Бюджетирование - почти без проблем (С. Жуков, "Банковское дело в Москве", N 9, сентябрь 2005 г.)

Бюджетирование - почти без проблем

Суть российского банковского бизнеса в последние годы серьезно изменилась: укрупняются бизнес-структуры, формируются многопрофильные финансовые холдинги. Возросла и цена неверных решений, которые принимаются чаще всего из-за проблем, связанных с недостатком или низким качеством управленческой информации.

Помочь в эффективном решении таких проблем способна информационная система, пронизывающая все бизнес-структуры банка, способная консолидировать и анализировать многочисленные данные.

Компания "ЦФТ" разработала комплекс современных решений, ориентированных на банки: системы "ЦФТ - Управленческий учет" и "ЦФТ - Бюджетное планирование". Основная их задача - целостный подход к управлению банком через формирование единого информационного пространства.

Бюджетное управление деятельностью банка при рациональном подходе и автоматизации становится инструментом принятия эффективных управленческих решений. Бюджетирование - это процесс планирования и учета фактических результатов деятельности банка за отчетный период. Главная его цель - обеспечить руководство оперативной и достоверной информацией о деятельности банка по управлению доходами и расходами, структурой активов, пассивов и капитальных вложений.

Что может система

Схематически технологию бюджетного управления можно представить как бюджетный цикл, состоящий из двух взаимосвязанных контуров: планирования и контроля исполнения.

Именно такой подход к бюджетированию реализован в системах "ЦФТ - Бюджетное планирование", автоматизирующей бизнес-процессы первого контура, и "ЦФТ - Управленческий учет" - для второго контура.

Первый контур - планирование бюджета - начинается с создания модели и регламента сбора бюджета банка. Система "ЦФТ - Бюджетное планирование" позволяет создать удобную для восприятия, контроля и анализа модель бюджета и обеспечивает:

Планирование "от достигнутого". Эта технология применяется как в условиях устойчивого, хорошо прогнозируемого бизнеса, так и в ситуациях, когда сложно или невозможно собрать и качественно обработать информацию о перспективах бизнеса.

Методы формирования бюджета:

"снизу - вверх" - информация о расходах/доходах, консолидируемая в общий бюджет через заявки сотрудников подразделений банка, включая удаленные филиалы;

"сверху - вниз" - на консолидированном уровне прогнозируются значения статей сводной сметы, для низших уровней устанавливаются лимиты, определяемые последовательно в соответствии с иерархической структурой банка;

"комбинированный метод" - наиболее оптимальный, заключается в сочетании первых двух.

Итерационное планирование, заключающееся в многократном согласовании бюджета на различных уровнях ответственности. Такая технология предназначена для крупных банков, где в процессе бюджетного планирования и согласования бюджета принимает участие много специалистов разных уровней.

"Схема. Организация бюджетного цикла"

Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. Это позволяет устранять искусственные ограничения временных периодов при планировании статей бюджета, отражающих разные сферы деятельности банка.

Версионность планов, когда для принятия решения готовится и анализируется несколько вариантов бюджета. Такой подход характерен для крупных банков, где в процессе планирования участвует ограниченная группа высококвалифицированных специалистов. Используется в банках с высокой степенью централизации управления.

Трансферты и аллокации - алгоритмы, предназначенные для учета косвенных расходов по подразделениям и направлениям бизнеса путем перераспределения доходов и затрат между подразделениями, обеспечивающими и потребляющими или привлекающими ресурсы и их размещающими.

В логику системы заложен принцип деления всех бизнес-направлений (ЦФО) на обеспечивающие и потребляющие подразделения. Такой подход позволяет сначала получить скидки, льготные тарифы в размерах всего банка, а затем разнести затраты по потребляющим подразделениям. В результате минимизируются расходы по центрам затрат.

Агрегация и консолидация - алгоритмы, равно применяемые как при планировании, так и при фактическом учете исполнения бюджета. При этом агрегация и консолидация данных выполняется по самым разным измерениям, в частности:

по иерархии статей в плане (например, чтобы увидеть общую сумму доходов и расходов);

по периодам времени (для получения сводных данных за месяц, квартал, год и т.д.);

по структуре банка (чтобы получить бюджет по каждому бизнес-направлению);

по организационной структуре (для получения сводного бюджета по банку в целом).

