Новый финансовый директор: как правильно принять дела (А. Малышев, С. Рыбаков, "Финансовая газета", N 19, 20, май 2006 г.)

Новый финансовый директор: как правильно принять дела

Должность финансового директора является для бизнеса в нашей стране достаточно новой. Поэтому нередко возникают вопросы, связанные с правовым регулированием его деятельности.

Формально статус финансового директора (заместителя директора по финансам) определен постановлением Минтруда России от 12.11.03 г. N 75, утвердившим изменения в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее - Квалификационный справочник). Данным документом установлены общий перечень должностных обязанностей и квалификационные требования к сотруднику, претендующему на замещение данной должности. На финансового директора распространяются общие нормы трудового законодательства в отношении работников, и он формально не относится к категории руководителей организации, особенности труда которых установлены главой 43 Трудового кодекса Российской Федерации.

Фактически в каждой организации предъявляются свои конкретные требования к финансовому директору. Обусловлено это размером и структурой предприятия, отраслью его деятельности, стратегией развития и многими иными факторами.

Общий перечень обязанностей финансового директора, на наш взгляд, может включать:

организацию и ведение системы управленческого учета;

формирование на основании данных управленческого учета консолидированной отчетности для собственников и руководителя организации;

формирование налоговой и финансовой политики организации;

налоговое и финансовое планирование;

финансовый анализ, мониторинг показателей устойчивости, ликвидности, платежеспособности, рентабельности деятельности организации, регулирование соотношения собственного и заемного капитала;

разработку комплекса мер по улучшению финансовых показателей организации, контроль за их выполнением;

бюджетирование, т.е. контроль за состоянием, движением и целевым использованием финансовых средств и результатами финансово-хозяйственной деятельности, выполнением налоговых обязательств организации;

анализ и оценку инвестиционных проектов и целесообразности вложения средств;

взаимодействие с кредитными организациями по размещению свободных денежных средств и получению кредитов;

подготовку и эмиссию ценных бумаг компании;

руководство деятельностью финансовых подразделений организации.

Частой причиной неудач на новом месте является несоответствие представлений финансового директора о том, что он должен делать с тем, что от него ожидает руководство организации. Поэтому при оформлении трудовых отношений финансовый директор должен потребовать, чтобы его должностные обязанности были четко регламентированы в трудовом договоре и должностной инструкции.

К сожалению, на практике довольно часто должностная инструкция может оказаться чуть ли недословной копией Квалификационного справочника, т.е. не содержать конкретных требований к сотруднику. Следовательно, обязательно нужно выяснить у руководства организации, каков круг обязанностей и мера ответственности финансового директора, а также каких результатов от его работы ждет руководство и как оно будет их оценивать. В интересах и финансового директора, и организации зафиксировать эти требования, ожидания и критерии оценки деятельности нового сотрудника в письменном виде. Так, финансовый директор может себя обезопасить от возникновения у руководства необоснованных претензий, связанных с нечеткой формулировкой круга обязанностей при приеме на работу. Да и руководство организации таким образом может быть уверено в том, что новый финансовый директор правильно понимает поставленные перед ним задачи, знает, что ему делать, за что он отвечает, чего должен добиться на этой должности.

Передача дел

Исходя из этих предпосылок и будет строиться взаимодействие с предшественником финансового директора при передаче дел. Во-первых, нужно понять, каков уровень управленческого учета в организации. Управленческий учет может быть полностью автоматизирован, а может быть автоматизирован частично, на отдельных участках. Во-вторых, следует проанализировать структура подчиненности подразделений в организации, объем финансирования финансовых служб и проектов улучшения управленческого учета. В организации может быть целая финансовая служба, подчиненная финансовому директору, а может быть один финансовый директор. Могут быть предусмотрены в бюджете средства на постановку управленческого учета, внедрение современных средств автоматизации, подготовку и переподготовку кадров и т.п.

В связи с тем, что финансовый директор отвечает как за официальный учет, так и за неофициальный (управленческий) учет, значительная часть информации о структуре деятельности организации, ее финансовых потоках носит конфиденциальный характер и не может быть оформлена документально. Поэтому при приеме дел следует разделить передачу документов и передачу не оформленных документально сведений.

