Обойдемся без ошибок в бухучете (С. Ларина, "Московский бухгалтер", N 10, сентябрь 2005 г.)

Обойдемся без ошибок в бухучете

Главбух тоже человек, ему свойственно ошибаться. Но делать это надо по-хитрому. Исправить недочет до того, как его кто-то заметит, - великое дело! Поможет в этом система внутреннего контроля, преимущества которой обсуждали на недавнем семинаре в Москве.

Справка
Как создать систему внутреннего контроля

четко распределить функции, ответственность, полномочия;

составить должностные инструкции;

прописать во внутренних документах материальную ответственность;

следить за тем, как работники соблюдают внутрифирменные регламенты;

унифицировать формы типовых документов;

внимательно отслеживать договорную работу;

документировать все финансово-хозяйственные операции;

утвердить график документооборота и отслеживать его выполнение;

периодически анализировать бухгалтерскую отчетность;

утвердить ценовую политику, положение о скидках;

грамотно систематизировать и хранить документы; вести архив.

Предупрежден - значит вооружен

Любой главный бухгалтер заинтересован в том, чтобы во вверенных ему владениях был идеальный порядок. По мнению начальника отдела аудита компании "ПРАДО Аудит" Елены Дороховой, его может обеспечить только грамотно построенная система внутреннего контроля. Она в свою очередь исключит преднамеренные искажения в учете и сократит случайные ошибки. Лектор выделила целый ряд типовых недочетов, которые ведут к серьезным последствиям. Остановимся на них подробнее.

Прежде всего Елена Дорохова отметила, что сотрудники и администрация многих компаний не знают основных положений учредительных документов (устава, решений учредителей и т.д.). А ведь в них прописана компетенция руководящего состава (генерального директора, общего собрания учредителей, совета директоров и т.п.). Но так как на практике эти положения никто не соблюдает, результат порой может быть плачевным: не исключены заведомо незаконные решения и действия фирмы. К примеру, в соответствии с уставом на договорах, сумма которых более 100 тысяч рублей, кроме подписи генерального директора должны стоять и подписи всех учредителей общества с ограниченной ответственностью.

Также бывают случаи, когда главные бухгалтеры формально относятся к разработке учетной политики. А ведь это одна из их основных обязанностей! Учетную политику утверждают приказом руководителя (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету N 1 "Учетная политика организации"). К документу желательно приложить положение о бухгалтерской службе предприятия, должностные инструкции специалистов бухучета.

На многих предприятиях неэффективно организована договорная работа. Сюда Елена Дорохова отнесла несколько наиболее часто

повторяющихся нарушений. Во-первых, в компании имеются договоры, подписанные гендиректором, и в то же время другие документы показывают, что в данный момент тот находился в командировке или отпуске. Во-вторых, договоры заключают сотрудники, у которых нет на это полномочий. Например, у работника, который имеет определенные права по доверенности, она просрочена.

В-третьих, договор не завизировали, хотя такое правило предусмотрено внутренними инструкциями компании. В-четвертых, бухгалтер не отслеживает исполнение договора.

В ситуации, когда контрагент не соблюдает сроков выплаты долга, а фирма не начисляет штрафные санкции.

Первичка: по правилам и без

Некоторые бухгалтеры принимают к учету неоформленную первичку. Скажем, на ней отсутствуют подписи или дата составления. Лектор уточнила, что документы нужно создавать своевременно: как правило, в момент совершения операции. К тому же они должны содержать достоверные данные.

Чтобы у налоговых инспекторов не возникало вопросов по поводу ваших первичных документов, надо указывать в них обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ. - Прим. ред.). Кроме полного содержания хозяйственной операции главбуху следует написать его измерители в натуральном и денежном выражении.

В первичке, напомнила лектор, обязательно должны быть наименование документа, дата его составления, название фирмы, а также фамилии и подписи сотрудников, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления.

Нередкая ситуация, когда в бухгалтерских бумагах присутствуют "чужие" документы либо несколько вариантов первички (подробнее о "чужой" и "черной бухгалтерии" читайте в Событиях на стр. 26).

К сожалению, довольно часто фирма организует инвентаризацию формально. Бухгалтеры, составляющие акты, не проводят сверки расчетов с контрагентами, ревизии кассы при смене кассира. "Инвентаризация, ревизия, аудит, анализ эффективности и отчетности - вот те немногие мероприятия, которые необходимо проводить в любой компании регулярно", - акцентировала внимание аудитории Елена Дорохова.

Каких документов не хватает

В ряде компаний отсутствует часть бумаг, необходимых для нормального документооборота. В частности:

- договоры о материальной ответственности с кассирами, кладовщиками;

- товарные, материальные, производственные отчеты, которые должны составлять материально ответственные сотрудники;

- график документооборота на предприятии (кто какие первичные документы создает, в какие сроки представляет в бухгалтерию);

- штатное расписание (либо его нет совсем, либо оно не соответствует трудовым договорам);

- неправильно оформлены кадровые документы, в приказах отсутствуют подписи сотрудников рядом с надписью "ознакомлен";

- должностные инструкции, внутренние распоряжения, регламенты и стандарты по распределению обязанностей, полномочий и ответственности среди работников;

- регламенты по систематизации и хранению отработанных первичных документов (номенклатура дел, положение об архиве).

О правилах хранения финансовых документов читайте подробнее в N 9 "Московского бухгалтера" на стр. 76-77.

После составления графика документооборота Елена Дорохова советует главбуху ознакомить всех работников с тем, как правильно оформлять первичные бумаги и в какие сроки представлять их в бухгалтерию. Причем в этом вопросе требования должны быть обязательны для всех сотрудников организации.

Лектор отметила, что без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными. Правда, на практике случается, что между руководителем и главбухом по поводу отдельных хозяйственных операций возникают разногласия. В такой ситуации, предупредила Елена Дорохова, документ принимают к исполнению по письменному распоряжению гендиректора, который и несет ответственность за последствия.

С. Ларина

Редакция благодарит за помощь в подготовке материала организаторов семинара - аудиторскую компанию "ПРАДО Аудит"

"Московский бухгалтер", N 10, сентябрь 2005 г.