Электронный документооборот внутри организации (М. Бобылева, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 40, 41, октябрь 2005 г.)

Электронный документооборот внутри организации

В настоящее время постоянно расширяется круг организаций, использующих электронную почту, Интернет-технологии, корпоративные порталы для оперативного доведения информации до сотрудников. Однако само по себе использование электронной почты и других электронных каналов для доведения информации еще не является электронным документооборотом в достаточно полном понимании этого процесса. Его проблематика не ограничивается техническими аспектами передачи информационных сообщений (файлов документов) по каналам связи.

Можно выделить два уровня внедрения и использования элементов электронного документооборота: документооборот внутри организации и ее внешние коммуникации.

Безусловно, часть вопросов внешнего и внутреннего электронного документооборота взаимосвязана и взаимообусловлена. Однако вопросы внутреннего электронного документооборота в основном относятся к сфере корпоративного регулирования, а вопросы внешнего - выходят за эти рамки и должны регулироваться государственными и межведомственными актами, соглашениями сторон, участвующих в обмене электронными документами.

В каждой организации циркулируют различные документы, поэтому ее документооборот можно условно подразделить на управленческий (обеспечивающий функционирование организации как управленческой системы) и технологический (связанный с осуществлением конкретных технологических процессов обработки информации подразделениями). Если для управленческого документооборота характерен значительный объем неформализованной и слабоструктурированной информации, то для технологического - как правило, высокая степень формализации информации и документов, а также процедур работы с ними. Следовательно, автоматизированную технологию работы с электронными документами гораздо проще реализовать в сфере технологического документооборота. Вместе с тем все больше ощущается потребность в применении технологий электронного документооборота для управленческих документов.

В процессе управленческого документооборота осуществляются различные процедуры с официальными документами - их регистрация, передача на рассмотрение руководства, передача на исполнение, контроль за исполнением, организация оперативного и архивного хранения документов и др. Поэтому электронный управленческий документооборот не сводится лишь к передаче сообщений в электронной форме и не исчерпывается только возможностями электронной почты, Интернета и портальных технологий. Он должен представлять собой комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними) или электронными копиями документов с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.

Всю совокупность электронных управленческих документов можно условно разделить на две группы:

документы, для которых электронная форма существования будет являться основной;

документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажной основе (для них характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), но в обращении могут также находиться их электронные копии.

Применительно к документам второй группы в настоящее время правильнее говорить о применении не электронного документооборота как такового, а его элементов.

Использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и широкому распространению его элементов в сфере управления.

Во-первых, каждый пользователь корпоративной системы в соответствии со своими правами имеет технологическую возможность обращаться не только к регистрационно-учетным сведениям о документе, резолюциям, но и непосредственно к электронному файлу этого документа (конечно, если он введен в систему). Таким образом, можно организовать электронный документооборот внутри организации среди пользователей системы.

Во-вторых, интеграция с системами электронной почты позволяет пересылать информацию о документе и его файл абонентам почтовой системы, не являющимся пользователями данной корпоративной системы.

Рассмотрим ключевые вопросы, которые приходится решать при организации внутреннего электронного документооборота (или документооборота в рамках одной корпоративной системы).

Категории документов, для которых следует использовать электронный
документооборот внутри организации

В условиях применения корпоративных информационных систем электронные документы или электронные копии документов могут включаться в базы данных для обращения к ним пользователей из числа работников организации.

Как показывает анализ деятельности отечественных и зарубежных учреждений и организаций, в настоящее время существует два основных подхода к использованию электронных файлов в корпоративных системах автоматизации документооборота:

ввод файлов для всех категорий документов (сканирование всех документов или использование файлов, полученных при компьютерной подготовке документов);

ввод файлов выборочно.

Первый подход позволяет в полной мере использовать технологические и информационные возможности системы, однако здесь присутствуют ограничения ресурсного характера (техническое обеспечение, трудозатраты персонала). Кроме того, востребованность отдельных групп документов в информационно-справочной работе может быть весьма низкой. Поэтому, на наш взгляд, сейчас более перспективным является подход, основанный на классификации документов и выделении тех их видов, потребность в обращении к которым возникает наиболее часто. Прежде всего к ним относятся:

документы, поступающие из вышестоящих органов власти и управления;

документы, поступающие от корреспондентов, переписка с которыми имеет особое значение для организации (например, государственные организации или особо важные партнеры, корпоративные клиенты);

распорядительные документы организации (приказы по основной деятельности, распоряжения);

исходящая переписка (конкретные группы документов, выделяемые по корреспондентскому признаку, по уровню подписания или по конкретным вопросам) и т.п.;

внутренняя переписка между подразделениями организации.

Исходя из состава документации организации и имеющихся ресурсов целесообразно также определить, документы какого объема подлежат сканированию (например, до 15-20 страниц, до 50 страниц и т.п.). Можно осуществлять сканирование и без формального ограничения объема, если многостраничные документы для организации нехарактерны или если позволяет кадровое и техническое обеспечение.

