Управленческий учет можно вести в Excel. Это простой, но далеко не самый удобный способ. Гораздо эффективнее использовать бухгалтерскую программу с уже имеющимися в ней данными.
Управленческий учет - это, с одной стороны, расширенная система организации учета для целей контроля над деятельностью предприятия. С другой стороны, существует более узкая трактовка данного понятия, при которой под управленческим учетом понимается формирование специальных отчетов из имеющихся бухгалтерских данных для целей поддержки принятия решений.
Как известно, в основе бухгалтерского учета лежит метод двойной записи. Несколько месяцев назад компания "Агама" начала использовать его и в управленческом учете. Причем внутреннюю отчетность организации составляют сотрудники с бухгалтерским образованием. Ведь о двойной записи они знают не понаслышке.
Благодаря подходу, который описан в статье, менеджеры компании стали своевременно получать достоверную управленческую информацию. А финансовая служба смогла значительно повысить эффективность учета и анализа хозяйственных операций.
Предлагаемую методику можно реализовать в любой программе, которая предназначена для ведения бухгалтерского учета. Выглядит это так. Оператор вводит первичные данные один раз в общую базу. Затем часть информации, необходимую для бухучета, выгружают в бухгалтерскую программу. Управленческие данные также попадают в отдельную базу.
Основа учета - Главная книга
Все хозяйственные операции, которые проводят в управленческом учете, отражаются в Главной книге (табл. 1).
По аналогии с бухучетом в системе управленческого учета также используют дебетовые и кредитовые счета. По ним отражают все хозяйственные операции. Счета объединены в группы. Например, в группу счетов "Денежные средства" входят счета "Касса", "Расчетный счет", "Валютный счет". В группу "Собственный капитал" - "Акционерный капитал", "Прибыль". В совокупности счета составляют управленческий план счетов. Его еще называют классификатором счетов баланса.
Основной управленческий отчет компании - баланс. Его формируют по Главной книге. Чтобы составить баланс, нужно просуммировать операции по счетам каждой группы. Например, из таблицы 1 получается отчет "Баланс", который показан в таблице 2.
Первый принцип
управленческого учета
Управленческий учет в финансовой компании "Агама" основан на четырех принципах. Первый из них таков. Все основные управленческие отчеты - простая расшифровка групп счетов в отчете "Баланс". Каждый отчет должен содержать начальный и конечный остатки, которые совпадают с остатками в балансе.
Например, отчет о движении денежных средств (ДДС) - это расшифровка группы счетов "Денежные средства". В примере, который приведен в таблице 1, эта группа представлена счетом "Расчетный счет". Начальный остаток по нему составляет 0 рублей, а конечный - 5000. Эти же цифры отражены в отчете о ДДС (табл. 3).
Отчет о доходах и расходах (ДР) является расшифровкой группы счетов "Собственный капитал". В рассматриваемом примере к этой группе относится счет "Прибыль" (табл. 4).
Управленческий план счетов необходимо хорошо продумать. Его нужно разбить на группы счетов таким образом, чтобы каждому отчету соответствовала своя группа. Причем одна группа может относиться только к одному отчету (табл. 5). Можно формировать и группы счетов, информация по которым не попадет ни в один отчет.
Второй принцип
Данные управленческого учета должны быть информативными для пользователей. Например, руководителю понадобились отчеты "О доходах и расходах" и "О движении денежных средств". Информацию в них нужно представить в разрезе статей, центров финансовой ответственности или сопоставить с плановыми показателями. Отделы продаж и маркетинга требуют данные по продуктам, каналам и точкам сбыта, поставщикам, себестоимости и проч. Для того чтобы информацию можно было представлять в требуемых разрезах, каждая группа счетов должна иметь аналитические признаки - классификаторы. По ним можно будет детализировать отчет. Как видно из таблицы 1, аналитические признаки присвоены всем счетам.
Для каждого отчета также нужно выделить основной классификатор, который отражает его суть. Например, в отчете о ДДС классификатором будут статьи движения денежных средств. То есть поступление от покупателей, погашение кредита, выплата заработной платы и т.д. Пример отчета о ДДС с разбивкой по статьям представлен в таблице 3. Второстепенными классификаторами для отчета о ДДС могут быть источники денежных средств, центры финансовой ответственности.
Таким образом, второй принцип управленческого учета звучит так: классификаторы отчетов должны совпадать с аналитическими признаками групп счетов, которые они расшифровывают (табл. 6).
Принцип третий
Вернемся к таблице 1. В ней операция 4 "Оплата от покупателя" была проведена по дебету счета "Расчетный счет". Напомним, что он относится к группе счетов "Денежные средства". В то же время эта операция была отражена по кредиту корреспондирующего счета "Расчеты с покупателями". Данный счет входит в одноименную группу счетов.
Заметим, что "Оплата от покупателя" - это статья ДДС. А статьи движения денежных средств являются основным классификатором отчета о ДДС.
Проводка полностью соответствует третьему принципу. Он заключается в том, что каждая статья основного классификатора отчета может корреспондировать только с одной группой счетов баланса.
В таблицах 7 и 8 приведены группы счетов, с которыми корреспондируют статьи ДДС и ДР.
Принцип четвертый
Любую операцию, при проводке которой корреспондируют счета из различных групп, нужно отразить одновременно в отчетах о ДДС и о ДР или одном из них. То есть каждая хозяйственная операция может проходить либо по обеим группам счетов "Денежные средства" и "Собственный капитал", либо по одной из них. Исключение составляет только один случай - когда счет дебета и счет кредита принадлежат одной группе.
