Высокие технологии в рекрутменте (А. Монамс-Дикко, "Управление персоналом", N 1-2, январь 2005 г.)

Высокие технологии в рекрутменте

Информационные технологии внедрились в офисную жизнь, незаметно подчинив себе весь ее ход. Сегодня понятие "рабочее место" прочно ассоциируется в сознании офисного работника с понятием "компьютер".

Компьютеры разгружают нас от большого количества рутинной работы, высвобождая дополнительное время и ускоряя рабочий процесс. Одновременно с этим развитие новых технологий предоставляет все большие возможности для реализации масштабных бизнес-проектов.

Пожалуй, первое, что приходит в голову, когда речь заходит о рутинных элементах работы менеджера по подбору персонала, - это необходимость регулярно размещать вакансии в Интернете на всех основных "рабочих" сайтах. В целях экономии сил и времени можно установить программу, которая автоматически будет размещать вакансии по списку наиболее известных ресурсов. Второй момент, связанный с рутиной, - это заполнение базы данных. Но здесь уже может помочь только специальный сотрудник, так как даже самую удобную базу надо заполнять вручную.

В этой статье уделяется особенное внимание сетевым технологиям, позволяющим формализовать и автоматизировать организационные аспекты работы HR-отдела. Ежедневные звонки нескольким десяткам кандидатов на вакантные позиции, согласование дат и времени интервью, так же как размещение вакансий и заполнение базы данных, являются рутинными элементами работы специалиста по подбору персонала, отнимающими много времени и психических сил.

Приведу пример из практики, из деятельности одной крупной организации с численностью персонала более 500 человек, где открытых вакансий было больше 100 и их количество постоянно увеличивалось за счет притока в компанию новых заказов, т.е. активного расширения бизнеса.

В зависимости от сферы бизнеса в периоды интенсивного развития резко возрастает потребность в персонале разного уровня - от неквалифицированных рабочих до хорошо оплачиваемых профессионалов. Существует понятие "mass recruitment", характеризующее ситуацию, когда в короткие сроки (неделю или месяц) надо набрать персонал в количестве нескольких десятков человек. Эта ситуация относится не только к потребности в персонале рабочих специальностей.

Компания, о которой идет речь, занималась (и успешно продолжает заниматься) производством программного обеспечения на заказ. HR-отделу необходимо было ежемесячно закрывать до 50 позиций - IT-специалистов со знанием английского языка. Не говоря обо всех сложностях, связанных с поиском этих людей, хотелось бы отдельно остановиться на координационной стороне работы по подбору.

Занимаясь подбором "внутри компании", HR-менеджер практически никогда не принимает окончательных решений. Его задача - найти кандидата, составить о нем впечатление и, если это впечатление положительное, организовать претенденту на вакантную должность еще целый ряд встреч с другими представителями компании. В нашем случае кандидаты на IT-позиции проходили как минимум 4 ступени оценки: интервью с HR-м, профессиональное тестирование, интервью с менеджером проекта и интервью с руководителем того отдела, где открыта вакансия.

Если все этапы интервью планировать в разные дни, то процесс рассмотрения каждого кандидата занял бы как минимум неделю, что в сложившихся обстоятельствах могло привести к серьезным проблемам. От того, сумеет ли HR в короткие сроки собрать профессиональную команду сотрудников, зависел вопрос о том, будет ли работать проект: удержит ли компания заказ или он "уплывет" к конкурентам. Таким образом, рациональным решением было "пропускать" кандидатов сразу через 2 или 3 интервью за день.

На практике это значило, что надо было позвонить каждому из сотрудников, участвовавших в процессе оценки кандидата, согласовать все интервью так, чтобы они следовали подряд друг за другом без перерывов во времени в один и тот же день, а затем позвонить кандидату и выяснить у него, имеет ли он возможность прийти на интервью в назначенные день и промежуток времени. Принимая во внимание то, что каждая из 3 или 4 заинтересованных сторон должна была согласовывать свои возможности для встречи с кандидатом с собственным рабочим графиком, можно представить себе, насколько сложной задачей становился поиск подходящих вариантов.

Большинство HR-отделов в подобных случаях дополнительно нанимают сотрудника на должность ассистента или координатора. Это, безусловно, необходимый шаг. В то же время часть работы можно поручить любой почтовой программе, установленной на вашем компьютере. Знакомые практически всем и каждому, эти продукты так или иначе используются в большинстве офисов. Но, к сожалению, не всегда бывают задействованы те их возможности, которые позволяют сделать четкость и согласованность внутренних организационных моментов визитной карточкой компании. Вполне естественно, что мы пользуемся этими программами прежде всего для обмена корреспонденцией или как удобной базой данных. Но они предлагают еще ряд возможностей, позволяющих без лишних усилий правильно организовать свою работу.

