Порядок расчета работника при увольнении (И.В. Гейц, "Консультант бухгалтера", N 8, август 2005 г.)

Порядок расчета работника при увольнении

В соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации расчеты с увольняемыми работниками должны быть осуществлены по всем причитающимся им суммам заработной платы, включая денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие, пособия по социальному страхованию и другие выплаты, не позднее дня увольнения, под которым понимается последний день работы увольняемого сотрудника. Таковы требования статьи 140 ТК РФ.

Для обеспечения своевременности выплаты заработной платы в организации должны быть подготовлены и оформлены соответствующие первичные учетные документы.

В день увольнения работнику также должна быть выдана трудовая книжка, а при наличии его письменного заявления, - в трехдневный срок также и копии документов, связанных с работой (приказ об увольнении, справки о заработной плате, о периоде работы и т.п.), на что указано в статье 62 ТК РФ.

Если в день увольнения работник не работал (в том числе отсутствовал на работе) либо он отказался от получения трудовой книжки на руки, работодатель в соответствии со статьей 62 ТК РФ обязан направить по месту жительства работника уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. Четкое и своевременное выполнение таких требований освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Если такие действия окажутся запоздалыми, то за время задержки работодатель может быть привлечен в соответствии со статьей 234 ТК РФ к выплате среднего заработка в пользу работника за все время задержки выдачи трудовой книжки.

Оформление документов при увольнении работника

При получении бухгалтерией приказа о расторжении заключенного с сотрудником трудового договора, во избежание возможных негативных последствий необходимо, прежде всего, уточнить правомерность увольнении работника, а также правильность оформленного приказа (распоряжения).

Увольнение работника оформляется на бланке "Приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)" по форме N Т-8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Если в один день увольняется несколько работников, может оформляться "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)" (форма N Т-8а).

Обе формы оформляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. На поступивших в бухгалтерию формах должны содержаться росписи увольняемых лиц об ознакомлении с приказом. В случае отсутствия таких росписей, необходимо уведомить работников кадровых служб об этом. Если сам работник отказался от росписи, работникам кадрового подразделения можно посоветовать оформить комиссионный акт, подтверждающий тот факт, что работник отказался от подписи. Акт должен быть удостоверен свидетельскими подписями тех лиц, в присутствии которых увольняемый работник отказался от подписи на бланке приказа (распоряжения).

В тексте поступившего в бухгалтерию приказа в обязательном порядке должны содержаться сведения об увольняемом работнике (его фамилия, имя и отчество; должность, профессия согласно штатного расписания), реквизиты расторгаемого трудового договора (номер и дата), дата увольнения, основание для прекращения трудового договора (со ссылкой на соответствующий пункт и статью Трудового кодекса Российской Федерации или федеральный закон).

В строке (графе) "Основание (документ, номер, дата)" должна содержаться ссылка на документ, на основании которого готовился приказ и прекращается действие трудового договора, - ими могут быть заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и др.

Если при проверке текста приказа выяснится, что увольняется материально ответственное лицо, к приказу должен быть приложен документ об отсутствии материальных претензий к работнику. На это обращено внимание в тексте указаний о порядке оформления приказов по формам N Т-8, Т-8а, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Об отсутствии такого рода документа должен быть поставлен в известность работник кадрового органа или администрации организации.

Вместе с этим необходимо учитывать, что отказ увольняемого работника или иные его действия, свидетельствующие о нежелании от сдачи находящихся в его ведении материальных и иных ценностей, в соответствии с действующим законодательством не являются основанием для затягивания процедуры его увольнения. В любом случае трудовой договор должен быть расторгнут с ним в установленные сроки без учета того обстоятельства, имеются за ним непогашенные недостачи, отказался ли он от проверки числящихся за ним ценностей, оформлен ли в установленном порядке акт приема-передачи находящихся на ответственном хранении ценностей и др.

Если материально ответственное лицо отказывается от сдачи числящихся за ним ценностей, администрация организации обязана самостоятельно организовать и провести инвентаризацию числящегося за ним имущества. При этом следует учитывать, что проведение инвентаризации при смене материально ответственных лиц является обязательным в силу требований пункта 2 статьи 12 Закона о бухгалтерском учете, а сама инвентаризация осуществляется в порядке, установленном приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

При выявлении недостач материальных ценностей, числящихся за материально ответственным работником, администрация вправе издать в оперативном порядке, а именно до даты увольнения работника, письменный приказ (распоряжение) об удержании соответствующей суммы недостачи с причитающейся увольняемому работнику суммы заработной платы. Однако следует учитывать, что в силу положений статьи 248 ТК РФ такого рода приказ может быть издан при условии, что сумма причиненного ущерба не превышает среднего месячного заработка работника, а сам приказ (распоряжение) оформлен не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба.

Если сумма выявленной недостачи или иного ущерба, причиненного работником, превышает его средний месячный заработок, а сам он возместить его отказывается, взыскание соответствующих сумм должно осуществляться посредством подачи иска от имени администрации в судебные органы.

