Новогодние подарки в проводках (Е. Анищенко, "Московский бухгалтер", N 16, декабрь 2005 г.)

Новогодние подарки в проводках

На новый год сотрудникам принято дарить подарки. Работникам они доставляют массу удовольствия, а бухгалтер думает, как "спрятать" стоимость презента в учете. Ведь налогового инспектора не разжалобишь праздничной суетой.

Дарим презенты, платим премии

Как правило, на праздники в организациях принято оказывать своим сотрудникам знаки внимания. Как правильно отразить в учете всю заботу начальника о своих работниках? Если подходить к делу основательно, то в организации желательно разработать и принять положение о премировании. Обоснование - стимулировать качество и производительность труда. В него можно включить отдельный пункт, устанавливающий возможность поощрительных выплат (в том числе вручение ценных подарков) к определенным праздничным датам. Естественно, среди них должен быть упомянут и Новый год.

Желательно, чтобы аналогичные пункты присутствовали в коллективных договорах, а также в заключенных с работниками контрактах. В этом случае на сумму вознаграждения можно будет уменьшить налог на прибыль.

Напомним, что стимулирующие выплаты, в том числе премии за производственные результаты, принимаются в качестве расходов на оплату труда (п. 2 ст. 255 НК). Учет таких затрат при определении налога на прибыль обязывает фирму начислить ЕСН и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (п. 1 ст. 236 НК).

При выдаче подарков к празднику необходимо обратить внимание на их документальное оформление. С подтверждением затрат на приобретение (изготовление) и передачу, как правило, проблем не возникает. Это могут быть договоры с продавцами или изготовителями, накладные, счета-фактуры и прочие документы. Если вы дарите продукцию собственного производства, то подтверждающим документом может быть приказ о выдаче ее со склада. Заметьте, при этом надо приложить калькуляцию затрат на изготовление единицы товара.

Основанием для передачи может быть приказ или другой распорядительный документ руководителя. Важным является условие, что вещи передают работнику без привязки к количеству и качеству труда. Чтобы соблюсти письменную форму сделки, организации не обязательно оформлять и подписывать договор с каждым работником. Достаточно издать один приказ, в котором будут перечислены поощряемые сотрудники.

Если стоимость подарка превышает 5 МРОТ, то в соответствии с Гражданским кодексом с сотрудником должен быть заключен договор дарения (п. 2 ст. 574 ГК). Вот с таким подтверждением уже сложнее, так как требовать расписаться за подарок не всегда удобно. Однако в силу действия статьи 160 Гражданского кодекса для соблюдения письменной формы дарения необходимо, чтобы работники поставили свои подписи под текстом приказа о выдаче подарков или в акте о приемке-передаче сувениров. При этом на основании письма ФНС от 5 апреля 2005 г. N 05-1-03/93, если фирма заключила договор дарения, то она может не начислять ЕСН на сумму презента. Таким образом, если выполнены указанные условия, то налог на прибыль можно уменьшить на всю сумму расходов на подарки без уплаты ЕСН.

Единственный повод, по которому работники налоговых служб могут не согласиться, что вознаграждение уменьшает налог на прибыль, следующий. Чтобы рассчитать величину премии, фирма должна опираться на специальные показатели, которые отражают производственную деятельность работника. Только достигнув определенных результатов, он сможет получить вознаграждение. При премировании же в связи с праздничными днями, в том числе и с Новым годом, такой показатель отсутствует. Поэтому данную выплату, хотя она и предусмотрена положением о премировании, они могут не посчитать как вознаграждение за производственные результаты. Однако, включив условия премирования по случаю праздников в коллективный договор или в трудовой контракт, организация сможет воспользоваться пунктом 25 статьи 255 Налогового кодекса. То есть отнести такие вознаграждения к другим расходам, произведенным в пользу работника.

Также необходимо помнить, что при безвозмездной передаче имущества возникает НДС. Налоговая база в этом случае должна определяться как стоимость указанных товаров без включения в нее НДС (п. 2 ст. 154 НК).

Подарки с пользой для дела

Одним из распространенных презентов во многих организациях является мобильный телефон. Работодатель тем самым убивает двух зайцев: и сотрудник доволен, и для бизнеса польза. А вот бухгалтеру, который не хочет потом давать долгие объяснения в налоговой, следует помнить следующее. В качестве расходов по налогу на прибыль можно принять стоимость только тех звонков, которые сотрудник делает по рабочей необходимости. Личные переговоры придется оплачивать из чистой прибыли предприятия. Именно так говорится в письме УФНС по г. Москве от 19 октября 2005 г. N 20-12/75319. При этом стоимость услуг сотовой связи (впрочем, как и проводной) можно учесть как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Это установлено подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Соответственно они должны признаваться единовременно, а не распределяться как прямые расходы (ст. 318 НК).

Принять затраты на телефонную связь можно только тогда, когда эта услуга уже была оказана и счет за нее и детализация звонков поступили. Дело в том, что пока у организации не будет первичных документов, подтверждающих расходы, учесть затраты в целях налогообложения нельзя. После этого остается только отделить служебные звонки от личных.

Помимо этого необходимо определиться, кому будет принадлежать сам телефонный аппарат. Если сотруднику - то хлопот снова прибавится. Ведь организации придется удержать налог на доходы физических лиц и ЕСН, поскольку в данном случае будет выплата в натуральной форме. Но помните: если вы не учитываете эти расходы при расчете налога на прибыль, то ЕСН можно не платить.

С телефоном, оставленным на балансе фирмы, все будет значительно проще. Главное, не забыть включить его в состав основных средств и установить коэффициент амортизационных отчислений.

Укрепляем деловые отношения

Под Новый год помимо сотрудников знаки внимания принято оказывать и своим деловым партнерам. Напомним, что подарить презент стоимостью свыше 500 рублей вы не можете. Так сказано в статье 575 Гражданского кодекса. Но организация вправе преподнести подарок физическому лицу и индивидуальному предпринимателю.

Расходы на такие презенты обычно рассматриваются как представительские. Зачастую их учитывают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК). Однако это не верно. Ведь представительские расходы должны быть связаны с официальным приемом и обслуживанием сотрудников других организаций с целью установить и поддержать партнерство. При этом состав представительских расходов определен в пункте 2 статьи 264 кодекса. Заметим, перечень является исчерпывающим. И такого вида расходов, как затраты, связанные с вручением подарков деловым партнерам, в нем нет. Таким образом, в налоговом учете расходы на приобретение подарков не уменьшают прибыль, так как они не направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК).

Не забывайте об НДФЛ

Подарок является доходом в натуральной форме, поэтому с его стоимости надо удержать НДФЛ. Но у организации не всегда есть такая возможность. Например, когда награждаемый человек не имеет трудовых отношений с данной фирмой. В этом случае вы как налоговый агент обязаны в течение одного месяца письменно сообщить в инспекцию о том, что налог удержать не можете (п. 5 ст. 226 НК).

Следует отметить, что подарки, полученные от физических лиц, не облагаются НДФЛ вообще (п. 18 ст. 217 НК). Этим можно воспользоваться. В таком случае презент должен вручать, например, руководитель организации. Правда, при этом он должен будет купить подарок на собственные средства.

Е. Анищенко

"Московский бухгалтер", N 16, декабрь 2005 г.