Так, календарь, интегрированный в офисную сеть, позволяет назначать сотрудникам встречи, заранее ознакомившись с их ближайшим графиком. Календарь содержит множество опций. Планируя свою работу, вы можете отметить в нем не только все свои уже назначенные встречи, но также те часы, которые вы хотели бы "забронировать" под еще не подтвержденные планы, можете указать, в какие дни вас вообще не будет в офисе, и многое другое.

В ситуации с большим потоком кандидатов и необходимостью согласовывать большое количество встреч "интерактивные ежедневники" оказывают настоящую помощь. Их использование сокращает время, которое пришлось бы потратить на то, чтобы дозвониться каждому из интересующих вас сотрудников и выяснить их занятость. Эти календари позволяют назначить встречу, сообщив максимум информации в четко структурированном виде: указав формат встречи (интервью с кандидатом на определенную вакантную позицию), номер переговорной и прикрепив к сообщению резюме. При необходимости можно еще добавить свои комментарии по поводу кандидата. Кроме того, при помощи электронного календаря вы лучше организуете собственный рабочий день.

Сходные функции выполняет система электронной записи на ассесмент. Она автоматизирует значительную часть организационной работы HR-отдела. Это система, которую постепенно начинают использовать крупные компании в ходе организации Graduates Recruitment Programs (программ набора старшекурсников и недавних выпускников). GRP программы предполагают участие в них сотен претендентов на стартовые позиции с целью выбрать лучших (от 5 до 15 человек). Отбор состоит из 3-6 этапов, первым из которых, как правило, является сбор и скрининг анкет. Таких анкет поступает обычно от одной до нескольких сотен в зависимости от того, каков масштаб рекламной кампании конкретной программы. По результатам оценки анкет в последующую разработку поступают около трети из них. Это значит, что, собрав порядка 300 анкет, больше 100 кандидатов надо будет пригласить на процедуру групповой оценки (ассесмент), наиболее часто применяемую на втором этапе отбора стажеров и специалистов начального уровня.

В российском офисе одной международной компании, специализирующейся на рынке производства и продажи товаров народного потребления, уже используется программа, позволяющая автоматизировать формирование ассесмент-групп.

Сначала сотрудники отдела по работе с персоналом, ответственные за программу набора стажеров, просматривают и оценивают все поступившие анкеты, которые ребята заполняют на сайте компании в режиме on-лайн. Оценка анкет производится по 100-балльной шкале. В следующий тур конкурса проходят только те участники, чьи анкеты получили оценку не ниже, скажем, чем 75 баллов. Компьютерная система может помочь менеджеру определить тот проходной балл, при котором будет отсеяно около двух третей претендентов.

После того как подходящий критерий для отсева кандидатов выбран, эта же система осуществит автоматическую рассылку тем участникам конкурса, которые прошли во второй тур. От HR-ра потребуется только составить текст письма с указанием того, какой следующий шаг ребята должны предпринять.

Запись на ассесмент - наиболее автоматизированная часть процесса. Пройдя во второй тур и получив код доступа к расписанию ассесмент-групп, каждый кандидат должен зайти на сайт компании и зарегистрироваться на ассесмент в удобное для себя время. Система работает аналогично системе бронирования билетов. Если группа на какой-то определенный день уже сформирована, т.е. в эту группу зарегистрировалось максимально возможное количество участников (обычно не более 15 человек), то программа уведомит об этом кандидата и предложит зарегистрироваться в другую группу. Эта система освобождает менеджера по персоналу от долгих часов рутинной работы.

Еще несколько слов об использовании высоких технологий в организации программ набора молодежи. Эти программы могут потребовать больших затрат времени и средств, если окончательное решение по поводу каждого будущего стажера принимается сотрудниками головного офиса, расположенного в другом городе или даже другой стране. Такие ситуации возникают, к примеру, в крупных промышленных и добывающих компаниях, когда управляющий офис находится не в столичном регионе, а ближе к производству, и набор стажеров на производство происходит не в одном, а сразу в нескольких городах.

В одной из российских добывающих компаний финальный тур с кандидатами на стажерские позиции проводится дистанционно, в формате телеконференции. Это экономит время руководителя, так как отпадает необходимость ехать в командировку, а телеконференцию можно встроить в график обычного рабочего дня. Трудно отрицать, что сегодня этот вариант все еще кажется экзотическим и является самым затратным, но в будущем, возможно, подобные технологии станут более доступными для повседневного использования.