В таком же порядке (то есть через подачу иска в судебный орган) должно осуществляться взыскание суммы недостачи или иного ущерба, выявленных при увольнении сотрудника, отказавшегося от сдачи своей должности, подписания акта приема-передачи, а также в иных подобных случаях. В данных случаях особое внимание должно быть уделено правильности оформления данных проведенной инвентаризации, а также того обстоятельства, что увольняемый работник самоустранился или отказался от участия в проводимой инвентаризации. Ведь именно данные документы будут положены в основу оформляемого иска.

Если администрация организации проведет инвентаризацию только после увольнения работника, это может оказать негативное влияние на судебные перспективы рассмотрения спора.

Как вывод из приведенного выше, при поступлении в бухгалтерию приказа (распоряжения) об увольнении материально ответственного лица, работник бухгалтерии в первую очередь должен потребовать от администрации наличия в составе представленных документов справки об отсутствии претензий к данному сотруднику, а в случае затягивания процедуры увольнения против установленных сроков, - принять все меры к своевременному осуществлению расчетов с данным лицом, а также предупредить о невозможности просрочки сроков выдачи трудовой книжки, а также иных предусмотренных законодательством документов.

Во всех случаях просрочки данных действий, на работодателя может быть возложена материальная ответственность, предусмотренная статьями 234, 236 и 237 ТК РФ. Заключается такая ответственность в оплате за все время просрочки среднего заработка работника, уплате процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей ставки рефинансирования Центробанка России от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки, а также в возмещении суммы морального вреда. Как правило, данные суммы предъявляются к оплате организации на основании принятого решения судебного органа, в который уволенный работник обращается за защитой своих прав.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о расторжении трудового договора должно быть приложено мотивированное мнение выборного профсоюзного органа организации.

Наличие такого заключения в письменной форме обязательно в следующих случаях:

при увольнении работников, являющихся членами профсоюза, по пункту 2 статьи 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников организации), подпункту "б" пункта 3 статьи 81 ТК РФ (в связи с несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации) и пункту 5 статьи 81 ТК РФ (в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание).

Порядок учета работодателем мотивированного мнения выборного профсоюзного органа определяется положениями статьи 373 ТК РФ.

На основании поступившего в бухгалтерию письменного приказа (распоряжения) о расторжении заключенного с работником трудового договора оформляются соответствующие записи в лицевом счете увольняемого сотрудника (форма N Т-54 или Т-54а), а также оформляется бланк документа по форме N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Именно в данной форме осуществляется расчет всех причитающихся к получению увольняемым лицом сумм заработной платы, включая суммы основной заработной платы за месяц, в котором расторгается трудовой договор, компенсации за неиспользованный отпуск.

На основании оформленной по типовой форме N Т-61 записки-расчета причитающиеся к выплате на руки суммы переносятся в "Платежную ведомость", оформляемую по форме N Т-53, или в "Расходный кассовый ордер" (форма N КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации").

Расчет сумм заработной платы в окончательный расчет

Расчет сумм заработной платы в окончательный расчет при увольнении работника производится исходя из правил и систем оплаты труда, принятых в организации и закрепленных в трудовом договоре с работником, коллективном договоре с трудовым коллективом, отдельных положениях по оплате труда и иных локальных актах, принятых на уровне организации.

При этом в расчет в обязательном порядке принимается последний день работы работника. Учитывая, что в этот день с работником должны быть произведены окончательные расчеты, администрация организации обязана заблаговременно определить причитающиеся работнику суммы премии за текущий месяц, вознаграждений по итогам работы за год, за выслугу лет и иные суммы заработной платы.

Расчет причитающихся увольняемому работнику выплат производится в специальном разделе "Записки-расчета при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником" (форма N Т-61).

Пример 1. Работник организации увольняется с 22 августа 2005 года по собственному желанию.

Согласно условиям оплаты труда, принятым в организации, оклад работника составляет 6000 руб. в месяц. Кроме того, работнику установлена выплата надбавки за стаж работы в организации в размере 15 процентов от оклада, надбавки за работу в особых условиях в размере 40 процентов от оклада, а также премия в размере 50 процентов от суммы начисленной за месяц заработной платы.

Согласно отдельному положению по оплате труда работникам организации установлена выплата вознаграждения по итогам работы за год в размере четырех окладов из расчета за полностью отработанный год. В случае увольнения работника до окончания текущего года вознаграждение выплачивается пропорционально отработанному рабочему времени, если только по решению работодателя он не лишен данной выплаты.

При увольнении работника не позднее 22 августа 2005 года должны быть выплачены следующие суммы заработной платы:

1) оклад - 4173 руб. 91 коп. (6000 руб. / 23 дня x 16 дней, где 23 дня - количество рабочих дней по графику работы в августе 2005 года; 16 дней - количество фактически отработанных рабочих дней в период с 1 по 22 августа 2005 г. включительно);

2) надбавка за стаж работы - 626 руб. 09 коп. (4173 руб. 91 коп. x 15%);

3) надбавка за работу в особых условиях - 1669 руб. 56 коп. (4173 руб. 91 коп. x 40%);

4) премия - 3234 руб. 78 коп. ((4173 руб. 91 коп. + 626 руб. 09 коп. + 1669 руб. 56 коп.) x 50%);

5) вознаграждение по итогам работы в 2005 году - 15 391 руб. 30 коп. ((4 x 6000 руб.) / 12 мес. x 7 мес.) + (4 x 6000 руб. / 12 мес. / 23 дня x 16 дней), где первое слагаемое - это сумма вознаграждения за отработанные в текущем году месяцы с января по июль включительно, а второе слагаемое - сумма вознаграждения за неполностью отработанный август месяц текущего года).

