Учет транспортных услуг (Е. Дульгерова, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 45, ноябрь 2005 г.)

Учет транспортных услуг

При осуществлении хозяйственной деятельности многие организации пользуются услугами специализированных автотранспортных организаций-перевозчиков (далее - перевозчики). При документальном оформлении сделок и подтверждении выполнения обязательств между перевозчиками и заказчиками нередко возникают разногласия.

Так, на практике в разной степени они наблюдаются при выдаче, оформлении и учете у перевозчиков - путевых листов, у грузоотправителей - товарно-транспортных накладных (далее - накладная). Это значительно затрудняет подтверждение выполнения обязательств перевозчика перед заказчиком.

Указанных разногласий можно избежать при соблюдении законодательства Российской Федерации, регламентирующего порядок оказания услуг по перевозке груза.

Договор перевозки груза регулируется главой 40 ГК РФ и предполагает обязательство перевозчика доставить вверенный ему заказчиком груз в пункт назначения, последний, в свою очередь, обязуется уплатить за перевозку установленную плату.

Оформление товарно-транспортных накладных

В соответствии с Общими правилами перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденными Минавтотрансом РСФСР 30.07.71 г. (далее - Правила), перевозка грузов должна оформляться накладной.

На основании ГК РФ факт заключения договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей грузоотправителем накладной. При длящихся договорных отношениях рекомендуется оформлять договор на перевозку грузов в письменной форме, в котором следует предусматривать штрафные санкции, четкий перечень документов, формируемый при выполнении обязательств сторонами сделки, и прочие условия.

Действующая в настоящее время форма N 1-Т "Товарно-транспортная накладная" утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 г. N 78 "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - постановление N 78) и предназначена для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и соответственно оприходования их у грузополучателей, а также для учета транспортной работы, расчетов за перевозки грузов.

В соответствии с разделом 2 постановления N 78 накладная на перевозку грузов составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля. В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких грузополучателей, накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности. Накладную следует выписывать в четырех экземплярах, а по грузам нетоварного характера (груз насыпью) - в трех:

один остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей и формирования выручки;

второй, третий экземпляры, заверенные подписями, печатями (штампами) грузополучателя и подписями водителя, сдаются водителем перевозчику, второй экземпляр, служащий основанием для расчетов, перевозчик прилагает к акту об оказании услуг по перевозке и высылает заказчику, третий - прилагается к путевому листу;

четвертый экземпляр для грузов товарного характера, заверенный подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у грузополучателя.

Более подробный порядок заполнения накладной описан в Инструкции Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998 от 30.11.83 г. "О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом" (далее - Инструкция), действующей в настоящее время.

Выдача путевых листов

Постановлением N 78 утверждены также следующие унифицированные формы: путевой лист N 4-с - для оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам, N 4-п - для работы по временному тарифу. Путевые листы служат для определения показателей учета работы подвижного состава и водителя, для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

На основании раздела 2 постановления N 78 выданный путевой лист водителю должен быть предварительно заполнен диспетчером организации и обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Участие водителя в заполнении путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля (п. 8 Инструкции).

Путевые листы выдаются водителю под расписку только на один рабочий день (смену) при условии сдачи им путевого листа предыдущего дня работы. Они остаются у перевозчика, хранятся совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки (раздел 2 постановления N 78).

Заказчик обязан заполнять раздел "Выполнение задания", где отражается маршрут движения по каждой поездке и ставится подпись заказчика. В путевой лист обязательно вписывают номера накладных и прилагают по одному их экземпляру, по итогу накладных указываются количество перевезенных грузов и другие показатели.

В случае повременной оплаты постановлением N 78 в унифицированной форме N 4-п предусмотрены отрывные талоны путевого листа, которые заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления перевозчиком стоимости оказанных услуг заказчику. К акту об оказанных услугах перевозчик прилагает соответствующие отрывные талоны.

При оплате услуг по сдельным расценкам в путевом листе по форме N 4-с отрывной талон, заполняемый заказчиком, не предусмотрен. Основанием для предъявления перевозчиком стоимости оказанных услуг в этом случае служат перечень и приложенные экземпляры накладных.