В соответствии с этим принципом группы счетов баланса будут выглядеть так:
основные средства;
запасы, задолженность поставщиков;
задолженность покупателей;
прочая задолженность;
денежные средства;
собственный капитал;
задолженность перед банками.
Здесь, в отличие от таблицы 5, счета "Запасы" и "Задолженность поставщиков" объединены в одну группу. Причина этого в том, что поступление товара не отражается ни в отчете о ДДС, ни в отчете о ДР.
Взаимосвязь основных отчетов
Если все четыре принципа соблюдены, управленческая отчетность будет логически целостной. Это наглядно показывает таблица 9. В ней по горизонтальным столбцам выполняется формула:
/-----------------\ /------------------\ /-------------------------\
|[Сумма по статьям| - |[Сумма по статьям |= |Изменение сумм по группам|
|отчета о ДР] | |отчета о ДДС] | |статей баланса. |
\-----------------/ \------------------/ \-------------------------/
В то же время сумма по вертикальным столбцам должна быть равна нулю.
Описанная методика позволяет своевременно формировать достоверную управленческую отчетность. Фирма может профессионально вести все или некоторые участки бухгалтерского учета и отчетности, а также быстро найти решение юридических и определенных управленческих вопросов, так как с помощью новой методики можно правильно учитывать, например, бонусные и маркетинговые скидки, листинги, компенсации поставщиков.
Таблица 1. Пример записей в Главной книге управленческого учета
| N |
Дата |
Счет по де-
бету |
Аналитические
признаки счета |
Счет по
кредиту |
Аналитические
признаки счета |
Сумма |
Валюта |
| 1 |
Получен кредит от банка |
| |
01.03.06 |
Расчетный
счет |
1. Получен кредит
2. Альфа-Банк
3. Финслужба |
Расчеты с
банками |
1. Альфа-Банк |
10 000 |
руб. |
| 2 |
Получен товар от поставщика |
| |
10.03.06 |
Товарные
запасы |
1. Получен товар
2. Склад N 2
3. Продукт "Креветки
в упаковке" |
Расчеты с
поставщиками |
1. Получен товар
2. Поставщик А |
12 000 |
руб. |
| 3 |
Товар отгружен покупателю |
| |
11.03.06 |
Расчеты с
покупателя-
ми |
1. Отгрузка
2. Гипермаркет
3. Отдел ключевых
клиентов |
Прибыль |
1. Выручка
2. Отдел ключе-
вых клиентов
3. Продукт "Кре-
ветки в упаков-
ке" |
8000 |
руб. |
| |
11.03.06 |
Прибыль |
1. Себестоимость
2. Отдел ключевых
клиентов
3. Продукт "Креветки
в упаковке" |
Товарные за-
пасы |
1. Отгрузка
2. Склад N 2
3. Продукт "Кре-
ветки в упаков-
ке" |
6000 |
руб. |
| 4 |
Покупатель оплатил товар |
| |
12.03.06 |
Расчетный
счет |
1. Оплата от покупа-
теля
2. Альфа-Банк
3. Отдел ключевых
клиентов |
Расчеты с
покупателями |
1. Оплата от по-
купателя
2. Гипермаркет
3. Отдел ключе-
вых клиентов |
7000 |
руб. |
| 5 |
Поставщику перечислены деньги за товар |
| |
13.03.06 |
Расчеты с
поставщика-
ми |
1. Оплата поставщику
2. Поставщик А |
Расчетный
счет |
1. Оплата поста-
вщику
2. Альфа-Банк
3. Отдел закупок |
12 000 |
руб. |
Таблица 2. Отчет "Баланс"
| Статья |
Начальный
остаток |
Конечный
остаток |
| Товарные запасы |
0 |
6000 |
| Расчеты с покупателями |
0 |
1000 |
| Расчетный счет |
0 |
5000 |
| Актив |
0 |
12 000 |
| Прибыль |
0 |
2000 |
| Расчеты с поставщиками |
0 |
0 |
| Расчеты с банками |
0 |
10 000 |
| Пассив |
0 |
12 000 |
Таблица 3. Отчет о движении денежных средств
| Статья |
Сумма |
| Начальный остаток |
0 |
| Получение оплаты от покупателей |
7000 |
| Оплата поставщикам |
-12 000 |
| Поступление банковского кредита |
10 000 |
| Конечный остаток |
5000 |
Таблица 4. Отчет о доходах и расходах
| Статья |
Сумма |
| Выручка |
8000 |
| Себестоимость |
-6000 |
| Прибыль |
2000 |
Таблица 5. Пример соответствия групп счетов баланса и отчетов
| Группы счетов баланса |
Отчет |
| Основные средства |
Нет отчета |
| Запасы |
Отчет о движении товарных запасов |
| Задолженность покупателей |
Отчет о реализации |
| Прочая задолженность |
Нет отчета |
| Денежные средства |
Отчет о движении денежных средств |
| Собственный капитал |
Отчет о доходах и расходах |
| Задолженность поставщиков |
Отчет о закупках |
| Задолженность перед банками |
Нет отчета |
Таблица 6. Пример аналитических признаков для групп счетов баланса
| Группы счетов баланса |
Отчет |
Классификаторы/Аналитические
признаки |
| Основные средства |
Нет отчета |
- |
| Запасы |
Отчет о движении товарных запасов |
Статьи движения товаров, склады,
номенклатура |
| Задолженность покупателей |
Отчет о реализации |
Статьи движения |
