Техника составления инструкции по ведению кадрового делопроизводства (Е.Н. Самарина, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 9, сентябрь 2005 г.)

Техника составления инструкции по ведению кадрового делопроизводства

Для чего нужна инструкция по кадровому делопроизводству?

Итак, во-первых, инструкцию по ведению кадрового делопроизводства желательно иметь для того, чтобы в случае необходимости продемонстрировать ее трудинспекции. Стоит отметить, что она не является документом, который обязательно должен присутствовать в отделе кадров. Требование ее наличия сотрудниками соответствующих инстанций не подкреплено положениями нормативно-правовых актов. Тем не менее, не стоит игнорировать "негативную" тенденцию при трудовой проверке интересоваться ее присутствием среди прочих документов организации.

Во-вторых, данный документ необходим для облегчения профессиональной адаптации сотрудника кадровой службы. "Кадровик", сменивший хотя бы два места работы, знает, что кадровое делопроизводство в двух разных организациях ведется абсолютно по-разному. Безусловно, общепринятые стандарты по оформлению документации соблюдают все серьезные компании. Однако в пределах существующих "статутов" (норм ведения кадрового делопроизводства) существует огромный диапазон возможностей для формирования "индивидуальных" правил и процедур компании.

Пример 1

Так, в крупных компаниях, в отличии от небольших и средних зачастую ведутся книга (журнал) приема, книга (журнал) увольнения, книга (журнал) учета отпусков и т.д., которые, безусловно, не обязательны, но чрезвычайно облегчают работу при анализе причин увольнения, составлении различных статистических справок и т.д.

Пример 2

В одной компании документы могут разбиваться на ряд отдельных папок: "Прием", "Увольнения", "Отпуска", "Аттестация", "Перевод" и т.д. и соответственно основания к ним, в другой - документы могут быть частично сгруппированы, например, приказы о приеме и об увольнении вестись как одно "дело".

Пример 3

Основание к какому-либо приказу может подшиваться только в папку с основаниями либо ксерокопия данного документа может быть дополнительно внесена в личное дело сотрудника и т.д.

Неизвестные доселе правила и процедуры зачастую тяжело усвоить даже очень опытному "кадровику", перешедшему на новое место работы.

Между тем, кадровая документация, особенно на крупных предприятиях должна оформляться быстро, почти механически, и размышления какого-либо сотрудника в процессе работы на тему: "А где же эта папочка? А где же этот конвертик, в который следует положить эту "новоиспеченную" бумажку?", - в конечном итоге приводят на практике не только к торможению работы, возложенной на конкретного сотрудника, но и смешению всей кадровой документации всего отдела кадров. Ибо документы попадают не в те дела, в которых им следует лежать в данном отделе кадров, а в те, в которых бы они традиционно лежали, если бы сотрудник продолжал трудиться на старом месте работы. В результате начальник отдела кадров очень удивляется, обнаружив приказы об увольнении в папке с приказами о приеме (у "новичка"-то они раньше хранились вместе), а новый работник данной организации недоумевает, чему же все-таки его босс не рад. Естественно, после этого работу приходится переделывать заново, так как приказы как минимум оказываются пронумерованы не в том порядке, в каком это необходимо.

Грамотно составленная Инструкция по ведению кадрового делопроизводства может стать "другом", который поможет избежать подобных казусов. Она ознакомит новичка с нюансами ведения кадрового делопроизводства на данном предприятии без дополнительной помощи "наставника", обучит незнакомого вообще с кадровым делом человека специфике данной работы, поможет разобраться в нестандартной ситуации, тяжелой с точки зрения правового анализа, уже опытному кадровику. Для того, чтобы она стала настольной книгой как "старого" работника данной организации, так и нового, в ней должен быть прописан не только четкий алгоритм действий при оформлении кадровой документации, но и даны советы при решении проблемных ситуаций, должен присутствовать перечень формируемых "дел", должна быть указана нормативно-правовая база, которая необходима для проведения той или иной процедуры и т.д. Иначе говоря, должна быть создана такая инструкции по ведению кадрового делопроизводства, которая будет способствовать решению многих кадровых задач.

Структура инструкции по ведению кадрового делопроизводства

Общая структура Инструкции по ведению кадрового делопроизводства в принципе ничем не отличается от структуры любого иного аналогичного документа. Сюда включаются:

- общие положения;

- основные понятия;

- основная часть;

- заключительные положения;

- приложение.

