Комментарий к Указу Президента Российской Федерации от 18.07.2005 N 813 "О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих" (И.Н. Девятов, "Налоговый вестник: комментарии к нормативным документам для бухгалтеров", N 4, апрель 2006 г.)

Комментарий к Указу Президента Российской Федерации от 18.07.2005 N
813 "О порядке и условиях командирования федеральных государственных
гражданских служащих"

1. Общие положения

В соответствии с п. 1 ст. 52 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" государственным гражданским служащим гарантируется возмещение расходов, связанных со служебными командировками.

Согласно вышеуказанному Федеральному закону порядок и условия командирования гражданских служащих устанавливаются Указом Президента Российской Федерации для федеральных гражданских служащих и нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации - для гражданских служащих субъектов Российской Федерации.

Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих утверждены Указом Президента Российской Федерации от 18.07.2005 N 813 (далее - Порядок командирования федеральных государственных служащих).

Государственные должности Российской Федерации, которые занимают федеральные государственные гражданские служащие, предусматриваются Конституцией Российской Федерации, а также соответствующими федеральными законами, регламентирующими полномочия федеральных государственных органов.

В настоящее время применяется Реестр государственных должностей федеральных государственных служащих, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 11.01.1995 N 33.

В Порядке командирования федеральных государственных служащих повторяются многие положения постановления Совмина СССР от 18.03.1988 N 351 "О служебных командировках в пределах СССР" и инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР".

В Порядке командирования федеральных государственных служащих учтены также нормы Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета". Наряду с этим в нем имеется целый ряд нововведений, на которые читатели журнала должны обратить особое внимание.

С принятием Указа Президента Российской Федерации от 18.07.2005 N 813 признан утратившим силу ранее применявшийся Указ Президента Российской Федерации от 24.11.1995 N 1177 "О нормах расходов для федеральных государственных служащих на служебные командировки в пределах Российской Федерации".

2. Документальное оформление направления в служебную командировку и
расчетов с командированными лицами

Согласно п. 7 Порядка командирования федеральных государственных служащих направление гражданского служащего в служебную командировку оформляется первичными учетными документами в соответствии с установленными унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

При убытии работника в командировку ему выдается командировочное удостоверение - унифицированная форма N Т-10, которая утверждена вышеуказанным постановлением Госкомстата России.

Командировочное удостоверение оформляется кадровой службой государственного органа на основании решения представителя нанимателя (вышеуказанное лицо в государственном органе выполняет обязанности работодателя) или уполномоченного им лица.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре и подписывается представителем нанимателя или уполномоченным им лицом.

Дополнительно к оформлению командировочного удостоверения по решению нанимателя или уполномоченного им лица могут издаваться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а) (формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Приказ оформляется работником кадровой службы в одном экземпляре и передается на подпись нанимателю или уполномоченному им лицу. В приказе указываются фамилия и инициалы командируемого сотрудника, структурное подразделение, должность командируемого лица, цель, время и место командировки. При необходимости в приказе приводятся источник оплаты сумм командировочных расходов и другие условия направления в командировку.

До убытия в командировку руководителями структурных подразделений, от которых командирован работник, может оформляться служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а, утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Утвержденное нанимателем или уполномоченным им лицом задание передается в кадровую службу для использования при оформлении приказа о направлении работника в командировку.

По прибытии из командировки гражданский служащий должен составить и представить по принадлежности авансовый отчет и отчет о выполнении служебного задания.

В соответствии с подпунктом "б" п. 35 Порядка командирования федеральных государственных служащих отчет о выполнении задания, оформляемый на бланке формы N Т-10а, согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерскую службу вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Отчет об использовании полученных под отчет наличных денежных средств для оплаты расходов по служебной командировке оформляется на бланке "Авансовый отчет" (форма по ОКУД 0504049), утвержденном приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

Вышеуказанная форма авансового отчета применяется государственными органами с 1 января 2006 года. До вышеуказанной даты использовалась форма "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение и документы, подтверждающие произведенные расходы, а именно: проездные билеты, счета гостиниц, другие документы, подтверждающие факт найма жилого помещения, а также документы, подтверждающие расходы за пользование постельными принадлежностями, и т.д.

