Финансовый директор на новой работе (С. Рыбаков, А. Малышев, "Консультант", N 9, май 2006 г.)

Финансовый директор на новой работе

Смена ключевых сотрудников - сложный период в жизни компании. Когда на фирму приходит новый финансовый директор, с трудностями могут столкнуться как руководитель фирмы, так и ее работники. Как снизить риски при смене сотрудников, избежать утечки информации - другими словами, как провести эту операцию безболезненно для руководителя, старого и нового финансовых директоров? Ответ на этот вопрос вы найдете в статье.

Права и обязанности новичка

Приступая к работе, финансовому директору важно достичь взаимопонимания с руководством компании. Требования к новому сотруднику зависят от размера фирмы, стратегии ее развития и отрасли, в которой она работает. Важно знать, что ожидает от нового финансиста руководитель и насколько обоснованны его требования. Типичные обязанности финансовых директоров перечислены в "Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих" (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37). Они:

ведут и организуют управленческий учет в компании;

на основе его данных формируют консолидированную отчетность для собственников и руководителя предприятия;

определяют налоговую и финансовую политику фирмы;

занимаются финансовым планированием и оптимизацией налогообложения;

проводят финансовый анализ, мониторинг показателей устойчивости, ликвидности, платежеспособности, рентабельности деятельности компании, регулируют соотношение собственного и заемного капитала и т.д.

Еще до начала работы финансовому директору стоит обратить внимание на то, чтобы его должностные обязанности были четко прописаны в инструкции. Специалист может столкнуться с ситуацией, когда инструкция является чуть ли не дословной копией Квалификационного справочника. На деле это означает, что она не содержит конкретных требований к сотруднику. В интересах и финансового директора, и компании выяснить круг обязанностей и определить степень ответственности специалиста. Сотрудник должен четко представлять, каких результатов ждет от него руководитель и по каким параметрам будут оценивать его работу. Чтобы обезопасить себя от необоснованных претензий, финдиректор должен настоять на том, чтобы требования были зафиксированы в письменном виде. Такой основательный подход к проблеме смены ключевого сотрудника облегчит жизнь и руководителю компании. Ведь он будет уверен, что новый финансовый директор правильно понимает свои задачи и обязанности.

Дела сдал - дела принял

Финансовый директор, получая информацию от своего предшественника, должен помнить, что он сильно ограничен по времени. Поэтому взаимодействие новичка и "бывшего" должно быть максимально эффективным. Исходных данных о текущей ситуации в компании у нового работника немного. Главная его задача - понять, полностью или частично автоматизирован управленческий учет в организации. В зависимости от размеров компании, финансами может заниматься как один человек, так и целая служба. Специалисту будет проще освоиться на новом месте, если он поймет структуру подчиненности подразделений в фирме. Также он должен быть в курсе, предусмотрены ли в бюджете компании средства на развитие управленческого учета, можно ли внедрять современные методы автоматизации, проводить подготовку и переподготовку кадров.

К данным неофициального управленческого учета относятся сведения о финансовых потоках и системах оптимизации налогообложения. При смене сотрудников важно избежать утечки конфиденциальной информации. Поэтому бумаги и не оформленные документально сведения передают отдельно.

Рассмотрим, что должен принять у предшественника новый финансист:

консолидированную отчетность холдинга;

данные о политике управленческого, бухгалтерского и налогового учета;

график документооборота;

должностные инструкции сотрудников финансовой службы и бухгалтерии;

план продаж товаров и сведения о его выполнении;

бюджет расходов предприятия на текущий период и его соответствие реальному положению дел;

остатки денег на счетах фирмы по данным управленческого учета, сведения о кредиторской и дебиторской задолженностях и сроки платежей по ним. Если организация брала банковские кредиты - даты погашения долга и процентов за пользование заемными средствами;

результаты анализа финансовой деятельности предприятия на момент передачи дел, ее текущие показатели и их целевые значения на краткосрочную и долгосрочную перспективу;

описание мероприятий по улучшению финансового состояния компании и стадия их выполнения;

результаты аттестации сотрудников финансовой службы и бухгалтерии;

результаты аттестации персонала бухгалтерии и сотрудников, которые непосредственно подчиняются финансовому директору.

Нередко компании не разрабатывают стандарты деятельности финансовых работников. Поэтому сразу оговоримся, что на руки новый финдиректор может получить далеко не все перечисленные документы, что в дальнейшем может отразиться на качестве выполняемой им работы. Как избежать претензий со стороны начальства? Для этого все полученные бумаги необходимо перечислить в акте приемки-передачи. При этом может возникнуть другая проблема: официальной формы указанного документа не существует. Поэтому лучший вариант - разработать ее самостоятельно на основе передаваемых официальных бумаг и информации. Подписать акт должен руководитель компании, новый финансовый директор и - обратите внимание - его предшественник. Имеет смысл составить этот документ в двух экземплярах. Один из них должен находиться на руках у нового сотрудника.

Как получить право подписи финансовых документов

Чтобы точно знать свои полномочия, "новому" специалисту нужно обратиться к учредительным документам и локальным нормативным актам компании. Для начала ему необходимо проверить, прописано ли в уставе компании право финдиректора заверять документы. Допустим, там об этом ничего не сказано. В таком случае, чтобы обрести право подписи, новому финансовому директору понадобится доверенность, которую должен выдать и подписать руководитель компании. Кроме того, документ необходимо заверить печатью фирмы. Если финдиректор этого не сделает, контролеры могут посчитать, что он заключал сделки не от лица компании, а в своих интересах и от своего имени (ст. 183 ГК РФ). Однако претензий можно избежать, если компания впоследствии "одобрит" подобную сделку - заявит контролерам, что финансовый работник действовал в ее интересах. Таким образом, своевременное признание правомерности сделки снимет ответственность с финансового директора.

