Оперативное наблюдение за результатами финансово-хозяйственной деятельности аптечной организации (И.Н. Тюренков, "Ремедиум", N 4, апрель 2006 г.)

Оперативное наблюдение за результатами финансово-хозяйственной
деятельности аптечной организации

Работа аптечных организаций в условиях быстро развивающегося фармацевтического рынка, нарастающей конкуренции, постоянных предвиденных и непредвиденных рисков внешней и внутренней среды побуждают их руководителей прибегать к различным инновационным технологиям, предпринимать шаги, направленные, как максимум, на достижение конкурентных преимуществ и обеспечение динамичного развития предприятия, а как минимум - его выживаемости.

В настоящее время любая аптека постоянно работает над расширением аптечного ассортимента (АА), прибегает к ценовым маневрам, меняет штатное расписание, технологии управления, техническое оснащение рабочих мест, отвлекает и привлекает оборотные средства и предпринимает многое другое, что может изменить эффективность работы и привести к "прорыву" или к развитию кризисных явлений. Предварительный расчет, экономическое обоснование принимаемых решений, оперативное отслеживание результатов финансово-хозяйственной деятельности (ФХД), особенно в период проведения эксперимента, позволяют своевременно отметить желательные и нежелательные последствия осуществляемого маневра и уменьшить тем самым предпринимательский риск. В быстро меняющихся условиях работы аптечного предприятия обычный, дискретный анализ ФХД по бухгалтерским балансам [1-5, 9] уже не может удовлетворять современных руководителей аптечных организаций.

В данной работе сделана попытка рассмотреть возможности постоянного мониторинга ФХД с ежедневным, еженедельным и ежемесячным подведением итогов.

Ежедневный и еженедельный контроль, еще до выведения баланса, позволяет руководителю обратить внимание на определенные текущие показатели ФХД и сделать вывод о положительных или нежелательных явлениях и своевременно разобраться с возможными причинами этих изменений. Показатели ФХД на основании полученного экспресс-методом анализа можно оценивать по отношению к планируемым и к показателям предыдущего периода (дня, недели, месяца) как благоприятные, удовлетворительные, неудовлетворительные, критические [2].

Благоприятные - выше плановых, удовлетворительные - равны плановым, неудовлетворительные - ниже плановых, но равны или выше данных предыдущего периода, критические - значительное падение основных показателей ниже планируемых и предыдущих показателей.

Мы предлагаем в оперативном (текущем) отслеживании результатов ФХД регистрировать ежедневно и еженедельно:

- выручку за день и за неделю;

- своевременное погашение кредиторской задолженности (КЗ) и плановых платежей (налоги, заработная плата и другое);

- плановые и непредвиденные расходы предприятия;

- дефектуру*(1);

- сопоставлять плановые и реальные показатели ФХД и данные предшествующего периода.

Анализ розничного товарооборота начинается с изучения его динамики в зависимости от торговой наценки и розничных цен, особенно в период ценовых "маневров", введения новых товарных групп в аптечный ассортимент.

Целесообразно начинать контроль за продажами с определения их минимального объема, который при определенных торговых наложениях (при тех, которые Вы используете в текущий момент), обеспечит безубыточную работу аптечного предприятия, т.е. обеспечит покрытие постоянных и переменных издержек [6]. Такой объем товарооборота (ТО) и при такой наценке называют порогом рентабельности, точкой самоокупаемости, или точкой безубыточности. В точке безубыточности товарооборот обеспечивает аптечному предприятию финансовое состояние, при котором оно способно оплачивать все постоянные издержки.

Порог рентабельности (ПР) рассчитывается по формуле:

     ПР = ИОпост. : [(ВП + ИОпер) : ВД]          (1)

ИОпост., ИОпер - издержки обращения, соответственно, постоянные и переменные;

ВП - валовая прибыль до налогообложения; ВД - валовой доход;

     ВП = ТОрц - ТОоц,                           (2)

или

     ВП = ТОрц : Н;                              (3)

ТОрц, ТОоц - товарооборот, соответственно, в розничных и оптовых ценах.