Авансовый отчет должен быть представлен командированным лицом в бухгалтерскую службу в течение трех служебных дней по возвращении из служебной командировки.

В соответствии с п. 10 Порядка командирования федеральных государственных служащих государственный орган должен вести учет гражданских служащих, выезжающих и приезжающих в служебные командировки, в специальных журналах по формам, порядок утверждения которых определяется Правительством РФ.

До утверждения Правительством РФ формы соответствующего журнала федеральные органы власти вправе за основу принять формы журналов, приведенные в Приложениях 2 и 3 к инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 (журнал учета работников, выбывающих в командировки, и журнал учета работников, прибывающих в командировки).

Согласно п. 25 Порядка командирования федеральных государственных служащих командировочное удостоверение не оформляется при направлении гражданского служащего в служебную командировку в иностранные государства, за исключением случаев командирования в отдельные страны СНГ. В таких случаях направление в служебную командировку осуществляется на основании приказа или распоряжения представителя нанимателя или уполномоченного им лица.

3. Выплата среднего заработка за время служебной командировки

В соответствии с п. 11 Порядка командирования федеральных государственных служащих при направлении гражданского служащего в служебную командировку ему гарантируется сохранение должности гражданской службы и денежного содержания (среднего заработка).

При этом за время командировки гражданским служащим выплачивается средний заработок, а не денежное содержание. При этом средний заработок сохраняется за все служебные дни по графику, установленному в постоянном месте работы гражданского служащего.

Средний заработок за дни служебной командировки определяется по правилам, установленным ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213.

При исчислении среднего заработка за время служебной командировки устанавливается средний дневной заработок работника, который рассчитывается путем деления суммы учитываемой при расчете среднего заработка заработной платы за расчетный период на количество фактически отработанных в данном расчетном периоде рабочих дней (часов).

В соответствии со ст. 139 ТК РФ в качестве расчетного периода применяется период в 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, на который приходится начало служебной командировки. Например, если гражданский служащий убывает в командировку 23 января 2006 года, то в качестве расчетного периода принимаются 12 календарных месяцев, предшествующих январю 2006 года, то есть период с 1 января 2005 года по 31 декабря 2005 года.

Согласно ст. 139 ТК РФ действующим в органе власти служебным регламентом или коллективным договором может быть особо оговорено применение при расчетах среднего заработка иного расчетного периода, отличного от 12 календарных месяцев: 3 месяца, 6 месяцев или т.д.

Если отличный от 12 месяцев расчетный период не оговорен, применяется расчетный период в 12 календарных месяцев.

В соответствии с п. 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы из расчетного периода исключаются время, а также начисленные за это время суммы:

а) если за гражданским служащим сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;

б) если гражданский служащий получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

в) если гражданский служащий не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

г) если гражданскому служащему предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

д) если гражданский служащий в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации;

е) если гражданскому служащему предоставлялись дни отдыха (отгулов) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ и в других случаях в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Дни прогула из расчетного периода не исключаются.

Средний дневной заработок для оплаты дней служебной командировки определяется путем деления суммы денежного содержания, фактически начисленного за расчетный период, на количество фактически отработанных в этот период дней.

При расчете среднего заработка учитываются все предусмотренные системой денежного содержания виды выплат, за исключением сумм материальной помощи. При исчислении среднего заработка учитываются также суммы ежеквартального и ежемесячного денежного поощрения гражданских служащих.

Сумма среднего заработка за время служебной командировки определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество служебных дней по графику по основному месту работы, приходящихся на период служебной командировки.

Согласно п. 6 Порядка командирования федеральных государственных служащих днем выезда в командировку считается день отправления соответствующего транспортного средства от постоянного места работы гражданского служащего, а днем приезда из служебной командировки - день прибытия транспортного средства в постоянное место работы гражданского служащего.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем выезда в служебную командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - следующие сутки.

