Приложение 2. Регламент работы с заявителями и взаимодействия органов исполнительной власти г. Москвы, городских организаций и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в режиме "одного окна"

Приложение 2
к постановлению Правительства Москвы
от 1 июня 2004 г. N 361-ПП

Регламент
работы с заявителями и взаимодействия органов исполнительной власти города Москвы, городских организаций и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в режиме "одного окна"

С изменениями и дополнениями от:

28 декабря 2004 г., 14 марта 2006 г.

ГАРАНТ:

См. также Регламент работы органов социальной защиты населения г. Москвы в режиме "одного окна", утвержденный постановлением Правительства Москвы от 16 ноября 2004 г. N 791-ПП

1. Общие положения

Настоящий Регламент работы с заявителями и взаимодействия органов исполнительной власти города Москвы, городских организаций и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в режиме "одного окна" (далее - Регламент) определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения работы органов исполнительной власти города Москвы и городских организаций с заявителями (физическими и юридическими лицами) в режиме "одного окна", роль и отношения организаций, участвующих в подготовке, согласовании и выпуске документов, выдаваемых заявителям, условия и порядок сбора необходимых сведений, имеющихся в городских структурах для согласования запрашиваемых заявителем документов.

Положения и требования настоящего Регламента распространяются на все органы исполнительной власти города Москвы и городские организации, являющиеся держателями "одного окна".

Ответственность за организационно-методическое, информационное, правовое и документационное обеспечение работы органов исполнительной власти города Москвы с заявителями в режиме "одного окна" возлагается на руководителей соответствующих органов исполнительной власти города Москвы и городских организаций.

Регламентом устанавливается порядок подготовки, согласования и выдачи конечного документа заявителю (приложение к Регламенту).

В настоящем Регламенте используются следующие основные понятия и определения:

Заявители - физические лица, юридические лица и предприниматели без образования юридического лица, обратившиеся в службу "одного окна" за получением требуемых документов.

Режим "одного окна" - порядок работы с заявителями, в соответствии с которым держатели "одного окна" обязаны обеспечивать выдачу запрашиваемых заявителями документов (справок, копий, выписок, согласований, разрешений, лицензий, аттестатов, удостоверений, документации и др.) на основании:

- документов, имеющих отношение непосредственно к заявителю:

для физических лиц - заявление или анкета установленного образца, документ, удостоверяющий личность, копии дипломов, аттестатов, лицензий, документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица (при выдаче документов третьим лицам), и другие документы, согласно перечню входящих документов, указанных в единой электронной базе документов, для подготовки и выдачи требуемого документа;

для юридических лиц и предпринимателей без образования юридического лица - заявление установленного образца, устав, свидетельство о регистрации, лицензии, документ, подтверждающий полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица, и другие документы, согласно перечню входящих документов, указанных в единой электронной базе документов, для подготовки и выдачи требуемого документа;

- документов, представление (выдача) которых относится к ведению федеральных органов исполнительной власти;

- документов, которые в соответствии с федеральными законами и правовыми актами федеральных органов исполнительной власти могут быть выданы только заявителю лично (например, собственнику или арендатору недвижимости в случае затребования информации персонального характера).

Осуществлять сбор других документов, необходимых для выдачи запрашиваемого заявителем конечного документа, в органах исполнительной власти города Москвы и городских организациях.

Держатели "одного окна" - органы исполнительной власти города Москвы и городские организации согласно приложению 1 к постановлению Правительства Москвы от 24.02.2004 N 101-ПП, непосредственно осуществляющие функции оформления и выдачи документов заявителям по соответствующим направлениям их деятельности.

Служба "одного окна" - подразделение держателя "одного окна", осуществляющее прием заявлений (документов), согласование и выдачу запрашиваемых документов заявителям либо выдачу мотивированного отказа.

