Директор купил автомобиль (А. Стунжас, "Практическая бухгалтерия", N 10, октябрь 2005 г.)

Директор купил автомобиль

Если фирма процветает, то рано или поздно у первых лиц компании появится служебный транспорт. Это означает дополнительные удобства для руководства и новые проблемы для бухгалтера.

Приобрести автомобиль сейчас несложно. Причем это можно сделать, даже не имея в своем распоряжении достаточной суммы. Автосалоны активно привлекают клиентов новыми, все более выгодными, схемами покупки - от беспроцентного кредита до лизинга. Как правило, беспроцентный кредит связан для покупателя с обязательной покупкой страхового полиса КАСКО (риск угона и причинения ущерба автомобилю). Такой полис недешев и требуется далеко не всем.

Поэтому часть фирм пользуется лизинговой схемой. Ее основное преимущество по сравнению с покупкой за счет кредитных ресурсов в том, что лизинговая комиссия облагается НДС, а значит, вы сможете предъявить налог к вычету. Подробнее об этом и других преимуществах договора лизинга мы уже писали в N 3 за этот год в статье "Лизинговая минимизация".

И тем не менее самым распространенным способом приобретения автомобиля все же является его покупка. Об оформлении этой операции и пойдет речь в статье.

Подумали и купили

Как новые, так и бывшие в употреблении машины покупают по договору купли-продажи с обязательным оформлением счета-фактуры и накладной.

Поскольку автотранспорт относится к основным средствам, то он принимается к учету на основании акта приема-передачи объекта основных средств (форма N ОС-1). На основании этого документа оформляется инвентарная карточка (форма N ОС-6). Напомним, что образцы бланков можно найти в постановлении Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7.

В бухгалтерском учете первоначальную стоимость основного средства определяют в соответствии с ПБУ 6/01. То есть суммируют все фактические затраты организации на приобретение автомобиля за исключением НДС.

Фактические затраты - это сумма, уплаченная в соответствии с договором купли-продажи, а также стоимость консультационных и информационных услуг, проценты по заемным средствам, привлеченным для покупки автомобиля, и прочие затраты, непосредственно связанные с его приобретением. Кроме того, в первоначальную стоимость автотранспортного средства включаются затраты на установку дополнительного оборудования, сигнализации, проведение антикоррозийной обработки и т.п., а также стоимость комплекта запасных шин.

Купив автомобиль, собственник должен поставить его на учет в ГИБДД. Сроки установлены в постановлении Правительства РФ от 12 августа 1994 г. N 938. Так, зарегистрироваться нужно в течение пяти дней с момента приобретения или снятия с учета транспортного средства либо в течение срока действия регистрационного знака "Транзит".

Когда государственная регистрация осуществлена, фирма принимает автомобиль на учет в качестве основного средства на основании приказа руководителя. Регистрационный сбор, государственные пошлины и другие платежи, произведенные в связи с регистрацией автомобиля, включаются в первоначальную стоимость основного средства.

Пример 1

ООО "Нева" приобрело автомобиль ВАЗ-2110 за 200 600 руб. (в том числе НДС - 30 600 руб.) Сумма сборов за регистрацию транспортного средства составила 1000 руб. Бухгалтер "Невы" сделал следующие проводки:

Дебет 08 Кредит 60

- 170 000 руб. - отражена в учете стоимость покупки автомобиля без НДС;

Дебет 19 Кредит 60

- 30 600 руб. - учтена сумма НДС по приобретенному автомобилю;

Дебет 08 Кредит 76

- 1000 руб. - отражена сумма регистрационного сбора;

Дебет 76 Кредит 51

- 1000 руб. - оплачен регистрационный сбор;

Дебет 60 Кредит 51

- 200 600 руб. - произведена оплата по договору купли-продажи автомобиля;

Дебет 01 Кредит 08

- 171 000 руб. (170 000 + 1000) - оприходован автомобиль по первоначальной стоимости;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 30 600 руб. - принята к вычету сумма НДС по приобретенному автомобилю.

Для целей налогового учета прибыли первоначальная стоимость приобретенной машины определяется в соответствии с пунктом 1 статьи 257 Налогового кодекса РФ. Она складывается из расходов на покупку автомобиля, доставку и доведение его до состояния, пригодного для использования. Таким образом, первоначальная стоимость в бухгалтерском и налоговом учете в целом совпадают. Исключение составляют проценты по заемным средствам (подп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ) и суммовые разницы (подп. 5.1 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для целей налогообложения эти траты являются внереализационными расходами и относятся на финансовый результат в текущем налоговом периоде.

