Современные технологии управления договорами (С. Трухачев, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 22, май 2006 г.)

Современные технологии управления договорами

В условиях больших объемов или сложных многоэтапных договоров с субподрядом необходимо автоматизировать работу с договорами. Понятие "автоматизация работы с договорами" для каждой компании индивидуально. Большую роль в его определении играют подразделения компании, работающие с договорами. Перед внедрением системы управления договорами на предприятии или только в некоторых подразделениях следует определить, какие участки работы нужно автоматизировать, кто является инициатором автоматизации и потребителями программы, а также круг их задач и приоритетов.

Управление договорами - одна из самых комплексных задач в автоматизации, поскольку включает управленческий и бухгалтерский учет, документооборот. Необходимо выделить основные направления в этом виде деятельности:

регистрация договоров и связь документов с ними;

подготовка документов по договорам и их согласование;

контроль за исполнением договоров;

формирование бюджета на основе портфеля договоров;

определение плановой и фактической себестоимости по договору.

Процесс автоматизации работы договорами зависит от того, кто выступает главным потребителем системы: договорной, планово-бюджетный, юридический отделы, менеджеры-исполнители, секретариат или дирекция. На этапе выбора системы и переговоров важно определить главные задачи автоматизации. В данной статье мы рассмотрим некоторые из них, что позволит топ-менеджерам лучше осознать внутренние потребности компаний.

Бухгалтерия предприятия достаточно часто успешно работает с договорами в рамках бухгалтерской программы, в частности решается проблема регистрации договоров и, возможно, в некоторых документах стоит ссылка на договор. Следовательно, первая задача автоматизации работы с договорами - их регистрация как основание для хозяйственной деятельности - уже решена текущими бухгалтерскими системами. Однако в этом случае не хватает детализации и комплексности решения. Бухгалтерию мало интересуют сроки, этапы, используемые ресурсы, строящиеся объекты, регионы, проекты, исполнители, связь между договорами и субподрядом, т.е. то, что составляет суть программы автоматизации управления договорами, а когда имеется в виду система учета (регистрации) договоров, то подразумевают именно это. Поэтому бухгалтерия выступает инициатором дополнительной автоматизации учета договоров только в том случае, когда она выполняет функции плановых, экономических, договорных отделов, что не соответствует ее главной задаче. Топ-менеджеры компании прибегают к такому варианту в условиях нехватки ресурсов.

В случае большого количества (сотни и тысячи) однотипных документов текстовые редакторы (Microsoft Word, OpenOffice Writer и др.) не могут справиться с подготовкой печатных форм по договорам. На основе информации из договора формируются такие документы, как календарный план, смета, ведомость исполнения работ, форма договора, а в дальнейшем акты и их формы, регламентированные формы: счета-фактуры, накладные, КС-2(3). Вводить одну и ту же информацию в десяток унифицированных документов становится слишком трудоемко. В данном случае инициатором автоматизации выступают службы, занимающиеся подготовкой документов: секретариат или договорной отдел. Система управления договорами содержит всю полноту информации о договоре, которая в дальнейшем предстает в виде печатных форм. Эта задача становится актуальной ежемесячно при абонентских договорах для выставления актов и других документов за месяц. Надо понимать, что формы могут достаточно часто меняться в экстремальные сроки и система должна быть в этом плане гибкой.

На больших предприятиях согласование документов занимает большой срок, что сказывается на отношениях с контрагентами и на эффективности работы. Обычно в этом случае потребителем системы выступают юридические и договорные отделы. Их не интересует, как бухгалтерия будет проводить договоры, подготовкой документа также занимаются не они. Встречаются компании, в которых договоры постоянно теряются, согласование проходит в течение нескольких месяцев, хотя с главным потребителем все работы уже обсуждены. Это касается в основном договоров с поставщиками. Руководство компании понимает, что согласование документов - важный процесс в принятии решений, и пытается сделать прохождение документа максимально прозрачным. С этой целью оно заказывает систему управления договорами. В данном случае она выступает как классическая система документооборота, где для каждого документа прокладывается маршрут с ответственными лицами и исполнителями, а после каждого виртуального подписания накладывается резолюция.

Контролировать исполнение договоров при больших объемах достаточно тяжело. Нужно отслеживать не только договор в целом, но и его сроки, выполнение позиций, обязательства субподрядчиков. Инициаторами автоматизации работы договорами являются менеджеры компании, которые собственно и ведут договоры. Система управления договорами выступает в качестве системы управления проектами, задачами, заказами в зависимости от терминологии. Договор содержит этапы и пункты с указанием сроков и последовательности его исполнения, а также смету, в которой указаны используемые ресурсы, исполнители и субподрядчики. Все данные для представления договора как проекта (заказа, группы задач) есть, однако их нужно представить в удобном виде и отмечать изменения состояния текущих задач. Такое понимание исполнения договоров развито у менеджеров компании, которые отвечают за их непосредственное выполнение.

Если менеджеры компании ведут отдельные договоры, то бюджетно-плановый отдел интересует вся картина в целом не только сегодня, но и завтра. Этот отдел поднимает вопрос об автоматизации операционных бюджетов, основанием для которых является портфель договоров. В договоре указаны сроки, авансы, суммы работ, используемые ресурсы, что считается основанием для календаря движения денежных средств, бюджетов доходов или расходов, планирования потребности в ресурсах.

Еще одна из причин, побуждающая руководство компании к автоматизации работы с договорами, - это расчет себестоимости по работам. Такой вариант возникает, когда затраты по договору неочевидны. Например, есть прямые затраты в виде закупок материалов под договор и привлечения субподрядчиков, есть затраты производственных подразделений на заработную плату и амортизацию и, естественно, есть общехозяйственные расходы. Хотя производства как такового нет, расчет рентабельности по плану и по факту работ по договорам становится одной из основных задач автоматизации. Ее инициатором выступает непосредственно дирекция компании в целях определения финансовых показателей эффективности работы.

Нередко инициаторами автоматизации выступают сразу несколько отделов, и тогда требуется полная автоматизация управления договорами, включающая весь перечисленный спектр задач. Здесь на первый план выходят вопросы комплексности системы. Такая система проигрывает специальным приложениям, которые созданы под конкретные задачи: она заведомо слабее систем документооборота, бюджетирования или управления проектами. Но ее преимущество заключается именно в комплексном управлении тех компаний, которые работают от договора. И в этом случае желание заказчика внедрить систему управления договорами - есть комплексная задача автоматизации бизнес-процессов компании.

Итак, широта задач, стоящих перед автоматизацией управления договорами, требует детального уточнения потребностей при выборе системы и определении максимальных требований к системе управления договорами. При проектировании комплексной системы "Управление договорами и проектами" специалисты подошли к созданию продукта с учетом потребностей всех отделов компании. Эта система является приложением к ТурбоБухгалтеру, что позволяет использовать для выборки информации встроенный генератор отчетов, быстро создавать печатные формы непосредственно в процессе работы, а также интегрироваться с бухгалтерским учетом.

Автоматизация управления договорами - важное средство повышения эффективности работы как с договорами (уменьшение сроков подготовки документов и их согласования, себестоимости, сроков исполнения договоров), так и компании в целом (формирование бюджетов и планирование движения денежных средств). Опыт показывает, что успешные внедрения способствуют повышению ее конкурентоспособности.

С. Трухачев,

ООО "Гольдберг-Софт"

Контактный телефон (499) 740-99-41

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 22, май 2006 г.