Консультационные услуги: порядок оформления (Л.А. Жигунова, "Аудиторские ведомости", N 10, октябрь 2005 г.)

Консультационные услуги: порядок оформления

В статье анализируются взаимоотношения аудиторской фирмы и организации на этапах подготовки, заключения и реализации договора, предметом которого является оказание консультационных услуг.

Подготовка договора об оказании консультационных услуг для аудиторской фирмы начинается после предварительного ознакомления с деятельностью организации и принятия решения о возможности сотрудничества с ней. Этап подготовки договора включает определение трудоемкости и стоимости услуг, а также потребности привлечения к работе экспертов. Следует определить, разовый или долгосрочный характер будет иметь договор.

В ГК РФ в систему договорных обязательств включено возмездное оказание услуг, правила которого применяются и к договору оказания консультационных услуг, и указано, в частности, на следующие его особенности:

понятие;

порядок исполнения договора;

оплата услуг, в том числе в случае невозможности достижения результатов работ;

обязательства сторон при одностороннем отказе от исполнения договора.

В целом структура договора об оказании консультационных услуг выглядит следующим образом.

Договор N__

____________________

 (место подписания)

____________________

 (дата подписания)

Преамбула

     Фирма  "АФ",  именуемая   в   дальнейшем       "Исполнитель", в лице

_________________________________________________________________________,

                        (должность, ФИО)

действующего на основании________________________________________________,

                                              (устава, доверенности)

и  Фирма  "Клиент",  именуемая  в  дальнейшем  "Заказчик",  в   лице

_________________________________________________________________________,

                    (должность, ФИО)

действующего на основании _______________________________________________,

                                               (устава, доверенности)

заключили договор о нижеследующем.

Затем следуют разделы договора, представленные ниже.

Предмет договора и обязанности сторон. В данной части договора перечисляются виды консультационных услуг, оказываемые исполнителем, например:

абонементное консультационное обслуживание по вопросам бухгалтерского учета, налогового и коммерческого права;

консультации по вопросам защиты интересов заказчика в суде.

Также отмечаются (уточняются) обязанности исполнителя при оказании консультационных услуг по поступившим от заказчика заявкам, в том числе:

устное консультирование заказчика по месту нахождения исполнителя, а также путем телефонных переговоров;

устное консультирование по месту нахождения заказчика;

составление письменных справок по вопросам, содержащимся в поступивших письменных запросах заказчика;

подготовка или экспертиза проектов контрактов и деловой документации заказчика;

участие в переговорах о досудебном урегулировании спорных вопросов, возникающих в ходе осуществления заказчиком финансово-хозяйственной деятельности;

предоставление консультационных услуг в области системы внутреннего контроля у исполнителя, составления бухгалтерской отчетности и соблюдения законодательства при совершении финансово-хозяйственных операций;

проверка всей информации, которая, по мнению исполнителя, является необходимой для проведения консультационного обслуживания;

прочие обязанности.

В этой же части договора должно быть зафиксировано выполнение заказчиком следующих требований:

обеспечение исполнителю доступа ко всей необходимой документации и информации, своевременное представление копий необходимых исполнителю документов и сведений, касающихся сути консультаций;

оказание всесторонней помощи исполнителю со стороны сотрудников заказчика;

оплата услуг исполнителя в согласованной сумме и форме;

прочие обязанности.

Вознаграждение исполнителя и порядок расчетов. Эта часть договора фиксирует стоимость консультационных услуг по заданиям заказчика и порядок расчетов с исполнителем.

В случаях когда используется типовая форма договора или когда стороны считают, что цена услуг является предметом особого согласования, стоимость работ может быть определена отдельным протоколом, являющимся приложением к договору. Тогда в этой части договора делается ссылка на указанный протокол. Цена может быть номинирована в условных единицах.

Если могут возникнуть обстоятельства, в результате которых потребуются дополнительные затраты для выполнения работы, исполнитель оговаривает в этой части право на получение дополнительного вознаграждения, сумма которого должна быть согласована с заказчиком.

Учет времени консультаций. Здесь определяется:

какая сторона ведет учет времени консультаций и предупреждает об использовании абонементного лимита (как правило, эта обязанность возлагается на исполнителя);

каков порядок оплаты времени проезда исполнителя к месту консультирования;

как оформляется отчет о времени, затраченном исполнителем на консультирование заказчика;

форма сдачи работ исполнителем.

