Вопрос: На предприятие поступают счета-фактуры, накладные и акты выполненных работ с опозданием до двух месяцев. При получении всех документов канцелярия проставляет входящий номер и фактическую дату получения документов. Правомерны ли действия организации по оформлению счетов-фактур и накладных задним числом (например, накладная от 15 мая 2005 г. поступает в организацию 10 августа 2005 г.) при исчислении НДС ежемесячно? ("Консультант бухгалтера", N 10, октябрь 2005 г.)

На предприятие поступают счета-фактуры, накладные и акты выполненных работ с опозданием до двух месяцев. При получении всех документов канцелярия проставляет входящий номер и фактическую дату получения документов. Правомерны ли действия организации по оформлению счетов-фактур и накладных задним числом (например, накладная от 15 мая 2005 г. поступает в организацию 10 августа 2005 г.) при исчислении НДС ежемесячно?

В соответствии с положениями пункта 15 Положения по ведению бухгалтерского учета создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

При разработке графика документооборота и ведении бухгалтерского учета необходимо учитывать, что в соответствии со статьей 1 Закона о бухгалтерском учете бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Из указанных положений вытекают, в частности, требования об оформлении записей в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов, а также о периодическом закрытии регистров учета, выявлении остатков по всем балансовым счетам и формировании установленной бухгалтерской отчетности.

В том случае, если организация не имеет возможности, из-за отсутствия соответствующего первичного документа, отразить запись в бухгалтерском учете, она отражается в последующие месяцы после оформления недостающего документа.

В аналогичном порядке вносятся, в случае необходимости, изменения неправильного отражения хозяйственных операций, на что указано в пункте 11 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности (утверждены приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. N 67н).

При выявлении неправильного отражения хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда искажения выявлены. По фактам неправильного отражения хозяйственных операций в отчетном году после его завершения, но за который годовая бухгалтерская отчетность не утверждена в установленном порядке, исправления производятся записями декабря года, за который готовится к утверждению и представлению в соответствующие адреса годовая бухгалтерская отчетность.

В случаях выявления организацией в текущем отчетном периоде неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в прошлом году исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год (после утверждения в установленном порядке годовой бухгалтерской отчетности) не вносятся.

Что касается накладных на поступившие в организацию материальные ценности, то в случае их отсутствия по состоянию на конец текущего календарного месяца, организация вправе отразить их в составе неотфактурованных поставок на основании самостоятельно оформляемого "Акта о приемке материалов" (форма N М-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве").

Если же обратиться к проблеме позднего поступления счетов-фактур, то в соответствии с положениями статьи 172 НК РФ их наличие для осуществления вычетов сумм НДС со стоимости приобретенных товаров (работ, услуг) является обязательным.

В свою очередь, подлежащая к уплате в доход бюджета сумма НДС, согласно статье 173 НК РФ, определяется по итогам каждого налогового периода (согласно изложенной в вопросе ситуации - ежемесячно) как уменьшенная на сумму налоговых вычетов общая сумма налога, исчисленная со стоимости реализованных за тот же период товаров (работ, услуг).

В том случае, если в текущем месяце организация счетом-фактурой поставщика не располагает, она не вправе принять к зачету суммы НДС со стоимости полученных от поставщика материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг) и, следовательно, не вправе уменьшить подлежащие к уплате в доход бюджета суммы налога. По поступлению счета-фактуры организация вправе реализовать свое право на вычет сумм "входного" НДС в том месяце, в котором фактически поступил счет-фактура. Соблюдая указанные правила, организация может избежать возможных санкций в случае назначения выездной налоговой проверки.

1 октября 2005 г.

"Консультант бухгалтера", N 10, октябрь 2005 г.