В случае транзитных перевозок обязанность по заполнению маршрута в путевых листах и отрывных талонов должна быть возложена на грузополучателя.

Ведение журнала учета

Постановлением N 78 предусмотрено ведение журналов учета движения путевых листов у перевозчиков. С помощью нумерации листов журнала типографским способом можно обеспечить контроль за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей их в бухгалтерию.

Наиболее распространенными ошибками, которые допускаются организациями, являются использование старых форм путевых листов, выдача грузоотправителем водителю перевозчика меньшего количества экземпляров накладных, беспорядочная нумерация путевых листов и накладных, выдача путевых листов легковых автомобилей на период от нескольких дней до месяца, а также неполное заполнение реквизитов, предусмотренных унифицированными формами. Порядок в учете необходим. Прежде всего следует помнить, что принятие к учету первичных документов недействующей формы или с незаполненными реквизитами не допускается ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Кроме того, необходимо обратить внимание на нумерацию накладных и путевых листов. Согласно Инструкции накладные и путевые листы являются бланками документов строгой отчетности и должны изготавливаться типографским способом с учетной серией и типографским номером. В современных условиях накладные повсеместно составляются с помощью компьютера.

Принимая во внимание, что путевые листы в большинстве случаев изготавливаются типографским способом, можно производить нумерацию в типографиях чистых листов, на которых распечатываются документы. Пронумерованные чистые листы будут являться бланками документов строгой отчетности, учет которых должен осуществляться применительно к этой категории первичных документов.

Инструкцией в отношении бланков путевых листов предусмотрены их хранение на складах организаций и выдача по мере потребности под расписку лицу, ответственному за эксплуатацию автотранспорта (заведующему гаражом, начальнику эксплуатации, диспетчеру и др.). В бухгалтерском учете эти операции должны отражаться следующим образом:

Д-т 10, К-т 60 - оприходованы бланки документов строгой отчетности с пропечатанными сериями и номерами;

Д-т 10, К-т 10 - выданы подотчет бланки документов строгой отчетности серией N номерами А-S;

Д-т 20, 23, 26, К-т 10 - списаны использованные бланки документов строгой отчетности серией N номерами А-S по акту, подписанному лицами, утвержденными приказом.

В учетной политике организации следует предусмотреть обязательность заполнения журнала по учету бланков документов строгой отчетности и ежегодную их инвентаризацию.

Аналогичным должен быть подход к оформлению, учету документов при использовании транспорта организации для собственных нужд.

Следует также напомнить, что заказчикам при требовании от перевозчиков документов, подтверждающих суммы выписанных счетов на оплату за перевозку грузов, следует ссылаться на Инструкцию, которая предусматривает обязанность не реже одного раза в квартал производить сверку данных, на основании которых перевозчики рассчитывают стоимость оказанных услуг, с фактически перевезенным количеством груза. Сверка производится в сроки, установленные графиками, утвержденными заказчиками и перевозчиками. Результаты сверки оформляются актом, в который включаются все акты об оказанных услугах перевозчиков за определенный период. Акт подписывается представителями сторон.

Учитывая изложенное, у заказчиков транспортных услуг наличие документов, оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации, таких, как накладные, отрывные талоны к путевым листам при повременной оплате услуг и акты сверок, является необходимым условием для принятия в целях налогообложения прибыли транспортных расходов в соответствии со ст. 252 НК РФ как документально подтвержденных. У перевозчиков соблюдение порядка оформления документов позволит правомерно принимать в расходы начисленную заработную плату, производить списание ГСМ в целях налогообложения, пресекать несанкционированный расход ГСМ, а также оперативно управлять деятельностью автопарка.

Кроме того, наличие документов и оформление их должным образом у сторон сделки способствуют формированию достоверной информации на счетах бухгалтерского учета, сопоставимости данных "Доходы и расходы" и оперативному их получению.

Е. Дульгерова,

аудитор ООО "Партнер-аудит", г. Екатеринбург

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 45, ноябрь 2005 г.