Автоматизация архивной службы предприятия (Н. Зверева, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 49, декабрь 2005 г.)

Автоматизация архивной службы предприятия

В настоящее время существует два основных подхода к автоматизации архивной службы:

создание автоматизированной системы НСА (научно-справочного аппарата) к "бумажному" архивному фонду. Архив предприятия в традиционном понимании - это хранилище документов на обычных бумажных носителях. В целях оперативного учета и розыска документов создаются системы НСА, которые включают перекрестные справочники, используемые как главный инструмент в работе архивной службы. Автоматизация архивной службы заключается в переводе всей системы НСА на работу в автоматизированном режиме;

создание электронных архивов. Это база документов на электронных носителях и соответствующее ей программное обеспечение для поиска. Основными задачами при разработке программного обеспечения являются хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам.

Решая вопрос об автоматизации архивной службы предприятия, необходимо определить его потребности, соразмерить их с массивом "бумажного" архива, темпами роста документооборота, финансовыми и материальными возможностями. В соответствии с полученными данными следует выбрать путь автоматизации архивной службы. Возможны следующие варианты:

перевод всех документов предприятия в электронный вид и затем создание электронного архива;

перевод и/или создание системы НСА к традиционному "бумажному" архиву в автоматизированном режиме;

разумное сочетание двух систем: перевод отдельных видов и групп дел в электронный вид и создание системы НСА ко всему фонду в автоматизированной системе.

Некрупное, недавно созданное предприятие с небольшим объемом документооборота, динамичное и быстрорастущее может выбрать первый вариант. Для реструктурируемого предприятия достаточно будет второго варианта. Для крупного или среднего предприятия, получившего в наследство большой архив и имеющего теперь значительный документооборот, предпочтителен третий вариант.

Выбор программы для автоматизации архивной службы предприятия невелик в отличие от информационных систем для службы ДОУ (документационного обеспечения управления). Это вполне закономерно, поскольку спрос на них долгое время был невысоким. На рынке программного обеспечения заявлены несколько разработчиков:

ВНИИДАД;

корпорация "Электронный архив";

компания ЛАНИТ (Лаборатория новых информационных технологий);

компания "Электронные Офисные Системы" (ЭОС);

компания "Xerox Eurasia".

Первым появилось на рынке программное обеспечение, разработанное ВНИИДАД еще в 1999 г. Ведущему институту отрасли эта задача была поставлена в рамках правительственной программы "Электронная Россия". Естественно, данный продукт ориентирован на государственные, муниципальные архивы - учреждения государственной архивной службы. По нашему мнению, для архивов предприятия он не очень подходит.

Корпорация "Электронный архив" известна своими решениями по созданию электронных архивов документов и переводу "бумажных" архивов в электронный вид с применением технологии поточного сканирования. В основу решения положена система SAPERION. С ее помощью можно подготовить шаблоны, формы, учетные карточки и фильтры поиска в зависимости от потребностей заказчика. Это удобно, когда квалифицированные специалисты занимаются автоматизацией работы в крупных архивах, музеях, библиотеках с учетом специфики этих учреждений. Но, к сожалению, для архивов организаций отсутствие типовых шаблонов описания и формальных фильтров поиска является недостатком. Данный продукт сродни решению по разработке программного обеспечения сторонней IT-компанией. Система на его основе может быть приемлема, если выбирается первый вариант автоматизации - переход полностью на электронный документооборот и создание электронного архива.

Продукт компании ЛАНИТ "LanDocs: Архив" представляет собой специализированное решение для автоматизации архивных служб предприятий. Включает три компоненты: базовый модуль автоматизации деятельности архива, программу пакетного (массового) сканирования и распознавания документов, а также специализированное приложение для массовой регистрации сканированных документов.

"LanDocs:Архив" тесно связан с делопроизводственной системой "LanDocs:Делопроизводство". Обе системы объединены общим интерфейсом. В программе созданы шаблоны форм заполнения архивных карточек, фильтров поиска и выходных (печатных) форм.

"LanDocs:Архив" позволяет не только формировать и вести базу данных "бумажного" архива как архивного справочника, но и создавать электронный архив документов, т.е. реализовывать третий вариант (автоматизация НСА + электронный архив).

Продуктом компании "Электронные Офисные Системы" (ЭОС) является АИС "Архивное дело". Это многопользовательская подсистема системы "Дело", предназначенная для автоматизации следующих процессов:

составление и ведение номенклатуры дел предприятия;

формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве и последующая передача их в архив предприятия;

организация учета дел и документов в архиве и ведение всех видов архивных справочников.