Новшество последнего времени, связанное с дистанционными программами набора молодежи, - создание сайтов, представляющих собой единое информационное пространство для студентов, работодателей и вузов по всей стране, где студенты сами будут оставлять свои анкеты. Эти ресурсы позволят работодателям осуществлять набор стажеров в разных регионах России. Например, не покидая Москвы, собрать анкеты студентов в нескольких российских городах, где расположены филиалы компании.

Создание подобных ресурсов, не только студенческих, но и принадлежащих различным профессиональным сообществам в каждом городе, позволит работодателям и соискателям быстрее находить друг друга!

Документооборот отдела кадров

Проблемы прошлого века

В описаниях современных информационных систем, автоматизирующих область управления персоналом, до сих пор нет-нет да и проскакивает термин "внемашинная операция". В различных методиках могут употребляться и другие обозначения, но суть неизменно одна - действия, которые пользователь современной информационной системы выполняет вручную, без помощи компьютера.

Парадоксально, но факт - в век Интернета и мобильных технологий, цифровых подписей и "электронных денег" пользователи не самых дешевых полнофункциональных программ по-прежнему занимаются ручной, неавтоматизированной обработкой бумажных документов. Хорошо, если в организации есть курьеры, канцелярия и прочие атрибуты классического бумажного делопроизводства, а если нет? Безусловно, специфика кадрового учета позволяет использовать оформляемых работников как бесплатных курьеров, но правильно ли это?

Давайте взглянем на эти, а также и на другие вопросы кадрового делопроизводства с позиции специалиста в области документооборота и кадрового учета.

Роль кадрового учета в современном
управлении персоналом

После того как производители программного обеспечения (ПО) переориентировались с просто систем кадрового учета на системы управления персоналом, пользователю стали предлагаться все новые и новые средства из хорошо проработанного за рубежом арсенала "human resourses management". Кадровый учет теперь является лишь одной из множества подсистем управления персоналом, причем его влияние на выбор той или иной системы неуклонно снижается.

Однако качество автоматизации кадрового учета должно оставаться наиважнейшим фактором выбора системы. Из-за наибольших объемов ввода первичных данных кадровый учет является краеугольным камнем управления персоналом, наиболее затратной его частью. Даже небольшое снижение трудозатрат при работе с первичными документами дает заметный экономический эффект, повышает производительность труда кадровых работников и точность вводимых ими данных. Прочие аспекты управления персоналом связаны с несопоставимо меньшими объемами ввода, исключение может составлять лишь аналитический учет трудозатрат на производстве.

Безусловно, системы кадрового учета различных производителей совершенствуются и улучшаются. Для облегчения труда специалистов-кадровиков было сделано очень многое: сильно продвинулся в развитии функционал штатного расписания, огромная работа проведена в области территориально распределенных и холдинговых структур. Но до сих пор почему-то не было создано инструментария, кардинально облегчающего наиболее затратную часть кадрового учета, - работу с бумажными документами, инструментария не только для автоматизированной подготовки документа и его печати, но и для проведения, исполнения, хранения.

Практически каждая операция кадрового учета требует той или иной работы с бумажными документами. Операции ведения кадрового учета с точки зрения бумажного документооборота можно разделить на несколько больших групп:

- учет и хранение первичных документов, входящих в личное дело;

- формирование, проведение и хранение приказов по личному составу;

- подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов;

- хранение копий приказов по основной деятельности.

Для решений этих задач можно использовать систему кадрового учета, умеющую работать с документами и интегрированную в корпоративный контур документооборота.

Первичные документы личных дел

Ведение личных дел давно уже разделяется на ведение информации в компьютерной базе данных и хранение личных дел работников в бумажном виде. Как правило, бумажные документы хранятся только для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и организации, непосредственная же работа ведется с электронной версией личного дела, хранящейся в базе данных. Все современные средства автоматизации кадрового учета поддерживают эту технологию и формируют, по требованию пользователя, копии приказов и различного рода выписки, однако далеко не все средства позволяют хранить в электронном виде копии рукописных первичных документов, хранение которых предусмотрено законом: личные заявления, анкеты, документы об образовании и прочее. А ведь поиск по электронной базе данных (БД) с последующим выводом на печать или отправке по почте копии необходимого документа выполняется значительно быстрее, чем поиск в бумажном архиве, ксерокопирование и отправка бумажной копии запросившему ее лицу.