Ответственность сторон. Здесь фиксируется ответственность сторон за неисполнение договора или его ненадлежащее исполнение. Целесообразно определить ответственность за неисполнение каждого (по возможности) из взятых сторонами обязательств в отдельности.

Конфиденциальность. В этой части договора стороны принимают на себя обязательства по неразглашению без согласия противоположной стороны ставшей им известной в процессе исполнения договора информации. При этом следует иметь в виду положения постановления Правительства Российской Федерации от 5.12.91 г. N 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну".

Далее целесообразно предусмотреть:

порядок разрешения споров;

прекращение договора ранее намеченного срока (случаи и порядок правомерного отказа каждой из сторон от исполнения своих обязательств);

форс-мажорные обстоятельства;

дополнительные и прочие условия.

В договоре должны быть указаны срок его действия, адреса и расчетные счета сторон. Договор должен быть подписан сторонами.

Можно выделить несколько типовых видов консультационной (консалтинговой) деятельности: собственно консультацию, экспертизу и обследование.

Консультация - кратковременная (в пределах нескольких часов) услуга, при оказании которой решается достаточно ограниченный круг заранее подготовленных заказчиком вопросов. Цель консультации - быстрый анализ узкого круга вопросов заказчика и оперативная выработка исполнителем нужных рекомендаций.

Устное консультирование может осуществляться на территории как исполнителя, так и заказчика или по телефону. Первичную консультацию целесообразнее проводить в офисе заказчика, так как заранее неизвестно, какие сведения или материалы могут понадобиться консультанту. Консультации могут проходить по разным сценариям ("вопрос - ответ", проработка "схем", "решение задач", "мозговая атака") и с разным числом участников. Оплата таких консультаций, как правило, почасовая.

Отдельные фирмы занимаются практикой проведения консультационных семинаров по различным заранее объявляемым актуальным (проблемным) темам. Целью участия работника организации в любом семинаре является получение им новых знаний, навыков, умений, необходимых ему в процессе деятельности. Различие между семинаром, проводимым учебным заведением в процессе его образовательной деятельности, и консультационным семинаром состоит в том, что право проведения учебного семинара в соответствии с законодательством имеется только у организации, осуществляющей свою деятельность на основании лицензии. Кроме того, всем лицам по окончании обучения образовательным заведением выдается документ об образовании. В отсутствие лицензии на право ведения образовательной деятельности услуги, оказываемые по проведению консультационных семинаров, относятся к консультационным услугам.

Письменная консультация - это, как правило, конкретный ответ на конкретный вопрос. Задавая вопросы в письменном виде, заказчик более серьезно обдумывает свои проблемы, лаконично приводит все обстоятельства, т.е. формулирует вопрос таким образом, чтобы он не был прочитан двусмысленно. Это в некоторой степени облегчает работу консультанта, но в то же время и усложняет ее, так как письменный ответ должен быть четким и исчерпывающим.

Формы оплаты письменных консультаций могут быть различными:

заранее оговаривается "цена ответа";

стоимость определяется показателем времени, которое затратит консультант на подготовку такой консультации;

стоимость консультации определяется "объемом ответа" (количеством печатных знаков в ответе).

Во втором случае "цена ответа" недостаточно квалифицированного специалиста будет выше, чем цена настоящего профессионала. В последнем случае, скорее всего, наоборот, поскольку первоклассный специалист постарается подробно рассмотреть ситуацию заказчика с различных точек зрения.

Экспертиза - сложная комплексная работа, выполнение которой требует от нескольких дней до нескольких недель. В зависимости от задач, поставленных заказчиком, к экспертизе могут быть привлечены специалисты различных профилей деятельности (не только аудиторы, но и юристы, оценщики, маркетологи, даже социологи и психологи). Цель экспертизы - глубокий анализ отдельных проблем организации с выработкой рекомендаций по стратегии и тактике проведения реформ. Оплата экспертизы может быть фиксированной (по договору) или исчисленной исходя из часовых (дневных) тарифных ставок отдельных специалистов.

Обследование - полное и всестороннее изучение деловых операций заказчика группой специалистов с целью выработки стратегических решений по реорганизации его деятельности. Процесс обследования продолжается до нескольких месяцев. Формы и методы оплаты такой услуги индивидуальны для каждого конкретного случая.