Всего сумма заработной платы при увольнении работника - 25 095 руб. 64 коп.

С начисленных в пользу увольняемого работника сумм должны быть произведены предусмотренные действующим законодательством удержания (налог на доходы физических лиц, алименты, по исполнительным документам и др.), включая удержания, производимые по инициативе работодателя в соответствии со статьей 137 ТК РФ (невозвращенных в установленный срок подотчетных сумм, для возврата излишне выплаченных в связи со счетной ошибкой сумм заработной платы, за неотработанные до окончания текущего года дни предоставленного авансом отпуска и др.), а также удержания в возмещение причиненного работодателю ущерба, производимые в соответствии со статьей 248 ТК РФ.

При этом общий размер всех удержаний по инициативе работодателя в соответствии со статьей 138 ТК РФ не должен превышать 20 процентов причитающейся к выплате работнику заработной платы за минусом налога на доходы физических лиц.

Если из заработной платы производятся удержания на основании исполнительных документов, общий размер удержаний (включая удержания по инициативе работодателя) не может превышать 50 процентов.

Если по исполнительным документам взыскиваются алименты на несовершеннолетних детей, в возмещение вреда, причиненного работодателем здоровью работника, в возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, в возмещение ущерба, причиненного преступлением, то общий размер удержаний не может превышать 70 процентов.

При расчете удержаний налога на доходы физических лиц стандартные налоговые вычеты на самого работника и его несовершеннолетних детей могут предоставляться и за текущий месяц, то есть за месяц, в котором увольняется работник (в том числе и в случае, если он отработан неполностью).

В установленном порядке суммы начисленных в пользу увольняемого работника доходов и удержанные суммы налога подтверждаются "Справкой о доходах физического лица..." по форме N 2-НДФЛ (в настоящее время применяется форма, утвержденная приказом МНС России от 31 октября 2003 г. N БГ-3-04/583). Это еще один из документов, который должен быть выдан по требованию работника при его увольнении.

Напомним, что в соответствии со статьей 218 НК РФ стандартный налоговый вычет на самого работника предоставляется в размере 3 000 рублей, 500 рублей или 400 рублей за каждый месяц календарного года. При этом вычет в размере 400 рублей предоставляется до месяца, в котором доход работника с начала года, облагаемый по ставке 13 процентов, превысил 20 000 рублей. Если с учетом суммы заработной платы, причитающейся работнику при увольнении, совокупный доход с начала года превысил 20 000 рублей, вычет за этот месяц, в котором сотрудник увольняется, не предоставляется.

Налоговый вычет на содержание детей предоставляется в порядке, определенном подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ. Размер вычета составляет 600 рублей за каждый месяц календарного года, и предоставляется он родителям, опекунам, попечителям, приемным родителям на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет.

Вычет предоставляется до месяца, в котором совокупный доход работника с начала года, облагаемый по ставке 13 процентов, превысил 40 000 рублей. Начиная с месяца, в котором указанный совокупный доход превысил 40 000 рублей, вычет на содержание детей не предоставляется.

В двойном размере, то есть в размере 1 200 рублей за каждый календарный месяц, стандартный вычет на детей предоставляется вдовам (вдовцам), одиноким родителям, опекунам или попечителям, приемным родителям, а также на содержание ребенка в возрасте до 18 лет, являющегося ребенком-инвалидом, и на содержание учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора и студента в возрасте до 24 лет, являющихся инвалидом I или II группы.

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1, и предположим, что на содержании работника находятся двое несовершеннолетних детей, а совокупный доход в виде заработной платы с января по июль месяц 2005 года составил 24 200 руб.

Также предположим, что из заработной платы работника производятся удержания по исполнительному документу в пользу сторонней организации, и остаток к удержанию по состоянию на начало августа 2005 года составил 1 200 руб., а также удержания по инициативе работодателя невозвращенных подотчетных сумм в размере 5 230 руб.

Удержания должны быть исчислены в следующем порядке:

1) налог на доходы физических лиц - 3 262 руб. ((25 095 руб. 64 коп. x 13%, - стандартный вычет на самого работника, а также на двух несовершеннолетних детей не предоставляется, так как совокупный доход с начала года превысил соответственно 20 000 руб. и 40 000 руб., - с учетом начисленных сумм оплаты труда за август месяц он составил

49 295 руб. 64 коп. (24 200 руб. + 25 095 руб. 64 коп.));

2) удержания по исполнительному документу в пользу сторонней организации - 1 200 руб. (удержания производятся в размере остатка, так как эта сумму меньше, чем разрешенная к удержанию сумма в размере 10 916 руб. 82 коп. ((25 095 руб. 64 коп. - 3 262 руб.) x 50%, где 3 262 руб. - исчисленная к удержанию сумма налога на доходы физических лиц, за вычетом которой должны рассчитываться прочие удержания из заработной платы; 50% - максимально возможная ставка удержаний в обычных условиях);

3) удержания по инициативе работодателя - 4 366 руб. 73 коп. ((25 095 руб. 64 коп. - 3 262 руб.) x 20%, где 20% - максимально возможная ставка удержаний по инициативе администрации).

