Организуем праздник! (А.В. Смолин, Е.Н. Самарина, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 5, май 2006 г.)

Организуем праздник!

Представьте себе, что приближается юбилей главы фирмы, главного бухгалтера, подведение квартальных или годовых итогов, 1 апреля, 8 марта и т.п., иначе говоря - событие волнующее и интригующее. Важно отметить его в коллективе, т.е. в кругу коллег или партнеров. И при этом праздничное мероприятие должно отвечать своему предназначению, а именно быть:

- веселым (люди должны пребывать в радостном расположении духа, а иначе ради чего они здесь собрались и готовы потратить личное время?);

- корпоративным по духу (учитывать традиции компании, принятые стандарты коммуникаций, предпочтительный стиль в одежде);

- и полезным (как ни странно, подобные мероприятия способствуют встречам с нужными людьми, подготавливают почву для успешного проведения переговоров).

Итак, как же подготовить и провести столь значимое мероприятие? Об этом мы поговорим в данной статье.

Прежде всего, стоит оговориться, что вопросы, связанные с организацией праздника, следует согласовывать с так называемым заказчиком: руководителем компании, филиала, департамента и т.п.

Где?

Одним из первых шагов является определение места проведения мероприятия. Для того, чтобы сделать выбор правильно, необходимо (хотя бы приблизительно):

- знать:

- количество приглашаемых сотрудников;

- финансовые средства, выделяемые на организацию праздника;

- представлять концепцию (сценарное решение) вечера.

Для удобства представим информацию о возможных вариантах выбора места проведения мероприятия в зависимости от вышеперечисленных факторов в табличной форме.

Таблица 1

Места для проведения корпоративного мероприятия,
их достоинства и недостатки

Место проведения мероприятия	"Плюсы" выбора это- го варианта	"Минусы" выбора этого варианта	Дополнительная ин- формация	Варианты возможных сценарных решений мероприятия
Киноконцертные за- лы, театры, дома культуры	Есть зрительный зал для проведения офи- циальной части с поздравлениями и (или) награждениями сотрудников и не- большого празднич- ного концерта, под- готовленного как своими силами, так и заказного	Высокая арендная плата	Все эти помещения хорошо подходят для проведения значи- тельных по масштабу мероприятий, при наличии большого количества людей, приглашенных на праздник. Если вы решите проводить корпоративное меро- приятие в помещении этой группы, то лу- чше заказывать не банкет, а фуршет (т.е. когда участ- ники не сидят за столами, а стоят или свободно пере- мещаются по залу). Фуршет помогает со- здать атмосферу де- мократичности. Если вы хотите снять с себя проблему орга- низации банкета (фуршета) возможно заказать его в рес- торане, осуществля- ющем выездное об- служивание или в кейтеринговой ком- пании. Что касается сценарного решения, то возможно любое, т.к. имеются и гри- мерные комнаты, и костюмерная, где можно взять костюмы напрокат	Королевский бал или бал литературных героев с созданием атмосферы того вре- мени, которое вы выбрали; награжде- ние престижной пре- мией типа "Оскар" или "Золотая ветвь"; праздник "В гостях у Робин Гу- да" с созданием атмосферы состяза- ния и азарта; праз- дничная программа наподобие старой передачи "В гостях у сказки"
	Имеется фойе для организации банкета и развлекательной части с игровой или конкурсной програм- мой	Отсутствие, как правило, отдельного (не фойе) помещения для подготовки и проведения банкета
	В наличие необходи- мый набор светового и звукового обору- дования	Возможная отдельная оплата услуг худож- ника-оформителя, выступлений веду- щих, актеров, кон- цертных номеров и программ
	Имеется художник- оформитель, который способен подска- зать, как оформить помещения и даже помочь с "декором"
	Есть профессиональ- ные ведущие, а так- же подготовленные отдельные концерт- ные номера и пол- ностью составленные игровые (конкурс- ные) программы
			Вы можете продумать сценарий сами, если предложенное сотру- дниками дома куль- туры, театра, кино- концертного зала вас не устроит
Аквапарки, боулин- ги, клубы, кафе и рестораны в биз- нес-центрах	Имеется ресторан (кафе, бар) для банкета и официаль- ной части	Высокая арендная плата, зависящая от престижа заведения и времени суток
	Есть развлекатель- ная зона, т.е. до- рожки, бассейн или танцпол для игровой программы	В некоторых случаях невозможность снять заведение целиком и необходимость ми- риться с присутст- вием посторонних. А это не только мо- жет сказаться на атмосфере всего ве- чера, т.к. она по- лучится скованной и неуютной, но и ис- портить праздник вообще (см. Пример 1)
	Имеется минимальный набор звуковой и световой аппаратуры	Узкий выбор тем для сценарного решения
		Ответственность за проведение офици- альной части и иг- ровой программы ло- житься целиком на вас, как на органи- затора
Теплоход	Исходя из дополни- тельной информации "плюсы" этого вари- анта вы сможете оценить сами	Сильная зависимость успешности меропри- ятия от времени го- да и погоды
		Небольшое количест- во места, особенно для танцев
		Ни гости, ни артис- ты не могут сойти на берег, когда за- хотят
Пансионаты, дома и базы отдыха	Особенно хороши для проведения корпора- тивных мероприятий, т.к. позволяют кол- лективу не только отдохнуть и весело провести время, но и помогают спло- титься	Зависимость успеш- ности мероприятия от времени года и погоды	Следует учесть не- обходимость выдачи на руки участникам Программ, где ука- заны время заезда и расселение участни- ков, официальной и неофициальной час- тей, отъезда и пр.	Варианты тем могут быть самыми разно- образными от празд- нования дня Ивана Купала и военно- спортивных сборов до "тропического" сафари
	Здесь имеется весь необходимый набор помещений и услуг для вашего праздни- ка	Необходимость арен- ды дополнительной звуковой аппаратуры
Своя компания	Обычно небольшие финансовые затраты	Как правило, отсут- ствие дополнитель- ной профессиональ- ной помощи при под- готовке и проведе- нии праздника	Если под мероприя- тие выделяется от- дельный кабинет или небольшой зал, то, естественно, там может разместиться мало народу. Однако если предполагается празднование в по- мещении значитель- ного размера (на- пример, столовой), то количество праз- днующих может быть большим	Сценарное решение зависит от величины помещения, в кото- ром организуется праздник