По мере внедрения внешнего электронного документооборота можно также организовать внутренний электронный документооборот для документов, поступающих в электронной форме.

Форматы для создания и хранения электронных документов (либо
электронных копий документов)

Наиболее качественные программные продукты автоматизации документооборота не ограничивают формат файла, прикрепляемого к электронной регистрационной карточке документа. При этом вопрос о выборе формата прикрепляемого файла, на наш взгляд, заслуживает особого внимания.

Графические форматы (например, .tif, .pdf) дают возможность получить при сканировании изображение документа со всеми его реквизитами. Однако при вводе в информационную систему по файлам в графическом формате типа .tif нельзя провести полнотекстовый поиск, поэтому использование графических файлов удобно, если аннотация документа в электронной регистрационной карточке достаточно подробно описывает его содержание.

Текстовые форматы записи файлов (такие, как .doc, .rtf) позволяют провести полнотекстовый поиск в базе данных, но при записи в текстовых форматах убираются некоторые внешние признаки документа, остается только его текст. Поэтому с учетом состава документооборота конкретной организации требуется определить не только категории документов, файлы которых вводятся в корпоративную систему автоматизации документооборота, но и формат, в котором они должны быть записаны. Целесообразно проанализировать, для каких документов какие форматы файлов подходят больше (например, для внутренней переписки удобно использовать текстовый файл, созданный исполнителем). Для отдельных категорий документов можно применять одновременно как графический, так и текстовый файл (или же использовать графические файлы первой и последней страниц документа с изображением его атрибутов в сочетании с текстовым файлом всего документа), что значительно расширяет возможности справочно-информационной работы. Решать вопрос надо с учетом состава документации учреждения, технической оснащенности, трудозатрат персонала организации на разных стадиях работы.

Сканирование без распознавания текста позволяет выполнить работу по созданию файла документа в графическом формате достаточно оперативно. При этом исключается возможность пропустить трудно замечаемые погрешности в результатах распознавания (в частности, появление или пропуск запятой в многозначной сумме). Распечатанный графический файл документа может быть при необходимости заверен традиционным способом (отметка о заверении копии и печать).

Если к электронным регистрационным карточкам прикрепляются файлы исходящих и распорядительных документов организации, то, конечно же, можно использовать файл, подготовленный исполнителем документа. Однако всегда существует вероятность ошибки относительно того, что будет передана какая-то из более ранних версий документа, а не окончательная, т.е. не тот текст, который в конце концов был подписан руководителем. Кроме того, в тексте подлинника могут быть отдельные рукописные правки (знаки препинания, исправление отдельных букв и т.п.).

Вопросы ответственности исполнителей за достоверность файла должны быть установлены в инструкции по делопроизводству или в регламенте использования корпоративной системы автоматизации документооборота. Так, могут быть предложены следующие варианты регламентации. В случае осуществления сканирования документа работник, выполняющий сканирование и распознавание текста документа, несет ответственность за идентичность текста прикрепляемого к регистрационной карточке электронного файла и бумажного документа. Если в корпоративную систему вводится файл документа, подготовленный его исполнителем, то ответственность за качество подготовки текста и его соответствие бумажному подлиннику документа несет исполнитель.

Сочетание элементов электронного и традиционного документооборота

Сочетание применения электронных документов и элементов традиционного делопроизводства и документооборота имеет несколько аспектов. С одной стороны, часть документов сохранит в обозримом будущем бумажную форму существования, с другой - неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом поэтапного внедрения новых информационных технологий. Следовательно, важно продумать оптимальные процессы документооборота для основных категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота.

Технология работы с входящими документами может быть следующей. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то производятся его регистрация, сканирование (с распознаванием или без распознавания), прикрепление электронного файла к регистрационной карточке в корпоративной системе документооборота. Трудозатраты при сканировании и распознавании текстов документов с верификацией содержания файла по бумажному оригиналу могут быть существенными. Оправданы они в том случае, если на последующих этапах работы возникает экономия времени на аналитико-синтетическую обработку документов.

После регистрации поступивших документов и ввода их электронных копий в корпоративную систему документооборота возможны различные варианты технологии дальнейшей работы.

Параллельное обращение бумажных документов и их электронных копий. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Резолюции на документах руководители пишут от руки. Затем делопроизводственная служба или секретари вводят их в систему автоматизации документооборота. Электронная копия является средством оперативного оповещения и используется для справочно-информационной и аналитической работы. Подобную технологию, скорее, можно назвать не электронным, а автоматизированным документооборотом, представляющим собой отражение процессов работы с бумажными документами в компьютерной системе.

Работа преимущественно с электронными файлами документов. После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в документационной службе и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов.

