Личные телефонные разговоры сотрудников (Н.И. Лейман, "Бюджетный учет", N 12, декабрь 2005 г.)

Личные телефонные разговоры сотрудников

Некоторые посетители форума ищут не столько ответы на вопросы, сколько хотят пожаловаться на несправедливость. Но любое обсуждение очень быстро перетекает в конструктивное русло. Яркий пример такой метаморфозы - вопрос о личных телефонных звонках.

Злой директор бедной киске не дает украсть...

Автор сообщения, оставленного на форуме, явно надеялся, что ответом на его вопросы будет соболезнование и возмущение действиями скряги-начальника:

- Один экономный начальник одной бюджетной организации выдумал такую вещь: по распечаткам телефонных разговоров отделять личные звонки сотрудников от звонков по работе. Сумму личных звонков сотрудники ежемесячно вносят в кассу, а потом кассир сдает их в казначейство, перечисляют же за связь с федерального бюджета. Какими проводками отражать данную ситуацию и на какой бюджет ставить эти расходы?

Практически сразу был получен ответ:

- А в чем же проблема? Восстановление кассовых расходов идет на тот же бюджет, с которого оплачиваете связь.

Однако, как оказалось, проблема все-таки существует. Отнюдь не все казначейства позволяют восстанавливать эти деньги на бюджетный счет и, ссылаясь на письма Минфина России и Федерального казначейства от 14, 17 февраля 2005 г. N 01-01-17/2, 42-7.1-01/5.1-32, требуют отражать их как доходы.

По большому счету, указанное письмо всего лишь устанавливает соответствие кодов старой и новой классификации по предпринимательской деятельности, и ссылка на него явно неправомерна. При подобной позиции казначейства правильнее всего будет наложить запрет на личные разговоры. Тем более что сейчас есть возможность приобрести карточки IP-телефонии, у многих сотрудников есть и личные мобильные телефоны.

"Показывать "предпринимательские" доходы от услуг связи - наиболее серьезная ошибка, - поступило предостережение от авторитетного участника форума. - Это влечет за собой не только претензии налоговиков, но и лицензирующих органов, так как перепродажа услуг связи запрещена, со всеми вытекающими последствиями".

Чтобы избежать недоразумений и не превращать перепредъявление оплаты услуг в их перепродажу, некоторые учреждения отправляют сотрудников самостоятельно оплачивать свои личные звонки. Бухгалтерия принимает оригиналы квитанций, а копии работники оставляют себе. Таким образом, оплату за телефонные разговоры учреждение перечисляет за минусом суммы по "личным" квитанциям.

Естественно, подобные манипуляции добавляют бухгалтеру работы. Вот как описывает учетную процедуру одна из участниц форума:

- Суммы за переговоры по межгороду я прогоняю через уменьшение кассовых расходов, а принимая к учету счет-фактуру, уменьшаю ее на сумму, внесенную работником за личные переговоры, или же сторнирую принятые ранее расходы на сумму личных переговоров.

- Зачем такие сложности, - удивился другой участник форума, неужели нельзя запретить болтать по служебному телефону? Мы год назад приобрели офисную мини-АТС. Обошлась она нам около 10 тысяч условных единиц, зато исходящие соединяет только из списка деловых контактов. Расходы сразу уменьшились вполовину, кроме того, отпала проблема с отделением личных звонков от рабочих и соответствующими удержаниями с сотрудников. Такие АТС есть и меньшей, и большей мощности. Все равно вам скоро смету на следующий год делать, обоснуйте приобретение такой АТС - и внесите предложение.

- Руководство считает, что отсутствие запрета на личные звонки - дополнительная стимуляция трудового рвения наших сотрудников, - внес свою лепту бухгалтер из Краснодара.

Можно только порадоваться за сотрудников учреждения с таким добрым руководством. Однако если придется оплачивать телефонные разговоры авансом, такая схема не подойдет. Проверяющие вполне могут рассмотреть подобную ситуацию как кредитование сотрудников за счет бюджетных средств.

Прочие доходы и услуги

Отзвук требования казначейств о проведении оплаты личных звонков через доходы прозвучал в сообщении о проведенных семинарах. На одной из лекций было заявлено: "Деньги, которые вносит сотрудник, являются для учреждения прочими доходами. Поэтому эти суммы нужно класть на внебюджетный счет и перечислять в доход бюджета (аналогично страховке). Бухгалтерские записи будут такими:

Дебет 0 205 10 560

"Увеличение дебиторской задолженности по прочим доходам"

Кредит 0 401 01 180

"Прочие доходы"

- начислен доход;

Дебет 0 201 04 510

"Поступления в кассу"

Кредит 0 205 10 660

"Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам"

- внесено в кассу.

Пожалуй, такие бухгалтерские записи будут правомерны лишь в том случае, если вы решите все-таки задействовать счета внебюджетной деятельности. Гораздо проще сделать сторнирующую проводку:

Дебет 1 401 01 221

"Расходы на услуги связи"

Кредит 1 302 02 830

"Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи",

где показать суммы, оплаченные сотрудниками с минусом. А вот оплата детализации счета, который необходим учреждению для контроля над адресностью звонков, - однозначно проходит по коду 226 "Прочие услуги".

В этом бухгалтеры убедились, пройдя немногочисленные пока проверки. Все практики, не задумываясь, соотносят оплату детализации счетов с кодом 221 "Услуги связи", а в единственном письме Минфина России от 1 апреля N 02-14-10/607, которое дает пояснения по кодам экономической классификации расходов, этот вопрос не отражен.

Если изучить более внимательно постановление Правительства РФ от 18 мая 2005 г. N 310 "Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи", то можно убедиться, что подобные услуги относятся не к услугам связи, а к информационно-справочным услугам.

Показатели счетов за услуги связи изложены в пунктах 114 и 115 постановления N 310. К ним относятся, например, данные о суммарной продолжительности местных телефонных соединений за расчетный период и виды оказанных услуг телефонной связи.

По обращению абонента оператор связи обязан произвести детализацию счета. Понятие детализации телефонных счетов изложено в последнем абзаце пункта 115 постановления N 310. Это - дополнительная информация об оказанных услугах телефонной связи, за что может взиматься отдельная плата.

Таким образом, даже если у вас предоставление детализации счета будет прописано в договоре (как советовали некоторые участники обсуждения), это ничего не изменит. Услуга как была, так и останется информационно-справочной.

Отказываться от информационных услуг узла связи не стоит. В противном случае при проверке налога на доходы физических лиц доказать, что сотрудники учреждения пользуются телефонами не только для личных разговоров, будет достаточно затруднительно.

Н.И. Лейман,

редактор-эксперт журнала "Бюджетный учет"

"Бюджетный учет", N 12, декабрь 2005 г.