Вход
Направляем сотрудника в служебную командировку (Е. Капкова, "Новая бухгалтерия", выпуск 5, май 2006 г.)
-
Направляем сотрудника в служебную командировку (Е. Капкова, "Новая бухгалтерия", выпуск 5, май 2006 г.)
-
Документы для направления в командировку
-
Отчетность о командировке
Направляем сотрудника в служебную командировку
При направлении сотрудников в командировки особое внимание нужно уделить правильному оформлению всех необходимых документов. Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). В служебную командировку может быть направлен только работник организации, заключивший с ней трудовой договор.
При этом в командировку можно направить не только постоянного сотрудника организации, но и временных, сезонных работников, а также лиц, работающих по совместительству или неполное рабочее время.
В этой статье мы расскажем об оформлении командировок на территории РФ.
Документы для направления в командировку
Порядок направления работников в командировки, а также порядок предоставления гарантий и компенсаций в связи со служебными командировками регулируются Трудовым кодексом РФ, а также инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62), которая в настоящее время действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ (ст. 423 ТК РФ).
При направлении работника в командировку оформляются документы, формы которых утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 01 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Это следующие формы:
- N Т-9 или Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку";
- N Т-10 "Командировочное удостоверение";
- N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".
Приказом (форма N Т-9 или Т-9а) определяется место назначения (командирования), срок, а также цель командировки (пример оформления приказа см. на с. 28).
На основании приказа о командировании работнику оформляется и выдается командировочное удостоверение по форме N Т-10 (пример его оформления см. на с. 29), которое является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в служебной командировке.
В командировочном удостоверении делаются отметки в местах командирования о датах прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью организации, в которую работник был командирован.
В случаях, когда работник командируется одновременно в несколько организаций, отметки делаются в каждом месте назначения.
Инструкцией N 62 установлено, что по усмотрению руководителя организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом. Поскольку Инструкция применяется в настоящее время и это ее положение не противоречит Трудовому кодексу РФ, направление работника в командировку может производиться с оформлением только одного документа - командировочного удостоверения. Это подтвердил и Минфин России письмом от 06.12.2002 N 16-00-16/158. В нем разъясняется, что оформлять одновременно два документа - приказ и командировочное удостоверение (формы N Т-9 и Т-10) для одной и той же командировки нецелесообразно. Направляя работника в командировку, организация может не оформлять приказ, а ограничиться только командировочным удостоверением.
Если направление работников в командировки оформляется только командировочными удостоверениями, все основные правила оформления командировок (размеры суточных, виды транспорта, порядок выдачи аванса, срок предоставления авансового отчета и т.п.) могут быть определены в отдельном локальном нормативном акте организации, например в приказе о служебных командировках.
Приведем примерный текст такого приказа.
ЗАО "Орион"
Приказ
от 10 января 2006 г. N 2
"О служебных командировках на территории РФ"
В целях упрощения документооборота на предприятии приказываю.
1. Направление работников в командировку в пределах территории РФ оформлять документом "Командировочное удостоверение" по форме N Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
2. Командированному работнику не позднее двух рабочих дней до даты отъезда в командировку выдается денежный аванс на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.
3. В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет о суммах, израсходованных на цели командировки, с приложением командировочного удостоверения, оформленного в установленном порядке, документов, подтверждающих оплату найма жилого помещения и фактические расходы по проезду, и отчета о командировке.
4. Возмещение расходов на проезд производить в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
- железнодорожным транспортом - в вагоне-купе;
- воздушным транспортом - в салоне экономического класса;
- автомобильным транспортом общего пользования.
5. Суточные выплачивать в размере 500 руб. Суточные в повышенном размере выплачиваются на основании отдельных приказов директора.
6. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на главного бухгалтера Петрова А.П. и руководителей подразделений, направляющих сотрудников в командировку.
Директор Титов Титов А.М.
---------- -------------------
(расшифровка подписи)
Направляя работников в командировки, организация должна регистрировать отбывающих работников.
Регистрация (и в том числе присвоение номеров командировочным удостоверениям) ведется в специальном журнале, форма которого установлена в приложении 2 к Инструкции N 62.