Оказание консультационных услуг носит нематериальный характер, т.е. услуги оцениваются в денежной форме, но не выражены в какой-либо вещи. Результат имеет товарную форму, но не существует отдельно от исполнителя (консультанта). Сама услуга потребляется заказчиком одновременно с ее оказанием исполнителем. Поэтому у исполнителя возникают определенные трудности при документальном оформлении результатов его работы по оказанию консультационных услуг.

Как правило, договором предусматривается, что учет проведенных консультаций производится исполнителем. Следовательно, именно в его задачи входит наиболее полная (тщательная) фиксация не только количества встреч с клиентом и их продолжительности, но и основных тем, затронутых в процессе консультации, и даже ответов консультанта.

Так как не существует методик обязательного или рекомендательного характера, регламентирующих деятельность по оказанию консультационных услуг, экономическому субъекту целесообразнее выбрать фирму, деятельность которой осуществляется в соответствии с определенными нормами. В первую очередь это должно быть положение об оказании консультационных услуг, утвержденное руководителем аудиторской фирмы (далее - положение). Ниже приводится примерная структура такого положения.

В части "Общие положения" излагаются общая характеристика положения, его цели и задачи, порядок применения. Здесь же указывается на обязательный характер исполнения требований положения специалистами аудиторской фирмы.

В части "Виды и формы консультаций" дается определение консультационных услуг, уточняется, что конкретно включает консультирование. Отмечается, в каких формах может осуществляться устное консультирование, что означает оказание консультационных услуг в письменном виде.

В части "Порядок заключения договоров на оказание консультационных услуг. Формы и содержание договора":

описываются этапы принятия решения о возможности оказания консультационных услуг конкретному заказчику и подготовки договора;

уточняется, какой характер может носить договор;

перечисляются правовые акты, в соответствии с которыми становится возможным заключение договора;

указывается, в какой момент можно считать договор заключенным;

перечисляются основные аспекты и существенные условия договора;

определяется порядок составления дополнительных соглашений, протоколов и других приложений к договору;

дается ссылка на приложение, содержащее примерную (типовую) форму договора.

В части "Документирование консультаций" подробно описывается порядок оформления:

рабочей документации, фиксирующей процесс оказания консультационных услуг;

письменных консультаций;

итоговой документации по специальным заданиям.

Кроме того, приводятся ссылки на приложения, содержащие бланки рабочих документов аудитора.

В части "Учет проведенных консультаций" описываются методики учета проведенных консультаций применительно к каждому виду услуги. Приводятся порядок составления рабочих документов и ссылки на приложения, содержащие формы этих документов.

В процессе реализации договора у аудитора возникает необходимость регистрации оказанных консультаций. Для этого можно использовать следующий рабочий документ, который заказчику не передается, а находится в собственности исполнителя.

Фирма "АФ"

Сводные данные об оказанных консультациях

Дата	Наименование заказчика. ФИО представителя, через которого оказана услуга	Форма консультации	Объем, час.	Тема (краткое содержа- ние) консультации
1	2	3	4	5

     Консультант (аудитор) ______________ (______________)

                              (подпись)        (ФИО)

Данный документ может быть дополнен графами, в которых может быть отражена прочая информация, необходимая аудиторской фирме для оформления результатов работ.

Заметим, что это может быть не персональный рабочий документ консультанта, а общий журнал. В этом случае необходимо предусмотреть графу, содержащую информацию о специалистах, оказавших услугу. Журнал заполняется в течение месяца. Затем его данные переносятся в консультационную карту организации для подведения итогов и подготовки акта выполненных работ.

Для регистрации данных о проведенных консультациях можно использовать непосредственно консультационную карту организации. Это имеет смысл, если оказанием консультаций в аудиторской фирме занимается только один специалист и количество заказчиков невелико.

В процессе продолжительной устной консультации возникает необходимость фиксации не только самого факта консультации, но и регистрации конкретных вопросов заказчика и даже ответов консультанта. В таких случаях можно порекомендовать вести протокол по следующей форме:

Фирма "АФ"

Наименование заказчика. ФИО представителя, через ко- торого оказана услуга
Дата проведения консультации
В дело	(номер или код)
Время проведения консультации
Форма консультации	(по телефону, в офисе клиента, в аудиторской фирме и т.п.)