Единый реестр документов - Единый реестр документов, выдаваемых органами исполнительной власти города Москвы, городскими организациями и территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, согласно приложению 1 к постановлению Правительства Москвы от 24.02.2004 N 101-ПП. Внесение изменений в Единый реестр документов осуществляется на основе принятия соответствующего распорядительного документа Правительства Москвы, закона города Москвы, правового акта федеральных органов исполнительной власти, закона Российской Федерации.

База документов - база видов документов, выдаваемых органами исполнительной власти города Москвы и городскими организациями, созданная в электронной форме на едином информационном портале Правительства Москвы. База содержит следующие основные реквизиты по каждому документу:

- наименование документа, номер типовой формы (если есть), бланк документа (если есть);

- наименование, адрес, телефоны, адрес электронной почты службы "одного окна", выдающей документ (если документ выдается в режиме "одного окна");

- перечень входящих документов, которые должен представить заявитель для получения требуемого документа, бланки этих документов (если есть) с указанием количества экземпляров каждого входящего документа;

- стоимость подготовки и выдачи документа (если документ выдается на возмездной основе);

- сроки подготовки и выдачи документа.

Согласующие организации - органы исполнительной власти города Москвы, городские организации и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, участвующие в процессе согласования и подготовки документов, выдаваемых заявителю в режиме "одного окна".

Согласование документов (выдача заключений) осуществляется по параллельной схеме (одновременно проходит рассмотрение согласующими организациями копий документов, направленных держателем "одного окна", отвечающим за выдачу конечного документа заявителю).

Согласования по настоящему Регламенту осуществляются только на основании заявки держателя "одного окна", выдающего конечный документ.

Регламентная схема - порядок подготовки, согласования и выдачи конечного документа заявителю, устанавливающая конкретный порядок действий структурных подразделений держателя "одного окна" и согласующих организаций в пределах общего срока подготовки документа, установленного в Едином реестре документов для соответствующего держателя "одного окна", и срока согласования (выдачи заключения), установленного для согласующих сторон.

Форма регламентной схемы является неотъемлемой частью настоящего регламента (приложение). Регламентная схема обязательна для каждого держателя "одного окна" и согласующей стороны и утверждается распорядительным документом Правительства Москвы.

Согласующая сторона - орган исполнительной власти (либо его территориальное подразделение в административном округе, наделенное соответствующими полномочиями), городская организация и территориальный орган федерального органа исполнительной власти, участвующие в подготовке запрашиваемого заявителем документа путем подготовки и выдачи согласования (заключения).

Согласование (заключение) - промежуточное решение органа исполнительной власти города Москвы, городской организации, территориального органа федерального органа исполнительной власти.

На основании настоящего Регламента, согласно утвержденной по установленной форме (приложение) распорядительным документом Правительства Москвы регламентной схеме (для каждого конечного документа), держатель "одного окна" в пределах своей компетенции обязан утвердить своим правовым актом конкретную регламентную схему с учетом внутреннего порядка прохождения документов и способа доставки документов для согласования.

В случае если работа или услуга представляется заявителю по его обращению с указанием технико-экономических показателей или параметров регламент взаимодействия заявителя и исполнителя определяется двусторонним договором между ними.

2. Организация работы органов исполнительной власти города Москвы, городских организаций и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти (далее - держателей "одного окна") в режиме "одного окна"

2.1. Организация работы служб "одного окна"

В качестве службы "одного окна" определяются подразделения держателя "одного окна", осуществляющие прием заявлений и входящих документов, согласование и выдачу запрашиваемых документов либо выдачу мотивированного отказа заявителям.

Каждая служба "одного окна" осуществляет свою деятельность, руководствуясь внутренним регламентом работы службы "одного окна", который не вступает в противоречие с настоящим (общим) Регламентом. Внутренний регламент разрабатывается держателем "одного окна" и утверждается руководителями комплексов городского управления (для органов исполнительной власти города Москвы, входящих в комплексы городского управления); внутренние регламенты служб "одного окна" префектуры и управ районов согласовываются префектом административного округа, а внутренний регламент ГУП ДЕЗ, ЕИРЦ - главой управы соответствующего района.

Службы "одного окна" создаются в каждом органе исполнительной власти города Москвы и городской организации - держателе "одного окна".