Журнал
учета работников, выбывающих в командировки из
ЗАО "Орион"
----------------------------------------------------------------
(наименование объединения, предприятия, учреждения, организации)
| N п/п |
Фамилия, имя и отчество коман- дированного ра- ботника |
Занимае- мая долж- ность |
Номер коман- дировочного удостоверения |
Ф.И.О., должность работника, подписав- шего командировочное удостоверение |
Дата | Расписка командирован- ного работника в полу- чении командировочного удостоверения |
| 187 | Федин Н.В. | менеджер | 187 | Титов А.М., директор | 14.04.2006 | Федин |
В приложении 3 к Инструкции N 62 приведена форма журнала для учета работников других организаций, прибывающих в командировку в данную организацию.
Журнал
учета работников, прибывающих в командировки в
ЗАО "Орион"
----------------------------------------------------------------
(наименование объединения, предприятия, учреждения, организации)
| N п/п |
Фамилия, имя и от- чество командиро- ванного работника |
Занимаемая должность |
Номер командиро- вочного удосто- верения |
Наименование организа- ции, выдавшей команди- ровочное удостоверение |
Дата прибы- тия |
Дата убытия |
| 202 | Коротков Б.В. | менеджер | 89 | ООО "Сансар" | 03.04.2006 | 06.04.2006 |
Лицо, ответственное за ведение этих журналов, а также за проставление отметок в командировочных удостоверениях о прибытии и убытии, назначается приказом руководителя организации.
Форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" (пример заполнения формы см. на с. 30) используется для более подробного изложения задания на командировку и отражения результатов его исполнения. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации.
В графе 10 "Основание" Служебного задания указывается документ, послуживший основанием для направления работника в командировку. Здесь может быть указано, например, письмо (телеграмма) контрагента, договор о намерениях (предварительный договор), план выполнения работ и другие аналогичные основания.
В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему расходы по проезду, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя. Для определения суммы, необходимой на оплату командировочных расходов, в произвольной форме составляется смета исходя из норм, установленных в организации.
Отчетность о командировке
После возвращения из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной в командировке работе (форма N Т-10а), согласованный с руководителем структурного подразделения, и авансовый отчет (форма N АО-1), пример заполнения которого см. на с. 31.
Отчет по форме N Т-10а необходим для подтверждения соответствия командировочных расходов критериям ст. 252 НК РФ. К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы.
Оба эти отчета вместе с командировочным удостоверением работник должен представить в бухгалтерию в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.
На оборотной стороне авансового отчета работник записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются работником в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. А на оборотной стороне формы авансового отчета указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7, 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
Списание командировочных расходов зависит от цели и характера командировки, которые подтверждаются Служебным заданием (форма N Т-10а).
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Пример.
Фирма "Орион" 17 апреля 2006 г. направляет менеджера отдела закупок Федина Н.В. в служебную командировку в г. Омск на фирму ООО "Сансар" для решения вопросов, связанных с подписанием договора поставки товаров. Срок командировки - 10 дней (с 17 по 26 апреля).
В соответствии с приказом директора, размер суточных составляет 500 руб. в сутки. Перед отъездом работнику был выплачен аванс в размере 21 000 руб.
По возвращении из командировки работник включил в отчет следующие расходы.
1. Суточные - 5000 руб. (500 руб. х 10 суток).
2. Авиабилеты в оба направления - 12 767 руб. (в том числе НДС 1947,51 руб. выделен на билете);
3. Расходы на проживание согласно счету гостиницы, счету-фактуре и чеку ККТ - 2250 руб. (250 руб. х 9 суток), в том числе НДС 343,22 руб. выделен в счете-фактуре отдельной строкой.
Итого сумма расходов по авансовому отчету - 20 017 руб.
Авансовый отчет был утвержден директором 28 апреля 2006 г. Остаток аванса в размере 983 руб. Федин Н.В. сдал в кассу фирмы по приходному ордеру N 345 от 27 апреля 2006 г.
Заполненную форму N АО-1 см. на с. 31.