Всего сумма удержаний - 8 828 руб. 73 коп.

К выплате на руки при увольнении работника - 16 266 руб. 91 коп. (25 095 руб. 64 коп. - 8 828 руб. 73 коп.).

Остаток к взысканию невовзращенных подотчетных сумм в размере 863 руб. 27 коп. (5 230 руб. - 4 366 руб. 73 коп.) подлежит взысканию путем оформления соответствующего иска в судебные органы.

Если какие-либо удержания при увольнении работника произведены не будут, для взыскания остатка удержаний в пользу работодателя организации необходимо будет оформлять исполнительные документы (в части удержаний, производимых по инициативе работодателя), а также определять место будущей работы для направления имеющихся исполнительных документов, по которым должны производиться удержания в пользу соответствующих взыскателей (исполнительные листы или нотариально удостоверенные соглашения на уплату алиментов, исполнительные листы на взыскание сумм штрафов, сумм в пользу взыскателей и др.).

В случае необходимости, исполнительные документы могут быть направлены судебному исполнителю по месту жительства должника.

Удержание за неотработанные дни предоставленного авансом отпуска

В соответствии со статьей 137 ТК РФ с выплачиваемой в пользу увольняемого работника суммы заработной платы производятся удержания за неотработанные дни предоставленного авансом оплачиваемого отпуска. То есть, если работнику до истечения 11 месяцев работы в соответствующем году предоставлен оплачиваемый ежегодный отпуск, а после этого работник уволится с работы, с него должны быть удержаны суммы среднего заработка за те дни отпуска, которые приходятся на период после даты увольнения и до истечения 11 месяцев года, за который был предоставлен оплачиваемый отпуск.

Удержание не производится, если увольнение осуществляется по следующим основаниям:

по пункту 1 статьи 81 ТК РФ "ликвидация организации";

по пункту 2 статьи 81 ТК РФ "сокращения численности или штата работников организации";

по подпункту "а" пункта 3 статьи 81 ТК РФ "несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением";

по пункту 4 статьи 81 ТК РФ "смена собственника имущества организации" (по указанному основанию могут быть уволены руководитель организации, его заместители, главный бухгалтер);

по пункту 1 статьи 83 ТК РФ "призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу";

по пункту 2 статьи 83 ТК РФ "восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда";

по пункту 5 статьи 83 ТК РФ "признание работника полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением";

по пункту 6 статьи 83 ТК РФ "смерть работника либо работодателя - физического лица, а также признание судом работника либо работодателя - физического лица умершим или безвестно отсутствующим";

по пункту 7 статьи 83 ТК РФ "наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства Российской Федерации или органа государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации".

Число неотработанных до конца года дней предоставленного авансом отпуска указывается в подготовленном кадровыми органами приказе (распоряжении) об увольнении работника. С этой целью могут быть доработаны типовые формы N Т-8 или Т-8а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Если таких данных в представленном в бухгалтерию приказе не имеется, работнику бухгалтерии необходимо обратиться к лицевому счету (формы N Т-54 или Т-54а) увольняемого сотрудника, в котором оформляются отметки об использовании работником отпуска. В случае, если по результатам такой проверки выяснится, что с работника должны быть произведены удержания за неотработанные дни предоставленного авансом отпуска, полученный бланк приказа (распоряжения) должен быть передан в кадровую службу для уточнения.

Для расчета суммы удержания бухгалтеру следует произвести следующие действия:

1) подсчитать количество полных месяцев, отработанных работником до конца рабочего года, в счет которого ему авансом был предоставлен оплачиваемый отпуск, - при этом остатки дней сверх полных месяцев округляются до полных месяцев по следующим правилам округления: остаток до 14 календарных дней включительно отбрасывается, а остаток от 15 календарных дней и более округляется до полного месяца (на данные правила округления указано в пункте 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. N 169, сохранившем свое действие и в настоящее время);

2) вычитанием количества отработанных месяцев из 11 месяцев (данная величина объясняется тем, что именно по истечении данного количества месяцев работник приобретает право на получение отпуска) определяется количество не отработанных месяцев до конца рабочего года, за который работнику был предоставлен авансом оплачиваемый отпуск;

3) размер удержания определяется как произведение исчисленного среднедневного заработка на количество неотработанных дней отпуска (данная величина в свою очередь определяется исходя из предусмотренной действующим законодательством продолжительности отпуска, 12 месяцев в календарном году и количества неотработанных полных месяцев).

