Общие сведения о трудовой книжке (Н.Г. Пономарева, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 4, апрель, N 5, май 2006 г.)

Общие сведения о трудовой книжке

Трудовая книжка является одним из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность человека, и подлежит грамотному заполнению, бережному и правильному хранению.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 "О трудовых книжках" (далее по тексту - Постановление N 225) введены новые бланки трудовой книжки и вкладыша в нее. По формату она приближена к паспорту, состоит из 44 страниц. Цвет ее обложки изменен с зеленого на серый, на ней отпечатан Герб России и наименование бланка "Трудовая книжка". При изготовлении новых книжек используются современные полиграфические технологии, в том числе специальное оборудование, что позволяет усилить защиту от подделок этого документа. Дополнительно была разработана новая бумага с химзащитой и эксклюзивным водяным знаком, состоящим из аббревиатуры "ТК". Шитье книжки защищенными нитками специальным швом исключает возможность замены листов.

Вкладыш нового образца имеет 36 листов и исполнен так же, как и трудовая книжка, имеет бумажную обложку серого цвета.

В соответствии с пунктом 2 Постановления N 225 трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

Согласно пункту 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225 (далее по тексту - Правила), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице специально уполномоченного сотрудника, назначаемого приказом (распоряжением).

В крупной организации ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров; в небольшой, из-за отсутствия соответствующего специального подразделения, делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари и другие должностные лица.

В Примере 1 представлен образец приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками (см. Пример 1).

Общество с Ограниченной Ответственностью "Конфил"

Приказ
о назначении ответственного должностного лица
за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

30 марта 2006 года  N 24                                       г. Саратов

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225),

Приказываю:

1. С 30 марта 2006 года назначить ответственным лицом по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним специалиста по кадрам Татьяну Александровну Кузнецову.

2. Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой.

     Генеральный директор В.Н. Ленский

     С приказом ознакомлена                  Т.А. Кузнецова

     30 марта 2006 года

По записям в трудовой книжке можно:

- определить:

- характер выполняемой человеком работы,

- общий и непрерывный трудовой стаж;

- получить сведения, подтверждающие право сотрудника на льготы и преимущества при назначении пенсий и пособий по социальному страхованию, выплате повышенных ставок и окладов;

- узнать причины переводов на другую работу и увольнений.

В трудовую книжку вносятся записи о поощрениях и награждениях работника, свидетельствующие о его добросовестном отношении к труду.

Должностному лицу следует проводить определенную поэтапную работу с трудовыми книжками:

- их заведение (для работников, принимаемых на работу впервые);

- проверку записей, сделанных на предыдущих местах работы;

- внесение соответствующих записей;

- учет и т.д.

Необходимо пояснить, какими нормативными актами следует руководствоваться при работе с трудовыми книжками. Ими являются:

- Трудовой кодекс Российской Федерации;

- постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 "О трудовых книжках";

- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225;

- постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек";

- Инструкция по заполнению трудовых книжек;

- постановление Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 года N 555 "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий" (с изменениями от 8 августа 2003 года);

- постановление Совмина Союза Советских Социалистических Республик от 13 апреля 1973 года N 252 "Об утверждении правил исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию";

- приказ Министерства Финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 года N 117н "О трудовых книжках";

- порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 года N 117н;

- постановление Министерства труда Российской Федерации от 24 июня 1994 года N 50 "Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций";

- Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций;

- приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 9 декабря 2004 года N 312 "Об утверждении Порядка подсчета и подтверждения стажа государственной службы для назначения пенсии за выслугу лет федеральных государственных служащих и определения соответствия должностей, периоды службы (работы) в которых включаются в стаж государственной службы" и др.

Случаи оформления трудовых книжек

Согласно статье 66 ТК РФ трудовые книжки должны вестись в обязательном порядке во всех организациях на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для него основной.

Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. И все же некоторые индивидуальные предприниматели до сих пор совершают ошибку и вносят запись о работе в трудовую книжку своего сотрудника.