Таким образом, в общем случае для того, чтобы рассчитать сумму среднего заработка за время командировки, необходимо:

1) определить границы периода служебной командировки (день выезда и день прибытия);

2) установить количество служебных дней по графику работы гражданского служащего, приходящихся на определенный период времени служебной командировки;

3) исчислить среднедневной заработок и сумму среднего заработка за дни служебной командировки.

Пример 1

Государственный гражданский служащий одного из министерств направлен в служебную командировку в период с 16 по 25 января 2006 года. На вышеуказанный период времени приходится 8 служебных дней по графику работы этого служащего.

Для расчета среднего заработка за дни служебной командировки следует принять расчетный период в 12 календарных месяцев, предшествующих январю 2006 года, то есть период с 1 января по 31 декабря 2005 года.

Предположим, что за этот период времени гражданский служащий отработал 198 дней, за которые начислено денежное содержание из расчета должностного оклада, ежемесячной надбавки к должностному окладу за квалификационный разряд, ежемесячной надбавки за особые условия государственной службы, ежемесячной надбавки за выслугу лет, премии по результатам работы, ежемесячного денежного поощрения в общей сумме 225 000 руб.

Для расчета суммы среднего заработка за дни служебной командировки следует:

- определить размер среднедневного заработка - 1136 руб. 36 коп. (225 000 руб. : 198 дн.);

- рассчитать сумму среднего заработка за дни служебной командировки - 9090 руб. 88 коп. (1136 руб. 36 коп. х 8 дн.).

При этом читателям журнала следует учитывать, что в соответствии с п. 33 Порядка командирования федеральных государственных служащих на гражданских служащих, находящихся в служебной командировке, распространяется режим служебного времени тех государственных органов (организаций), в которые они командированы.

Если режим служебного времени в вышеуказанных государственных органах (организациях) отличается от режима служебного времени в государственном органе, в котором гражданский служащий проходит службу, в сторону уменьшения дней отдыха, взамен дней отдыха, не использованных в период нахождения в служебной командировке, гражданскому служащему предоставляются другие дни отдыха по возвращении из служебной командировки.

В таких случаях командированным лицам рекомендуется проставлять соответствующую отметку (о режиме работы в пункте командировки) на командировочном удостоверении или истребовать от руководства (администрации) государственного органа (организации) пункта командировки соответствующую справку.

Пример 2

В продолжение условий примера 1 предположим, что в месте проведения командировки гражданский служащий работал по графику шестидневной рабочей недели, что подтверждается отчетом об исполнения задания в служебной командировке, а также соответствующей записью в командировочном удостоверении.

Средний заработок подлежит выплате в данном случае за 8 дней командировки по графику работы по основному месту работы. За работу 21 января 2006 года (суббота) работнику должен быть предоставлен дополнительный день отдыха или же должна быть произведена оплата в повышенном размере за работу в этот день.

4. Оплата труда за работу в выходные и праздничные дни

По общим правилам приходящиеся на время служебной командировки выходные и нерабочие праздничные дни оплате не подлежат. Иными словами, заранее предполагается, что в вышеуказанные дни гражданский служащий не будет выполнять трудовые обязанности в месте служебной командировки. Только из того, что выходной и (или) праздничный день приходится на время командировки, не следует, что они подлежат оплате из расчета среднего заработка или в ином другом порядке.

Вместе с этим, если гражданский служащий специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с законодательством Российской Федерации. На это указано, в частности, в п. 33 Порядка командирования федеральных государственных служащих.

Такие дни должны оплачиваться по правилам ст. 153 ТК РФ, а именно в размере не менее двойной дневной или часовой ставки. Конкретные размеры оплаты фиксируются в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте, действующем в соответствующем органе власти.

По желанию гражданского служащего, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Для повышенной оплаты труда в выходной или нерабочий праздничный день необходимо указание в служебном задании для направления в командировку (форма N Т-10а) или в командировочном удостоверении (форма N Т-10) того обстоятельства, что работник командирован для работы в том числе в выходной или нерабочий праздничный день.

