Оптимизация административных расходов коммерческой структуры при использовании аутстаффинга (С. Пашутин, "Управление персоналом", N 9, май 2006 г.)

Оптимизация административных расходов коммерческой
структуры при использовании аутстаффинга

Чтобы исключить возникновение проблем с проверяющими органами (а это весьма щепетильный момент, поскольку вопросы, связанные с лизингом персонала или с предоставлением временных сотрудников, ни в Трудовом, ни в Гражданском кодексе, не регулируются), у провайдера и клиента должен быть контракт, заключенный на предоставление определенных услуг, а не на сдачу сотрудника в аренду.

Аутстаффинг как логическое продолжение аутсорсинга

Из-за усиления конкуренции многим компаниям приходится задумываться об оптимизации бизнес-процессов, сокращении издержек и, соответственно, о перераспределении ресурсов в пользу рационального решения стратегических задач, направленных на развитие корпоративного и/или товарного бренда. В большинстве случаев наиболее высокие административные расходы приходятся на персонал компании, а одной из результативных кадровых технологий, позволяющих существенно снизить затраты предприятия и повысить эффективность бизнеса, является аутстаффинг (outstaffing). Этим термином обозначается услуга в области кадрового менеджмента по выводу отдельных сотрудников за штат компании. Многие компании пользуются аутстаффингом, чтобы решить вопросы, связанные прежде всего с ограничением штатного расписания и бюджета компании, а также снизить риски, связанные с решением трудовых споров. Из-за сходства мотивов, направленных на минимизацию издержек, нередко аутстаффинг путают с аутсорсингом, хотя между ними существует значительная разница. Аутсорсинг - это вывод за пределы компании не персонала, а определенных, чаще всего непрофильных для нее, функций, как, например: маркетинговые исследования, рекламная деятельность, организация питания, уборка, транспорт и т.д. Иными словами, в данном случае заказчик покупает не труд конкретных работников, а услугу.

Под аутстаффингом понимается вывод персонала за штат компании-заказчика и оформление его в штат компании-провайдера, при этом выведенные за штат сотрудники продолжают работать на прежнем месте и осуществлять свои обычные функции, но обязанности формального работодателя по отношению к ним выполняет уже кадровая компания-провайдер. Она же берет на себя полную юридическую и административную ответственность за персонал, включая ведение кадрового делопроизводства и бухгалтерии. Аутстаффинг отчасти похож на лизинг персонала, но это не совсем одно и то же. При лизинге сотрудники все время находятся в штате компании-провайдера, то есть лизинг персонала, который, как и любой другой лизинг, представляет собой долгосрочную аренду с правом выкупа. В кадровом аспекте такая "аренда" осуществляется по отношению к сотрудникам, в услугах которых компания нуждается, но на данный момент времени по каким-либо причинам, например из-за сезонности выполняемых работ, не имеет возможности держать у себя в штате. При аутстаффинге до тех пор, пока сохраняется потребность в работниках, они находятся у провайдера, но в случае прекращения по требованию клиента трудовых отношений с сотрудником он увольняется. По мнению специалистов, основная разница между этими технологиями по управлению персоналом в том, что лизинг используется компаниями, когда нужны "дополнительные руки" на временную работу, а аутстаффинг применяется, если компания хочет снизить издержки. Кроме того, чтобы исключить возникновение проблем с проверяющими органами (а это весьма щепетильный момент, поскольку вопросы, связанные с лизингом персонала или с предоставлением временных сотрудников, ни в Трудовом, ни в Гражданском кодексе, не регулируются), у провайдера и клиента должен быть контракт, заключенный на предоставление определенных услуг, а не на сдачу сотрудника в аренду.

Технология аутстаффинга

Формат работы с компанией, предоставляющей услуги аутстаффинга, состоит в следующем. После заключения договора на эти услуги обязательным приложением к которому являются списки выводимых сотрудников с их личными данными, описанием функционала, ответственности и компенсаций, указанные сотрудники переводом оформляются к провайдеру. С каждым из них заключается трудовой договор. Далее провайдер командирует этих сотрудников к компании-заказчику. В ходе работы все текущие документы, справки и т.п. выведенные за штат сотрудники передают непосредственно провайдеру. Соответственно, провайдер ежемесячно выплачивает заработную плату каждому сотруднику, а также все премии, бонусы и дополнительные выплаты, определенные компанией-заказчиком. Кроме того, провайдер ежемесячно отчисляет установленные налоги с фонда заработной платы, выплаты в Пенсионный фонд и другие выплаты, определенные российским законодательством. Это также социальное и медицинское страхование, оформление и оплата отпусков, командировок и пособий по временной нетрудоспособности, управление компенсационным пакетом сотрудников. Периодически, как правило, ежемесячно, провайдер передает заказчику отчеты о проделанной работе, на основании которых выставляется счет за услуги, куда входят зарплата выведенных сотрудников, зарплатные налоги, оплата возможных бонусов и собственно оплата услуг по аутстаффингу.