Общая сумма НДС, выделенная в документах, составит 2290,73 руб. (1947,51 руб. + 343,22 руб.) и относится в дебет счета 19. Сумма командировочных расходов (без НДС) подлежит включению в расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 "Расходы организации") и отнесению в дебет счета 44.
Унифицированная форма N Т-9
Утверждена Постановлением
Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
/---------\
| Код |
|---------|
Форма по ОКУД |0301022 |
ЗАО "Орион" |---------|
----------------------------------------------- по ОКПО |428958263|
наименование организации \---------/
/---------------------------\
| Номер | Дата |
|документа|составления |
|---------+-----------------|
| 87 |12 апреля 2006 г.|
Приказ \---------------------------/
(распоряжение)
о направлении работника в командировку
Направить в командировку:
/---------------\
|Табельный номер|
Федина Николая Васильевича |---------------|
| 000067 |
------------------------------------------------------------------------/
(фамилия, имя, отчество)
Отдел закупок
-------------------------------------------------------------------------
(структурное подразделение)
Менеджер
-------------------------------------------------------------------------
(должность (специальность, профессия))
г. Омск, ООО "Сансар"
-------------------------------------------------------------------------
(место назначения (страна, город, организация))
/-------------\
сроком на | 10 | календарных дней
\-------------/
с "17" апреля 2006 г. по "26" апреля 2005 г.
-- --------- -- -- ---------- --
с целью Переговоры и заключение договора на поставку товаров.
------------------------------------------------------------
Суточные - 500 руб. в сутки. Вид транспорта - самолет.
------------------------------------------------------------
Командировка за счет средств ЗАО "Орион"
------------------------------------------
(указать источник финансирования)
Основание
(документ, номер, дата): Служебное задание от 12 апреля 2006 г. N 83
------------------------------------------------
(служебное задание, другое основание (указать))
Руководитель организации Директор Титов Титов А.М.
----------- ---------------- --------------------
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) Федин "12" апреля 2006 г.
работник ознакомлен ------------------ -- ------- --
(личная подпись)
Унифицированная форма N Т-10
Утверждена Постановлением
Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
/---------\
| Код |
|---------|
Форма по ОКУД |0301024 |
ЗАО "Орион" |---------|
----------------------------------------------- по ОКПО |428958263|
наименование организации \---------/
/---------------------\
| Номер | Дата |
|документа|составления|
|---------+-----------|
Командировочное удостоверение | 187 |14.04.2006 |
\---------------------/
/---------------\
|Табельный номер|
|---------------|
Работник Федин Николай Васильевич | 000067 |
------------------------------------------------------------/
(фамилия, имя, отчество)
Отдел закупок
------------------------------------------------------------------------
(структурное подразделение)
Менеджер
------------------------------------------------------------------------
(должность (специальность, профессия))
командируется в г. Омск, в ООО "Сансар"
---------------------------------------------------------
(место назначения (страна, город, организация))
для для переговоров и подписания договора на поставку товаров
--------------------------------------------------------------------
(цель командировки)
на 10 календарных дней (не считая времени нахождения в пути)
----
с "17" апреля 2006 г. по "16" апреля 2006 г.
-- -------- -- -- --------- --
Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его документа
паспорт номер 45 00 125647
------------------------------------------------------------------------
(наименование, номер)
Руководитель Директор Титов Титов А.М.
------------ ---------------- ---------------------
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
Оборотная сторона формы N Т-10
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:
Выбыл из Москвы Прибыл в Омск
----------------- ----------------------
"17" апреля 2006 г. "17" апреля 2006 г.
-- -------- -- -- -------- --
Менеджер по персоналу Репина Секретарь Кускова
--------------------- --------------- ----------- ----------------
(должность) (личная подпись) (должность) (личная подпись)
Репина Ф.А. Кускова Р.В.
--------------------- ---------------------
(расшифровка подписи) (расшифровка подписи)
М.П. М.П.
Выбыл из Омска Прибыл в Москву
------------------- -------------------
"26" апреля 2006 г. "26" апреля 2006 г.
