Вопрос: Работники организации направляются в командировки и не всегда представляют документы, подтверждающие оплату проживания за период командировки. При расчете общей суммы командировочных бухгалтеры включают в качестве оплаты за найм сумму, установленную Правительством РФ для работников бюджетных организаций. Это правило закреплено в положении о командировках работников нашей организации. По мнению налоговой инспекции, расчет неправильный, т.к. нет документального подтверждения расхода, и организация не вправе учитывать его в расчетах, и уменьшение налогооблагаемой прибыли на данную сумму неправомерно. Кто прав? ("Налоговые споры", N 3, март 2006 г.)

Работники нашей организации часто направляются в командировки и не всегда по возвращении представляют документы, подтверждающие оплату проживания за период командировки. В таких случаях при расчете общей суммы командировочных расходов наши бухгалтеры включают в качестве оплаты за найм сумму, равную той, которая установлена Правительством РФ для работников бюджетных организаций. Это правило у нас закреплено в положении о командировках работников нашей организации.

По мнению налоговой инспекции, такой расчет неправильный, поскольку нет документального подтверждения расхода, и организация не вправе учитывать его в расчетах, а значит, уменьшение налогооблагаемой прибыли на данную сумму неправомерно. Кто прав в данной ситуации?

В данной ситуации прав налогоплательщик. В отношениях с работниками организация, выступая в роли работодателя, в первую очередь должна соблюдать трудовое законодательство. Согласно ст. 167 ТК РФ, направляя работника в служебную командировку, организация гарантирует ему сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Из этой нормы следует, что возмещение работнику командировочных расходов является обязанностью работодателя.

Состав расходов, возмещаемых работнику и связанных со служебной командировкой, определен в ст. 168 ТК РФ, в него включаются:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Конкретный порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, должны определяться в каждой организации коллективным договором или локальным нормативным актом. Только для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, эти расходы четко нормированы. Согласно постановлению Правительства РФ от 02.10.02 N 729 сумма расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) равна размеру фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки.

В вашем случае обязанность возместить расходы работнику по командировке возникла, поскольку в локальном акте организации такие ситуации четко прописаны. Тот факт, что сумма возмещения приравнена к суммам, установленным для работников бюджетной сферы, не имеет значения, организация самостоятельно решает, каким образом будет рассчитываться сумма расходов, главное - этот порядок надлежащим образом закрепить.

Аргумент налоговой инспекции, что расход работника документально не подтвержден, опровергается еще и косвенными документами - приказом о командировке работника, командировочным удостоверением и т.п.

1 марта 2006 г.

"Налоговые споры", N 3, март 2006 г.