Какую ведомость заполнить? (Т.М. Гронь, "Бюджетный учет", N 11, ноябрь 2005 г.)

Какую ведомость заполнить?

Формы учетных регистров, недавно утвержденные Минфином России (подробности - в приложении "Новые документы"), обязательны лишь для учреждений федерального подчинения. Как поступать остальным - рассмотрим на примере проведения инвентаризации.

Описание обязательных реквизитов учетных регистров, которые рекомендованы для бухгалтеров учреждений, дано в приложении 3 к Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 26 августа 2005 г. (далее по тексту - Инструкция N 70н). Приказ Минфина России N 123н от 23 сентября 2005 г. утвердил формы учетных регистров для федералов.

Многие учреждения уже автоматизировали свою работу и пользуются учетными регистрами, предложенными разработчиками программного обеспечения для бухгалтерских служб. Стоит ли менять что-либо в типовой версии бухгалтерской программы, которую уже наверняка установили в вашем нефедеральном учреждении, зависит от нескольких причин.

Информационный вакуум

Методические (методологические, координационные) советы по бюджетному учету в регионах еще не начали работать в полную силу. А ответы на индивидуальные запросы учреждений проходят многоступенчатую проверку в системе Минфина России, что значительно удлиняет срок их отправки. Мнение же многочисленных лекторов и консультантов, как и журнальные публикации, - недостаточный аргумент для грядущих проверок. Итак, остается единственный достоверный источник информации - разъяснительные письма Минфина России и, отчасти, Федерального казначейства.

Как правильно заполнить учетные регистры, составленные разработчиками программного обеспечения, специалисты Минфина и казначейства вряд ли станут разъяснять. А вот стандартным регистрам они уделять внимание будут. Например, на семинаре для сотрудников управлений Федерального казначейства, проходившем под знаком отчетности, Г.И. Маклева, начальник Управления бюджетного учета и отчетности Федерального казначейства, большое внимание уделила порядку заполнения учетных регистров. На огромный экран со второго этажа актового зала проецировались таблицы числового примера, который комментировала Галина Ивановна.

С другой стороны, любое изменение стандартных операций в бухгалтерской программе всегда вызывает некоторые трудности. Поэтому многие бухгалтеры учреждений нефедерального подчинения скорее всего оставят все так, как есть, хотя разработчики и предоставляют возможность использовать учетные регистры "на свой вкус" (см. врез "Моментальные обновления" на стр. 5).

Понять жаргон разработчиков

При переходе с ручного на автоматизированный учет каждый бухгалтер, независимо от стажа работы, открывает для себя массу новых понятий. Вот как, например, разъясняет понятие "субконто" один из интернетовских бизнес-словарей: "...в некоторых бухгалтерских автоматизированных компьютерных программах "субконто" - это аналитический признак бухгалтерского счета. По назначению "субконто" схож с субсчетом".

В врезе "Ликбез" мы постарались собрать все понятия ведомостей, которые встречаются в теории бухгалтерского учета и компьютерных программах. В следующем подразделе статьи дан пример применения не регламентированного Инструкцией (приказами) учетного регистра.

Обязательные - необязательные

В большинстве бухгалтерских программ, предназначенных для бюджетных учреждений, результаты инвентаризации пока оформляются по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом. Например, актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17) и справкой (приложение к форме N ИНВ-17), утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Заполнение этого регистра разработчики увязали с множеством отчетов, которые можно вызвать одним нажатием кнопки. Вероятно, вы уже пользовались этой функцией для оперативного контроля за дебиторской (кредиторской) задолженностью. Акт можно сформировать не только по госкомстатовской или по минфиновской форме, но и по любой другой - произвольной.

Таблицы, выданные программой, можно редактировать. Для добавления и удаления строк таблицы предназначены специальные кнопки, для редактирования значения ячейки нужно всего лишь выполнить определенную последовательность операций (выделить ячейку и нажать, скажем, клавишу Enter). При автоматическом заполнении вся задолженность в таблице отражается как подтвержденная. При корректировке по результатам инвентаризации бухгалтер заполняет графы "Не подтверждено", "С истекшим сроком" и другие вручную. Однако автоматическое заполнение в компьютерном виде все равно экономит массу времени.

Именно широкие возможности внесения корректировок гарантируют отсутствие проблем при заполнении "необкатанных" новых регистров или формировании иных форм для управленческого учета.

Наверняка ваша программа позволяет задать нужные параметры и сформировать отчет с теми столбцами, которые необходимы руководству для принятия управленческих решений. Так, Отчет о расчетах с контрагентами может содержать иную информацию, чем Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (п. 48 приложения 3 к Инструкции N 70н). В него можно включить следующие дополнительные графы:

"Договор" (наименование и срок окончания договора);

"Задолженность по договору";

"Ответственный за договор".

Дело в том, что при расшифровке граф "Дебиторская задолженность", "Кредиторская задолженность" программы, как правило, формируют оборотно-сальдовые ведомости по счетам с возможностью дальнейшей детализации данных.

Пренебрегать такими "произвольными" отчетами ни к чему. Разработчики рекомендуют использовать их для выявления ошибок учета. Например, с помощью детализации можно выявить для одного и того же контрагента одинаковые суммы дебиторской и кредиторской задолженности по разным основаниям расчетов. Это свидетельствует о возможных ошибках ввода информации в систему. Так, при вводе операций по списанию средств оператор или бухгалтер может указать одно основание расчетов (номер счета или договора), а при оприходовании товаров, работ, услуг - другое (номер накладной или счета-фактуры).

Из-за такой "мелочи" в данных инвентаризации и бюджетного учета будут расхождения. Ведь чтобы все было в ажуре, придется внести исправления в информационную базу. Причем если за период, в котором обнаружена ошибка, отчетность еще не сдана, вводятся исправления в документы, которыми регистрировались расчеты с контрагентом. Если отчетность уже сдана, необходимо ввести исправительные записи.

Наша справка.

Моментальные обновления

Мы провели опрос среди сотрудников методологических отделов фирм-разработчиков программного обеспечения. Все говорят о том, что подготовка обновлений идет параллельно с подготовкой новых нормативных документов в Минфине России.

Оперативно реагируя на изменения нормативной базы, программисты иногда допускают досадные промахи. Так, в прошлом году разработчику одной из лучших российских учетных программ пришлось извиняться перед клиентами. Обновления были выложены в Интернете. Бухгалтерам, которые скачали их в пятницу до обеда, пришлось повторить процедуру в понедельник: программа выдавала сообщение о работе в демонстрационном режиме. Дело в том, что в пакет был ошибочно включен "неправильный" файл подсистемы "Учет основных средств и нематериальных активов". Сейчас методисты изучают многочисленные версии проектов изменений к Инструкции N 70н. Оговоримся, что никаких официальных проектов пока не существует, хотя Минфин России действительно планирует изменения. Наверняка не все ожидаемые изменения бюджетного учета будут озвучены в соответствующем приказе Минфина России. Тем не менее разработчики готовы работать "в стол" ради оперативной реакции на возможные нововведения.

Т.М. Гронь,

редактор-эксперт журнала "Бюджетный учет"

"Бюджетный учет", N 11, ноябрь 2005 г.