Решая вопрос о правомерности хранения трудовой книжки у такого работодателя, мы должны исходить из следующего. Отдельного нормативно-правового акта, который бы регулировал трудовые отношения с работодателями - физическими лицами не существует. В главе 48 Трудового кодекса РФ вообще ничего не говорится о возможности хранения трудовой книжки у работодателя - физического лица или, наоборот, невозможности этого. Соответственно, руководствуясь принципом "что не запрещено, то разрешено", можно сделать вывод, что данное хранение допустимо, но, конечно, только с согласия сотрудника.

Заполнение сведений о работнике

В трудовую книжку при ее оформлении на титульный лист вносятся следующие сведения о работнике:

- фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- образование - на основании документов об образовании. Инструкция по заполнению трудовых книжек предлагает следующие варианты записи об образовании:

- основное общее,

- среднее общее,

- начальное профессиональное,

- высшее профессиональное,

- послевузовское профессиональное образование.

Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании надлежаще заверенных документов:

- студенческого билета,

- зачетной книжки,

- справки из образовательного учреждения и т.п.;

- профессия и/или специальность - на основании документов об:

- образовании,

- квалификации или

- наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или

- других надлежаще оформленных документов.

Профессиональная подготовка лиц, допущенных к обращению с опасными отходами, подтверждается свидетельством (сертификатом) на право работы с опасными отходами, специальным сертификатом, который выдается на основании послевузовского профессионального образования (ординатуры) или свидетельством о дополнительном образовании (повышения определенными видами).

Пункт 28 Типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 26 июня 1995 года N 610

Слушателям, которые успешно завершили курс обучения, выдают следующие документы государственного образца:

- удостоверение о повышении квалификации - для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 часов;

- свидетельство о повышении квалификации - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 часов;

- диплом о профессиональной переподготовке - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 500 часов;

- диплом о присвоении квалификации - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 1000 часов:

Сведения о результатах повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов направляются в отделы кадров по месту их основной работы.

Трудовая функция определяется путем установления сторонами трудового договора:

- профессии;

- специальности;

- квалификации для рабочего или должности для служащего.

Профессия - это вид трудовой деятельности, определяемый характером и целью трудовых функций.

Специальность - это более дробное деление профессии, одна из ее разновидностей. Специальность зависит от характера навыков и знаний по данной профессии, приобретенных в процессе специального образования.

Квалификация - это уровень подготовки, опыта, знаний по данной специальности, определяемый:

- для рабочих разрядами работ, которые они могут выполнять, а

- для служащих специальным образованием, опытом, занимаемой должностью, званием.

После указания даты заполнения трудовой книжки, в соответствии с пунктом 2.2 Инструкции, работник своей подписью на первой странице заверяет правильность внесенных записей. Обращаем ваше внимание на то, что он ставит только свою подпись, никакой дополнительной информации типа "С записями ознакомлен" вносить не следует.

Ниже расписывается сотрудник кадровой службы или другое уполномоченное для ведения трудовых книжек должностное лицо.

В левом нижнем углу титульного листа трудовой книжки ставится печать организации. См. образец заполнения 1 стр. трудовой книжки в Примере 3.

Внесение изменений в сведения
о работнике

За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, благодаря которым меняются некоторые анкетно-биографические данные человека. Мы попытаемся разъяснить, как правильно внести данные изменения в трудовую книжку. Прежде всего надо пояснить, на основании каких документов они производятся. Подтверждающими документами признаются:

- документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;

- свидетельства о заключении брака;

- свидетельства о расторжении брака;

- свидетельства об изменении фамилии, имени, отчества.

С представленных работником документов снимается копия, которая заверяется в обычном порядке и подшивается в личное дело работника. При смене сотрудником фамилии, имени, отчества, даты рождения необходимо издать приказ об изменении анкетно-биографических данных (см. Пример 5).