Подсистема связана с системой "Дело" не только информационными базами, но и общими справочниками, относящимися к предприятию в целом. Подобная общность обеспечивает построение общей системы документооборота предприятия. Система "Дело" выполняет те же задачи, что и другие делопроизводственные программы, конкурирующие на рынке. Подсистема "Архивное дело" существенно дополняет ее блоком, специфичным именно для архивной службы предприятия, и позволяет решать следующие задачи:

ведение номенклатуры дел от создания плановой до утверждения итоговой как по подразделениям, так и сводной (рис. 1);

"Рис. 1"

формирование и оформление дел на стадии текущего делопроизводства, подготовка к их сдаче в архив предприятия - от формирования дел из документов, существующих в электронном виде, до подготовки сдаточных описей (рис. 2);

"Рис. 2"

описание дел в архиве, при этом используются как данные из других источников (программы "Дело", Word, Excel), так и первичное описание (рис. 3);

поиск (рис. 4).

"Рис. 3"

"Рис. 4"

Особое значение имеет задача поиска, поскольку именно через нее решаются все архивные функции - от поиска конкретного документа до создания специальных архивных справочников, в том числе сдаточных и сводных описей, актов на уничтожение, листов использования дел, книг учета выдачи дел, книг поступления и выбытия дел и др. В "Архивном деле" предусмотрена поддержка "атрибутивного" поиска по реквизитам дел и документов, а также "контекстного" поиска в файлах, прикрепленных к архивной регистрационной карточке документа.

В каждой из задач одновременно выполняется множество специфичных архивных функций. Информация о деле или документе вводится единожды, с последующей корректировкой, и через систему фильтров поиска создаются необходимые отчетные формы, заданные в определенных стандартных шаблонах. Путем формирования специальных архивных справочников автоматизируются работы по учету, описанию, экспертизе ценности дел, топографированию хранилищ и т.д.

Программа позволяет создавать и поддерживать электронный архив на различных стадиях жизненного цикла документа: от его создания в текущем делопроизводстве до поточного сканирования уже при хранении в архиве, а также импортировать и экспортировать информацию в базу из источников различных форматов (в частности, Word, Excel).

Таким образом, подсистема "Архивное дело" обеспечивает решение задач, поставленных перед программным обеспечением для архивной службы, обслуживающей "бумажные" архивы, и перевод ее на безбумажные технологии. Она позволяет реализовать второй и третий варианты, а в связке с системой "Дело" можно автоматизировать весь документооборот, т.е. выбрать первый вариант.

На конференции Docflow в мае 2005 г. было представлено решение компании "Xerox Eurasia" для архива Государственной Думы Российской Федерации. В качестве базовой программной платформы используется система Hummingbird. Автоматизированы процессы деятельности архива по следующим направлениям: формирование номенклатуры дел, организация комплектования, ведение тематической картотеки. Это чисто архивные задачи, но их решение основано на промышленной платформе, что свидетельствует о наметившейся тенденции к автоматизации архивной службы.

Системы электронного документооборота - это более "продвинутый" этап автоматизации работы предприятия. Он предполагает интеграционные процессы на предприятии, а не автоматизацию конкретного направления его деятельности. Если в первом и втором подходах речь идет об автоматизации конкретных направлений деятельности предприятия и его подразделений, то в третьем случае мы имеем в виду предприятие в целом, где в процесс документооборота вовлечены все структурные подразделения и где документооборот является неотъемлемой и необходимой частью бизнес-процессов. Сейчас это под силу только крупным предприятиям, внедряющим интегрированные системы управления предприятием. Основными поставщиками в данном секторе в России являются Documentum, Hummingbird, Lotus Domino.

В последнее время все активнее продвигается идея перехода на электронный документооборот. Это можно расценивать не только как требование времени, но и как маркетинговый ход. Необходимо отметить, что полный отказ от бумажных документов произойдет еще нескоро, что показывает и мировая практика. Развитие технологий управления предприятием, тенденции перехода к безбумажным технологиям - с одной стороны, надежность, традиционность, привычность и доступность "бумажного" документа - с другой, требуют компромиссного решения. Для архивной службы современного предприятия вопрос автоматизации - это вопрос выбора пути, по которому пойдет процесс.

Н. Зверева,

преподаватель Историко-архивного института РГГУ,

консультант департамента ИТ-консалтинга

консалтинговой группы "Борлас"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 49, декабрь 2005 г.