Без страховки не обойтись

Все владельцы автотранспорта должны заcтраховать риск автогражданской ответственности. Без этого вы не сможете пройти государственный технический осмотр и регистрацию.*(1)

Договор обязательного страхования обычно заключается на один год и в дальнейшем продлевается. Поскольку расходы по страхованию относятся к нескольким периодам, то они отражаются в бухгалтерском учете на счете 97 "Расходы будущих периодов" и их равномерно списывают в течение срока действия договора.

Для целей налогообложения расходы на обязательное страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств включаются в состав прочих расходов в пределах утвержденных тарифов (п. 2 ст. 263 НК РФ).

Для организаций, которые применяют метод начисления, порядок списания расходов указан в пункте 6 статьи 272 Налогового кодекса. Если договор заключен на срок, равный отчетному периоду или меньше его, затраты признаются в том отчетном периоде, в котором были оплачены страховые взносы. Когда по условиям договора страхования предусмотрена оплата страхового взноса разовым платежом за срок более одного отчетного периода, то он признается в расходах равномерно в течение срока действия договора.

При использовании кассового метода страховые взносы можно исключить из налогооблагаемой прибыли в тот день, когда они перечислены страховщику (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Начинаем ездить

Начисление амортизации по автотранспорту ничем не отличается от амортизации других основных средств. Единственная особенность установлена в пункте 9 статьи 259 Налогового кодекса РФ. К норме амортизации легковых автомобилей и микроавтобусов стоимостью свыше 300 000 и 400 000 рублей соответственно применяется понижающий коэффициент 0,5.

Основной вид затрат при эксплуатации автомобилей - приобретение горюче-смазочных материалов и специальных жидкостей. При приобретении ГСМ за наличный расчет водителю или другому лицу, эксплуатирующему данное транспортное средство (например директору), выдается под отчет определенная сумма денег. После представления подотчетным лицом авансовый отчет с приложенными кассовыми чеками АЗС утверждается руководителем предприятия. На основании этого документа приобретенное топливо принимается к учету.

С точки зрения бухгалтерии удобнее приобретать топливо по договору поставки с условием оплаты по безналичному расчету. Поставляемые таким образом ГСМ принимаются к учету на основании полученных от поставщика накладной и счета-фактуры. Другой удобный вариант - оплачивать горючее по топливным талонам.

Пример 2

ООО "АЗС" заключило с ООО "Автомобиль" договор поставки бензина марки А-95 посредством отпуска по талонам. По договору фирма "Автомобиль" заплатила 17 700 руб. (в том числе НДС - 2700 руб.) за 1000 л бензина по 17,7 руб. за литр. Оплата по безналичному расчету произведена 27 сентября 2005 года. ООО "АЗС" выдало 50 талонов на 20 л бензина каждый. В тот же день все талоны были переданы водителям под отчет. До конца месяца были израсходованы пять талонов по 20 л. По окончании месяца 30 сентября 2005 года составлен акт приемки-передачи топлива. Согласно акту, "Автомобиль" получил 100 л бензина на сумму 1770 руб. (17,7 руб. ( 100 л), в том числе НДС - 270 руб.

Бухгалтер ООО "Автомобиль" сделал в учете следующие проводки:

25 сентября

Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 51

- 17 700 руб. - перечислены денежные средства в качестве предоплаты за бензин;

Дебет 50-3 Кредит 60 (76)

- 17 700 руб. - получены в кассу топливные талоны;

Дебет 71 Кредит 50-3

- 17 700 руб. - выданы талоны водителям под отчет.

30 сентября

Дебет 10-3 Кредит 71

- 1500 руб. - оприходовано приобретенное топливо;

Дебет 19 Кредит 71

- 270 руб. - учтен НДС по топливу, приобретенному по талонам;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет "Авансы выданные"

- 1770 руб. - зачтена часть аванса, уплаченного поставщику бензина;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 270 руб. - принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному топливу;

Дебет 20 (23, 25, 26, 44...) Кредит 10-3

- 1500 руб. - списаны на затраты расходы по ГСМ.

В ходе эксплуатации автотранспортного средства топливо расходуется и списывается на затраты предприятия. Документальным подтверждением расхода топлива служит путевой лист. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78. Однако она является обязательной только для автотранспортных организаций. Что касается остальных фирм, то они могут разработать свою форму путевого листа, в которой будут отражены все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Такую позицию подтверждает письмо Минфина России от 1 августа 2005 г. N 03-03-04/1/117.

