Учет, хранение и выдача трудовых книжек (А.Г. Коковкина, "Советник бухгалтера социальной сферы", N 10, октябрь 2005 г.)

Учет, хранение и выдача трудовых книжек

Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках" утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку и Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в организациях ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития России.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовых книжек - документы строгой отчетности

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Хранение трудовых книжек, не полученных при увольнении

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей

Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Минфином России.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных п. 34 и 48 настоящих Правил.

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Чрезвычайные ситуации

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Бюджетный учет трудовых книжек

С 1 января 2005 г. бланки трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку в бюджетном учете учитываются как бланки строгой отчетности, поэтому они переведены из состава "Денежных документов" субсчет 132 на забалансовый счет 03 "Бланки строгой отчетности". Это определено Методическими указаниями по внедрению Инструкции по бюджетному учету, утвержденными приказом Минфина России от 24.02.2005 N 26н.

В межотчетный период надо произвести запись:

Дебет счета 0 40103 000 "Финансовый результат прошлого отчетного периода"

Кредит субсчета 132 "Денежные документы" на сумму, числящуюся на этом счете

А на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности" поставить на приход бланки в количестве, числящемся на 01.01.2005 г., стоимость каждого бланка равна 1 руб.

При составлении отчетности на 1 октября 2005 года вступительное сальдо баланса на 01.01.2005 г. изменится на эту сумму изменений в отчетности, т.е. вступительное сальдо по счету 0 40103 000 "Финансовый результат прошлого отчетного периода" уменьшится на сумму переведенных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в состав бланков строгой отчетности.

Реализация трудовых книжек

Письмом Федерального казначейства от 18.05.2005 N 42-2.2-06/63 Федеральное казначейство разъяснило, что в соответствии с ч. 2 ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Пунктом 47 раздела 8 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 установлено, что при выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша к ней работодатель взимает с него плату в размере расходов на их приобретение.

Трудовые книжки и вкладыши к ним приобретаются работодателем, в том числе бюджетным учреждением, по существующей рыночной цене.

Согласно Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 26.08.2004 N 70н, при выдаче трудовой книжки и вкладыша к ней делаются следующие записи:

Дебет 1 20503 560 "Увеличение дебиторской задолженности по доходам от рыночных продаж товаров, работ, услуг" в размере расходов на приобретение трудовых книжек и вкладышей к ним (данные с забалансового учета)

Кредит 1 40101 130 "Доходы от рыночных продаж товаров, работ, услуг"

При поступлении средств от реализации трудовых книжек и вкладышей к ним в кассу учреждения делаются следующие записи:

Дебет 1 20104 510 "Поступления в кассу"

Кредит 1 20503 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от рыночных продаж товаров, работ, услуг"

При отражении средств на лицевом счете учреждения указанных средств делаются следующие записи:

Дебет 1 30405 226 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг"

Кредит 1 20104 610 "Выбытия из кассы"

При перечислении в доход федерального бюджета указанных средств делаются следующие записи:

Дебет 1 21002 130 "Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступившим в бюджет доходам от рыночных продаж товаров, работ, услуг"

Кредит 1 30405 226 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг"

А.Г. Коковкина,

Генеральный директор Издательства "Советник бухгалтера"

"Советник бухгалтера социальной сферы", N 10, октябрь 2005 г.