Н - наценка.

     Н = (ТОрц - ТОоц) / Тоц х 100%.             (4)

Зная порог рентабельности аптечной организации, т.е. при каком валовом доходе полностью покрываются все издержки, аптека может определиться в том, насколько выше или ниже его работает ваше предприятие, т.е. какой она имеет запас финансовой прочности*(2).

     ЗФП = [(ВД - Изд.) / Изд.] х 100%,          (5)

     или = ВД - ПР / ВД х 100%.

Например: ВД = 140 000 руб., а издержки - 120 000 руб.

140 - 120 / 120 х 100% = 16,67%, запас финансовой прочности составит 16,67%, т.е. на 16,67% ТО и ВД аптеки выше издержек, что является ее запасом финансовой прочности, и в этом случае она может себе позволить на 16,7% повысить издержки, проведя ремонт помещений, оборудования, или приобрести дополнительное оборудование, продолжая работать в безубыточном режиме. Аптека без убытков может работать и при ТО и ВД на 16,67% ниже текущих показателей.

Наряду с порогом рентабельности руководителю аптеки необходимо рассчитать размер минимальной (пороговой) торговой наценки и имеющийся ее запас (5, 6).

     ПН = ПР / ТОоц х 100%;                      (6)

ПН - пороговая наценка.

Определение ПН позволяет обосновать минимальный размер торговой наценки и определить допустимые границы ее снижения, когда аптека еще достигает ПР.

Реальная разница существующей Н и ПР отражает запас торговых наложений (3ТН):

     ЗТН = Н / ПН х 100%.                                                                 (7)

Необходимо иметь в виду, что этот доход аптека может получить при различном товарообороте, если будет менять торговые наложения. Например, постоянные и переменные издержки аптеки в течение последних 3-х месяцев в среднем составляют 120 000 руб. Аптека может получить валовой доход в этой сумме при реализации товара с наценкой 25% на общую сумму 600 000 руб., т.е. должна иметь среднюю дневную выручку 20 000 руб. Если аптека уменьшит наценку до 20%, то в этом случае валовой доход, равный 120 000 руб., она сможет получить при ТО 720 000 руб. в месяц, имея дневную выручку уже 24 000 руб. (на 20% больше). Если в последующем аптека не достигла планируемой выручки, то ценовой маневр с экономической точки зрения можно считать несостоятельным*(3). Поэтому дневная выручка должна постоянно быть в поле зрения руководителя.

Дневная выручка может колебаться, но средние цифры за неделю нивелируют дневные колебания продаж. Рост или падение среднедневных продаж в течение 1-2-х недель и более могут уже свидетельствовать о тенденциях. Рост продаж, как и их падение, должен заставлять руководителей провести анализ возможных причин. Стабильное снижение дневной выручки, особенно тогда, когда оно не связано с сезонностью, должно немедленно насторожить руководителя. Из причин можно выделить несколько:

- высокие цены (вы увеличили торговые наложения или сманеврировали ценообразованием ваши ближайшие конкуренты);

- низкая квалификация ваших специалистов (вследствие текучки кадров у вас поменялись фармспециалисты, работающие за первым столом. Вы давно не проводили тренинг для специалистов "первого стола", не проводите систематического обучения своих специалистов);

- низкий сервис по сравнению с конкурентами, в этом случае чувствительность к цене еще более повышается;

- плохое управление аптечным ассортиментом и товарными запасами, следствием чего может быть нарастающая дефектура, сокращающийся или неразвивающийся ассортимент;

- рядом или не совсем рядом открывшаяся аптека;

- возможны и другие (таблица).