Фрагмент документа

Пункт 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек

Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Пример 3

Фамилия Сидорова изменена на фамилию Ауло- ва. Основание: свидетельство о заключении брака II-МЮ N 230258981, выданное Измайлов- ским отделом ЗАГС Управления города Москвы 1 октября 2005 г. Специалист по кадрам ООО "Конфил" Кузнецова Т.А. Кузнецова М.П.	Герб Трудовая книжка ТК N 8604301 Аулова Фамилия Сидорова ---------------------------------------------- Имя Светлана ---------------------------------------------- Отчество Ивановна ---------------------------------------------- Дата рождения 14 мая 1970 года ---------------------------------------- (число, месяц, год) Образование высшее ------------------------------------------
	Профессия, специальность бухгалтер ---------------------------------------- Дата заполнения " 23 " мая 2003 г. --- --------- --- (число, месяц, год) Подпись владельца книжки Сидорова М.П. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек Кузнецова --------------------------------------- (разборчиво)

А теперь покажем (см. Пример 4), как правильно внести изменение записи о полученном образовании.

Фрагмент документа

Пункт 2.4. Инструкции по заполнению трудовых книжек

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Пример 4

Допустим, у работника на момент заведения трудовой книжки было среднее образование, а позже он получил высшее, сведения о котором и надо отразить в трудовой книжке. Это можно сделать следующим образом:

 Образование    Среднее, высшее

             ------------------------------------------------------------

 Профессия, специальность     бухгалтер

                          -----------------------------------------------

Пример 5

ООО "Конфил"

Приказ
об изменении фамилии

5 октября 2005  N 127                                              Москва

В связи со вступлением С.И. Сидоровой в брак

Приказываю:

1. Изменить в учетных документах фамилию Светланы Ивановны Сидоровой, бухгалтера финансовой службы, на Аулову с 5 октября 2005 года.

2. Службе персонала:

- подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору, заключенному с работником;

- внести соответствующие записи в личную карточку и трудовую книжку работника;

- довести приказ до финансовой службы.

Основание: свидетельство о заключении брака II-МЮ N 230258981, выданное Измайловским отделом ЗАГС Управления ЗАГС города Москвы 1 октября 2005 г.

     Генеральный директор   ______________    Е.К. Генералов

     С приказом ознакомлены:

                  Работник _______________     С.И. Аулова

                  5 октября 2005 г.

         Главный бухгалтер _______________     А.Н. Уваров

         5 октября 2005 г.

В случае, если на момент окончания бланка трудовой книжки (выдается вкладыш) у работника изменились фамилия, образование и специальность, то данные изменения вносятся на титул самой книжки, на вкладыше же фиксируются новые данные. Ссылка на соответствующие документы при этом дается один раз - на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Сведения о работе

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Они производятся без каких-либо сокращений (см. Примеры 6-7) и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными, см. Пример 8).

Пример 6

Не допускается писать "пр." вместо "приказ".

Пример 7

Нельзя пользоваться аббревиатурой "ТК РФ".

Пример 8

Если работник принят на работу 26 апреля 2006 года, в трудовой книжке дата указывается следующим образом: "26.04.2006".

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой она повторяется.

Как правильно оформить человека, который только что окончил институт и у которого нет трудовой книжки. Сначала вносится запись об институте?

Если трудовая книжка заводится впервые, а до этого работник нигде не работал, писать "стажа до поступления на работу не имел" не следует.

Согласно пункту 21 Правил, в трудовую книжку вносятся записи, если работник до поступления на работу:

- состоял на военной службе, служил в органах внутренних дел, таможенных органах;

- обучался на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров.

Некоторые кадровики вносят в трудовую книжку также запись об обучении в высшем учебном заведении, чего делать не следует.

Если с работником заключен срочный трудовой договор, но место работы по данному договору является для него основным, какой должна быть запись в трудовой книжке (нужно ли указывать, что работник принят на определенный срок)? Если по истечении срока работник продолжает работать в данной организации, тем самым автоматически переходя на бессрочный договор, нужна ли какая-либо запись в трудовой книжке, отражающая этот переход?