Работу над разработкой инструкции по ведению кадровой документации лучше проводить в три этапа:

- вначале (первый этап) - описать основные понятия;

- затем (второй этап) - составить основную часть и приложения;

- и уже в конце (третий этап) - общие и заключительные положения.

В конце статьи, после разъяснения технологии создания всей Инструкции, мы разъясним, почему удобнее применять именно такой "перевернутый" порядок работы.

Общие положения

В общих положениях Инструкции необходимо объяснить, для чего нужен данный документ, каковы цели его создания, задачи, описать нормативно-правовую базу, которой мы руководствуемся при его создании, на кого распространяется данный нормативно-правовой акт и т.д.

Основные понятия

Здесь не только объясняются те термины, которые мы будем использовать в дальнейшем, но и даются условные обозначения для тех лиц, которые будут участвовать в проведении той или иной процедуры.

Пример 4

Представим себе, что делопроизводственный отдел HR-службы называется как-нибудь очень витиевато и красиво, например, сектор учета и анализа кадров департамента Управления персоналом. В этом секторе ведением делопроизводства может заниматься масса сотрудников, имеющих абсолютно разный статус и соответственно название, например, специалист, старший специалист, ведущий специалист, начальник сектора и т.д. При этом руководствоваться данной инструкцией при ведении кадрового делопроизводства будет каждый из этих работников. А теперь представим, как (о ужас!) может выглядеть описание приема на работу одним из таких сотрудников:

"Специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или старший специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или ведущий специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или начальник сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом проверяет наличие у потенциального работника документов, необходимых для оформления приема на работу:

- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Затем Специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или старший специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или ведущий специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или начальник сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом готовит проект трудового договора с работником..."

Автор, которому придется сочинять подобное произведение перещеголяет по объему своего творения Льва Николаевича Толстого. К тому же текст будет ужасно неудобен для восприятия.

Поэтому любого работника кадровой службы можно назвать, например, "исполнитель", ибо он в документальной форме реализует согласованные волю и решение работника и работодателя.

Человека, чей прием на работу еще не оформлен, в принципе правомерно считать "соискателем" и т.д.

Заключительные положения

Здесь, как минимум, важно написать об ответственности за неисполнение обязанных лиц такой инструкции (это может быть, например, наложение дисциплинарного взыскания), а также порядок вступления данного документа в силу и утраты силы данным документом.

Как правило, Инструкция вводится в действие приказом первого лица предприятия, которое может выглядеть так:

Пример 5

Открытое акционерное общество "Золотой ключик"

Приказ

29 августа 2005 г.                                                   N 57

г. Рязань

О введении в действие Инструкции по ведению кадрового
делопроизводства ОАО "Золотой ключик"

В целях упорядочения кадрового учета ОАО "Золотой ключик"

Приказываю:

1. Ввести с 01.09.2005 г. в действие Инструкцию по ведению кадрового делопроизводства.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора по персоналу Рогову Е.Г.

3. Секретариату довести настоящий приказ до сведения руководителей департаментов и управляющих производственными подразделениями.

     Генеральный директор ________________ А.И. Каштанов

Утратить силу данный документ может по истечении определенного количества времени. Например, через год. Тогда соответствующий пункт Инструкции будет выглядеть так:

Пример 6

1.1. Инструкция утрачивает силу через год после ее вступления в силу.

Ее "обесценивание" можно "увязать" и с введением в действие новых законов или подзаконных нормативно-правовых актов. В таком случае в Инструкции можно написать следующее:

Пример 7

1.1. Инструкция утрачивает силу в случае введения в действие законов или подзаконных нормативно-правовых актов, отдельные положения которых будут противоречить данной Инструкции.

Желательно предусмотреть и порядок введения изменений и дополнений в данный документ.

Следует указать все те изменения, которые могут сделать текст Инструкции устаревшим. Основаниями могут послужить:

- издание закона или подзаконного нормативного акта, которому положения Инструкции будут противоречить;

- введение новой системы электронного документооборота;

- изменение структуры организации и т.д.

Далее необходимо обозначить:

- круг лиц, которые будут обладать инициативой на предложение директору ввести необходимые изменения в данный локальный нормативно-правовой акт (это может быть юрист, HR-директор, начальник IT-службы и т.д.);

- форму, в которой должно быть сделано это предложение (например, служебная записка);

- процедуру внесения изменений, назвать должностное лицо, которое обязано доработать инструкцию, а также лицо, обязанное контролировать данный процесс.