Рассмотрим "переходные" варианты технологии. Например, работа ведется с электронными файлами, но параллельное хождение имеет своеобразный "бегунок", на котором пишутся резолюции и делаются отметки об исполнении (сотрудники расписываются в выполнении своей части работы). После чего этот "бегунок" присоединяется к бумажному оригиналу и подшивается в дело вместе с ним. Хотя полностью электронным такой документооборот назвать нельзя, использование подобных технологий позволяет соблюдать некоторые значимые для организации формальности.

Другой вариант - вся работа ведется с электронными образами документов, и даже руководители сами вносят резолюции в корпоративную систему. Соответственно на бумажном документе резолюции и делопроизводственные пометы отсутствуют. Такая ситуация требует нормативного регулирования. В частности, соответствующие корпоративные нормы должны быть предусмотрены в инструкции по делопроизводству или в другом регламентирующем документе. Возможны и иные варианты сочетания элементов электронного и традиционного документооборота при работе с входящими документами.

На рисунке представлен вариант схемы прохождения документов, поступивших в организацию по электронным каналам связи и адресованных ее структурному подразделению. В данном случае технологический процесс использования корпоративной системы документооборота (на схеме - КСД) предусматривает работу с документами, поступившими в организацию по электронным каналам связи, причем их поступление и отправка осуществляются с одного электронного адреса. Работа ведется преимущественно с электронными файлами документов, возможна одновременная работа с файлом документа нескольких сотрудников.

"Вариант схемы прохождения документов с применением элементов внутреннего электронного документооборота"

В нормативных и методических документах по вопросам делопроизводства, издававшихся 10 лет назад и более, обычно содержалось положение о том, что внутренняя переписка не регистрируется и следует принимать меры по ее сокращению, что было обусловлено задачами повышения оперативности работы и снижения трудозатрат на изготовление документов и их регистрацию. В реальности во многих крупных организациях внутренняя переписка существует и играет достаточно важную роль в обосновании принимаемых решений. В современных условиях работа с внутренними документами в корпоративной системе документооборота, включая их регистрацию, сама по себе не должна рассматриваться как проявление излишней бюрократизации. Напротив, применение новых информационных технологий и связанных с ними возможностей управления документацией и контроля за исполнением поручений, использование элементов электронного документооборота способствуют большей четкости и оперативности в решении вопросов.

Электронный документооборот внутренних документов в принципе осуществляется аналогично технологии работы с входящими документами. Но при работе с внутренней перепиской возможности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире. Процедуры сканирования с распознаванием или без распознавания текста, характерные для технологии обработки входящих документов, при ведении внутренней переписки могут быть исключены. С учетом анализа состава внутренней документации, сферы ее применения и сроков хранения во многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного документа (эти вопросы должны быть регламентированы исходя из специфики организации). Например, служебная записка может изначально создаваться и подписываться в электронной форме, регистрироваться в корпоративной системе документооборота и рассматриваться лицом, которому она была адресована, без распечатки на бумажном носителе.

Более сложными выглядят процессы электронного документооборота внутри организации при согласовании и визировании проектов документов на стадии их подготовки. Здесь также возможно сосуществование бумажных и электронных версий документов. Достаточно тщательной проработки требуют управленческие процедуры и определение последовательности рассмотрения и согласования проекта, организации совместной работы над проектами. Функциональные возможности корпоративной системы документооборота должны предусматривать совместную работу над проектом, автоматизацию процедуры регистрации подписанного (утвержденного) проекта с заполнением соответствующих полей электронной регистрационной карточки.

Самостоятельное значение имеет вопрос об использовании средств подтверждения целостности и аутентификации документов во внутреннем электронном документообороте. Если программным обеспечением корпоративной системы документооборота предусмотрены идентификация пользователей на основе паролей и протоколирование их действий (т.е. всегда можно установить по протоколу системы, кто зарегистрировал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и т.п.), то электронную подпись необязательно использовать на всех этапах работы. Вместе с тем в ряде ситуаций согласования проектов документов использование криптографических средств подтверждения целостности и аутентификации документов желательно. Оптимальные технологические варианты поможет выбрать практика применения элементов электронного документооборота.

При работе с исходящими документами (например, письмами) во внутреннем электронном документообороте можно вводить в корпоративную систему файлы документов в справочно-информационных целях, для последующего обращения к ним сотрудников данной организации. При этом в систему может вводиться как текстовый (для контекстного поиска), так и графический файл с внешними атрибутами бумажного документа. Использование электронных файлов исходящих документов связано с проблемой внешнего электронного документооборота.

Помимо рассмотренных аспектов внедрение в организации внутреннего электронного документооборота сопряжено также с проблемами организации ведомственного архивного хранения и использования электронных документов и электронных копий бумажных документов, которые еще предстоит решить.

М. Бобылева,

управление документооборота Банка России

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 40, 41, октябрь 2005 г.