Open Plan - система календарного планирования и контроля за реализацией проектов (Н. Герасименко, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 43, октябрь 2005 г.)

Open Plan - система календарного планирования
и контроля за реализацией проектов

Для обеспечения конкурентоспособности любая современная компания должна успешно развиваться и адаптироваться к изменяющимся условиям бизнес-среды. Достижение стратегических целей компании напрямую зависит от использования формализованных методов управления проектами, которые позволяют оптимизировать планирование инвестиционной деятельности, наиболее полно учитывать проектные риски, а также отслеживать выполнение составленного плана. Существенно повысить эффективность реализации проектов можно за счет внедрения единой системы планирования и управления проектами. Одной из таких систем является Open Plan, разработанная американской компанией Welcom System Technology. Это профессиональная система календарного планирования и контроля, обеспечивающая реализацию всеобъемлющего мультипроектного управления и планирования по методу критического пути.

Для пользователей различных уровней ответственности в системе предусмотрены следующие возможности. Руководители могут проводить стратегический анализ хода выполнения всех проектов компании, определять их приоритетность и степень важности при распределении ресурсов. Функциональным менеджерам, или руководителям подразделений, система позволяет следить за эффективным использованием ресурсов на проектах и анализировать загруженность исполнителей. Менеджеры проектов могут осуществлять оперативное планирование проектов с учетом минимизации рисков и проводить экспресс-анализ хода их выполнения.

Open Plan обладает широким инструментарием для максимально результативного управления проектами и выполнения их в рамках бюджета и в доступные сроки. Рассмотрим некоторые ключевые аспекты, связанные с функционалом системы.

Прежде всего это корпоративное управление ресурсами. Многие компании сталкиваются с проблемой реализации достаточно большого количества проектов при ограниченных ресурсах. Чтобы успешно решить эту задачу, руководителю необходимо иметь возможность анализировать совокупность всех проектов компании и оценивать влияние отдельного проекта на всю программу в целом.

Управление программами обеспечивается следующими функциями Open Plan:

совместное использование пулов ресурсов в мультипроектах;

применение доступных в мультипроектах единых кодов и календарей;

назначение приоритетов проектов;

выравнивание ресурсов для мультипроектов;

возможность задания взаимосвязей между работами разных проектов в рамках мультипроекта;

суммирование параметров по уровням работ или ресурсов.

Говоря об управлении ресурсами в системе, следует отметить, что приоритет проектов и отдельных работ задается здесь с гарантией соответствия стратегическим целям компании ресурсов, распределяемых при возникновении перегрузки. Предусмотрена возможность создания структурной схемы организации и автоматического назначения ресурса на работу исходя из временных ограничений, доступности ресурсов, требуемой квалификации или принадлежности исполнителя к заданному функциональному подразделению.

В рамках ресурсного планирования и контроля в Open Plan реализованы следующие возможности: планирование проектов и выравнивание ресурсов при временных и ресурсных ограничениях; поддержка использования квалификаций ресурсов (групп ресурсов со схожими функциональными возможностями); назначение ресурсов из пула; задание профиля назначения ресурса; применение правил распределения приоритетов при планировании работ. В системе используются трудовые, материальные ресурсы или прямые затраты (могут вводиться в различных валютах с учетом инфляции), связанные с работами проекта.

Что касается выбора ресурсов, то при их назначении на задачи проекта менеджеры имеют информацию о текущей их доступности (с учетом загруженности на других проектах) и предложения с возможными альтернативами. Кроме того, можно резервировать ресурсы для реализации отдельных проектов или определять периоды совместного использования на нескольких проектах с указанием степени загрузки. Потребности проектов в ресурсах выражаются как в общем количестве, так и в процентах.

Open Plan обладает развитыми вычислительными возможностями, благодаря которым менеджеры проектов могут получать актуальную и достоверную информацию и проводить анализ в режиме реального времени.

Полная картина проектной деятельности компании отображается путем создания мультипроекта на базе отдельных проектов. В мультипроекте формируются логические связи между работами различных проектов и определяются приоритеты для процедуры ресурсного планирования. Это позволяет исполнителям сосредоточить свои усилия на наиболее значимых, с точки зрения руководства, направлениях деятельности.

В Open Plan доступны такие функции календарного планирования, как поддержка иерархии в программах, разработка и использование структуры разбиения работ в проектах, а также применение неограниченного количества календарей.

Модели процессов и логические связи в системе описываются с максимальным приближением к реальным процессам, что в свою очередь способствует созданию менеджером проекта наиболее реалистичных планов работ.