Разработка основного текста и приложений

Как уже было сказано выше, основной текст и приложения лучше разрабатывать параллельно друг другу. Наиболее логично разделить основную часть Инструкции на следующие три части:

- создание номенклатуры дел и внесение изменений в номенклатуру дел;

- основные процедуры;

- формирование дел и их подготовка к сдаче в архив.

Мы не будем подробно описывать разработку той части инструкции, которая посвящена созданию номенклатуры дел и подготовке дел к сдаче на архивное хранение. Остановимся подробнее на описании в Инструкции основных процедур кадрового делопроизводства. Соответственно разделы "Номенклатура" и "Архив" можно составить по аналогии.

"Не все то золото, что блестит"

Основных процедур может быть много:

- прием на работу,

- перевод (постоянный, временный),

- совместительство,

- совмещение,

- командировка,

- увольнение (по собственному желанию, по соглашению сторон, по истечении срочного трудового договора, по сокращению штатов, по иным статьям ТК РФ и других нормативно-правовых актов, предусматривающих основания для увольнения),

- наложение дисциплинарного взыскания,

- отпуск и т.д.

Если включить их все в Инструкцию по ведению кадрового делопроизводства, то получится несколько увесистых талмудов. Поэтому необходимо выбрать те из них, которые, как правило, проводятся в вашей организации.

Если деятельность ваших сотрудников не связана с командировками, то включать в Инструкцию подробное описание процесса оформления документов для командировки незачем.

Если у вас лояльный работодатель, который предпочитает увольнять за прогул, пьянство или воровство "по собственному желанию", то не обязательно описывать процедуру увольнения за виновные действия в Инструкции.

Предположим, что на предприятии хранится большое количество конфиденциальной информации, к которой имеет доступ колоссальное количество работников. Соответственно, созданы все предпосылки для увольнения сотрудника за разглашение служебной тайны: существует Положение об их защите, работник ознакомлен под роспись с перечнем сведений конфиденциального характера и подписал соответствующий документ, в котором обязуется их не разглашать. В таком случае в Инструкции следует уделить внимание увольнению за разглашение служебной или коммерческой тайны.

Другое дело, если всю конфиденциальную информацию знают только директор и его заместитель. Тогда в Инструкции можно обойтись без описания расторжения трудового договора по этому основанию.

Таким образом, мы должны исследовать кадровый документооборот предприятия, чтобы понять, какие именно процедуры стоит описывать в Инструкции, а какие - нет. Если традиции данной организации вам еще не совсем знакомы (вы работаете недавно), то для проведения диагностики лучше проанализировать документы организации.

Если ведется книга (журнал) увольнений, то обычно в графе примечания пишут причину (юридическую и фактическую) увольнения.

Сжатую статистическую информацию можно получить и путем анализа журнала регистрации приказов. Следует посмотреть, имели ли место в последнее время в данной организации командировки сотрудников, случаи совмещения работниками профессий, совместительства и т.д.

Статистические сведения удобнее обобщать при помощи таблицы, возможная форма которой представлена в Примере 8. В данную таблицу не стоит вставлять такие графы, как отпуск или прием на работу, т.к. эти процедуры проводятся в любой организации.

Пример 8

Выполняе- мые про- цедуры

Статистическая информация по месяцам _______ года

Итого

январь

февраль

март

апрель

май

июнь

июль

август

сентябрь

октябрь

ноябрь

декабрь

команди- ровки

совмеще- ния

аттеста- ция и присвое- ние раз- рядов

перевод

...

Что касается порядка проведения "проигнорированных" операций, то в отношении них в тексте Инструкции можно сделать соответствующие ссылки.

Пример 9

В конце подраздела "Увольнения" можно дать пояснение:

7.7. Процедуры увольнения по иным основаниям проводятся в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе ТК РФ, Законом об АО, Инструкцией по ведению трудовых книжек, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, иными нормативно-правовыми актами.

Не рекомендуется объединять описание процедур, которые имеют общее название, но разительно отличаются между собой по порядку проведения. Так, диаметрально противоположно регулируется увольнение по различным статьям ТК РФ и, соответственно, объединять их в единый процесс не следует! Попробуем представить себе, к чему приведет такое объединение. Описание процедуры по всем статьям ТК РФ выглядело бы довольно комично. Вот "негативный" пример подобного смешения:

Пример 10

Если Исполнитель увольняет работника как непрошедшего испытательный срок, ему следует предупредить его за три дня о предстоящих изменениях в письменной форме, если по сокращению штатов, то за два месяца, по соглашению сторон - направить письмо работнику с предложением расторгнуть договор по этому основанию и в случае его согласия составить соответствующее соглашение:

Правила описания процедуры

Итак, вы вычленили ряд самостоятельных процедур, подлежащих описанию в Инструкции по кадровому делопроизводству. Предположим, у вас получился следующий перечень:

- прием на работу;

- оформление отпуска;

- оформление постоянного перевода;

- оформление временного перевода;

- оформление командировки;

- поощрение сотрудника;

- увольнение по собственному желанию;

- увольнение по истечении срока трудового договора.