В базовом варианте служба "одного окна" состоит из пяти человек:

- 1 человек - начальник отдела (сектора) - руководитель службы. Осуществляет текущее руководство и контроль за работой службы;

- 1 человек - специалист 1-й категории. Обрабатывает входящую документацию, ведет учет обращений заявителей и непосредственно выдает требуемые документы или мотивированный отказ. Осуществляет оперативный контроль соблюдения сроков выполнения запросов;

- 2 человека - главные специалисты. Обеспечивают обработку и выполнение соответствующих запросов. Проводят экспертную оценку поступающей от заявителя документации в соответствии с законами и правовыми актами органов исполнительной власти Российской Федерации и города Москвы. Готовят решения и формируют окончательный комплект выдаваемой документации. При наличии законных оснований оформляют мотивированный отказ;

- 1 человек - ведущий специалист по работе с компьютерной техникой. Ведет базу данных по обращениям заявителей. Принимает участие в работе по подготовке выдаваемой документации. Ведет плановую информационно-разъяснительную работу с населением по введению режима "одного окна" в органах исполнительной власти города Москвы и городских организациях. Содействует внедрению и обеспечивает использование электронно-информационных систем в целях повышения качества обслуживания населения. Поддерживает работу службы "одного окна" в рамках ГЦП "Электронная Москва". Работает с архивными документами, готовит архивные справки. Вносит необходимые изменения в электронную базу документов после утверждения данных изменений Городской комиссией по разработке и введению режима "одного окна" в отраслях городского хозяйства Москвы.

В управе района служба "одного окна" создается на правах сектора из 3 человек.

Предлагаемое количество персонала, задействованного в работе службы "одного окна", является рекомендуемым. Каждый орган исполнительной власти города Москвы и городская организация - держатель "одного окна" определяет количество задействованных работников и структуру службы "одного окна" самостоятельно, исходя из количества и номенклатуры выдаваемых документов. В создании коллективов службы "одного окна" необходимо следовать принципам разумного использования количества и квалификации персонала, с одной стороны, и своевременного и качественного обслуживания заявителей - с другой.

Каждый орган исполнительной власти города Москвы и городская организация - держатель "одного окна" определяет график и режим работы службы "одного окна". За основу берется стандартный девятичасовой рабочий день с перерывом на обед. Допускается возможность технологического перерыва (не более 45 минут) в течение рабочего дня.

Держатели "одного окна" обеспечивают службы "одного окна" компьютерной техникой, мебелью, канцелярскими товарами и другими принадлежностями, необходимыми для полноценного выполнения работы.

Порядок организации работы служб "одного окна" дополнительно прорабатывается и устанавливается во внутренних Регламентах работы служб.

2.2. Порядок работы держателей "одного окна" с заявителями

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Москвы от 14 марта 2006 г. N 168-ПП в пункт 2.2.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2.1. Держатели "одного окна" осуществляют следующие функции:

- принимают у заявителя документы, непосредственно касающиеся заявителя или объекта недвижимости, указанного в заявке; прием запросов на выполнение работ и оказание услуг по выдаче документов в режиме "одного окна" осуществляется в день обращения заявителя специалистами службы "одного окна";

- при приеме заявлений от физического, юридического лица или предпринимателя без образования юридического лица о выдаче конечного документа специалисты службы "одного окна":

проверяют наличие, состав (комплектность) исходных документов, представляемых заявителем и необходимых для исполнения данного запроса. В случае если несоответствия были обнаружены после приема запроса, он возвращается заявителю с письменным указанием причин возврата в срок не позднее трех дней с момента приема данного запроса в службу "одного окна", если иной не установлен Регламентом выдачи конкретного документа;

проверяют наличие и правильность оформления документа, подтверждающего оплату услуг (в случае если услуги оказываются на возмездной основе);

на копии заявления, переданного заявителем в службу "одного окна", ставят штамп службы "одного окна" установленного образца, дату и подпись сотрудника, принявшего комплект документов. Копия заявления выдается заявителю в случае ведения бумажной формы журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна";