Несколько слов об управлении рисками. В системе имеется мощный инструментарий анализа рисков (включающий имитационные вероятностные методы), который позволяет оценить степень влияния риска и повысить точность прогнозов и планирования проекта. Информация о рисках необходима для прогнозирования возможных рисковых событий, минимизации их воздействия и эффективного управления проектами.

Система снабжена алгоритмом итерационных имитаций по методу Монте-Карло, с помощью которого можно проводить испытания до начала реализации проекта.

Применительно к управлению рисками в Open Plan предусмотрены следующие возможности:

ввод вероятностных характеристик выполнения отдельных работ;

расчет средних отклонений для ранних, поздних дат, резервов времени;

расчет оптимистических, пессимистических и ожидаемых длительностей работ;

использование различных профилей распределения вероятности;

графическое представление информации о рисках.

Данные инструменты призваны обеспечить менеджеру проекта адекватное и эффективное реагирование на потенциальные изменения ситуации.

Еще один важный аспект - это ввод фактических данных. В системе можно вводить информацию о прогрессе работ несколькими способами, а также вычислять прогресс автоматически, что позволяет работать максимально гибко. Помимо этого информация о прогрессе работ может вводиться удаленно при совместном использовании с WelcomHome (средством для ведения проектов, основанным на web-технологиях). Своевременное обновление календарного плана гарантируется легкостью ввода данных по прогрессу для соисполнителей и удаленных членов команды проекта.

С помощью ввода фактических данных прогресс рассчитывается на базе фактических дат, ожидаемых дат, текущих длительностей, процента завершения работ и процента использования ресурсов. Кроме того, в системе поддерживается автоматический расчет прогресса ресурсов и фактической стоимости.

Пользователь Open Plan может постоянно получать актуальные данные о ходе реализации проекта благодаря широкому диапазону возможностей по вводу и быстрому отображению прогресса выполнения работ.

Системой предусмотрены графические представления для ввода и отображения различных типов данных. Они могут настраиваться в соответствии с потребностями организации и утвержденными стандартами. Среди доступных в Open Plan типов представлений - табличные данные, диаграммы расписаний (диаграммы Гантта), логические сетевые диаграммы, гистограммы и S-кривые.

Произвольные представления настраиваются в системе так же просто, как и высококачественные печатные отчеты. Open Plan обладает целым рядом функций по настройке представлений:

использование иерархических структур разбиения работ/ресурсов;

настраиваемые шаблоны узлов сетевой диаграммы;

использование кодов и фильтров;

автоматическое форматирование и привязка к календарям в сетевых диаграммах;

настраиваемые типы отрезков диаграммы Гантта;

настраиваемые фильтры;

использование технологии drag-and-drop;

настройка масштабов временных шкал;

создание календарей (в частности, нелинейных).

Для наиболее полного контроля текущей ситуации менеджер может воспользоваться возможностью комбинирования диаграммы Гантта, таблицы и гистограммы в одном представлении.

Немаловажным свойством Open Plan является открытая архитектура, облегчающая совместное использование информации в организации при интеграции с различными корпоративными системами. Вместе с программой поставляются настроенные интерфейсы с пакетами календарного планирования (Microsoft Project, P3) и популярными ERP-системами (SAP R/3, Baan).

Применяя средства построения сценариев экспорта/импорта, пользователи могут создавать интерфейсы своими собственными системами.

В системе реализована возможность хранения данных через ODBC (Open DataBase Connectivity - открытую систему связи с базами данных) в различных СУБД, что позволяет ей эффективно интегрироваться в уже существующую систему предприятия. Имеются следующие возможности:

удобная интеграция с MS Project;

импорт файлов проектов Primavera P3;

интеграция с Baan и SAP R/3;

настраиваемый экспорт данных в формате XML, CSV;

описание форматов хранения в базах данных;

поддержка Application Programmer Interface (API) для интеграции со стандартными приложениями Windows.

Более высокий уровень администрирования функций OpenPlan обеспечивается благодаря новой универсальной модели безопасности (WelcomSecurity). Она ориентирована на создание пользователей продуктов, групп пользователей и включение в них отдельных пользователей, формирование ролей (прав доступа к функционалу приложения) и назначение их пользователям, а также на ведение мониторинга использования Open Plan (кто и на какой машине работает с продуктом в данный момент). С помощью WelcomSecurity можно не только запретить доступ к определенной функции, но и сделать ее не видимой для пользователя.

Н. Герасименко,

доцент кафедры "Информационные технологии"

Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации

"Финансовая газета", N 43, октябрь 2005 г.