Положительные и отрицательные стороны услуг,
предоставляемых по аутстаффингу

Вывод персонала за штат компании влечет за собой ощутимое сокращение расходов. За счет чего это достигается? В настоящее время все уже хорошо понимают, что управление персоналом - это не просто выплата зарплаты и ведение кадрового документооборота, а еще и отчетность в налоговых и страховых органах, расходы, связанные с организацией и эксплуатацией рабочих мест, вопросы медицинского обслуживания персонала, страхование жизни, организация отдыха, выплаты различных премий и бонусов, оплата услуг сторонних консультантов по персоналу, корпоративное обучение, расходы на HR-департамент и т.д. Вот этих издержек и позволяет избежать аутстаффинг. Кроме того, помимо прямого сокращения расходов существует еще и опосредованная экономия - каждый руководитель предприятия волей-неволей тратит огромное количество своего дорогого рабочего времени на кадровые вопросы: каков бы ни был штат службы персонала, все равно на руководстве лежит административная нагрузка, и чаще всего немалая. При применении аутстаффинга это время может быть направлено на непосредственное управление бизнесом.

Помимо предоставления возможности полноценно сконцентрироваться на своем бизнесе, не отвлекаясь на решение вспомогательных задач, аутстаффинг позволяет работодателю свести к минимуму работу по содержанию персонала и снизить объемы кадровой документации - нет необходимости заводить личное дело, вести трудовые книжки, оформлять договоры, приказы и осуществлять воинский учет. Но главное - уменьшить количество официально работающих сотрудников, благодаря чему не раздувается штат компании, а также отпадает необходимость в оборудовании рабочих мест, в аренде дополнительных площадей, в канцелярских расходах, наконец. Ко всему прочему ряд компаний применяют аутстаффинг не только для снижения издержек, но и для имиджевого улучшения многих показателей, рассчитываемых на одного сотрудника, в частности таких как прибыль или продажи, что необходимо для получения более высокого статуса в специализированных рейтингах. Поэтому в подобных кадровых услугах очень заинтересованы западные компании, работающие в России, а также российские, выходящие на фондовые рынки. Это один из значимых способов повышения инвестиционной привлекательности компании.

Кроме того, при аутстаффинге вся ответственность за выплату заработной платы, больничных листов, отпусков, за составление и предоставление отчетности в налоговые органы, внебюджетные фонды, органы статистики ложится на кадровую компанию. В перечень услуг входит и избавление компании-заказчика ото всех споров и разбирательств с сотрудником в случае реорганизации и сокращения штата. Все это делает кадровая компания, по сути, освобождая заказчика от обязательств по трудовым отношениям с сотрудником, в том числе и на период его испытательного срока. Особенно незаменимым аутстаффинг оказывается, когда компании срочно требуются временные сотрудники различных специальностей - на период отпуска, болезни постоянного сотрудника, для проведения промоакций. Поиск их собственными силами достаточно затруднителен, в то время как кадровая компания быстро и качественно заменит отсутствующего специалиста, не увеличивая штат компании и не нарушая внутреннего распределения обязанностей. В конце концов, аутстаффинг может послужить проверкой персонала на преданность и лояльность к своей компании. Если человек заинтересован работать в данной фирме, то ему в принципе не так уж и важно, по какому юридическому адресу будут оформлены его кадровые документы.

С другой стороны, точно также рассуждают и многие сотрудники, правда, рассматривая процедуру аутстаффинга как индикатор пренебрежительного отношения компании к персоналу. По их мнению, если компания не ценит работника и проявляет явное неуважение не только к его квалификации, но и к личности, - то чего ради и ему самому хранить верность такой коварной организации? Скорее всего, наличие подобного морального люфта может спровоцировать серьезное снижение мотивации людей, переводимых в режим аутстаффинга. Способ борьбы с этим предубеждением только один: изначально нанимать людей через аутстаффинг, с тем чтобы ни у кого не возникало заблуждений по поводу стремления компании сбалансировать свой бюджет "чужими руками". Можно еще попытаться изменить сложившееся представление о том, что на аутстаффинг отдают только ненужных сотрудников или тех, кого собираются уволить. Для чего следует очень подробно объяснить подчиненным истинные причины подобных кадровых трансформаций и их последствия относительно перспектив и статуса сотрудников в компании.

Стоимость услуг по аутстаффингу составляет от 15 до 30% заработной платы сотрудника до выплаты налогов. Конкретная сумма может варьироваться в зависимости от числа сотрудников, длительности сотрудничества и уровня их заработной платы. Кстати, поскольку аутстаффинг - абсолютно прозрачная процедура, то этот нюанс пока еще ограничивает круг российских компаний как потенциальных пользователей данной услуги. Это связано с тем, что схема выведения персонала за штат предусматривает законные выплаты только "белых" зарплат и полное налогообложение, к чему готовы еще далеко не все коммерческие структуры на нашем рынке.

Что касается динамики развития рынка аутстаффинга, то на сегодняшний день процентное соотношение должностей сотрудников, выводимых за штат, выглядит следующим образом: 46% - административный персонал; 24% - финансовые позиции среднего звена; 14% - IT-специалисты; 10% - топ-менеджмент; 6% - рабочие специальности. Причем, по оценке специалистов, в настоящее время со стороны крупных западных и российских компаний все большую популярность приобретает практика вывода за штат персонала высшего и среднего звена, в то время как еще несколько лет назад на основе аутстаффинга происходил в основном подбор вспомогательного персонала, а не квалифицированных специалистов.

С. Пашутин

"Управление персоналом", N 9, май 2006 г.