Теперь мы должны описать каждую процедуру. См. Пример 11.

Вначале мы пишем название процедуры.

Далее необходимо указать те нормативно-правовые акты, которыми мы будем руководствоваться при ее проведении, к ним специалист кадровой службы сможет обратиться, если у него возникнут дополнительные вопросы.

Следующий шаг: описываем те юридические факты, которые служат основанием проведения данной процедуры.

Затем следует назвать все те виды документов, регистрационные журналы и дела, которые будут использованы в работе. Данную информацию можно оформить и в виде приложения к Инструкции. Тогда в приложении можно прокомментировать правила заполнения документов и регистрационных форм, привести образцы оформления.

Пример 11

Процедура: "Прием на работу".

Нормативно-правовая база: Конституция РФ, ТК РФ, Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социального развития РФ 10.10.2003 г. N 69, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ 16.04.2003 N 225.

Процедуре предшествует принятие решения работодателем о приеме на работу сотрудника, поступление распоряжения руководителя организации о приеме в отдел кадров.

Оформляемые документы: бланк личной карточки Т-2, проект трудового договора в двух экземплярах, личный листок по учету кадров, бланк пропуска. Папка с приказами "Прием". Регистрационные формы: книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, книга (журнал) учета трудовых договоров и изменений к ним, журнал регистрации пропускных удостоверений, журнал регистрации личных дел, журнал регистрации приказов.

Любой кадровый процесс: уход в отпуск, прием на работу, увольнение, - "включает" в себя не только документальное оформление процедуры, но и принятие всевозможных решений, согласования и т.д. Инструкция по ведению кадрового делопроизводства распространяется только на оформление бумаг, однако для того, чтобы их грамотно составить, необходимо видеть всю картину. Поэтому весьма полезным окажется составление карт процессов. Они могут выглядеть следующим образом.

Пример 12

Процесс "Прием на работу"

                                                             /----------\

                                                             |Процедура |

                                                             |оформления|

                                                             \----------/

    /--------------\       /-------------------\        /---------------\

    |  начальник   |       |   руководитель    |        |отдел кадров   |

    |   отдела     |       |   организации     |        | осуществляет  |

    | представляет |       |принимает решение о|        |  процедуру    |

    |потенциального|------| приеме сотрудника |-------|документального|

    | сотрудника   |       |  на работу и дает |        |  оформления   |

    | организации  |       |  соответствующее  |        |  сотрудника   |

    | руководителю |       |   распоряжение    |        |   на работу   |

    | организации  |       |  в отдел кадров   |        \---------------/

    \--------------/       \-------------------/

Пример 13

Процесс "Увольнение по инициативе работника"

                                                             /----------\

                                                             |Процедура |

                                                             |оформления|

                                                             \----------/

/---------------\  /---------\  /---------------------\ /---------------\

|  работник     |  |начальник|  |    руководитель     | |отдел кадров   |

|пишет заявление|  | отдела  |  |     организации     | |осуществляет   |

|  с просьбой   |-|визирует |-|подписывает заявление|| процедуру     |

|уволить его по |  |заявление|  |  и тем самым дает   | |документального|

| собственному  |  \---------/  |  распоряжение об    | |  оформления   |

|   желанию     |               |увольнении работника | |  увольнения   |

\---------------/               |  в отдел кадров     | |  работника    |

                                \---------------------/ \---------------/

Далее следует пошагово расписать само оформление бумаг.

Пример 14

Для процедуры увольнения работника по собственному желанию порядок оформления документов может быть следующим.

1. Исполнитель проверяет правильность составления заявления об увольнении.

2. Исполнитель готовит проект приказа об увольнении.

3. Исполнитель заполняет форму приказа об увольнении.

4. Подготовленный приказ подписывается у первого лица предприятия.

5. Исполнитель знакомит под роспись работника с подписанным приказом.

6. Исполнитель делает копию приказа об увольнении, заверяет ее своей личной подписью и печатью кадрового подразделения, помещает ее в личное дело работника.

7. Исполнитель заполняет записку-расчет на основании приказа.