Как представляется, при расчете удержания должен быть принят среднедневной заработок, по которому ранее производился расчет предоставленного работнику авансом отпуска. Новый расчет среднедневного заработка исходя из расчетного периода, предшествовавшего дню увольнения, производиться не должен, так как может возникнуть ситуация, при которой с работника будут удержаны суммы большие, нежели те, которые он получил при оплате предоставленного отпуска, что представляется неправильным.

Удержания за неотработанные дни отпуска производятся с учетом законодательно предусмотренных статьей 138 ТК РФ ограничений, - совместно с другими удержаниями по инициативе администрации такие удержания не могут превышать 20 процентов причитающейся работнику суммы заработной платы.

Однако, если удержания за неотработанные дни предоставленного авансом отпуска производятся наряду с удержаниями по исполнительным документам, то общий размер удержаний не может превышать 50 процентов.

Если из заработной платы работника взыскиваются алименты на несовершеннолетних детей, в возмещение вреда, причиненного работодателем здоровью работника, в возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, в возмещение ущерба, причиненного преступлением, общий размер удержаний совместно с удержаниями по инициативе администрации организации не может превышать 70 процентов заработной платы, причитающейся работнику.

Пример 3. Предположим, что сотрудник компании увольняется с 17 августа 2005 г. по пункту 2 статьи 77 ТК РФ в связи с истечением срока действия трудового договора.

Ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней за рабочий год с 10 января 2005 г. по 9 января 2006 г. был предоставлен работнику в апреле 2005 года и сумма среднего заработка из расчета среднедневного заработка в 240 руб. составила 6720 руб. (28 календарных дней отпуска x 240 руб.).

При расторжении с работником трудового договора удержания за неотработанные дни предоставленного авансом отпуска должны быть исчислены в следующем порядке:

1) количество полных месяцев отработанных в текущем рабочем году до дня увольнения, то есть в период с 10 января 2005 г. по 17 августа 2005 г. включительно - 7 месяцев (7 месяцев 8 дней, или по правилам округления 7 месяцев);

2) количество месяцев, не отработанных до истечения 11 месяцев текущего рабочего года, - 4 месяца (11 месяцев - 7 месяцев);

3) размер удержания за неотработанные дни предоставленного авансом отпуска - 2239 руб. 99 коп. (240 руб. x (28 дней / 12 месяцев x 4 месяца)), где 240 руб. - размер среднедневного заработка, по которому работнику оплачивался предоставленный авансом отпуск; 28 дней - продолжительность ежегодного отпуска работника; 4 месяца - количество месяцев, не отработанных работником до истечения 11 месяцев текущего рабочего года.

Если при увольнении работнику причитаются суммы меньшие, чем исчисленный размер удержания за неотработанные дни отпуска, то удержание может быть произведено частично. Дальнейшие удержания остатка невозмещенной суммы (например, через суд) могут не производиться, на что указано в пункте 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. N 169.

В бухгалтерском учете удержания за неотработанные дни предоставленного авансом отпуска относятся на уменьшение ранее произведенных расходов на выплату среднего заработка за счет соответствующих источников - дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" кредит счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44 "Расходы на продажу" и др.

Следует учитывать, что работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, оплачиваемые отпуска или компенсация за неиспользованный отпуск в соответствии со статьей 291 ТК РФ предоставляются из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы. Соответственно и расчет суммы среднего заработка в части данных лиц должен осуществляться исходя из отработанных в расчетном периоде рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Лицам, занятым на сезонных работах, оплачиваемые отпуска или компенсация за неиспользованный отпуск исходя из положений статьи 295 ТК РФ предоставляются из расчета два календарных дня за каждый месяц работы.

Реализация права на отпуск при увольнении работника

Если на дату увольнения сотрудник не использовал за текущий рабочий год оплачиваемый отпуск, такой отпуск ему может быть предоставлен при увольнении или же может быть выплачена компенсация за неиспользованный отпуск, предусмотренная статьей 127 ТК РФ.

Исходя из положений указанной статьи Трудового кодекса Российской Федерации, работник вправе обратиться с письменным заявлением на имя работодателя с просьбой о предоставлении ему оплачиваемого отпуска с дальнейшим увольнением. Если работодатель сочтет возможным предоставить такой отпуск, на основании соответствующего решения в кадровом органе оформляется форма N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику" или N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам".

В свою очередь в бухгалтерии на основании полученного приказа о предоставлении отпуска оформляется "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику" (форма N Т-60).

Обе приведенные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Если администрация организации откажет работнику в предоставлении отпуска при увольнении, его право на оплачиваемый отпуск реализуется посредством выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск. Только посредством выплаты компенсации реализуется право на оплачиваемый отпуск для тех сотрудников, которые увольняются с работы за виновные действия, на что прямо указано в статье 127 ТК РФ.

В обоих случаях, как при предоставлении отпуска, так и при выплате компенсации, причитающийся работнику отпуск определяется пропорционально отработанному на день увольнения времени в текущем рабочем году. Эта норма была подтверждена Верховным Судом Российской Федерации в его Определении от 15 февраля 2005 г. N КАС 05-14.

