 30 процентов компаний. Причем 25 из них - московские фирмы. Специалисты прогнозируют, что через год желающих хранить документацию вне офиса станет в 1,5 раза больше.

Мнение

Алена Ванова, главный бухгалтер:

- Мы хранили финансовые документы в офисе все семь лет, что работает наша компания, Одну комнату специально отвели под хранилище. Всем,

а особенно сотрудникам бухгалтерии, было удобно - бумаги под боком. Но недавно из-за старой проводки в офисе случился пожар. Как ни странно, система пожаротушения не сработала, и добрая часть важных документов сгорела.

На восстановление архива мы потратили кучу времени и денег. И после этого директор решил обратиться в частный архив - так вроде надежнее хранить бумаги. У них там и специальный климат поддерживается, и видеокамеры стоят, чтобы ничего не стащили.

Мнение

Татьяна Береговая, бухгалтер-экономист:

- У нас в фирме есть специальное хранилище для первички. Там документы не портятся, за порядком следят бухгалтеры-практиканты. Пожары и потопы, тьфу-тьфу, обходят нас стороной... Так что в чужих помещениях не нуждаемся.

"Московский бухгалтер", N 9, сентябрь 2005 г.