При приеме дел от предыдущего финансового директора следует документально принять следующие документы:

консолидированная отчетность холдинга;

описание учетной политики по управленческому и бухгалтерскому учету;

график документооборота;

должностные инструкции сотрудников финансовой службы и бухгалтерии;

план продаж и его фактическое исполнение;

бюджет расходов организации на текущий период и его фактическое исполнение;

остатки денежных средств по управленческому учету, данные о кредиторской и дебиторской задолженности и сроки платежей по ним, при наличии банковских кредитов - сроки погашения основного обязательства и процентов за пользование заемными средствами;

данные финансового анализа организации на момент передачи дел, текущие финансовые показатели и их целевые значения на краткосрочную и долгосрочную перспективу;

описание мероприятий по улучшению финансового состояния организации и стадия их выполнения;

результаты аттестации сотрудников финансовой службы и бухгалтерии.

Конечно, далеко не все перечисленные документы могут быть в наличии в связи с отсутствием каких-либо нормативно утвержденных четких стандартов деятельности финансового директора. Поэтому во избежание необоснованных претензий со стороны руководства, связанных с отсутствием документов, все передаваемые документы от предшественника следует перечислить в акте приемки-передачи. Нормативно утвержденной формы подобного акта по передаче дел финансовым директором в нормативных документах нет, так что новому финансовому директору следует разработать его самостоятельно исходя из перечня документов и информации, подлежащих передаче. Данный акт должен быть подписан руководителем организации, новым финансовым директором и в идеале - его предшественником. Также желательно составить указанный акт в двух экземплярах, чтобы один находился непосредственно у финансового директора.

Право подписи финансовых документов

Существенным является вопрос о полномочиях финансового директора в части подписи финансовых документов. В этой связи нужно изучить учредительные документы организации и локальные нормативные акты в этой части. Если право финансовой подписи не указано в уставе, то новый финансовый директор вправе подписывать финансово-хозяйственные документы только на основании доверенности, выданной руководителем организации и заверенной ее печатью. В противном случае подписанная сделка от имени финансового директора будет в силу ст. 183 ГК РФ считаться заключенной не от имени организации, а от имени и в интересах самого финансового директора как физического лица, если только указанная сделка не будет впоследствии официально одобрена организацией.

Пример. В постановлении ФАС Западно-сибирского округа от 18.01.05 г. N Ф04-8045/2004(6209-А03-12) о признании недействительным договора купли-продажи векселей суд кассационной инстанции сделал следующие выводы. Договор купли-продажи подписан финансовым директором ООО А., действующим на основании доверенности от 4 января 2003 г.

Разрешая спор, суд установил, что доверенность на совершение упомянутой сделки выдана финансовому директору общества А. не генеральным директором ООО, а неустановленным лицом. Данное обстоятельство, подтвержденное заключением эксперта от 2.04.04 г. N 775, и послужило основанием для отказа в иске.

В информационном письме от 23.10.2000 г. N 57 "О некоторых вопросах практики применения статьи 183 Гражданского кодекса Российской Федерации" Президиум ВАС РФ разъяснил, что в случае превышения полномочий органом юридического лица (ст. 53 ГК РФ) при заключении сделки п. 1 ст. 183 ГК РФ применяться не может.

В данном случае в зависимости от обстоятельств конкретного дела суду необходимо руководствоваться ст. 168, 174 ГК РФ с учетом положений постановления пленума ВАС РФ от 14.05.98 г. N 9 "О некоторых вопросах применения статьи 174 Гражданского кодекса Российской Федерации при реализации органами юридических лиц полномочий на совершение сделок".

Арбитражным судом установлено, подтверждено материалами дела и не оспаривается сторонами, что спорная сделка совершена финансовым директором ООО А., не являющимся органом юридического лица. Следовательно, при заключении договора купли-продажи векселей превышение полномочий со стороны органа юридического лица ООО отсутствовало и у суда не было оснований для применения норм ст. 168 ГК РФ.

Таким образом, финансовый директор А. при заключении договора действовал как должностное лицо ООО при отсутствии у него на то соответствующих полномочий. При таких обстоятельствах, как верно отмечено судом, спорный договор следует считать заключенным от имени финансового директора А., а не от имени юридического лица.

Согласно п. 1 ст. 183 ГК РФ при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную сделку.

Неформальные аспекты

Как уже отмечалось, многие сведения о деятельности организации могут отсутствовать в документальном виде. Получить эти сведения возможно от предыдущего финансового директора, а также от руководителя организации. Кроме того, руководитель должен содействовать передаче дел новому сотруднику, а не пускать дело на самотек. Желательно организовать с помощью руководства, а по возможности и с участием руководства передачу этой неформальной информации от предыдущего финансового директора новому.

