Вопрос: Нам сообщили, что мы должны передать на хранение бухгалтерские документы, относящиеся к личному составу, в Центральный объединенный архив. Как правильно составить опись документов на утверждение в архив? Какие разработаны для этого формы? Какова процедура передачи бухгалтерских документов в Центральный объединенный архив? ("Финансовая газета. Региональный выпуск", N 47, ноябрь 2005 г.)

Нам сообщили, что мы должны передать на хранение бухгалтерские документы, относящиеся к личному составу, в Центральный объединенный архив. Как правильно составить опись документов на утверждение в архив? Какие разработаны для этого формы? Какова процедура передачи бухгалтерских документов в Центральный объединенный архив?

Согласно Указу Президента Российской Федерации от 17.03.94 г. N 552 собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Федеральной архивной службы России. При смене собственника и (или) места хранения документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации собственники информируют органы и учреждения Федеральной архивной службы России о новом владельце и (или) месте дальнейшего хранения этих документов.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях объединений, учреждений, организаций и предприятий. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с органами и учреждениями Федеральной архивной службы России.

Порядок и условия передачи документов негосударственных архивов на хранение в городские архивы, музеи, библиотеки определяются соответствующими договорами.

Согласно Основным правилам работы ведомственных архивов, утвержденным приказом Главархива СССР от 5.09.85 г. N 263 (далее - Правила), полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела (за исключением случаев, указанных в пп. 4.1.5 и 4.1.6. Правил); нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела (Приложение 4); составление в необходимых случаях (п. 4.1.21) внутренней описи документов дела (Приложение 5); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовых книжек, паспортов и др.) они вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале при необходимости - бланки форм для внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале - конверт, а затем - каждое вложение в конверте. При этом документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей нумерации составляется заверительная надпись дела. Она составляется на отдельном листе - заверителе дела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа - заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Внутреннюю опись необходимо составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется следующим образом. На ней указываются: наименование организации и ее непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения; индекс дела; номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел; заголовок дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. При этом архивный шифр проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения (до этого он проставляется карандашом). На обложках дел временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу архивные шифры проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) организации, согласованных с ЭПК соответствующего архивного учреждения (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем организации.

При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями ЕГСД и подразделов 2.2 и 4.1 Правил, составляются описи дел.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

Составление и оформление годового раздела сводной описи дел и законченной описи дел по личному составу осуществляются согласно п. 7.4 Основных правил работы ведомственных архивов.

Ю. Кольцов,

ООО "ЮВК Аудит"

23 ноября 2005 г.

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 47, ноябрь 2005 г.