регистрируют принятые материалы в журнале регистрации и контроля за выполнением обращений заявителей, вносят их в электронную базу данных с указанием номера заявления, даты и сроков;

передают специалистам, работающим по выполнению запросов, скомплектованную входящую документацию в комплектации, определенной регламентной схемой подготовки, согласования и выдачи конкретного документа;

- в случае обнаружения несоответствий либо отсутствия необходимых документов, перечень которых установлен Единым реестром документов, либо соответствующих обязательств в заявлении отказывают заявителю в приеме заявления;

- в течение 5 рабочих дней с момента регистрации заявления передают согласующей стороне (под роспись) копии заявления и документов, представленных заявителем, оформленный сопроводительный реестр с указанием сроков исполнения, установленных настоящим Регламентом (далее - комплект документов).

Передача комплекта документов согласующим сторонам осуществляется по параллельной схеме.

Допускается направление по телекоммуникационным каналам или передача на электронных носителях электронных копий документов, заверенных электронно-цифровой подписью ответственного сотрудника "одного окна". Комплект документов на бумажном или электронном носителе передается согласующей стороне под роспись. При передаче комплекта документов по телекоммуникационным каналам согласующая сторона обязана в течение одного рабочего дня с момента получения комплекта документов направить уведомление о получении;

- в случае изменения вида и объема работ по требованию заявителя, сообщают согласующей стороне об изменении объема работ и изменении сроков выполнения работ в течение двух рабочих дней с момента поступления оформленной в установленном порядке измененной заявки;

- получают от согласующей стороны заключение (согласование) либо мотивированный отказ в сроки, установленные регламентной схемой;

- в случае утраты заключения (согласования) согласующей стороны требуют представления копий (дубликатов) ранее выданных заключений (согласований);

- выдают конечный документ либо мотивированный отказ заявителю.

2.2.2. Заявители:

- заполняют заявления на выдачу документов по установленной форме для каждого вида документа;

- представляют специалистам службы "одного окна" документы, касающиеся их лично, необходимые для подготовки и выдачи требуемого документа, согласно перечню входящих документов, указанному в базе документов;

- своевременно получают требуемую документацию лично или направляют для ее получения уполномоченных лиц, наделяя их соответствующими полномочиями (доверенностями).

2.2.3. Порядок внутреннего прохождения документов, обязанности структурных подразделений по их согласованию и оформлению определяются в регламентной схеме.

2.2.4. Срок хранения документов в службе "одного окна" составляет не более одного месяца со дня их фактической готовности.

2.2.5. Порядок приема запросов дополнительно определяется держателями "одного окна" во внутреннем регламенте работы и корректируется по отношению к общему регламенту в соответствии со спецификой выдаваемых документов.

2.2.6. В создании системы приема запросов заявителей все держатели "одного окна" следуют принципам оперативности (в частности, отсутствия очередей), доступности и высокого качества обслуживания заявителей.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Москвы от 28 декабря 2004 г. N 949-ПП в раздел 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

3. Функции органов исполнительной власти, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий, выступающих в качестве согласующей стороны. Порядок работы

3.1. Органы исполнительной власти, государственные учреждения и государственные унитарные предприятия, выступающие в качестве согласующей стороны, выполняют следующие функции:

3.1.1. Самостоятельно в соответствии с действующим законодательством определяют методы проведения работ по подготовке согласований (заключений).

К рассмотрению одинаково принимаются направленные по телекоммуникационным каналам или переданные на электронном носителе электронные копии документов, заверенные электронно-цифровой подписью ответственного сотрудника службы "одного окна".

3.1.2. Осуществляют параллельное согласование документов, направленных держателем "одного окна", отвечающим за выдачу конечного документа, в порядке и сроки, установленные регламентной схемой.

3.1.3. Представляют держателю "одного окна", направившему на согласование копию установленного комплекта документов, в письменном виде подготовленное заключение (согласование) положительное или отрицательное в сроки, установленные регламентной схемой. Отрицательное заключение должно содержать соответствующее обоснование о невозможности удовлетворения требований заявителя либо рекомендации о том, что нужно сделать заявителю, чтобы получить требуемое положительное согласование (заключение).

