Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных структурах (Ю. Жюкене, "Российский налоговый курьер", N 18, сентябрь 2005 г.)

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных структурах

В ходе своей деятельности бюджетные учреждения, как и любые другие организации, приобретают различные материальные ценности, работы или услуги. Для их оплаты могут использоваться не только банковские счета или лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства, но также и наличные деньги. Приобретение ценностей и услуг за наличный расчет обычно осуществляется уполномоченными на это сотрудниками, которые получают под отчет необходимые суммы (авансы) из кассы бюджетного учреждения.

Напомним, что новая Инструкция по бюджетному учету, утвержденная приказом Минфина России от 26.08.2004 N 70н (далее - приказ N 70н), кардинально изменила порядок отражения операций в бюджетных структурах, включая расчеты с подотчетными лицами. Более того, учет по новой Инструкции изначально ориентирован на применение информационных систем. Примером системы, в которой реализованы все новые требования по учету расчетов с подотчетными лицами, является программный комплекс "БЭСТ-5.Бюджет".

Расчеты с подотчетными лицами ведутся в подсистеме "Касса. Подотчеты". Общие принципы работы с первичными документами заключаются в следующем. При регистрации очередного авансового отчета сотрудника система показывает бухгалтеру все незакрытые авансовые отчеты, которые числятся за этим подотчетным лицом. Таким образом, достаточно выбрать все нужные документы из данного списка, чтобы программа автоматически рассчитала сумму остатка или перерасхода предыдущего аванса. Аналогично система предоставляет и список расходных кассовых ордеров, по которым выдавались подотчетные суммы сотруднику. По выбранным бухгалтером кассовым документам программа определяет общую сумму аванса и автоматически переносит ее в соответствующее поле авансового отчета. Далее бухгалтеру надо отразить сведения о предъявленных сотрудником документах, которые подтверждают факты и цели произведенных расходов. Иначе говоря, надо ввести непосредственно строки авансового отчета.

Эту задачу существенно упрощает справочник типовых операций, который входит в поставку системы. При необходимости он может быть адаптирован к специфике учета конкретной организации. При вводе каждой строки авансового отчета бухгалтер выбирает из справочника требуемую операцию списания соответствующей части выданного аванса и проставляет значение данной суммы. Одновременно система вычисляет общую сумму отчета. На основании выбранной типовой операции по каждой строке документа автоматически формируются соответствующие бухгалтерские проводки. Если же сумма введенного авансового отчета не совпадает с суммой по кассовым документам, то бухгалтер, не покидая режима работы с отчетом, легко сформирует приходный кассовый ордер на сумму остатка или расходный кассовый ордер на сумму перерасхода.

По новому Плану счетов учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 020800. Здесь имеется 16 субсчетов, каждый из которых соответствует определенному виду расходов. В этой связи в системе "БЭСТ-5.Бюджет" предлагается гибкая схема подготовки авансовых отчетов. В зависимости от ситуации бухгалтеры-пользователи могут либо формировать авансовые отчеты по каждому виду расходов в отдельности, либо объединять различные виды расходов в одном отчете.

Управление порядком формирования авансовых отчетов, то есть по отдельно взятым субсчетам из диапазона 020801-020816 (для первого случая) или по консолидированному счету 020800 (для второго), осуществляется в режиме настройки счетов расчетов с подотчетными лицами. При подготовке авансовых отчетов по одному из субсчетов диапазона 020801-020816 можно использовать данные по кассовым ордерам и остаткам предыдущих авансов, относящиеся к конкретному выбранному счету. При формировании авансовых отчетов по счету консолидации 020800 пользователь может использовать кассовые ордера по всем субсчетам, входящим в диапазон 020801-020816. Остатки предыдущих авансов можно использовать как по счету 020800, так и по счетам из диапазона 020801-020816. При вводе списка расходов в таком авансовом отчете в каждой строке следует выбрать соответствующий субсчет счета 020800. Во всем остальном подготовка авансовых отчетов по консолидированному счету практически ничем не отличается от подготовки авансовых отчетов по субсчетам.

Информация, введенная на данном участке учета, группируется в специальном учетном регистре - "Журнале операций расчетов с подотчетными лицами". Форма регистра в программе дана в соответствии с приказом N 70н. Кроме того, в распоряжение пользователей предоставлено множество синтетических и аналитических отчетов, которые отражают состояние дел по авансам, выданным сотрудникам бюджетного учреждения. Соответственно система "БЭСТ-5.Бюджет" располагает всеми ресурсами для эффективного учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях.

Ю. Жюкене,

эксперт компании "БЭСТ"

"Российский налоговый курьер", N 18, сентябрь 2005 г.