Особенно сложная ситуация может возникнуть, когда позиция финансового директора меняется в достаточно крупном, разветвленном бизнесе, например в группе компаний, одной из характерных особенностей которого является отсутствие четкой структуры активов. Порой за сложными позициями затруднительно отыскать реального собственника бизнеса.

Также для нового финансового директора может возникнуть проблема соотношения формальной и неформальной владельческой структуры бизнеса. Формальная структура опосредована юридическими процедурами, выражающимися во владении физическим или юридическим лицом определенным имуществом: недвижимостью, ценными бумагами, долями в хозяйственных обществах, имущественным комплексом имущества, правами либо во владении посредством других лиц. Однако до сих пор нередко реальным "владельцем" может быть лицо или группа лиц, формально не входящих в состав основных акционеров, топ-менеджеров или собственников активов, контролирующих бизнес посредством выстроенной системы неформальных отношений и связей.

Если финансовый директор приходит в такую сложную бизнес-систему, то ему необходимо разобраться с неформальной структурой бизнеса и реальными центрами принятия управленческих решений, без чего невозможно будет эффективное планирование финансовой политики группы компаний.

Еще одна нетрадиционная ситуация - когда смена финансового директора является следствием проведенного поглощения бизнеса, дружественного (т.е. сделки купли-продажи бизнеса или реорганизации) или недружественного (с использованием технологий корпоративного захвата). В последнем случае особенно велик риск дефицита информации и потери важных неформальных связей, что значительно увеличивает риски для нового финансового директора.

Риски и способы их нивелировать

Список претензий, которые обычно предъявляет руководство финансовому директору впоследствии, может включать:

несоответствие итоговых финансовых показателей деятельности организации целевым показателям, установленным руководством;

неспособность финансового директора обеспечить финансирование деятельности организации (дефицит денежных средств (наличных и безналичных), срыв переговоров о предоставлении финансирования (кредитов, отсрочек, займов, предоплаты и т.д.);

сбои системы управленческого учета, несвоевременность отражения в учете фактов хозяйственной деятельности, отсутствие в управленческом учете актуальных данных о задолженности перед контрагентами, несоответствие этих данных действительности;

недостоверная консолидированная (управленческая) отчетность, представляемая собственникам организации и руководству;

предъявление налоговыми и другими государственными органами штрафных санкций, а также претензий со стороны кредиторов за просрочку выполнения организацией своих обязательств;

утечка или утрата конфиденциальной информации (коммерческой тайны);

утрата организацией платежеспособности ввиду неверного формирования финансовой политики.

Для того чтобы новый финансовый директор мог минимизировать риск возникновения претензий со стороны руководства, он должен предпринять ряд мер.

Во-первых, следует организовать инвентаризацию материально-производственных запасов, активов и обязательств организации, чтобы подтвердить переданные предшественником остатки по данным управленческого учета организации. Это обеспечит новому финансовому директору уверенность в достоверности данных управленческого учета, которые являются основой для принятия финансовых решений.

Во-вторых, если основными обязанностями финансового директора в компании являются только текущий контроль за денежными потоками и, например, анализ налоговых рисков бизнеса, то новому финансовому директору надо позаботиться о скорейшем дополнительном анализе текущих хозяйственных операций.

В-третьих, следует проанализировать и убедиться в реальности поставленных руководством целей и задач исходя из своих возможностей, финансового состояния организации, состояния рыночной конъюнктуры, уровня автоматизации управленческого учета и квалификации кадров, подчиненных финансовому директору.

В-четвертых, нужно по возможности выяснить из различных источников, какие проблемы возникали при деятельности предыдущего финансового директора и что послужило действительной причиной его ухода; это значительно прояснит стратегию взаимодействия с руководством организации.

Наконец, в-пятых, нужно убедиться в том, что должностные обязанности сотрудников финансовой службы и бухгалтерии исполняются на практике. Очень часто должностные инструкции остаются написанными лишь на бумаге, что делает невозможным полагаться на них при принятии решений и распределении обязанностей сотрудников финансовой службы и бухгалтерии.

А. Малышев,

ведущий аудитор группы компаний "Юрконсул"

С. Рыбаков,

адвокат,

руководитель юридической практики консалтинговой группы Тензор

"Финансовая газета", N 19, 20, май 2006 г.