Аттестация кадров: обмен опытом (Е.В. Валь, "Ремедиум", N 4, апрель 2006 г.)

Аттестация кадров: обмен опытом

Если попытаться выразить суть концепции GMP, а в российском варианте это ГОСТ Р 52249-2004 "Правила производства и контроля качества лекарственных средств", то она заключается в словах "помещения и процедуры". Первой части этих слов, т.е. "помещениям", уделяется очень много внимания, и это понятно, т.к. для этого необходимы капитальные вложения. Вторая часть - "процедуры", более неопределенная, мягкая, подвижная, здесь понимаются в основном формальные действия и последовательности, которые зафиксированы документально. Тем не менее ключ решения проблем GMP - не деньги, как принято думать, а кадры, специалисты.

Критерии оценки специалистов

В данной статье я не хотел бы касаться всех аспектов подготовки кадров и персонала, который участвует в производстве лекарств, а именно профессионального отбора, обучения, производственной адаптации рабочих и специалистов, усвоения ими идеологии и принципов GMP и т.д. Мне хотелось бы осветить очень важный этап по работе с кадрами, подводящий итог подготовки работников к работе в новых условиях. Речь пойдет об аттестации инженерно-технических работников фармацевтических предприятий, большой опыт проведения которой накоплен в производственном подразделении ВИЛАР.

Следует напомнить, что аттестация кадров - это процедура оценки результатов деятельности работников за определенный период времени и является составной частью процесса управления человеческими ресурсами в организации. Правильно проведенные процедуры аттестации обладают большим мотивационным потенциалом для работника и служат эффективным условием роста профессионализма, стабильности кадрового состава, внедрению единой этико-поведенческой модели в коллективе.

К основным критериям оценки специалистов можно отнести:

- профессиональную компетентность (уровень подготовки и навыки четко организовывать и планировать свой труд, сознание ответственности за выполненную работу, самостоятельность при выполнении задания, инновационное мышление, способность соответствовать вызову времени и т.д.);

- качество и количество выполненных работ (количество плановых и внеплановых работ, сложность разрабатываемых или внедряемых технологических процессов, разнообразие выполняемых работ, степень новизны и элементов творчества, степень ответственности);

- личностные качества (умение устанавливать деловые отношения с коллегами, умение работать в команде, преданность и патриотизм коллективу, степень выполнения этического кодекса предприятия, способность к обучению и самообучению).

Методика аттестации

Нами разработана методика аттестации с использованием специального аттестационного листа. Руководителям предприятий и подразделений будет полезно принять во внимание несколько советов при проведении аттестации, сформулированных на основе теоретических разработок и практического опыта.

Аттестацию следует проводить поэтапно, по графику, создав центральную и несколько специализированных аттестационных комиссий во главе с директором и, соответственно, с его заместителями.

Должны быть изданы организующие (приказы) и руководящие документы (методические рекомендации, аттестационные листы, бланки протоколов), чтобы аттестация для людей не сваливалась, как снег на голову, а начиналась с широкой разъяснительной работы на встречах и собраниях руководителей с коллективами. Работники должны осознать, что цели аттестации исключительно положительные, позволяющие работникам оценить и взглянуть на себя со стороны, получить рекомендации о повышении профессионального уровня, повышение в должности, оплате, зачислении в резерв на выдвижение.

Аттестацию нужно начинать с рядовых работников подразделения, где достаточно сильный профессиональный состав и благоприятный морально-психологический климат, а в последнюю очередь проводить в проблемных подразделениях. Это позволяет, во-первых, научить людей проводить аттестацию на положительных примерах, а во-вторых, создает некий эталон оценки, который будет поддерживать требования к аттестуемым на высоком уровне.

Теперь об аттестационном листе (см. Приложение). В нем заложена как логика вопросов и ответов, так и процедура заполнения. Последнее особенно важно неукоснительно соблюдать. Стержнем аттестационного листа являются три раздела: разделы 2, 3 и 4. Раздел 1 - информационно-формальный. Раздел 2 заполняется самим аттестуемым, как результат самооценки работником своей деятельности за прошедший период. Следует заметить, что записи должны быть краткие, лаконичные и содержательные. В части А раздела 2 не должно быть записей, например, такого рода: "проводил сопровождение технологических процессов". Если в аттестационном листе имеются подобные записи, лист считается неправильно заполненным и подлежит замене.