При предоставлении при увольнении работника оплачиваемого отпуска бухгалтерией организации должен производиться расчет среднего заработка за предоставленные при увольнении оплачиваемые дни отпуска. Днем увольнения при этом согласно статье 127 ТК РФ должен считаться последний день отпуска, в связи с чем предоставленные при увольнении дни отпуска также должны быть включены в стаж работы, исходя из которого определяется продолжительность предоставляемого отпуска.

Так как продолжительность предоставляемого при увольнении отпуска может быть дробной, то возникает необходимость определения продолжительности отпуска по правилам округления. Хотя данная норма не предусмотрена действующим законодательством, но на практике продолжительность отпуска, предоставляемого при увольнении пропорционально отработанному времени, определяется в сторону увеличения до полного дня.

Расчет среднего заработка за дни предоставленного при увольнении отпуска осуществляется по правилам, установленным статьей 139 ТК РФ, а также утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 11 апреля 2003 г. N 213 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

Пример 4. Предположим, что работник организации увольняется с 17 августа 2005 года по пункту 1 статьи 77 ТК РФ "по соглашению сторон".

Согласно представленному работником письменному заявлению, ему при увольнении предоставляется не использованный за текущий год оплачиваемый отпуск, в связи с чем дата 17 августа 2005 г. является не днем увольнения, а днем, предшествующим началу предоставленного при увольнении отпуска.

В соответствии с коллективным договором работник пользуется правом на основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, а также на дополнительный оплачиваемый отпуск за работу в режиме ненормированного рабочего дня продолжительностью 14 календарных дней. Всего продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 42 календарных дня.

В текущем году оплачиваемый отпуск предоставляется работнику в период с 8 января 2005 г. по 7 января 2006 г.

По состоянию на день увольнения работник отработал в текущем рабочем году, то есть в период с 8 января 2005 г. по 17 августа 2005 г., 7 месяцев 10 дней или по правилам округления, 7 месяцев. Исходя из данных расчетов работнику должен быть предоставлен оплачиваемый отпуск продолжительностью 25 календарных дней (24,5 календарных дня = 42 календарных дня отпуска / 12 месяцев x 7 месяцев, или при округлении до полного календарного дня - 25 календарных дней).

Отпуск предоставляется работнику в период с 18 августа по 11 сентября 2005 года. Именно 11 сентября 2005 года является днем увольнения работника, в связи с чем именно период до 11 сентября 2005 года должен быть учтен в стаже работы, дающем право на оплачиваемый отпуск.

На период с начала рабочего года, то есть с 8 января 2005 г. и по день увольнения, то есть по 11 сентября 2005 г., приходится 8 месяцев 5 дней, или по правилам округления 8 месяцев, - соответственно оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен работнику продолжительностью 28 календарных дней (42 календарных дня / 12 месяцев x 8 месяцев).

При расчете суммы среднего заработка за время предоставленного отпуска используется расчетный период в три календарных месяца, предшествующих месяцу, на который приходится дата начала предоставленного при увольнении отпуска, если только иная продолжительность расчетного периода не предусмотрена коллективным договором или иным действующим в организации локальным нормативным актом.

Предположим, что в расчетном периоде с 1 мая по 31 июля 2005 г., который отработан работником полностью, ему начислено учитываемой при расчете среднего заработка заработной платы в размере 15 600 руб.

Размер среднедневного заработка составит 175 руб. 68 коп. (15 600 руб. / 3 мес. / 29,6), а сумма среднего заработка за отпуск - 4919 руб. 04 коп. (175 руб. 68 коп. x 28 календарных дней отпуска).

Если на предоставлении отпуска при увольнении работник не настаивает, или работодатель не согласен с предоставлением такого отпуска, работнику в соответствии со статьей 127 ТК РФ выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Учитывая приведенную трактовку трудового законодательства, компенсироваться должны, в том числе, и отпуска за все предыдущие годы без ограничения их числа.

Как и предоставляемый при увольнении отпуск, компенсация за неиспользованный отпуск может быть полной или пропорциональной в зависимости от того, на отпуск какой продолжительности имеет право работник на день его увольнения.

Работники, проработавшие в организации в текущем рабочем году не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в стаж работы, дающий право на отпуск, получают полную компенсацию. То есть работники, проработавшие в текущем году 11 или 12 месяцев и не использовавшие отпуск за этот год до дня увольнения, имеют право на получение компенсации в размере полного среднего заработка за отпуск, на который в соответствии с действующим законодательством они имеют право.

Во всех остальных случаях работники получают пропорциональную компенсацию. Размер такой компенсации зависит от продолжительности оплачиваемого отпуска, на который имеет право сотрудник, а также количества месяцев, отработанных работником в году увольнения. Так, при отпуске в 28 календарных дней компенсация устанавливается в размере 2,33-дневного среднего заработка за каждый фактически отработанный в рабочем году месяц работы (28 календарных дней / 12 календарных месяцев), при отпуске в 30 календарных дней - в размере 2,5 календарного среднего заработка за каждый месяц работы в рабочем году (30 дней / 12 календарных месяцев) и т.д.

