Письмо УФНС России по г. Москве от 31 марта 2006 г. N 18-11/3/25186 О порядке учета организацией, применяющей упрощенную систему налогообложения (объект налогообложения - доходы, уменьшенные на величину расходов), расходов на приобретение автомобиля, на содержание и ремонт транспортного средства (горюче-смазочные материалы, запчасти и т.д.) и его переоборудование для перевозки специфических грузов, а также расходов на эксплуатацию автомобиля, принадлежащего ее работнику, но используемого для коммерческих целей

Письмо УФНС России по г. Москве от 31 марта 2006 г. N 18-11/3/25186

Вопрос: Организация применяет упрощенную систему с объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов. Вправе ли она учесть при исчислении налоговой базы по единому налогу расходы на приобретение автомобиля? На основании каких документов можно учесть в составе затрат расходы на содержание и ремонт транспортного средства (горюче-смазочные материалы, запчасти и т.д.), а также на его переоборудование для перевозки специфических грузов?

Может ли организация учесть в составе затрат для целей налогообложения единым налогом расходы на эксплуатацию автомобиля, принадлежащего ее работнику, но используемого для коммерческих целей?

Ответ: В соответствии со статьей 346.16 НК РФ налогоплательщики, применяющие упрощенную систему с объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, вправе при исчислении налоговой базы по единому налогу учесть только те расходы, которые предусмотрены пунктом 1 данной статьи НК РФ. При этом расходы принимаются к учету при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, а также в статье 346.17 НК РФ.

Иные расходы при исчислении налоговой базы по единому налогу, уплачиваемому при применении УСН, налогоплательщиками не учитываются.

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Кроме того, пунктом 2 статьи 346.17 НК РФ установлено, что расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты.

На основании подпункта 1 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ при исчислении налоговой базы по единому налогу налогоплательщики вправе уменьшить полученные ими доходы на расходы, связанные, в частности, с приобретением основных средств.

Под основными средствами понимается часть имущества, используемого в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией (ст. 257 НК РФ).

Учет основных средств осуществляется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденным приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н.

Таким образом, учитывая положения ПБУ 6/01 и НК РФ, основными средствами в целях бухгалтерского и налогового учета признается имущество хозяйствующих субъектов, которое применяется ими в производстве продукции (при выполнении работ, оказании услуг, для управленческих нужд), используется в течение длительного времени, то есть срока полезного использования продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев, не предназначено для дальнейшей перепродажи и имеет способность приносить экономические выгоды (доход) в будущем.

При этом к основным средствам относится только обособленное имущество хозяйствующих субъектов, находящееся в их собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении.

Следовательно, если использование приобретенного транспортного средства отвечает указанным выше критериям, то его можно отнести к основным средствам.

На основании пункта 3 статьи 346.16 НК РФ расходы на приобретение основных средств, понесенные налогоплательщиками в период применения УСН, учитываются ими с момента ввода этих основных средств в эксплуатацию. Амортизационные отчисления при применении УСН не производятся.

В соответствии с подпунктом 4 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ расходы на приобретение основных средств отражаются в последний день отчетного (налогового) периода. При этом указанные расходы учитываются только по оплаченным основным средствам, используемым при осуществлении предпринимательской деятельности.

Таким образом, налогоплательщики, применяющие упрощенную систему с объектом налогообложения доходы минус расходы, могут уменьшить полученные доходы на расходы на приобретение в период применения УСН основных средств при выполнении двух условий, а именно ввода основных средств в эксплуатацию и фактической их оплаты.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств утверждены постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

В частности, для оформления и учета операций приема-передачи объектов основных средств (за исключением зданий и сооружений) для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (включая поступившие по договорам купли-продажи) применяется форма N ОС-1 "Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)". Кроме того, на каждый объект основных средств должна оформляться форма N ОС-6 "Инвентарная карточка учета основных средств".

Следовательно, при наличии данных первичных документов, подтверждающих факт ввода в эксплуатацию объекта основных средств, и документов, подтверждающих их оплату, у налогоплательщика имеются основания для учета расходов на приобретение данного объекта основных средств в составе расходов при исчислении налоговой базы по единому налогу, уплачиваемому при применении УСН.

При этом обратите внимание: согласно последнему абзацу пункта 3 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ в случае реализации (передачи) приобретенных основных средств до истечения трех лет с момента учета затрат на их приобретение в составе расходов в соответствии с главой 26.2 НК РФ (в отношении основных средств со сроком полезного использования свыше 15 лет - до истечения 10 лет с момента их приобретения) налогоплательщик обязан пересчитать налоговую базу за весь период пользования такими основными средствами с момента их учета в составе расходов на приобретение до даты реализации (передачи) с учетом положений главы 25 НК РФ и уплатить дополнительную сумму налога и пени.

Что касается затрат на приобретение запасных частей для автомобиля, то на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ они могут быть учтены в составе расходов на ремонт основных средств. В качестве подтверждения понесенных затрат должны быть представлены документы, свидетельствующие об оплате ремонтных работ, акт приемки-передачи выполненных работ, а при осуществлении ремонта собственными силами - документы, подтверждающие оплату использованных деталей.

Затраты на модернизацию (переоборудование) основных средств не предусмотрены статьей 346.16 Налогового кодекса РФ и, следовательно, не могут быть учтены в целях налогообложения единым налогом при применении УСН.

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ налогоплательщик, применяющий УСН, вправе учесть в составе затрат расходы на содержание служебного транспорта.

При этом указанный транспорт должен принадлежать организации на праве собственности или использоваться на основании договора аренды.

Таким образом, при наличии оформленных согласно законодательству РФ документов, подтверждающих использование в производственных (служебных) целях данных автомобилей и их пробег до места назначения и обратно (договоры с поставщиками (покупателями, заказчиками), путевые листы, акты о показаниях спидометров и т. д.), а также документов, подтверждающих приобретение и оплату бензина и смазочных материалов, организация вправе учесть в составе расходов на содержание служебного транспорта затраты, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов для этих автомобилей в пределах норм, определенных в технической документации к транспортному средству.

Если организация использует в производственных (служебных) целях личный транспорт своих работников, то согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ она вправе уменьшить полученные доходы на расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Данные расходы принимаются применительно к порядку, предусмотренному статьей 264 НК РФ для исчисления налога на прибыль организаций (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

При этом выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными инструкциями.

В размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов.

Кроме того, компенсация выплачивается один раз в месяц и не зависит от количества календарных дней в месяце.

За время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.д.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации, а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта автомобиля (если работник управляет по доверенности - соответствующие документы).

Заместитель руководителя Управления ФНС России по г. Москве действительный государственный советник налоговой службы РФ II ранга

С.Х. Аминев