Таблица

Негативные изменения некоторых показателей финансово-хозяйственной
деятельности аптечной организации и возможные причины

Показатель ФХД	Изменения	Возможные причины
Выручка, товарооборот	Уменьшение дневной выручки, снижение товарооборота	Небольшой или неразвивающийся аптечный ассор- тимент, большая дефектура (отказы), высокие цены, низкая квалификация специалистов, низ- кий сервис, нарастающая конкуренция, отсутст- вие конкурентных преимуществ
Выполнение платежных обязательств	Задержка платежей	Падение товарооборота и дохода, отвлечение средств, увеличение издержек, неэффективное управление аптечным ассортиментом и товарными запасами (несбалансированный аптечный ассор- тимент, затоваривание), введение в АА но- вых (ой) товарных (ой) групп (ы)
Дефектура	Увеличение	Дефицит оборотных средств, неэффективное уп- равление аптечным ассортиментом и товарными запасами (ограниченный, несбалансированный аптечный ассортимент и товарный запас), отка- зы поставок дистрибьюторов по причине несво- евременного погашения задолженностей
Плановые и внеплановые расходы	Увеличение	Повышение зарплаты, увеличение численности персонала, ремонт оборудования (старого, из- ношенного), замена программного продукта и др.
Текущие показатели в сравнении с плановыми	Уменьшение доходности, уве- личение издержек	Все факторы, указанные выше

Отсюда следует, что существует необходимость в ежедневном и еженедельном наблюдении за продажами и проведении анализа причин их изменений. При учете среднедневной, еженедельной выручки и текущей наценки можно прогнозировать итоги периода (месяца, квартала). Сравнивая итоги ТО текущего (ТОт) периода с предыдущим (ТОп), мы можем просчитать его динамику. Например, ТОт = 980 000 руб., ТОп = 920 000 руб., используя простую формулу: ТОт - ТП / ТП х 100%, мы находим (980 - 920 / 920 х 100%), что прирост ТО за истекший период (неделю, месяц) вырос на 6,52%. Очевидно, прирост ТО за определенный период на 6,52% может расцениваться по-разному, если выше планируемого - положительно, равен - удовлетворительно, ниже - неудовлетворительно. При своевременном обнаружении негативных явлений и причин, их обусловивших, руководитель, приняв адекватные меры, может быстро восстановить эффективное функционирование предприятия. Если предполагается превышение издержек над доходом, руководители могут принять срочные меры по сокращению издержек, а также по сохранению или увеличению доходной части и тем самым минимизировать нежелательные последствия.

Своевременное выполнение платежных обязательств

Успех аптечного предприятия во многом зависит от эффективного, доверительного сотрудничества со своими партнерами, которыми, в первую очередь, являются поставщики аптечных товаров и услуг (фирмы, занимающиеся программным обеспечением, созданием автоматизированных систем управления и обслуживания потребителей и т.д.), особенно в условиях предоставления вашему предприятию товаров или услуг в кредит. Долговременное сотрудничество партнеров предполагает взаимовыгодные отношения, а это возможно только при обязательном выполнении ими договорных обязательств, включающих со стороны аптеки своевременное погашение задолженностей. Если аптека всегда и своевременно выполняет свои обязательства, ее кредитный рейтинг возрастает. В результате аптека может получить лучшие кредитные условия по поставке товара. Поэтому руководителю предприятия необходимо отслеживать своевременное погашение кредиторской задолженности поставщикам. Финансовая устойчивость, с точки зрения краткосрочной перспективы, характеризуется платежеспособностью, т.е. возможностью своевременного погашения платежных обязательств по кредиторской задолженности (КЗ), оплаты налогов, выплаты зарплаты и др. [5]. Однако эти платежи могут осуществляться в течение короткого времени за счет использования имеющихся резервов, реализации товара, ранее приобретенного за собственные оборотные средства, и сокращения товарных запасов. Поэтому об успешной деятельности предприятия и о своевременном погашении платежных обязательств мы можем судить тогда, когда не расходуются собственные оборотные средства или не привлекаются дополнительные финансовые ресурсы.