В отличие от предоставления отпуска при увольнении работника (в данном случае дробное значение количества дней принято быть не может, так как речь ведется именно о предоставлении отпуска натурой), при оплате сумм компенсации количество подлежащих оплате дней отпуска может выражаться также и в дробном значении.

Если в месяце увольнения отработано не менее 15 календарных дней, то количество полностью отработанных месяцев округляется в большую сторону, если менее 15 календарных дней - в меньшую сторону.

Размер денежной компенсации за неиспользованный отпуск исчисляется исходя из среднего заработка, исчисляемого пропорционально продолжительности отпуска за количество отработанных полных месяцев (по правилам округления, изложенным выше), а также за все неиспользованные отпуска прошлых периодов.

Расчет среднего заработка для исчисления компенсации также производится в соответствии со статьей 139 ТК РФ, а также согласно утвержденному постановлением Правительства Российской Федерации от 11 апреля 2003 г. N 213 Положению об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

Пример 5. Воспользуемся условиями примера 4, и предположим, что работнику при увольнении должна быть выплачена денежная компенсация за неиспользованный в текущем рабочем году оплачиваемый отпуск.

По состоянию на день увольнения работник отработал в текущем рабочем году, то есть в период с 8 января 2005 г. по 17 августа 2005 г., 7 месяцев 10 дней или по правилам округления, 7 месяцев. Исходя из данных расчетов компенсация должна быть выплачена за 24,5 календарных дня оплачиваемого отпуска (42 календарных дня / 12 месяцев x 7 месяцев).

Сумма выплачиваемой при увольнении компенсации составит 4304 руб. 16 коп. (175 руб. 68 коп. x 24,5 календарных дня отпуска, где 175 руб. 68 коп. - размер среднедневного заработка работника, исчисленного исходя из расчетного периода).

С начисленной при увольнении работника денежной компенсации за неиспользованный отпуск в установленном порядке удерживается налог на доходы физических лиц (пункт 3 статьи 217 НК РФ).

Не облагается данная выплата единым социальным налогом, на что указано в подпункте 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ. Соответственно суммы компенсации не учитываются при исчислении сумм страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, что следует из пункта 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" (в редакции изменений и дополнений).

Не уплачиваются с суммы компенсации за неиспользованный отпуск также и страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, на что указано в пункте 1 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, который утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 7 июля 1999 г. N 765.

В отличие от сумм компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемые работнику суммы среднего заработка за дни предоставленного при увольнении оплачиваемого отпуска включаются в налоговые базы по налогу на доходы физических лиц, единому социальному налогу, а также в расчетные базы по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование и обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Расчет сумм денежной компенсации за неиспользованный отпуск оформляется в "Записке-расчете при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником" (форма N Т-61).

Выходное пособие

Выходное пособие в соответствии со статьей 178 ТК РФ выплачивается в случаях, когда расторжение трудового договора связано с отдельными независящими от работника причинами.

В размере среднемесячного заработка выходное пособие выплачивается при увольнении работника по пункту 1 статьи 81 ТК РФ "в связи с ликвидацией организации" или по пункту 2 статьи 81 ТК РФ "в связи с сокращением численности или штата работников организации".

Кроме этого, за уволенными по данным причинам работниками сохраняется средняя заработная плата на период трудоустройства, но не свыше трех месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). За лицами, работающими в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, средний заработок в соответствии со статьей 318 ТК РФ сохраняется на период трудоустройства, но не свыше шести месяцев (с зачетом месячного выходного пособия).

Отдельное внимание необходимо уделить также положениям статьи 296 ТК РФ, согласно которой при прекращении трудового договора с работником, занятым на сезонных работах, в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников, выходное пособие выплачивается им в размере двухнедельного среднего заработка.

Расчет среднего заработка при исчислении суммы выходного пособия также производится по правилам статьи 139 ТК РФ и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 11 апреля 2003 года N 213.

Учитывая нормы последнего из указанных нормативных документов, расчет суммы выходного пособия следует производить исходя из количества рабочих дней (по графику работы), приходящихся на тот период, за который работнику выплачивается выходное пособие.

Пример 6. Предположим, что работник организации увольняется с 15 августа 2005 г. по пункту 1 статьи 81 ТК РФ в связи с сокращением численности работников организации.

При увольнении работнику должно быть выплачено выходное пособие в размере месячного заработка, то есть за период с 16 августа по 15 сентября 2005 г. На данный период времени согласно принятому в организации графику (пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями) приходится 23 рабочих дня.

В расчетном периоде, в качестве которого принимаются 12 календарных месяцев, предшествующих августу 2005 года, то есть период с 1 августа 2004 г. по 31 июля 2005 г., сотрудник отработал 224 рабочих дня, за которые ему начислено учитываемой при расчете среднего заработка заработной платы в размере 34 560 руб.

Сумма причитающегося к начислению при увольнении работника выходного пособия составит:

размер среднедневного заработка - 154 руб. 29 коп. (34 560 руб. / 224 рабочих дня);

сумма выходного пособия - 3548 руб. 67 коп. (154 руб. 29 коп. x 23 рабочих дня).