Заключение согласующей организации оформляется письмом в службу "одного окна". Заключение может быть также оформлено электронным письмом, заверенным электронно-цифровой подписью ответственного лица согласующей организации, и передано в службу "одного окна" по телекоммуникационным каналам связи.

3.1.4. Обеспечивают сохранность документов, получаемых и составляемых при подготовке согласования (заключения), не разглашают их содержание без согласия держателя "одного окна", осуществляющего выдачу запрашиваемых заявителем документов.

3.1.5. По окончании подготовки заключения (положительного или отрицательного) представляют соответствующему держателю "одного окна" их в письменном виде с возвратом ранее направленного сопроводительного реестра.

3.2. Порядок внутреннего прохождения документов, обязанности структурных подразделений по их согласованию и оформлению определяются в регламентной схеме.

4. Порядок оплаты услуг согласующей стороны, осуществляемых на возмездной основе

Работы по подготовке, согласованию и выдаче документов заявителю держателями "одного окна" осуществляются на безвозмездной основе, если иное не предусмотрено действующими законами и правовыми актами федеральных органов исполнительной власти.

На возмездной (платной) основе выдаются только документы, которые требуют привлечения к их созданию предприятий и иных организаций и учреждений, оказывающих платные услуги, и только в том случае, если работа вышеуказанных предприятий, организаций, учреждений осуществляется с применением производственных и материально-затратных операций (работ по замеру земельных участков и помещений, проведению анализов, взятию проб и т.д.).

На возмездной основе выдаются также документы, которые отнесены законами Российской Федерации и города Москвы к документам, выдаваемым за плату в установленном порядке.

Порядок оплаты услуг устанавливается отдельным распорядительным документом Правительства Москвы.

5. Сроки выполнения работ по подготовке согласований (заключений)

5.1. Сроки подготовки согласований (заключений) либо мотивированного отказа определяются регламентной схемой (приложение), утверждаемой распорядительным документом Правительства Москвы для каждого конечного документа, включенного в Единый реестр документов.

5.2. Сроки, устанавливаемые в настоящем Регламенте, исчисляются в рабочих днях.

5.3. Началом подготовки согласований (заключений) является дата поступления копии установленного комплекта документов к согласующей стороне.

5.4. Срок хранения невостребованных заявителем подготовленных службой "одного окна" документов - не более одного месяца по истечении срока.

6. Порядок выдачи документов

Документы выдаются заявителям или их доверенным лицам в службах "одного окна" держателей "одного окна" в установленные для каждого из видов документов сроки. При получении документов заявитель обязан представить документ, удостоверяющий личность, а третье лицо - нотариально заверенную доверенность от заявителя и документ, удостоверяющий личность.

В случае если требующийся заявителю документ готов раньше установленного срока, специалист службы "одного окна" ставит об этом в известность заявителя и при его согласии выдает документ незамедлительно.

После выдачи документа делается соответствующая пометка в журнале регистрации и контроля за выполнением обращений заявителей, а заявитель подтверждает получение документов подписью в графе журнала регистрации либо на бланке своего заявления.

Порядок выдачи документов дополнительно определяется внутренним регламентом служб "одного окна" держателей "одного окна".

В процессе выдачи документов службам "одного окна" надлежит следовать принципам оперативности и высокого качества обслуживания заявителей.