-- -------- -- -- ---------- --
Секретарь Кускова Менеджер по персоналу Репина
------------- --------------- --------------------- --------------
(должность) (личная подпись) (должность) (личная подпись)
Кускова Р.В. Репина Ф.А.
--------------------- ---------------------
(расшифровка подписи) (расшифровка подписи)
Унифицированная форма N Т-10а
Утверждена Постановлением
Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
/---------\
| Код |
|---------|
Форма по ОКУД |0301025 |
ЗАО "Орион" |---------|
----------------------------------------------- по ОКПО |428958263|
наименование организации \---------/
/---------------------------\
| Номер | Дата |
|документа| составления |
|---------+-----------------|
Служебное задание | 83 |12 апреля 2006 г.|
\---------------------------/
для направления в командировку и отчет о его выполнении
/---------------\
|Табельный номер|
|---------------|
Федин Н.В. | 000067 |
------------------------------------------------------------------------/
(фамилия, имя, отчество)
| Структур- ное под- разделе- ние |
Должность (специаль- ность, профессия) |
Командировка | Основание | ||||||
| место назначения | дата | срок (календарные дни) | организация- плательщик |
||||||
| страна, город |
организа- зация |
начала | окончания | всего | не считая вре- мени нахождения в пути |
||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Отдел закупок |
Менеджер | г. Омск | ООО "Сансар" |
17.04.2006 | 26.04.2006 | 10 | 10 | ЗАО "Орион" | Письмо ООО "Сансар" от 07.04.2006 N 0823 |
| Содержание задания (цель) | Краткий отчет о выполнении задания |
| 11 | 12 |
| Переговоры и заключение договора на поставку товаров |
Заключен договор N 25-04-06 от 25 апреля 2006 г. |
Руководитель Начальник
структурного отдела Крылов Крылов П.Р. Работник Федин
подразделения ---------- --------------- -------------------- ---------------
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи) (личная подпись)
Заключение о выполнении задания Задание
---------
выполнено полностью.
-----------------------------------------
Руководитель Директор Титов Титов А.М. Руководитель Начальник отдела Крылов Крылов П.Р.
организации ----------- ---------------- --------------------- структурного ---------------- ---------------- ---------------------
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи) подразделения (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
Унифицированная форма N АО-1
Утверждена Постановлением
Госкомстата России
от 01.08.2001 N 55
/---------\
| Код |
|---------|
Форма по ОКУД |0302001 |
ЗАО "Орион" |---------|
---------------------------------------------------- по ОКПО |428958263|
(наименование организации) \---------/
Утверждаю
Отчет в сумме 20 267 руб. 00 коп.
/----------------\ -------- --
|Номер| Дата |
|-----+----------| Директор
Авансовый отчет | 123 |27.04.2006|Руководитель ------------
\----------------/ (должность)
Титов Титов А.М.
--------- ---------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
"28" апреля 2006 г.
-------------
/-----------\
| Код |
|-----------|
Структурное подразделение Отдел закупок | 03 |
--------------------------------- |-----------|
| |
Подотчетное лицо Федин Н.В. Табельный номер |000067 |
------------------- \-----------/
(фамилия, инициалы)
Профессия (должность) Менеджер Назначение аванса Командировочные расходы
------------ -----------------------
/-----------------------------------\ /---------------------------------\
|Наименование показателя| Сумма, | | Бухгалтерская запись |
| |руб. коп. | | |
|-----------------------+-----------+-+---------------------------------|
| |остаток | - | | дебет | кредит |
|Предыдущий |----------+-----------| |----------------+----------------|
| аванс |перерасход| - | |счет,|сумма, |счет, |сумма, |
| | | | |суб- |руб. |суб- |руб. |
| | | | |счет |коп. |счет |коп. |
|-----------------------+-----------| |-----+----------+------+---------|
|Получен аванс 1. из |21000-00 | | | |71 |20017-00 |
|кассы | | | | | | |
|-----------------------+-----------| |-----+----------+------+---------|
|1а. в валюте | | | |44 |17726-27 | | |
|(справочно) | | | | | | | |
|-----------------------+-----------| |-----+----------+------+---------|
| 2. | | |19 |2290-73 | | |
|-----------------------+-----------| |-----+----------+------+---------|
| | | | | | | |
|-----------------------+-----------| |-----+----------+------+---------|
|Итого получено |21000-00 | | | | | |
|-----------------------+-----------| |-----+----------+------+---------|
|Израсходовано |20017-00 | | | | | |
|-----------------------+-----------+-+-----+----------+------+---------|
| Остаток |983-00 | | | | | |
|-----------------------+-----------+-+-----+----------+------+---------|
| Перерасход | | | | | | |
\-----------------------------------/ \---------------------------------/
Приложение 3 документов на 1 листах
----- -----
Отчет проверен. К утверждению в сумме Двадцать тысяч семнадцать руб. 00 коп.