Для выплаты среднего заработка за второй месяц трудоустройства администрация организации вправе потребовать от уволенного по пунктам 1 и 2 статьи 81 ТК РФ сотрудника представления трудовой книжки. На основании отсутствия отметок о поступлении на работу за первый месяц трудоустройства до даты выплаты среднего заработка за второй месяц трудоустройства, администрацией и принимается решение о выплате среднего заработка.

За получением суммы среднего заработка работник обращается по истечении второго месяца после увольнения с работы. Выплата сумм осуществляется в сроки, согласованные с администрацией организации, но как правило в предусмотренный в организации расчетный период для выплаты заработной платы за вторую половину месяца.

Расчет выплаты оформляется отдельной справкой, в которой приводится расчет среднедневного заработка, указываются количество оплачиваемых дней, а также сумма среднего заработка. Выплата сумм осуществляется по платежной ведомости или по расходному кассовому ордеру.

Пример 7. Воспользуемся условиями примера 6, и предположим, что по истечении второго месяца трудоустройства, а именно после 15 октября 2005 года, работник обратился за получением суммы среднего заработка за второй месяц трудоустройства.

Исходя из отсутствия отметок в трудовой книжке о приеме на работу, администрация приняла решение о выплате сумм среднего заработка за второй месяц трудоустройства.

Средний заработок подлежит выплате за период с 16 сентября 2005 г. по 15 октября 2005 г., на который приходится по графику работы 21 рабочий день.

В качестве среднедневного заработка принимается величина, использованная при расчете суммы входного пособия, - соответственно сумма среднего заработка за второй месяц трудоустройства составит 3240 руб. 09 коп. (154 руб. 29 коп. x 21 рабочий день).

Для выплаты сумм среднего заработка за третий и последующие (для лиц, занятых в отдаленных местностях) месяцы трудоустройства, администрация организации исходя из положений статьи 178 ТК РФ вправе потребовать от работника представления не только трудовой книжки, по отметкам в которой можно судить о том, устроился работник на работу или нет, но также и представления справки органов службы занятости о постановке на учет в качестве нуждающегося в трудоустройстве. При отказе физического лица от предоставления такого документа, ему может быть отказано в выплате среднего заработка.

Расчет сумм среднего заработка за указанные месяцы трудоустройства осуществляется также исходя из количества рабочих дней, приходящихся по соответствующему графику работы на тот период, за который в соответствии с действующим законодательством выплачивается выходное пособие.

Следует также учитывать, что в размере среднедневного заработка выходное пособие выплачивается при увольнении работника по пункту 11 статьи 77 ТК РФ "нарушение установленных ТК РФ или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы" (если только нарушение правил заключения договора допущено не по вине работника), на что указано в статье 84 ТК РФ.

В размере двухнедельного среднего заработка выходное пособие в соответствии со статьей 178 ТК РФ выплачивается при расторжении трудового договора с работником по следующим основаниям:

в связи с "несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья, препятствующего продолжению данной работы" (подпункт "а" пункта 3 статьи 81 ТК РФ);

в связи с "призывом работника на военную службу или направлением его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу" (пункт 1 статьи 83 ТК РФ);

в связи с "восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу" (пункт 2 статьи 83 ТК РФ);

в связи с "отказом работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность" (пункт 9 статьи 77 ТК РФ).

Расчет выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка осуществляется по тем же правилам, что и расчет среднемесячного выходного пособия, то есть исходя из исчисленного при увольнении среднедневного заработка и количества рабочих дней по соответствующему графику работы сотрудника, приходящихся на период, за который и выплачивается пособие.

Пример 8. Воспользуемся условиями примера 6 и предположим, что работник увольняется по пункту 1 статьи 83 ТК РФ в связи с призывом работника на военную службу.

При расторжении трудового договора работнику должно быть выплачено выходное пособие в размере двухнедельного заработка. Учитывая, что графиком работы является пятидневная рабочая неделя, оплате подлежат рабочие дни по данному графику, приходящиеся на период с 16 августа по 29 августа 2005 года, а именно 10 рабочих дней.

Сумма выходного пособия составит 1542 руб. 90 коп. (154 руб. 29 коп. x 10 рабочих дней).

Суммы начисленного работнику выходного пособия, а также суммы среднего заработка за месяцы трудоустройства, не учитываются при удержании налога на доходы физических лиц, а также при исчислении единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В случае расторжения трудового договора с руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером в связи со сменой собственника организации, новый собственник в соответствии со статьей 181 ТК РФ обязан выплатить указанным работникам компенсацию в размере не ниже трех средних месячных заработков. При этом указанная выплата осуществляется независимо от того, была ли она предусмотрена трудовым договором или нет.

Еще раз следует обратить внимание на то обстоятельство, что если в последний рабочий день работник не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования об окончательном расчете. Если работник оспаривает при увольнении сумму выплачиваемого заработка, работодатель обязан в указанные выше сроки выплатить не оспариваемую им сумму.

И.В. Гейц

"Консультант бухгалтера", N 8, август 2005 г.