Вопрос: На балансе организации числится один автомобиль. Складов и гаражей нет. Какие первичные учетные документы должна заполнить организация при приобретении запчастей и бензина за наличный расчет и при их списании? Достаточно ли для списания бензина наличия путевых листов или для этого требуется еще какая-либо форма? ("Консультант бухгалтера", N 1, январь 2006 г.)

На балансе организации числится один автомобиль. Складов и гаражей нет.

Какие первичные учетные документы должна заполнить организация при приобретении запчастей и бензина за наличный расчет и при их списании?

Достаточно ли для списания бензина наличия путевых листов или для этого требуется еще какая-либо форма?

Из вопроса следует, что организация не может приобретать и хранить горюче-смазочные материалы в больших количествах.

Соответственно, приобретение ГСМ осуществляется посредством заправки автомобиля через автозаправочную станцию.

Для приобретения запчастей и бензина за наличный расчет подотчетному лицу организации (чаще всего водителю) выдаются из кассы денежные средства, что отражается в учете записью:

дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредит счета 50 "Касса" - на сумму выданных под отчет денежных средств.

В соответствии с пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета Директоров Центрального банка РФ 22 сентября 1993 г., лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Отчет составляют по форме N АО-1 "Авансовый отчет", утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы на ГСМ и запчасти (квитанции, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке (дебет счета 50 кредит счета 71). Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (дебет счета 71 кредит счета 50).

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Принятие к учету ГСМ и запчастей осуществляется на основании приходного ордера, составленного по представленным подотчетным лицом документам, подтверждающим произведенные расходы. Оприходование ГСМ и запчастей оформляется проводками:

дебет счета 10 "Материалы" (субсчета 3 "Топливо", 5 "Запасные части") кредит счета 71.

Порядок оформления передачи материальных ценностей (в том числе запчастей) в производство и эксплуатацию описан в пункте 100 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н. На основании этого пункта списание запчастей в эксплуатацию может оформляться требованием-накладной (типовая межотраслевая форма N М-11, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а).

Кроме того, согласно указанному пункту Методических указаний исходя из конкретных условий деятельности организации последняя может, помимо форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению материально-производственных запасов. При этом указанные формы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Закона о бухгалтерском учете, а именно:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Порядок оформления списания расходов на бензин разъяснен в письмах Минфина России от 1 августа 2005 г. N 03-03-04/1/117 и ФНС России от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257. Согласно указанным письмам расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

В письме Минфина России от 20 сентября 2005 г. N 03-03-04/1/214 сообщается, что форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется только на автотранспортные организации. Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете.

1 января 2006 г.

"Консультант бухгалтера", N 1, январь 2006 г.