8. Приказ и записка регистрируются в журнале регистрации приказов о прекращении действия трудового договора с работниками. Приказу присваивается регистрационный номер и буквенный индекс "у", записке присваивается регистрационный номер нарастающим числом с начала календарного года.

9. Исполнитель передает записку и вторую копию приказа в бухгалтерию под роспись ответственного лица бухгалтерии в журнале регистрации о прекращении действия трудового договора.

10. В день увольнения работник сдает Исполнителю заполненный обходной лист.

11. Исполнитель вносит в трудовую книжку работника запись об увольнении в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, Правилами ведения трудовых книжек и приказом, заверяет записи в трудовой книжке собственной подписью и печатью кадрового подразделения.

В трудовой книжке делается запись: "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

Нестандартные ситуации

Основываясь на собственном опыте работы и проконсультировавшись с юристами в Инструкции можно прописать алгоритм поведения Исполнителя-специалиста кадровой службы в различных нестандартных ситуациях.

Пример 15

Как правило, работник долго отсутствовавший на работе либо приносит больничный лист, подтверждающий уважительную причину отсутствия - и тогда он продолжает спокойно трудиться в родной организации, либо кается в том, что прогулял. В таком случае мы просим его написать объяснительную. Если он отказывается от ее написания, составляем соответствующий акт, и, подтвердив факт отсутствия еще одним актом, смело оформляем увольнение за прогул. При этом мы зачастую не вдумываемся, что содержание "письма-покаяния" может обернуться против нас.

Автор данного "гениального" произведения может сослаться на уважительную причину своего отсутствия. Например, его забрали в милицию для выяснения личности, задержали за хулиганство (подобное поведение сотрудника, конечно, неправомерно вообще, но для объяснения отсутствия на работе такая причина не является неуважительной - человек же не сам уклонился от работы - его "служивые люди" на волю не пускали).

Если кадровик столкнется с такой ситуацией, то механически, по шаблону оформлять увольнение за прогул не стоит. В подобных "тяжелых" случаях лучше предпринять меры для выяснения достоверности изложенного в объяснительной, в том числе послать официальный запрос в милицию или съездить в отделение для выяснения всех обстоятельств.

Правила поведения в "нестандартной" ситуации могут быть изложены как в тексте самой Инструкции, так и в приложении к ней.

Бланки контроля правильности выполнения процедур

В дополнение к Инструкции стоит составить и размножить бланки контроля правильности выполнения процедур. См. Пример 16.

С левой стороны необходимо написать все те операции, которые должен выполнить кадровик при оформлении документации, а с правой - оставить место для подтверждения факта выполнения каждой операции (можно фиксировать дату выполнения или просто ставить галочку).

Подобные бланки, естественно, должны изготавливаться на основании описания той или иной процедуры в Инструкции.

Данные бланки помогут "новичкам" быстрее освоить специфику ведения кадрового делопроизводства в вашей организации, а "старожилам" - контролировать себя на всех стадиях оформления.

Пример 16

Порядок оформления документов при
увольнении работника по собственному желанию

 Ф.И.О. увольняемого сотрудника

                                -----------------------------------

N п.п.	Выполняемые действия	Отметка о выполнении
1.	Проверка правильности составления заявления об увольнении
2.	Подготовка проекта приказа об увольнении
3.	Подготовленный приказ подписывается у первого лица предприятия
4.	Ознакомление под роспись работника с подписанным приказом
5.	Заверение копии приказа об увольнении своей личной подписью и печа- тью кадрового подразделения
6.	Копия приказа об увольнении помещается в личное дело работника
7.	Заполнение записки-расчета
	...

Раскроем тайну!

Таким образом, когда рассказана вся технология по составлению Инструкции по ведению кадрового делопроизводства, становится ясным, почему желательно создавать ее в той последовательности, о которой было заявлено в начале статьи.

Так, термины и определения используются по всему тексту, поэтому составление подобного "глоссария" должно предшествовать основной работе.

Процессы описания процедур и приложений чисто технически невозможно отделить друг от друга.

Общие же положения удобнее всего сформулировать в конце. Ведь нормативно-правовая база, которой мы руководствуемся при написании всей Инструкции создается путем "глобального объединения" нормативно-правовых баз каждой из описываемых процедур.

Удачи вам в создании собственных нормативных корпоративных документов!

Е.Н. Самарина,

заместитель директора по обучению

Департамента корпоративного питания,

компания "Росинтер Ресторанст"

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 9, сентябрь 2005 г.