Применение нормирования. Система поддерживает возможность определения зависимости планового значения одних статей от значения других. Этот подход обоснован в отношении зависимости расходных и доходных статей бюджета, его использование позволяет добиваться фактического моделирования активов и пассивов банка на плановый период.

Использование лимитов планирования и исполнения, защищенных статей для согласования работы руководителей и специалистов.

Технология позволяет гибко регулировать степень самостоятельности подразделений в вопросе принятия решений. Кроме того, ее применение ускоряет процесс согласования планов, поскольку руководители вооружают подчиненных ориентирами для планирования и исполнения бюджета.

Важнейшее преимущество системы - ее "тотальное" распространение на все уровни организационной структуры банка. Поддержка принципа коллективного планирования, вовлечение в его процесс каждого сотрудника, отвечающего за определенную "строку" бюджета, позволяют решить несколько важных задач:

снижение сложности процесса составления бюджета путем его децентрализации;

повышение ответственности конкретных исполнителей через делегирование им полномочий и ответственности за выполнение определенных показателей бюджета;

построение эффективной системы мотивации, связанной с финансовыми планами банка.

В системе "ЦФТ - Бюджетное планирование" поддерживается:

гибкий механизм регламентации прав и обеспечения контроля доступа к объектам системы;

высокая степень защиты данных (электронная цифровая подпись, шифрование, цифровой сертификат);

организация рабочего места через web-интерфейс.

Благодаря тому, что система "ЦФТ - Бюджетное планирование" реализована на базе передовых технологий, ввод ее в эксплуатацию занимает предельно короткие сроки (один-два месяца).

Как это делается

Формирование бюджета банка начинается с того, что пользователь составляет заявку. Составление заявок и формирование смет в режиме online позволяет ускорить процесс и сделать его более прозрачным: как для рядовых сотрудников, так и для руководителей разных уровней иерархии. При составлении заявки учитываются выставленные лимиты по статьям, нормируемые статьи/позиции, а также распределенные (общебанковские) расходы/доходы.

При формировании сметы подразделений согласуются и корректируются бюджетные значения, а процесс согласования носит итерационный характер. Это позволяет сбалансировать доходные/расходные бюджетные статьи с учетом установленной стратегии банка на период планирования.

При планировании деятельности банка возникает необходимость в создании различных сценариев. Такая возможность реализована в системе и позволяет формировать версии бюджетов с учетом прогнозов таких изменяемых показателей, как процентные ставки, курсы валют, цены акций, уровень инфляции, уровень риска и т.п.

Для ведения бюджетирования в различных разрезах деятельности (ЦФО, подразделения, продукты, направления деятельности и т.п.), в системе реализована возможность создания неопределенного количества операционных бюджетов которые, в свою очередь, в соответствующей аналитике будут переданы на контроль исполнения бюджета.

Система поддерживает стандартный набор отчетов для проведения оперативного бюджетного анализа, предусматривающих вывод информации как в числовом, так и в графическом выражении. В системе реализован также конструктор отчетов - с его помощью можно самостоятельно разработать необходимую пользователю отчетность.

Завершается работа с конкретным бюджетом созданием файла экспорта в систему "ЦФТ - Управленческий учет" для последующего контроля исполнения.

В результате формируется сводный бюджет банка, при котором создаются различные исходные и производные бюджеты:

бюджеты видов деятельности;

сметы отдельных подразделений предприятия;

функциональные бюджеты: бюджет зарплаты, бюджет снабжения, бюджеты административных или прямых затрат.

После утверждения сформированный бюджет передается на исполнение, контроль которого выполняется в системе "ЦФТ - Управленческий учет".

www.cft.ru, www.object.ru

С. Жуков,

исполнительный директор "Центр Финансовых Технологий"

"Банковское дело в Москве", N 9, сентябрь 2005 г.