Особенно важно перед заполнением листа руководителю провести с аттестуемым беседу по должностной инструкции, отметить его достижения за прошедший период, указать на недостатки и высказать пожелания по совершенствованию подчиненным своей деятельности.

Опыт показывает, что даже самые лучшие руководители подразделений склонны проявлять субъективизм, что в конечном счете влияет на качество аттестации. Наиболее часто встречающимися ошибками являются чрезмерная снисходительность, либерализм в оценке того или иного сотрудника.

После того как руководитель провел беседу с подчиненным, последний самостоятельно заполняет часть А раздела 2 и передает лист руководителю. Наступает основная часть процедуры аттестации: заполнение раздела 3 непосредственным руководителем. Важно точно и скрупулезно заполнить все без исключения графы раздела 3, т.к. в нем заложен мотивационный потенциал аттестуемого. В случае совпадения оценок с мнением самого аттестуемого, у него создается позитивная установка, способствующая повышению эффективности его трудовой деятельности. В противном случае может возникнуть отрицательная реакция работника. Несправедливая оценка, по мнению работника, его личностно-квалификационного потенциала и результатов его труда станет возможной причиной напряженного поведения, нарушения дисциплины, снижения результативности труда. По нашему мнению, в аттестационном листе должны быть в основном оценки 3 - отвечающий требованиям или 4 - хороший. Оценка 2 - недостаточный - говорит о некоторых недостатках, а оценка 1 - неприемлемый - о том, что работник по отдельным направлениям не справляется с работой и ему нужно либо резко повысить квалификацию, либо радикально изменить отношение к работе. Если в листе много оценок 5 или 4, то этот работник заслуживает немедленного повышения в должности.

Конечно, в процессе заполнения листа важно организовать процесс консультаций с руководителями комиссий, чтобы достичь единого представления об оценке того или иного качества у аттестуемых. Еще раз подчеркну, что оценки необходимо основывать только на фактах, а не на мнениях, быть готовым обосновать оценку примерами и доказать ее справедливость.

Раздел 4 заполняется заместителем директора с начальником подразделения. На этом этапе вышестоящий руководитель уже оценивает работу руководителя подразделения по заполнению аттестационного листа, его объективность, уровень конфликтности аттестуемого и руководителя подразделения. При необходимости приглашает аттестуемого и в присутствии руководителя подразделения рассматривает возражения, уточняет формулировки, выставляет итоговую оценку. В случае наличия разногласий с руководителем подразделения в оценках по разделу 3 заместитель директора отмечает свое мнение в соответствующей графе.

Описание процедуры и строгое их выполнение наполняют процесс аттестации содержательной и объективной информацией, вызывают у аттестуемого чувство справедливости, непредвзятости. Аттестуемый на каждом этапе знает содержание записей в аттестационном листе, а на заседании аттестационной комиссии может высказать руководителю или заместителю директора свое мнение.

Раздел 5 заполняется на заседании аттестационной комиссии. Важной особенностью, кульминацией всего процесса аттестации, которая сопровождалась волнениями, переживаниями и разночтениями в оценках, служит непосредственное участие аттестуемого в заседании комиссии. Для одних это заслуженный, публичный, доброжелательный факт оценки их деятельности, для других это урок, чтобы сделать серьезные выводы и изменить свое отношение к труду.

Опыт показывает, что лучший показатель успеха аттестационной кампании - это количество жалоб, споров и негативных отзывов по результатам аттестации: чем их меньше, тем, соответственно, лучше она была организована и проведена.

Результаты аттестации - это руководство к действию по работе с персоналом на предприятии. После аттестации должны быть разработаны и уточнены списки резерва на выдвижение, на основе которых можно проводить ротацию кадров внутри предприятия и обучение руководителей в академиях, институтах или курсах повышения квалификации. По результатам аттестации составляются годовые и перспективные планы по подготовке и обучению персонала.