По общему правилу в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

Как показывает практика, при заполнении трудовой книжки в нее часто вносят лишние записи.

Зачастую встает вопрос о внесении в трудовую книжку записи о сроках трудового договора.

Сведения о продолжительности трудового договора при внесении записей о приеме на работу указывать не следует.

В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. Четких рекомендаций по этому поводу в законодательстве нет.

В каких случаях делается запись в трудовую книжку "назначен", а в каких - "принят"?

В соответствии со статьей 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. В унифицированной форме N Т-1 этого приказа (распоряжения) указано именно словосочетание "прием работника на работу". На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и со ссылкой на его реквизиты делается соответствующая запись в трудовой книжке работника. Однако согласно статье 19 ТК РФ трудовые отношения могут возникать в результате назначения на должность или утверждения в должности в случаях, предусмотренных законом, иным нормативным правовым актом или уставом (положением) организации. Так, заключению трудового договора с руководителем организации может предшествовать проведение конкурса, избрание или назначение на должность и др. (ст. 275 ТК РФ). В таком случае в трудовой книжке необходимо сделать запись о том, что работник назначается на должность.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие записи.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись в трудовой книжке.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

Пример 9

Слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: "Установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда", в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации. В графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер (см. Пример 10). В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

Пример 10

Сведения о работе

                                                             ТК N 8604301

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, перево- де на другую постоянную работу, ква- лификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответствен- ностью "Конфил"
1.	20	04	2006	Принят в отдел кадров на должность менеджера по управлению персоналом	Приказ N К-0078 от 26.04.2006
2.	06	04	2006	Принят в бухгалтерию на должность бухгалтера в Закрытое акционерное общество "Отто" по совместительству	Приказ N К-089 от 15.05.2006

Каким образом влияет запись в трудовой книжке о работе по совместительству на исчисление страхового стажа?

В настоящее время периоды, входящие в страховой стаж, подтверждаются сведениями индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования. Таким образом, трудовая книжка не имеет принципиального значения для его подсчета. Кроме того, стоит учитывать, что в случае совпадения по времени периодов работы и (или) иной деятельности, включаемых в страховой стаж, учитывается один из таких периодов по выбору лица, обратившегося за установлением пенсии (то есть либо время работы на основном месте, либо по совместительству).

Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 указывается номер и дата приказа (распоряжения или иного решения) руководителя, являющегося основанием переименования организации (см. Пример 11). Вносить в графу 4 реквизиты свидетельства о внесении изменений в Единый государственный реестр юридических лиц не надо. Это будет ошибкой.

Пример 11

Сведения о работе

                                                             ТК N 8604301

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, перево- де на другую постоянную работу, ква- лификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответствен- ностью "Конфил"
1.	26	03	2006	Принят в отдел кадров на должность менеджера по управлению персоналом	Приказ N К-0078 от 26.03.2006
2.	26	04	2006	Общество с ограниченной ответствен- ностью "Конфил" с 26 апреля 2005 го- да переименовано в Закрытое акцио- нерное общество "Конфил"	Решение собрания учас- тников N 7 от 26.04.2006

Часто встречаются записи в трудовых книжках о приеме на работу в уже несуществующую организацию, то есть принимают работника в организацию, которая уже дважды была переименована. Что в этом случае делать?

В случае если данная организация еще существует, работнику следует обратиться туда с просьбой об исправлении данной неточности. В соответствии с пунктом 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись.

Если прежний работодатель не исправит запись, то необходимо взять справку о переименованиях, и в этом случае работодатель по новому месту работы на основании официального документа сделает соответствующие исправления.

Сотрудник в 1995 году вышел на пенсию. В 1999 году он пришел работать в нашу организацию и работает по сей день. Нужно ли ему вносить запись в трудовую книжку или нет?