Если работа выполнялась в вышеуказанные дни по требованию нанимателя или уполномоченного им лица в месте командировки, то после возвращения из командировки гражданскому служащему следует потребовать от руководства оформления отдельного приказа (распоряжения) или записей на командировочном удостоверении о том, что в период командировки ему поручалась работа в том числе в выходной или праздничный день. Без такого дооформления документов бухгалтерии не рекомендуется осуществлять дополнительную оплату работникам.

Ряду гражданских служащих при заключении с ними служебного контракта устанавливается ненормированный служебный день, согласно которому предполагается выполнение трудовых обязанностей в выходные для сотрудника дни без осуществления дополнительных выплат. При таком режиме служебного времени компенсация предоставляется в виде дополнительного оплачиваемого отпуска продолжительностью не менее трех календарных дней.

Вместе с этим в п. 33 Порядка командирования федеральных государственных служащих для гражданских служащих с ненормированным служебным днем каких-либо исключений не сделано, поэтому и в отношении данной категории работников оплата труда за выходные и праздничные дни должна производиться в повышенном размере.

Согласно п. 33 Порядка командирования федеральных государственных служащих если по распоряжению уполномоченных лиц гражданский служащий выезжает в командировку в выходной день, то ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Можно предположить, что, если день приезда из командировки приходится на выходной или праздничный день, работнику также должен предоставляться дополнительный день отдыха.

5. Оплата расходов в случае временной нетрудоспособности работника в
период служебной командировки

В соответствии с п. 14 Порядка командирования федеральных государственных служащих в случае временной нетрудоспособности командированного гражданского служащего, удостоверенной в установленном порядке, ему возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев болезни в условиях стационара) и выплачиваются суточные в течение всего периода времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к постоянному месту жительства.

При этом следует учитывать, что, по общим правилам, временная нетрудоспособность командированного работника должна быть удостоверена надлежащими документами, а именно листком нетрудоспособности, выданным в соответствии с приказом Минздравмедпрома России от 19.10.1994 N 206 и постановлением ФСС РФ от 19.10.1994 N 21 "Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан".

Если гражданский служащий находился в служебной командировке на территории зарубежных государств, он также должен подтвердить период временной нетрудоспособности листком нетрудоспособности, выданным лечебным учреждением на территории Российской Федерации. В соответствии с вышеуказанным документом Минздравмедпрома России и ФСС РФ такой листок выдается лечебным учреждением взамен документов, полученных в период пребывания работника за границей.

За период временной нетрудоспособности командированному гражданскому служащему на общих основаниях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, и при этом дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

Расчет сумм пособия осуществляется с учетом положений федерального закона о бюджете Фонда социального страхования Российской Федерации на соответствующий год, а также Положения о порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию, утвержденного постановлением Президиума ВЦСПС от 12.11.1984 N 13-6.

6. Возмещение расходов, связанных с оплатой служебной командировки

Перечень расходов, которые возмещаются гражданским служащим в связи с нахождением в служебной командировке, приведены в п. 11-32 Порядка командирования федеральных государственных служащих.

При этом следует учитывать, что в п. 16 Порядка командирования федеральных государственных служащих речь идет о суточных, размер которых в настоящее время определяется согласно постановлению Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 и составляет 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.

Размеры суточных, выплачиваемых при направлении гражданского служащего в командировку за пределы территории Российской Федерации, определяются согласно приказу Минфина России от 02.08.2004 N 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" исходя из страны - места командировки. При этом суточные выплачиваются с учетом положений, закрепленных в п. 27-30 Порядка командирования федеральных государственных служащих.

Согласно п. 31 Порядка командирования федеральных государственных служащих предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств также определяются согласно приказу Минфина России от 02.08.2004 N 64н.

Суточные возмещаются командированным лицам с учетом дней убытия в командировку и прибытия из нее.