При анкетировании руководителей аптек Волгоградского региона выяснилось, что аптеки, не испытывающие или редко испытывающие трудности с платежами, имеют существенную долю товарных запасов, приобретенную за собственные оборотные средства (как правило, от 30 до 50%), и планируют графики платежей так, чтобы они распределялись равномерно, но с учетом поступления или накопления средств, чтобы не было одновременного наслоения больших платежей. У предприятий, всецело формирующих ТЗ за счет товарного кредита, такие проблемы практически постоянны. Другой, весьма важной причиной несвоевременного выполнения платежных обязательств может быть неэффективное управление аптечным ассортиментом и товарными запасами, расширение аптечного ассортимента. Проблема погашения задолженностей, возникающая в определенные промежутки времени, может свидетельствовать о неэффективном распределении финансовых потоков, неравномерном распределении ресурсов и графика платежей. При анкетировании и расширенном интервьюировании руководителей ряда муниципальных и частных аптек лишь немногие из опрашиваемых ответили, что они имеют графики (сетку) платежей в течение месяца и стараются строго им следовать. Таким образом, составление графика (сетки) исполнения платежей может позволить упорядочить движение денежных потоков предприятия и повысить доверие партнеров.

Однако погашение КЗ и других платежей в обязательном порядке должно рассматриваться в комплексе с мероприятиями по совершенствованию технологических процессов, данными о динамике товарных запасов и особенно той части, которая приобретена за собственные оборотные средства.

Например, аптека отвлекла оборотные средства на компьютеризацию рабочих мест и в течение какого-то времени может испытывать трудности с выполнением платежных обязательств, но впоследствии повышение производительности труда, повышение качества управления аптечной организацией могут в полной мере оправдать временные трудности, обусловленные техническим перевооружением. Это должно заставить руководителей изыскивать внутрихозяйственные резервы и экономно использовать все имеющиеся ресурсы.

Рост кредиторской задолженности, увеличение срока ее погашения на фоне уменьшения товарных остатков и особенно той ее части, которая приобретена за собственные оборотные средства, морального и физического старения основных средств всегда свидетельствует о негативных явлениях. Возможные причины несвоевременного использования платежных обязательств представлены в таблице.

Анализ, планирование и контроль издержек обращения являются важнейшими видами управленческой деятельности аптечной организации. Постоянно в поле зрения руководителя аптеки должны находиться расходы, их объем и структура. Расходы предприятия могут быть плановыми и незапланированными. При осуществлении незапланированных расходов необходимо оперативное наблюдение за текущими показателями ФХД, выручкой, своевременным погашением кредиторской задолженности. В ряде случаев своевременное извещение своих партнеров о возникших проблемах и возможности задержки погашения кредиторской задолженности на небольшой срок находит понимание партнеров, особенно тогда, когда аптека до этого стабильно выполняла договорные обязательства, имела высокий "кредитный рейтинг". В противном случае ваши приоритетные партнеры либо прекратят отпуск товара в кредит, либо снимут все льготы, которые аптечная организация наработала в течение какого-то времени, сотрудничая с ними.

Отслеживание дефектуры

Эффективность работы любой аптеки в значительной мере зависит от того, как ответственные за ассортимент и товарные запасы выполняют свою работу. Об эффективности управления АА и ТЗ мы можем судить по наличию, величине и структуре дефектуры, оборачиваемости и динамике товарных остатков. По наименованиям, пользующимся повышенным спросом, при хорошем отслеживании товарных остатков и своевременном формировании правильно просчитанных заявок дефектуры быть не должно. Трудно, а при ограниченных финансовых ресурсах - и невозможно, исключить дефектуру по наименованиям аптечного ассортимента (НАА), имеющим пониженный и непредсказуемый спрос, т.к. они чаще заказываются по одной-две упаковке, одному экземпляру. Частые отказы, особенно по НАА, пользующиеся повышенным и умеренным спросом, должны стать поводом для анализа технологий управления аптечным ассортиментом и товарными запасами. Возможные причины отказов покупателям аптеки представлены в таблице.

Ранее нами были рассмотрены технологии управления ТЗ, а также анализ потерь продаж, обусловленных дефектурой и отказами [6, 7]. Потери продаж, обусловленные отказами, могут колебаться от 8-10% до 25-27%. Потери продаж, связанные с дефектурой, более 10%, уже должны стать предметом внимательного изучения и разработки новых технологий управления ТЗ, основанных на скорости реализации отдельных НАА и их маркетинговом потенциале.