------------------------- --
сумма прописью
(20017 руб. 00 коп.)
Главный бухгалтер Петров Петров А.П.
------------- -------------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
Бухгалтер Иванова Иванова П.С.
------------- -------------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
Остаток внесен /---------\ /----\
---------------- в сумме | 983 | руб. | 00 | коп. по кассовому ордеру
Перерасход выдан \---------/ \----/
N 345 от "27" апреля 2006 г.
--- -- -------- ---
Бухгалтер (кассир) Иванова Иванова П.С. "27" апреля 2006 г.
---------- ------------------- -- ------ --
(подпись) (расшифровка подписи)
линия отреза
-------------------------------------------------------------------------
Расписка. Принят к проверке от Федина Н.В.
-----------------
авансовый отчет N 123 от "27" апреля 2006 г.
----- -- ------- --
на сумму Двадцать тысяч семнадцать руб. 00 коп.,
--------------------------- --
(прописью)
количество документов 3 на 1 листах
--- ---
Бухгалтер Иванова Иванова П.С. "27" апреля 2006 г.
---------- ---------------------- -------- --
(подпись) (расшифровка подписи)
Оборотная сторона формы N АО-1
/--------------------------------------------------------------------------------------\
|Номер | Документ, |Наименова- | Сумма расхода |Дебет|
|по по-|подтверждающий | ние |-------------------------------------------|сче- |
|рядку |производственные |документа | по отчету | принятая к учету |та, |
| | расходы | (расхода) |--------------------+----------------------|суб- |
| |-----------------| | в руб. | в | в руб. |в валюте |счета|
| | дата |номер | | коп. | валюте| коп. | | |
|------+----------+------+-----------+------------+-------+------------+---------+-----|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|------+----------+------+-----------+------------+-------+------------+---------+-----|
| 1 |16.04.2006| - |Суточные |5000-00 | - |5000-00 | - | 44 |
|------+----------+------+-----------+------------+-------+------------+---------+-----|
| 2 |17.04.2006|123456|А/билет |10819-49 | - |10819-49 | - | 44 |
|------+----------+------+-----------+------------+-------+------------+---------+-----|
| 3 |17.04.2006|123456|А/билет |1947-51 | - |1947-51 | - | 19 |
|------+----------+------+-----------+------------+-------+------------+---------+-----|
| 4 |26.04.2006|1849 |Счет из|1906-78 | - |1906-78 | - | 44 |
| | | |гостиницы | | | | | |
|------+----------+------+-----------+------------+-------+------------+---------+-----|
| 5 |26.04.2006|1849 |Счет из|343-22 | - |343-22 | - | 19 |
| | | |гостиницы, | | | | | |
| | | |счет-факту-| | | | | |
| | | |ра | | | | | |
\------------------------------------+------------+-------+------------+---------+-----/
Итого |20017-00 | | | |
\-------------------------------------------/
Подотчетно лицо Федин Федин Н.В.
----------- ------------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
Е. Капкова,
АКДИ "Экономика и жизнь"
"Новая бухгалтерия", выпуск 5, май 2006 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Новая бухгалтерия"
Учредитель ЗАО "ЭЖ МЕДИА"
Издатель ЗАО ИД "Экономическая газета"
Журнал зарегистрирован в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.
Свидетельство ПИ N ФС77-43744 от 24.01.2011
Адрес редакции и издателя:
125319, Москва,
ул. Черняховского, д. 16