Приказы по личному составу

Формирование приказов по личному составу автоматизировано почти во всех системах кадрового учета. Наличие этой операции стало уже стандартом для производителей систем кадрового учета. Но ведь формирование приказа - только половина дела. Его ведь еще нужно завизировать, утвердить, исполнить, а главное - довести до сведения всех соисполнителей. Проконтролировать, что с приказом о сокращении нескольких сотрудников ознакомились служба охраны, АХО и т.д. Обычно увольняемые сами ставят всех в известность. Но надежно ли это?

При интегрированности системы кадрового учета в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД) надежно. Развернутая на предприятии и интегрированная с кадровой службой система документооборота автоматизированно доведет кадровые приказы до всех заинтересованных лиц.

Внутренний оборот первичных документов

Отдельный вопрос - передача в кадровый отдел первичных документов из подразделений. Ведь очевидно, что чем больше доля документов, приходящих в кадровый отдел в электронном виде, тем меньше усилий необходимо на их обработку. А если еще использовать специализированные форматы, облегчающие загрузку данных: Традиционно для доставки документов пытаются использовать электронную почту, но функционал стандартных почтовых систем, как правило, не удовлетворяет административным требованиям.

Использование САДД для приема первичных данных из подразделений решает все административные проблемы передачи. Система не только поможет разослать запрос на документы по подразделениям и проконтролировать их отправку в отдел кадров. Она также может проверять подлинность электронно-цифровых подписей (ЭЦП) на документах и автоматизированно загружать их в БД кадров.

Зачастую даже в небольших организациях в электронной форме заполняется табель учета рабочего времени. Затем он распечатывается, подписывается, относится в отдел кадров (расчетную часть, ОТиЗ, отдел нормирования труда и т.д.), где вручную пересчитывается и "вбивается" в компьютер. Процесс бумажной передачи данных вместо электронной необходим лишь для подтверждения подписью ответственного лица корректности внесенных данных. Использование ЭЦП позволит доверять автоматической загрузке внутренней отчетности и серьезнейшим образом снизит трудозатраты работников кадровых служб.

Побочные положительные эффекты интеграции

Это все прямые положительные эффекты интеграции профессиональной системы кадрового учета и промышленной системы управления документооборотом. Интеграция систем также дает множество косвенных плюсов.

Одним из них является защита передаваемых данных. Не секрет, что практически вся кадровая информация относится к конфиденциальным сведениям. Для получения данных сторонним подразделениям либо предоставляется доступ к БД кадров, либо информация высылается в электронном или бумажном виде. Прямой доступ к БД, как правило, разрешается отдельным финансовым службам, в основном только расчетной части. Прочим подразделениям информация высылается. Насколько можно доверять конфиденциальные документы стандартной электронной почте? В отличие от большинства распространенных почтовых систем, профессиональные САДД обладают надежными средствами защиты передаваемых данных. Отдельные системы имеют сертификаты ФАПСИ, подтверждающие уровень защиты информации.

Еще одним важным второстепенным преимуществом интеграции являются качественно проработанные в САДД механизмы ввода больших количеств бумажных документов. Если рабочее место кадровика оборудовать стандартным сканером для загрузки копий документов в БД кадров, это, конечно, даст выигрыш в производительности при предоставлении копий документов. Но максимальное снижение трудозатрат даст лишь механизм поточного сканирования документов, реализованный в некоторых системах. При наличии в организации подразделения централизованной обработки документов кадровая система автоматически получит и сохранит электронную копию документа. А кадровику останется лишь ее распечатать и завизировать.

Для текущей работы кадровику необходимо своевременно получать копии отдельных приказов по основной деятельности. САДД предоставит кадровику своевременно и в любой удобный момент копии всех необходимых приказов.

Заключение

Все вышеперечисленные способы улучшения качества работы сотрудников отдела кадров не являются какой-то инновацией. Просто в данной статье рассмотрено, как интеграция разноплановых, высокопрофессиональных систем может улучшить качество кадрового учета. Почему такая интеграция не применялась на практике ранее? Возможно, из-за тех целей, которые ставятся перед системными интеграторами при автоматизации предприятия. Ведь не секрет, что во главу угла возводится повышение эффективности работы финансовых служб, более точное планирование расходов, снижение издержек на персонал в целом. Снижение издержек на управление предприятием и повышение оперативности принятия решений, особенно в кадровой службе, зачастую отходят на второй план.

А ведь внедрение современных технологий классического кадрового учета оставит сотрудникам гораздо больше времени на работу с современными инструментами управления персоналом - на системы мотивации, аттестацию, планирование карьеры и кадрового резерва и прочее, и прочее.

А. Монамс-Дикко

"Управление персоналом", N 1-2, январь 2005 г.