Чтобы создать команду единомышленников, способную решить сложную задачу перехода такой высокотехнологической промышленности, какой является фармацевтическая отрасль, на международные правила производства, необходимы усилия высококвалифицированных, мотивированных общими целями специалистов. Такую мотивацию призвана обеспечить в том числе и аттестация персонала.

Список использованной литературы.

1. Валь Е.В. Руководство, лидерство и командообразование в организации. - М.: Издательство "Прометей", 2000. - 141 с.

2. Мешковский А.П., Топнесков И.В. Некоторые проблемы внедрения правил GMP в России // Фарматека, 2000. - N 4 - с.29-32.

3. Фаткин Л.В. Парадоксы менеджмента. - М.: Главная редакция международного журнала "Проблемы теории и практики управления", 2002. - 189 с.

Приложение: Рекомендуемая форма аттестационного листа

Аттестационный лист

Раздел 1
(заполняется начальником отдела, цеха, заместителем директора)

Фамилия, имя, отчество _____________________________________________

Возраст ________________________________________________________ лет

Цех, отдел, участок ________________________________________________

Должность __________________________________________________________

Стаж работы на заводе с ____________________________________________

Стаж работы в должности с __________________________________________

Аттестационный период: с _________ по _________ (как правило, один год).

Раздел 2

Часть А (заполняется аттестуемым, перед заполнением необходимо ознакомиться с должностной инструкцией)

1. Опишите конкретно основные задания, которые выполнены в течение отчетного периода: ______________________________________________________

2. Укажите курсы повышения квалификации, пройденные за отчетный период: _________________________________________________________________

Часть Б (заполняется начальником отдела, цеха, заместителем директора)

1. Если вы считаете это необходимым, то дайте ваши комментарии или пояснения по отчету сотрудника, указанному выше в части А, или укажите на отсутствие замечаний: ___________________________________________________

2. Начальнику цеха, отдела перед заполнением раздела 3 провести беседу с сотрудником. По вопросам раздела укажите дату проведения беседы:

     "____" ___________ _____ г.

Раздел 3
(заполняется непосредственным руководителем)

При оценке работы сотрудника помните об уровне его обязанностей и ответственности, с тем чтобы не судить его (ее) по несоответствующим требованиям, не связанным с его (ее) работой. Пункт 10 оценивается только для тех сотрудников, в обязанности которых входит контролирующая деятельность, а пункты 11-12 только для сотрудников, не имеющих подчиненных. Пункты, которые не очень важны в работе сотрудника или по которым отчитывающийся служащий не имеет достаточных оснований, чтобы дать оценку, заполняются "Неприменим", но объясните причину в графе "Комментарий". Во всех применимых пунктах каждая оценка должна быть дополнена пояснением в графе "Комментарий" (объяснение или пример, иллюстрирующий оценку). Отчет не будет считаться завершенным, если такие комментарии даны не по всем оцененным пунктам.

Оценки: очень хороший - 5; хороший - 4; отвечающий требованиям - 3; отчасти ниже нормы - 2; недостаточный - 1; неприемлемый - 0.

Напишите в нижерасположенную колонку оценку, которая наиболее точно отражала бы работу сотрудника:

                                                         |Оценка|Коммен-|

                                                         |      |тарий  |

1. Профессиональная/техническая  компетентность  (знания,|      |       |

квалификация  и опыт, которые имеет сотрудник в сфере его|      |       |

деятельности, соответствие современным требованиям)      |      |       |

2. Качество   выполненной  работы  (где   особенно  важна|      |       |

правильность  и  точность  выполненной  работы,   укажите|      |       |

подробно эти аспекты в комментариях)                     |      |       |

3. Скорость  работы  (способность  работать  по  плану  и|      |       |

успевать в установленные сроки)                          |      |       |

4. Проявление       инициативы      (продемонстрированная|      |       |

способность  выдвигать  новые  идеи   или  конструктивные|      |       |

нововведения). Примеры указать конкретно в комментарии   |      |       |

5. Способность работать самостоятельно или с  минимальным|      |       |

контролем со стороны старшего по должности               |      |       |

6. Рабочие   взаимоотношения     (способность    работать|      |       |

гармонично с другими людьми, знакомыми и сторонними)     |      |       |

7. Пунктуальность    (соблюдение    правил    внутреннего|      |       |

трудового распорядка                                     |      |       |

8. Способность выражать свои мысли в устной и  письменной|      |       |

форме (способность выражаться ясно, кратко и эффективно).|      |       |

Владение иностранным языком: свободно; читает и переводит|      |       |

со словарем                                              |      |       |

9. Эффективность  в  наблюдении   за  работой  сотрудника|      |       |

(способность  поддерживать  и направлять производительную|      |       |

работу   подчиненных).    Укажите   количество,   уровень|      |       |

сотрудников,   находящихся   под   его   (ее)   контролем|      |       |

(неприменим  для   рабочих   и  сотрудников,  не  имеющих|      |       |

подчиненных)                                             |      |       |

10. Планирование  и  организация  работы   (эффективность|      |       |

разработанных   планов,   программ   и   целей,    умелое|      |       |

использование   времени   и   ресурсов   для   достижения|      |       |

максимальной эффективности                               |      |       |

11. Умение   принимать  решения  (способность  определять|      |       |

проблему,  осуществить  анализ,  исследование   решений и|      |       |

обосновывать рекомендации и решения)                     |      |       |

12. Умение  вести  переговоры  и убеждать (неприменим для|      |       |

рабочих)                                                 |      |       |

Комментарии об отношении сотрудника к заводу: ______________________

Перечислите наиболее важные поручения, которые сотрудник выполнил особенно эффективным образом: ___________________________________________

Если вы считаете, что некоторые вопросы недостаточно полно раскрыты, укажите их здесь

     Дата: "___" ______ _____ г.

                                 Подпись:        (начальник цеха, отдела)

Раздел 4
(заполняется заместителем директора с начальником отдела, цеха)

Часть А. Перед заполнением этого раздела обсудите вопрос о работе аттестуемого сотрудника с первым руководителем, и если вы считаете необходимым, то и с самим сотрудником. Определите степень взаимодействия непосредственного руководителя с аттестуемым сотрудником и самого сотрудника во время отчетного периода. На основе ваших знаний рабочей ситуации и дискуссий прокомментируйте далее советы и рекомендации сотруднику: _____________________________________________________________

Часть Б. Помня о требованиях для данной должности, отметьте одно из следующих утверждений, которые описывают работу сотрудника наиболее точно (подчеркнуть): __________________________________________________________

очень хорошая работа;

хорошая работа;

работа отвечает требованиям;

работа не полностью отвечает требованиям;

работа не отвечает требованиям.

Оценки первую и последнюю, пожалуйста, подготовьте особо тщательно.

Комментарии по оценке: _____________________________________________

Часть В. Если ваше мнение отлично от того, что сказал непосредственный руководитель в разделе 3, то дайте разъяснения (комментарии): __________________________________________________________

     Дата: "__" ________ _____ г.

                                 Подпись:         (заместитель директора)

                                 Подпись:        (начальник цеха, отдела)

Раздел 5
(заполняется аттестационной комиссией)

Этот раздел должен заполняться председателем и членами аттестационной комиссии. (Заполнение пункта 2 обязательно).

1. Принимая во внимание этот отчет (аттестационный лист), поставьте контрольную оценку ______________________________________________________

2. Рекомендации: __________________________________________________

     Дата: "___" _______ ____ г.

                                 Подпись:         (председатель комиссии)

Члены комиссии: ____________________________________________________

После того, как все разделы выше заполнены, сотрудник должен ознакомиться с записями аттестационного листа и поставить подпись.

     Дата: "___" ________ ____ г.

                                     Подпись:

Е.В. Валь,

д.э.н., проф., замдиректора ГУ ВИЛАР по развитию

"Ремедиум", N 4, апрель 2006 г.