Будут и другие траты

Кроме расходов на горюче-смазочные материалы фирме придется периодически тратиться на ремонт автомобиля. Как правило, он выполняется силами специализированных организаций - автосервисов.

Между заказчиком и автосервисом заключается письменный договор (его может заменить наряд-заказ, квитанция или иной документ). Там фиксируется вся необходимая информация: наименования сторон, дата приема и выполнения заказа, объем работ, их стоимость, гарантийный срок и др.

Кроме того, регулярной замены требуют шины автомобиля. Если шины, покупаемые с новым автомобилем, учитываются в стоимости основного средства, то покупаемые взамен изношенных учитываются в составе материалов на счете 10 субсчет 5 "Запасные части". В дальнейшем их замена учитывается как проведение текущего ремонта.

Не забудьте, что после регистрации автомобиля на фирму, у вас появится обязанность платить транспортный налог (ст. 357 НК РФ). Он зависит от мощности двигателя транспортного средства в лошадиных силах. Организации должны самостоятельно рассчитывать сумму налога и перечислять его в сроки, установленные законами субъектов РФ. О тонкостях исчисления и уплаты данного налога шла речь в статье "Транспортный налог заплатит собственник" (ПБ N 7, 2005). Также надо иметь в виду, что стоимость машины увеличит базу по налогу на имущество.

Продали за ненадобностью

Если автомобиль больше не нужен, его всегда можно продать. Передача фирмой автотранспортного средства в собственность другого лица оформляется актом приемки-передачи основных средств по форме N ОС-1. На его основании делают запись в инвентарной карточке формы N ОС-6. Инвентарные карточки по выбывшим объектам хранятся в бухгалтерии отдельно не менее чем в течение пяти лет после продажи автомобиля (п. 193 Перечня, утвержденного Федеральной архивной службой 6 октября 2000 г.). Выручка от продажи автомобиля оговаривается сторонами в договоре и облагается НДС.

Пример 3

ООО "Балтика" решило продать автомобиль ВАЗ-21093 ЗАО "Столица" за 112 100 руб. Первоначальная стоимость машины составляет 150 000 руб., сумма начисленной амортизации - 65 000 руб. Расходы по снятию автомобиля с учета в ГИБДД составили 500 руб. При этом бухгалтер ООО "Балтика" сделал в учете следующие записи:

Дебет 62 Кредит 91-1

- 112 100 руб. - отражен доход от реализации машины;

Дебет 91-3 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

- 17 100 руб. (112 100 x 18/118) - начислен НДС с продажной стоимости;

Дебет 01 субсчет "Выбытие основных средств" Кредит 01

- 150 000 руб. - списана первоначальная стоимость;

Дебет 02 Кредит 01 субсчет "Выбытие основных средств"

- 65 000 руб. - списана сумма начисленной амортизации;

Дебет 91-2 Кредит 01 субсчет "Выбытие основных средств"

- 85 000 руб. (150 000 - 65 000) - списана остаточная стоимость автомобиля;

Дебет 76 Кредит 51

- 500 руб. - оплачены расходы по снятию автомобиля с учета в ГИБДД;

Дебет 91-2 Кредит 76

- 500 руб. - списаны расходы по снятию автомобиля с учета в ГИБДД;

Дебет 51 Кредит 62

- 112 100 руб. - получены денежные средства за проданную автомашину;

Дебет 91-9 Кредит 99

- 9 500 руб. (112 100 - 17 100 - 85 000 - 500) - списана прибыль от продажи основного средства.

Внимание

Расходы на ГСМ инспекторы разрешают относить на затраты по налогу на прибыль только в пределах лимитов. Таковыми они считают Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г. Руководящий документ N Р3112194-0366-03. Однако глава 25 Налогового кодекса не устанавливает других ограничений для отнесения на расходы топлива и смазочных материалов кроме экономической обоснованности и документальной подтвержденности. Таким образом, руководитель фирмы может своим приказом утвердить иные нормы расхода, обоснованные расчетами. Подробно мы рассказывали об этом в статье "Без путевого листа списать ГСМ не получится" (ПБ N 7, 2005).

А. Стунжас,

старший финансовый менеджер

"Практическая бухгалтерия", N 10, октябрь 2005 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) О том, как действует договор ОСАГО при ДТП, вы можете прочитать в статье "Автомобиль попал в аварию" (ПБ N 6, 2005).