На практике, всем организациям в той или иной степени необходимы транспортные услуги. Это и доставка приобретенного имущества, и отправление готовой продукции (товаров) покупателям, и другие различного рода перевозки, связанные с производственной деятельностью предприятий. Помимо этого, значительную часть такого рода расходов могут составлять автотранспортные услуги, оказываемые в служебных целях. Как правило, большая часть данных затрат является управленческими (общехозяйственными) расходами.
Организации могут заказывать автотранспортные услуги у сторонних организаций (не обязательно специализированных, но имеющих в своей собственности необходимые автомобили), могут для этих целей сами приобретать автотранспортные средства или брать в аренду (в т.ч. и у своих сотрудников). Кроме того, многие сотрудники предприятий, деятельность которых связана с постоянными служебными разъездами, используют в этих целях собственную автомашину.
Как таким работникам возместить (хотя бы частично) понесенные в связи со служебными разъездами расходы? Об этом и пойдет речь в этой небольшой статье.
Нормы выплаты компенсации
Согласно статье 188 Трудового Кодекса РФ предприятие обязано выплатить работнику компенсацию за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возместить расходы, связанные с их использованием. Главным условием такого возмещения является то обстоятельство, что использование имущества работником в служебных целях должно производиться с согласия или ведома работодателя и в его интересах. При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, выплаченная предприятием компенсация своему сотруднику за использование личного автотранспорта в служебных целях, является расходами данной организации.
Причем, в соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов принимаются для целей налогообложения в пределах норм, установленных Правительством РФ.
Такие нормы утверждены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (с последующими изменениями) (далее по тексту - Постановление N 92). Данное Постановление N 92 фактически отменяет для коммерческих предприятий действие старого приказа Минфина РФ от 4 февраля 2000 г. N 16н "Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок". Хотя следует обратить внимание, что этот приказ до сих пор официально не прекратил своего действия, но только в части бюджетных организаций и учреждений.
Постановлением N 92 установлены следующие нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов:
| Вид автомобиля |
Размер компенсации, руб. |
легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб.см
включительно |
1 200 |
| легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб.см |
1 500 |
| мотоциклы |
600 |
Таким образом, величина допустимых расходов зависит от рабочего объема двигателя автомобиля, а не от его марки. Следовательно, для целей налогообложения организации могут учитывать компенсации и владельцам иномарок.
Работнику, использующему легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в том же порядке, в каком выплачивается компенсация работнику, являющемуся собственником автомобиля.
Условия и порядок выплаты компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях установлены письмом Минфина России от 21 июля 1992 г. N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок" (зарегистрировано в Минюсте России 22 июля 1992 г. N 13). Хотя данное письмо вышло уже давно, оно продолжает действовать в части, не противоречащей Постановлению N 92.
Как уже отмечалось, главным условием выплаты компенсации является то обстоятельство, что работа сотрудников по роду их производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.
Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней.
Некоторые особенности имеет выплата данной компенсации сотрудникам бюджетных организаций и учреждений, общий порядок которой определен письмом МНС РФ от 2 июня 2004 г. N 04-2-06/419 "О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта" и письмом Минфина РФ от 20 октября 2003 г. N 14-04-12/5 (без названия).
Так, для работников учреждений и организаций, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок установлены приказом Минфина РФ от 4 февраля 2000 г. N 16н "Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок" (далее по тексту - Приказ Минфина РФ N 16н), изданным на основании постановления Правительства РФ от 24 мая 1993 г. N 487 "О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок".
Последнее постановление практически прекратило свое действие. Поэтому рассматривать его не будем.
Согласно же пункту 2 приказа Минфина РФ N 16н выплата компенсации работникам в учреждениях и организациях, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, за использование ими личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок должна производиться в соответствии с порядком и условиями, предусмотренными пунктами 1-6, 8 и 9 письма Минфина РФ от 21 июля 1992 г. N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок" (далее по тексту - письмо Минфина РФ N 57).
Таким образом, для бюджетных организаций и учреждений применяются нормативы, указанные в Приказе Минфина РФ N 16н (с учетом положений приказа Минфина РФ N 57), а именно:
| Марка автомобиля |
Предельные нормы компенсации
в месяц, руб. |
| ЗАЗ |
116 |
| ВАЗ (кроме ВАЗ-2121) |
148 |
| АЗЛК, ИЖ |
173 |
| ГАЗ, УАЗ, ВАЗ-2121 |
221 |
Мотоциклы (для работников органов местного самоуправления сельской
местности) |
91 |
При этом расходы на выплату данной компенсации работникам бюджетных учреждений производятся только в пределах ассигнований на содержание легковых автомобилей, предусмотренных на эти цели по смете соответствующих учреждений. Выплата же компенсации руководителям бюджетных учреждений и организаций производится с разрешения вышестоящих органов управления.
Не совсем понятна позиция "налоговиков", предписывающих бюджетным организациям применять устаревшие нормы и приказы Минфина РФ. Видимо налоговые органы исходили из того, что вышеуказанное Постановление N 92 применяется коммерческими организациями для целей налогообложения, а бюджетные учреждения не являются плательщиками этого налога (если только в них дополнительно не осуществляется коммерческая деятельность).
В то же время все равно, на наш взгляд, остается некоторая неопределенность в вопросе о размере применяемых норм организациями, финансируемыми из бюджета.
Следует обратить внимание, что утвержденные Постановлением N 92 нормы применяются также организациями, перешедшими на специальные налоговые режимы (в частности, на упрощенную систему налогообложения и систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единого сельскохозяйственного налога)).
Документальное оформление и порядок выплаты компенсации
Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили (мотоциклы) для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором предусматриваются размеры и сроки выплаты подобной компенсации. К примеру, приказ может быть составлен в такой форме:
Приказ N 188
от "30" сентября 2005 года
"Об установлении размера и выплате компенсации
за использование личного легкового автомобиля
с рабочим объемом двигателя 1 800 куб. см в служебных целях"
В связи с тем, что работа начальника отдела снабжения Сидорова Евгения Петровича по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с его должностными обязанностями, для этих целей используется его личный легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя 1 800 куб. см.,
приказываю:
1. Ежемесячно, начиная с 1 октября 2005 года выплачивать Сидорову Евгению Петровичу компенсацию за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок по нормам, предусмотренным законодательством Российской Федерации (постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией"), установленным для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя 1 800 куб. см в размере 1 200 рублей в месяц.
2. Дополнительно компенсировать расходы на содержание легкового автомобиля в сумме 3 800 рублей в месяц.
Генеральный директор
ЗАО "Промстройинвест" В.А. Константинов
----------------------------
Для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию организации следующие документы:
личное заявление;
копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке;
копию доверенности, заверенную в установленном порядке при использовании легкового автомобиля по доверенности собственника.
Следует обратить внимание, что согласно пункту 6 Письма Минфина РФ N 57 за время нахождения работника в отпуске, командировке, в случае невыхода на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.
В размерах компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, выдаваемых работнику, учтено возмещение (хотя бы и частичное) его затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт). Поэтому при выдаче компенсации никакие другие расходы, связанные с эксплуатацией данного автотранспортного средства, не могут приниматься организацией для целей налогообложения.
Понятно, что с учетом растущих цен (особенно на
