Управление эффективностью бизнес-процессов (Р. Плющенков, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 16, апрель 2006 г.)

Управление эффективностью бизнес-процессов

Коммерческие предприятия и государственные организации стремятся оптимальным образом использовать собственные ресурсы, повышать качество бизнес-процессов, получать сертификаты ISO, быстро адаптироваться к различным изменениям. Для достижения этих целей разработано довольно большое количество управленческих инструментов. Совсем недавно на рынке информационных технологий появился новый класс решений, направленных на комплексную поддержку данных проектов.

Оптимизация и совершенствование бизнес-процессов - давно исследуемая задача, которой руководители компаний уделяют много времени. Пионером в этой области был знаменитый Генри Форд, сделавший производство автомобилей массовым, основанным на использовании стандартных деталей. С тех пор актуальность проблемы только возросла. Современный бизнес, характеризующийся истощением очевидных резервов роста, таких, как неохваченные рынки, дефицитные продукты, пустые ниши, особенно сильно нуждается в решениях задач данного класса.

Разработка и постоянная модификация управленческих методологий направлены на достижение определенного уровня зрелости бизнес-процессов, характеризующихся различными показателями как в финансовом, так и в других аспектах деятельности предприятия. Среди широко известных методологий можно выделить систему сбалансированных показателей, "бережливое" производство. Сущность этих методологий в общем случае заключается в разработке стратегических показателей, описывающих желаемое состояние компании. Достигается оно путем выполнения стандартных этапов: определение, измерение, анализ, улучшение и контроль. Появление на рынке информационных технологий нового класса решений - системы управления бизнес-процессами (Business Process Management, BPM) - связано с необходимостью повышать эффективность деятельности компании, автоматизировать каждый ее этап и в итоге быстрее перейти в необходимое состояние.

BPM-системы обладают следующими основными возможностями работы с бизнес-процессами:

проектирование;

автоматизация;

реализация взаимодействия (интеграция);

обеспечение прозрачности исполнения;

адаптивность;

мониторинг и изменение параметров бизнес-процессов в реальном режиме времени;

обеспечение корреляции событий и бизнес-правил;

анализ и предсказание проблемных ситуаций.

Данные решения охватывают полный цикл задач по оптимизации бизнес-процессов от этапа определения до контроля их выполнения (см. рисунок).

                             /-----------------\

                             |/-----------------\

                             ||  Корпоративные  |

                             \|    приложения   |

                              \-----------------/

/--------------------------------------+-----------------------------------\

|Схема управления                      |                                   |

|бизнес-процессами                                                        |

| /-------------------\     /--------------------\                         |

| |Средства разработки|     |  Среда исполнения  |                         |

| |и     моделирования|----|  бизнес-процессов  |                         |

| |бизнес-процессов   |     |                    |                         |

| \-------------------/     \--------------------/                         |

|                                                                         |

|                                      |                                   |

|                                                                         |   /------------------\

|                           /--------------------\    /----------------\   |   |/------------------\

|                           |Средства мониторинга|    |Средства анализа|   |   ||Специализированные|

|                           |и  контроля  бизнес-|---|бизнес-процессов|---+--||средства анализа  |

|                           |процессов           |    |                |   |   \|                  |

|                           \--------------------/    \----------------/   |    \------------------/

\--------------------------------------------------------------------------/

Схема работы BPM-системы

Определение. Это начальный этап, на котором происходит формирование проектной команды и разработка бизнес-процессов. BPM-система предоставляет команде аналитиков средства разработки, позволяющие при помощи сложных графических объектов задать логику решения определенной бизнес-задачи, реализовать циклы и другие операции, используемые в работе бизнес-процессов.

Для проектирования бизнес-процессов применяются универсальные методологии UML (Unified Modeling Language) или BPMN (Business Process Management Notation).

Графические средства разработки обладают широкими возможностями групповой работы: работа с несколькими версиями, разграничение доступа, библиотека компонент для многократного использования и т.д.

В результате спроектированные бизнес-процессы сохраняются в репозитории системы и доступны для дальнейших модификаций и усовершенствований.

Измерение. На этом этапе оценивается эффективность спроектированных бизнес-процессов. BPM-система обладает инструментами, позволяющими провести стимуляцию работы бизнес-процесса, задать предполагаемые параметры нагрузки и получить оценки различных параметров: эффективность использования ресурсов, наличие узких мест, длительность циклов операций, стоимость операции и т.п.

При измерении выполняются действия по документированию бизнес-процессов: создание отчетов, описывающих структуру процесса и его характеристик.

Результатом этапа становится оптимизированная модель бизнес-процесса. Эта модель загружается в среду исполнения (Engine), где она реализуется в соответствии с заданным в ней сценарием, взаимодействуя с корпоративными сервисами предприятия. При необходимости итоговая модель может быть модифицирована техническими специалистами на более низком программном уровне.

В среде исполнения при помощи средств мониторинга деловой активности (Business Activity Monitoring, BAM) можно задавать ключевые метрики эффективности бизнес-процессов (Key Performance Indicator, KPI) и в реальном режиме времени собирать данные о ходе их исполнения, которые затем анализируются аналитиками на следующем этапе проекта.

Анализ. На данном этапе проводится анализ исторических данных, собранных за определенный временной интервал исполнения бизнес-процессов. Анализ может проводиться как средствами BPM-системы, при помощи средств визуального представления собранных данных в виде графиков и гистограмм, так и посредством специализированных аналитических приложений.

На основе результатов анализа делается предложение о дальнейшем развитии и изменении логики работы бизнес-процессов.

Улучшение. При помощи инструментов BPM-системы с учетом сделанных на предыдущем этапе выводов относительно путей развития проводится реинжиниринг бизнес-процессов.

Ключевая возможность BPM-системы на данном этапе - это оперативная оценка эффективности результатов изменений при помощи средств симуляции бизнес-процессов. Таким образом, внося изменения в работу бизнес-процессов сразу, можно получить ответ на вопрос: "что если?..".

Контроль. На этом этапе при помощи BPM-системы создается своеобразная панель управления (Dashboard), позволяющая в реальном режиме времени контролировать состояние бизнес-процессов, отслеживать этапы их исполнения, проводить мониторинг, оповещать о возникновении различных событий, осуществлять обработку исключительных ситуаций.

Системы управления бизнес-процессами позволяют отделить среды моделирования, исполнения, мониторинга и контроля бизнес-процессов от жестко закодированной логики прикладных систем, что обеспечивает:

комплексную автоматизацию бизнес-процессов. BPM-системы дают возможность автоматизировать управление бизнес-процессами компании при необходимости интеграции с процессами клиентов и поставщиков;

эффективное использование ресурсов. Архитектура BPM-системы позволяет многократно использовать функции корпоративных приложений (организованных в виде сервисов) в различных сценариях работы бизнес-процессов компании;

быструю адаптацию ИТ-инфраструктуры в соответствии с потребностями бизнеса. При помощи гибких средств моделирования бизнес-процессов достигается быстрая адаптация логики работы системы к различным изменениям бизнес-среды;

прозрачное управление и контроль бизнес-процессов. Механизмы контроля исполнения бизнес-процессов позволяют собирать и анализировать данные о различных метриках работы системы.

Таким образом системы управления бизнес-процессами дают возможность компании преодолеть разрыв между текущим и желаемым состоянием, что весьма актуально в настоящее время.

Р. Плющенков,

начальник отдела развития бизнеса

Компания Открытые Технологии

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 16, апрель 2006 г.