Некоторые считают, что пенсионеру трудовой стаж ни к чему. Это мнение ошибочно. Записи о трудовой деятельности в трудовой книжке пенсионерам необходимы. Ибо в Инструкции по заполнению трудовых книжек пенсионеры не названы в качестве лиц, которым трудовая книжка не заполняется.

Допустимые исправления

Фрагмент документа

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225. Раздел III "Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки", Пункты 27-29, 34.

27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.

34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Меня уволили по сокращению штата 12 января 2006 года. Суд восстановил меня на работе с 13 января 2006 года. Как правильно внести запись о восстановлении в трудовую книжку, на что ссылаться в четвертой графе?

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительности и внесения новых записей (см. Пример 12).

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую работу) в случае признания перевода (увольнения) незаконным. Как правильно должна "звучать" формулировка при исправлении основания увольнения, показано в Примере 14, образец оформления трудовой книжки при восстановлении сотрудника на работе см. в Примере 13.

Пример 12

Представим себе, что нам необходимо изменить запись о приеме на работу в разделе "Сведения о работе". В этом случае после последней записи в данном разделе указываются:

- следующий порядковый номер;

- дата внесения правильной записи.

Затем в графе 3 пишут: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись, и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной, по письменному заявлению работника ему выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него "ошибочной" записи. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

Действия при увольнении

Запись об увольнении делается непосредственно в день увольнения и производится следующим образом: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

По общему правилу датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, исключения из него могут быть установлены:

- федеральным законом;

- трудовым договором или

- соглашением между работодателем и работником.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон - подпункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись о прекращении (расторжении) трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 77.

При увольнении работника в связи с переводом в другую организацию в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия. Образец записи в трудовую книжку при расторжении трудового договора по данному основанию см. в Примере 15.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ либо иное основание расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренное законодательством.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись о прекращении (расторжении) трудового договора со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том:

- на каком основании;

- на какой срок;

- какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

При увольнении работник должен расписываться в трудовой книжке. Подпись работника ставится рядом (или на следующей строке) с подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации (или кадровой службы). При этом расшифровывать подпись работника и писать "ознакомлен" не требуется (см. Примеры 13, 14 и 15).

В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 62 ТК РФ).

В случае смерти работника трудовая книжка выдается его ближайшим родственникам или высылается по почте по их требованию.

В случае нарушения сроков выдачи трудовой книжки работодатель несет материальную ответственность перед работником и обязан возместить последнему заработок, не полученный им в результате незаконного лишения возможности трудиться (статья 234 ТК РФ).

Сведения о награждениях

Согласно пункту 24 Правил*(1) в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

- о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

- о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Пункт 4 Инструкции*(2) устанавливает порядок внесения в трудовую книжку сведений о награждении. В графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника у всех работодателей); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Вкладыш в трудовую книжку

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш. Он оформляется при предъявлении работником паспорта и документа об образовании. На их основании и заполняется титульный лист вкладыша. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке, а не начинается вновь.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша (см. Пример 17). Заполненный вкладыш подшивается хлопчатобумажными нитками в обложку трудовой книжки в самом конце. Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титуле трудовой книжки и все вкладыши подшиты друг за другом под ее обложку. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

К трудовым книжкам старого образца выдаются вкладыши нового образца.

Выдача дубликата

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

- если работник утратил трудовую книжку;

- при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной (дубликат выдается работнику по его письменному заявлению по последнему месту работы);

- если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т.п.).

Работодатель по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Копия трудовой книжки

Копия трудовой книжки выдается по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи. Количество обращений законом не регламентировано, а это значит, что секретарь не может отказать работнику в выдаче копии или выписки из трудовой книжки. Образец заверенного листа трудовой книжки см. в Примере 18.

     Верно

     Инспектор службы ДОУ                        Т.С. Петрова

     02.03.2006

На подпись должностного лица, заверившего копию, ставится печать организации или отдела кадров.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. N 225.

*(2) Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 г. N 69.

Н.Г. Пономарева,

начальник отдела кадров ООО "Конфин"

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 4, апрель, N 5, май 2006 г.