Краткий протокол проведенной консультации

Основные положения обсуждаемых проблем	Принятые в результате консультации решения или высказанные рекомендации

     Вопросы,   требующие   дополнительного   рассмотрения    (уточнения,

проработки), и сроки подготовки ответа или консультации: ________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Текстовые материалы, предоставленные в ходе консультации:________________

Прочее: _________________________________________________________________

Консультант (аудитор) ______________ (______________)

                          (подпись)        (ФИО)

Этот документ приобщается к делу заказчика и может быть использован специалистами аудиторской фирмы для подготовки последующих консультаций, при составлении бизнес-планов, проведении в дальнейшем аудиторской проверки и т.п.

Если заказчик задает исполнителю конкретный вопрос или тему, предполагающую предварительную подготовку консультанта или согласования со специалистами другого профиля, то нам представляется целесообразным использовать следующий бланк.

Фирма "АФ"

Темы консультаций (вопросы), требующие подготовки аудитора

Дата	Заказчик, должностное лицо, зака- завшее консультацию	Тема консультации (суть вопроса)	Сроки подготовки ответа	Примечание
1	2	3	4	5

     Консультант (аудитор) _____________ (_____________)

                              (подпись)      (ФИО)

Письменные консультации, так же как и итоговые документы по проведенной экспертизе или обследованию, составляются на официальном бланке аудиторской фирмы и подписываются ее руководителем или уполномоченным лицом, в отдельных случаях заверяются печатями.

В конце отчетного периода, предусмотренного договором (для договора об абонементном консультационном обслуживании это месяц), возникает потребность обобщить данные о проведенных консультациях, учтенные в журнале регистрации. Эту задачу можно решить, используя консультационную карту организации, по следующей форме.

Фирма "АФ"

Наименование заказчика
Договор (реквизиты)
Номер досье
Период

Консультационная карта организации

	Дата	Форма консультации	Тема	Объем, час.	ФИО представителя заказчи- ка/должность
	1	2	3	4	5

 Итого:

Оказано консультаций за _________________________________________ (период)
Ссылка на пункт договора	Кол-во	Тарифная ставка, включая НДС	Сумма
Итого:

     Консультант (аудитор) _______________ (_______________)

                              (подпись)          (ФИО)

Этот документ может быть дополнен справкой бухгалтерии.

В консультационной карте фиксируются все консультации, предоставленные заказчику в течение месяца, для обобщения данных, используемых в процессе подготовки акта выполненных работ, который может выглядеть следующим образом.

          Исполнитель:                      Заказчик:

 (организационно-правовая         (организационно-правовая

 форма, наименование,             форма, наименование,

 юридический адрес, банковские    юридический адрес, банковские

 реквизиты для юридического       реквизиты для юридического

 лица, ФИО, адрес, паспортные     лица, ФИО, адрес, паспортные

 данные для физического лица)     данные для физического лица)

Акт
приема-сдачи услуг
по договору N ______ от "____"__________ 200__года

     __________________

     (место подписания)

     __________________

     (дата подписания)

 Мы, нижеподписавшиеся, заказчик ________________________________________

                            (организационно-правовая форма и наименование

для  ___________________________________________ в лице  _______________,

     юридического лица, ФИО для физического лица)       (должность, ФИО)

действующий на  основании  _________________________, с одной стороны,  и

                             (устава, доверенности)

исполнитель _____________________________________________________________

                   (организационно-правовая  форма  и  наименование для

юридического лица, __________________________ в лице ___________________,

                   ФИО для физического лица)          (должность, ФИО)

действующий на основании ___________________________,  с  другой стороны,

                            (устава, доверенности)

составили настоящий акт о том, что исполнитель оказал, а заказчик  принял

оказанные исполнителем ______________ услуги:

N п/п	Оказанные услуги	Стоимость услуг, руб.
1	Дается перечень услуг	____ руб. __ коп.
2	Стоимость услуг, выплачиваемая заказчиком исполнителю в виде аванса	____ руб. ____ коп.

 Итого общая сумма: ____________ руб. ______ коп.

 НДС: _______ руб. _______ коп.

 Всего подлежит к оплате: _______ руб. _______ коп.

 Оказанные услуги по качеству  и  объемам  соответствуют  требованиям заказчика.

 Претензий к исполнителю заказчик не имеет.

 Исполнитель:                   Заказчик:

 Должность                      Должность

 _____________ (ФИО)            _____________ (ФИО)

  (подпись)                      (подпись)

Л.А. Жигунова,

заместитель генерального директора

ООО "Аудиторская фирма АТОЛЛ-АФ"

"Аудиторские ведомости", N 10, октябрь 2005 г.