Вопрос: Организация оказывает услуги по перевозке грузов автомобильным транспортом в международном сообщении. Непосредственно перевозку осуществляет водитель, который приказом руководителя направляется в зарубежную командировку. По завершении рейса водитель оформляет авансовый отчет, в котором указывает все наличные расходы, произведенные им и необходимые для выполнения перевозки. Признается ли работа водителей в рейсе командировкой с возможностью выплачивать ему суточные и какими документами она должна подтверждаться? Каков срок сдачи авансового отчета? ("Налоговый вестник", N 10, октябрь 2005 г.)

Организация оказывает услуги по перевозке грузов автомобильным транспортом в международном сообщении. Непосредственно данную перевозку осуществляет водитель, который приказом руководителя направляется в зарубежную командировку. По завершении рейса водитель, осуществляющий перевозку, оформляет авансовый отчет, в котором указывает все наличные расходы, произведенные им и необходимые для выполнения перевозки, например расходы на покупку топлива, на платные автодороги и стоянки, на таможенное оформление на пограничных переходах.

Признается ли работа водителей в рейсе командировкой с возможностью выплачивать ему суточные и какими документами она должна подтверждаться? Каков срок сдачи авансового отчета и может ли этот срок продлеваться на основании внутренних актов организации без признания выданной в подотчет суммы беспроцентным займом сотруднику?

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ в доход, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц, не включаются все виды компенсационных выплат в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации. К числу таких выплат относятся, в частности, суточные, выплачиваемые в пределах норм, определенных согласно действующему законодательству.

Статьей 165 ТК РФ установлены гарантии и компенсации работникам, которые в связи с исполнением трудовых обязанностей должны выехать в другую местность. При этом выезд может носить как временный, так и постоянный характер. ТК РФ определены следующие виды поездок работников в другую местность: служебная командировка, переезд на работу в другую местность.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Порядок направления работников в командировки приведен в инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", которая действует в части, не противоречащей ТК РФ. В соответствии с п. 1 этой инструкции служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Направление в служебную командировку носит временный характер и ограничено определенным сроком. Как правило, этот срок не должен превышать 40 дней.

Перечень категорий работников, чья работа носит подвижной (разъездной) характер, в настоящее время нормативно не установлен.

Таким образом, водителей, постоянно занимающихся международными перевозками грузов, по нашему мнению, можно приравнять к лицам, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной характер как на территории Российской Федерации, так и в период пребывания на территории иностранных государств.

Приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ - авансовый отчет. Бухгалтерский учет должен вестись на основании правильно оформленных первичных учетных документов (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

При списании расходов водителя, произведенных на территории зарубежных стран в иностранной валюте, к авансовому отчету водителя должны быть приложены первичные документы, подтверждающие произведенные расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, за автостоянку и платные автодороги, об оплате таможенных платежей на границе.

Т.В. Назарова

1 октября 2005 г.

"Налоговый вестник", N 10, октябрь 2005 г.