При этом фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне убытия из места командировки с учетом предъявленных для оплаты проездных билетов. Если гражданский служащий был командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия должны быть сделаны в каждом пункте.

Если день выезда в командировку является более ранней календарной датой, чем дата начала командировки, отраженная в командировочном удостоверении или в соответствующем приказе, вопрос о выплате суточных за дни, предшествовавшие дате начале командировки, должен решаться дополнительно с нанимателем или уполномоченным им лицом.

Если фактический день выезда в командировку является более поздней датой, чем день начала командировки, указанный в соответствующих документах, выплата суточных должна производиться начиная со дня выезда в командировку. Соответственно если день приезда из командировки является более поздней датой, чем установленный день окончания командировки, указанный в командировочном удостоверении или в соответствующем приказе, суточные за "превышающие" дни могут быть выплачены только с учетом решения нанимателя или уполномоченного им лица.

Если день прибытия из командировки является более ранней датой, чем календарная дата, указанная в соответствующих документах, суточные выплачиваются по день прибытия из командировки включительно.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются гражданскому служащему на основании предъявляемых им подтверждающих документов (счетов гостиниц и т.п.) со дня его прибытия в командировку и по день убытия, которые устанавливаются на основании отметок в командировочном удостоверении. При возмещении указанных расходов должны учитываться положения п. 18 Порядка командирования федеральных государственных служащих.

В пределах установленных норм работникам подлежат возмещению также расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах.

Как правило, количество оплачиваемых дней проживания в гостиницах не может превышать количество дней командировки (в том числе проведенных в пункте командировки), за которые работнику выплачиваются суточные.

В подтверждение расходов, произведенных по найму жилого помещения, оплате брони и дополнительных услуг, гражданским служащим должны быть предъявлены (приложены к авансовому отчету) счета по форме N 3-Г или N 3-Гм, форма которых утверждена приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121 в качестве документов строгой отчетности, заменяющих применение при расчетах с населением контрольно-кассовой техники (ККТ).

Если гражданский служащий с разрешения нанимателя или уполномоченного им лица был направлен в служебную командировку на служебном или его личном автотранспорте, то расходы по оплате услуг автостоянки подтверждаются квитанцией "Автостоянка" (форма N 11-Г).

Предоставленные командированным работникам дополнительные услуги, не входящие в заявленную гостиницей цену номера, подтверждаются квитанцией на предоставление дополнительных платных услуг (форма N 12-Г).

Все вышеприведенные бланки, которыми оформляется прием от граждан средств в оплату услуг гостиниц, являются бланками строгой отчетности, которые в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" освобождают гостиницы от необходимости применения ККТ. При этом по сложившейся практике гостиницы наряду со счетами и прочими бланками выдают в подтверждение полученных сумм также чеки ККТ. Исходя из этого для более "весомого" подтверждения осуществляемых расходов нанимателю или уполномоченному им лицу необходимо требовать от командированных лиц представления чеков ККТ, и только если гостиница не располагает ККТ, следует принимать в обоснование расходов счета гостиниц.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, а также из одного пункта командировки в другой возмещаются по нормам, приведенным в п. 21 и 22 Порядка командирования федеральных государственных служащих.

Согласно письму Минфина России от 12.05.1992 N 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах" затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями подлежат возмещению командированному работнику по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. Исходя из этого командированные лица для оплаты стоимости пользования постельными принадлежностями должны представить оправдательные документы (квитанции, чеки и т.п.), подтверждающие стоимость услуг.

Следует учитывать, что при отсутствии проездных документов оплата не производится. Как можно предположить, это касается в том числе случаев утраты соответствующих документов командированным лицом.

Согласно п. 24 и 36 Порядка командирования федеральных государственных служащих командированным лицам могут быть в отдельных случаях оплачены соответствующие расходы, связанные со служебной командировкой, сверх установленных норм, а также иные расходы, непосредственно связанные со служебной командировкой.

И.Н. Девятов

"Налоговый вестник: комментарии к нормативным документам для бухгалтеров", N 4, апрель 2006 г.