Таким образом, к показателям первого уровня оперативного текущего контроля финансово-хозяйственной деятельности аптеки, осуществляемого ежедневно и еженедельно, следует отнести: дневную выручку, своевременность исполнения платежей, другие расходы предприятия, дефектуру. Отслеживание этих показателей может позволить своевременно обратить внимание на положительные или кризисные тенденции в финансово-хозяйственной деятельности аптечного предприятия и своевременно разработать меры, направленные на дальнейшее совершенствование технологий управления аптечной организацией, повышение эффективности ее финансово-экономической деятельности.

Литература

1. Битерякова А.М. Формирование и оценка рентабельности фармацевтических организаций. Битерякова А.М. // Новая аптека. - 2001., N 1, с. 27-33.

2. Бердникова Т.Б. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Бердникова Т.Б. // Учебное пособие. М. Инфра - М. 2002, 215 с.

3. Ковалев В.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. Ковалев В.В., Волкова О.Н. // М.: ПБОЮЛ М.А. Захаров, - 2001., - 424 с.

4. Максимкина Е.А. Направления мониторинга финансово-экономической деятельности аптечной организации. Максимкина Е.А. // Ремедиум, - 1999., N 6, с. 54-57.

5. Рыжкова М.В. Финансовый менеджмент аптечного предприятия. Рыжкова М.В., Сбоева С.Г. // МЦФЭР, 2000 г. - 264 с.

6. Сбоева С.Г. Методика расчета "порога рентабельности" и "порога торговой наценки" в аптечных организациях. Сбоева С.Г. // Фармацевтический вестник. - 2004, N 26 (347), с. 21.

7. Тюренков И.Н. Управление запасами аптечного учреждения. Тюренков И.Н. Горшунова Л.Н., Битерякова А.М. // Экономический вестник фармации. - 2002, N 1, с. 61-67.

8. Тюренков И.Н. Управление запасами аптечного учреждения (на основе показателей скорости реализации и стоимости товарных запасов). Тюренков И.Н., Горшунова Л.Н., Битерякова А.М. // Экономический вестник фармации. - 2002., N 3, с. 29-38.

9. Экономический анализ в торговле: Учебное пособие // Под редакцией М.И. Баканова - М.: Финансы и статистика, 2005., - 400 с.

И.Н. Тюренков,

Волгоградский государственный медицинский университет

"Ремедиум", N 4, апрель 2006 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Дефектура не отмечается в бухгалтерских проводках, является важным показателем финансово-хозяйственной деятельности аптечной организации, т.к. неоправданно высокая дефектура, являющаяся следствием неэффективного управления аптечным ассортиментом, товарными запасами, а также причиной отказов покупателям, ведет к потере продаж, имиджа предприятия. Большая дефектура, длительно оставленная без внимания, может привести к существенному снижению показателей ФХД аптеки.

*(2) В таком виде запас финансовой прочности - показатель весьма относителен и свидетельствует о том, насколько аптека имеет больший ВД по сравнению с издержками на данный момент, т.е. он имеет значение на ближайшую перспективу. Если рядом с этой аптекой откроется более крупная аптека, имеющая ряд конкурентных преимуществ: больший АА, более низкие цены, лучшей сервис и т.д., - то с высокой вероятностью Вы можете предполагать, что это приведет к уменьшению вашего товарооборота и снижению валового дохода, а следовательно, и к снижению финансовой прочности.

*(3) Ценовой маневр может оказаться несостоятельным, если даже дневная выручка вырастет до 24 000 руб., но при этом вырастет зарплата специалистов. Во многих аптеках существует оплата труда по товарообороту, т.е. при увеличении продаж пропорционально растет оплата специалистам. В этом случае аптека получит тот же валовой доход, но при этом вырастут издержки, связанные с дополнительной оплатой труда и выплатой налога на нее. Могут увеличиться операционные издержки, и в этом случае аптека уже не покроет всех издержек. Исходя из этого необходимо рассчитывать и дополнительные издержки, и, соответственно, порог рентабельности.