7. Причины отказа от выдачи документов в режиме "одного окна"

Причинами отказа от выдачи требуемых документов в режиме "одного окна" могут служить:

- обращение заявителей о выдаче документов, не выдаваемых данным держателем "одного окна";

- обращение заявителей о выдаче в режиме "одного окна" документов, которые не выдаются данным органом исполнительной власти или городской организацией в режиме "одного окна";

- отсутствие необходимого для выдачи требуемого документа (согласно базе документов) комплекта входящих документов;

- требование заявителя выдать документ в срок меньший, чем предусмотрено для выдачи данного вида документов;

- представление поддельных документов, документов, утративших силу, недействительных документов;

- отказ заявителя оплатить услуги организаций, учреждений, предприятий, если они входят в перечень платных услуг и необходимы для выдачи требуемого документа;

- представление заявителем документов, не прошедших экспертизу в установленном порядке (для документов, требующих подобной экспертизы в соответствии с законами Российской Федерации и города Москвы);

- отзыв заявителем своего заявления (запроса) о выдаче документа;

- обращение заявителя без предъявления соответствующей доверенности за документом для другого лица (содержащим сведения о другом лице);

- иные основания для отказа в выдаче требуемых документов, предусмотренные законами и иными правовыми актами Российской Федерации и города Москвы.

Любые другие причины отказа от выдачи требуемых документов являются неправомерными и не освобождают держателя "одного окна" от обязанности выдавать заявителю документ в установленные сроки.

Отказ в выдаче документов должен быть мотивированным, оформленным в письменном виде и содержать рекомендации о том, что нужно сделать, чтобы получить требуемый документ (согласование, разрешение и др.).

Любой отказ может быть обжалован у руководителя службы "одного окна", у руководителя держателя "одного окна" либо в суде.

8. Учет обращений заявителей

Учет обращений заявителей ведется во всех службах "одного окна" в журнале регистрации и контроля за выполнением обращений заявителей в бумажной и электронной формах. Ответственным за ведение учета является специалист службы "одного окна".

Формы учета обращений заявителей устанавливаются внутренним регламентом служб "одного окна" держателей "одного окна".

9. Информатизация деятельности служб "одного окна"

Целью информатизации служб "одного окна" держателей "одного окна" является создание условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав заявителей, органов исполнительной власти города Москвы, органов местного самоуправления; обеспечение интенсивности информационных процессов, повышение оперативности и доступности информации, ускорение обмена справочными материалами и согласованиями в рамках подготовки документов по запросам заявителей.

Главной задачей информатизации является формирование информационно-технологической инфраструктуры для обеспечения деятельности служб "одного окна", а именно:

- комплекса технических средств для обеспечения работы пользователей с информационными ресурсами, обеспечивающих доступность и жизнеспособность информационных ресурсов и автоматизированной обработки информации;

- транспортной среды передачи данных - корпоративной мультисервисной сети, объединяющей локальные сети служб "одного окна" и позволяющей вести бесперебойный обмен информацией в режиме on-line;

- организационно-технологической среды, обеспечивающей сопровождение информационных ресурсов, взаимодействие технологических процессов, контроль и управление ими, доступ пользователей и операторов к информационным системам.

10. Заключительные положения

10.1. Настоящий Регламент является обязательным для исполнения всеми организациями - участниками процесса реализации режима "одного окна" в городе Москве.

10.2. Контроль за соблюдением Регламента работы органов исполнительной власти города Москвы и городских организаций в режиме "одного окна" осуществляется на нескольких уровнях:

- на уровне службы "одного окна" контроль за соблюдением Регламента работы осуществляет руководитель службы "одного окна";

- руководитель органа исполнительной власти города Москвы и городской организации осуществляет контроль за соблюдением Регламента работы службы "одного окна", входящей в его структуру;

- руководитель комплекса городского управления контролирует соблюдение Регламента работы органов исполнительной власти города Москвы и городских организаций в режиме "одного окна" в целом по комплексу;

- префект административного округа контролирует соблюдение Регламента работы служб "одного окна" в префектуре, управах районов и ЕИРЦ соответствующего административного округа.

10.3. За неисполнение или ненадлежащее исполнение настоящего Регламента соответствующие держатели "одного окна" и их территориальные подразделения в административных округах, наделенные соответствующими полномочиями, несут дисциплинарную ответственность в соответствии с действующим законодательством.

10.4. По вопросам, которые не урегулированы настоящим Регламентом, стороны могут заключать двусторонние соглашения. Данные соглашения не могут противоречить положениям настоящего Регламента.