Неформальные аспекты работы

Не стоит забывать, что новому финансовому директору едва ли удастся получить полные сведения о деятельности компании. Ведь далеко не вся информация отражена в документах. Самые важные данные передают, как правило, при неформальном общении. И если бывший сотрудник не передаст такую информацию своему преемнику, финансовое состояние компании может ухудшиться. При этом может возникнуть сразу несколько проблем.

Во-первых, получить неформальные данные не так просто. Всем известна ситуация, когда отлаженная, четкая работа финансовой службы компании держится на одном человеке. Его увольнение может вызвать крах всей системы. Чтобы этого не произошло, финансовый директор должен быть освобожден от текущих обязанностей на время передачи дел.

Во-вторых, за сменой сотрудников должен следить руководитель компании. Директор должен выделить время, чтобы ввести новичка в курс дела и по возможности содействовать передаче информации от предшественника.

Описанная ситуация может усугубиться в том случае, когда смена финансовых директоров происходит в фирме со сложной структурой, например в группе компаний. Не секрет, что непрозрачность деятельности организаций и структуры их активов - характерные особенности современного российского бизнеса. Большинство бизнес-групп владеют оффшорными компаниями и нередко назначают номинальных директоров в своих фирмах. В такой ситуации важно выяснить, кто является реальным собственником компании.

Кто в доме хозяин?

Новому финансовому директору может быть непонятна структура владения бизнесом, которая делится на формальную и неформальную. Если в компании преобладает первая структура, это означает, что имущество, которое организация реально контролирует, официально числится за ней. Нередко собственники бизнес-империи - это один или несколько человек. Формально они не владеют долями в уставном капитале или акциями фирмы и не являются топ-менеджерами. Бизнес в этом случае контролируют при помощи системы неформальных отношений и связей.

Если финансовый директор начинает работать в подобной организации, для него принципиально важно выяснить, кто реально отдает приказы в компании.

Рассмотрим еще одну ситуацию, с которой может столкнуться новый финансовый директор. Сменить такого специалиста могут и после поглощения бизнеса, дружественного (сделки купли-продажи бизнеса или реорганизации) или недружественного (с использованием технологий корпоративного захвата). Риск дефицита информации о работе компании и потери важных неформальных связей возрастет в несколько раз, пропорционально которым увеличится и ответственность нового финансового директора.

Как избежать претензий руководства

Для этого нужно проверить достоверность полученных данных управленческого учета. Разумно, например, провести инвентаризацию товарно-материальных ценностей, активов и обязательств предприятия.

Во-вторых, нужно иметь в виду, что финансовый директор в основном контролирует денежные потоки либо анализирует налоговые риски бизнеса. Поэтому важно как можно скорее проверить текущие хозяйственные операции.

В-третьих, стоит убедиться в том, что поставленных руководством задач реально достичь на практике. Желания начальника могут быть не подкреплены финансовым положением компании, уровнем автоматизации управленческого учета, состоянием рыночной конъюнктуры. Финансовый директор должен трезво оценить и свои возможности. Ему также важно знать уровень профессионализма подчиненных.

И наконец, новому сотруднику стоит вспомнить поговорку, что учиться лучше на чужих ошибках. Попытайтесь выяснить, с какими проблемами сталкивался в своей работе предыдущий финансовый директор. Возможно, ему пришлось покинуть компанию по причине собственных ошибок. Зачем наступать на одни и те же грабли дважды? В любом случае, подобные "козыри" значительно облегчат взаимодействие новичка с руководством.

Подписи без полномочий приведут в суд

Арбитражный суд Западно-Сибирского округа посчитал недействительным договор купли-продажи векселя. Он был подписан финансовым директором ООО "Энергия-Сибирь" на основании полученной доверенности. Однако выдавал ее не генеральный директор компании, а посторонний человек. Суд принял такое решение по следующим причинам. Согласно пункту 1 статьи 183 Гражданского кодекса, сделку считают заключенной не от имени компании в двух случаях. Во-первых, если подписавший документ человек не обладал достаточными для этого полномочиями. Во-вторых, если он их превысил. В последнем случае судьи обязаны обратиться уже к статье 168 Гражданского кодекса. Она гласит, что сделка, которая не соответствует закону, недействительна. При рассмотрении этого дела судьи также учитывали положения постановления пленума Высшего Арбитражного Суда от 14 мая 1998 г. N 9, где рассматриваются спорные моменты заключения сделок.

В ходе судебного разбирательства выяснилось, что у финансового директора как сотрудника организации не было прав совершать сделку. По мнению суда, это означало, что он заключил ее от своего имени и в собственных интересах (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 18 января 2005 г. по делу N Ф04-8045/2004(6209-А03-12)).

Ошибки, которые могут вменить в вину финансовому директору:

несоответствие итоговых финансовых и целевых показателей деятельности компании, установленных руководством;

неспособность обеспечить финансирование деятельности фирмы (дефицит денежных средств (наличных и безналичных), срыв переговоров о финансировании (кредитов, отсрочек, займов, предоплаты и т.д.));

сбои в системе управленческого учета, несвоевременное отражение в нем фактов хозяйственной деятельности и отсутствие в данных информации о задолженности компании перед контрагентами;

недостоверная консолидированная (управленческая) отчетность, которую получает собственник предприятия и руководство;

штрафные санкции со стороны налоговых работников, претензии кредиторов за просрочку выполнения компанией своих обязательств;

утечка или утрата конфиденциальной информации (коммерческой тайны).

С. Рыбаков,

адвокат, руководитель юридической практики

консалтинговой группы "Тензор"

А. Малышев,

ведущий аудитор группы

компаний "Юрконсул"

"Консультант", N 9, май 2006 г.