Зачастую при выборе помещения допускаются, как говорил герой одного известного фильма, грубейшие, можно сказать, политические ошибки (см. Пример 2).

Пример 1

Празднование первого апреля, которое сотрудники редакции решили отметить в столичном ресторане, предполагало веселое настроение всех присутствующих, обилие шуток, приколов. Но скандалить из-за чужой невесты не входило даже в самые смелые планы тружеников пера:

Помещение ресторана было разделено арками, увитыми искусственными цветами, на несколько зон, в каждой из которых происходило некое действо. И если редакция веселилась по поводу 1 апреля, то рядом набирала обороты свадьба, а по соседству несколько пар пытались общаться между собой, перекрикивая музыку и фоновый шум.

Тосты за столом редакционных работников произносились через каждые 10 минут, потом в ход пошли анекдоты. Один из сотрудников, вспомнив классическую байку про неверную жену и командированного мужа, стал громко, ее рассказывать, изображая "в лицах". За соседской аркой, где шла свадьба, вдруг образовалось некое затишье, после чего в проеме появилась фигура мужчины, недвусмысленно выражающая негодование.

- Это что за намеки? Это что ты этим хотел сказать? Что моя сестра будет изменять мужу?

За шкафообразной спиной мужчины появилось несколько набычившихся голов.

Труженики пера начали хором объяснять, что они рассказывали анекдоты, но в общем ресторанном шуме разобрать слова было невозможно. В итоге - небольшая потасовка, заплаканная невеста, трубка мира: В общем, свадьба как свадьба...

Пример 2

HR-менеджеру организации, специализирующейся на продаже оборудования и включающей в себя около ста человек, было поручено организовать корпоративный праздник. Не найдя в ближайших окрестностях ресторана, зал которого был бы настолько велик, чтобы вместить в себя такое количество народа, менеджер решила проблему следующим образом. Для высшего руководства и топ- менеджеров был заказан зал в более шикарном и дорогом ресторане, а для среднего и низшего звена - в значительно более дешевом, не отличавшемся качеством обслуживания. Между тем глава компании, не поощрявший деление сотрудников на представителей "белой" и "черной кости", узнав о таком оригинальном концептуальном решении, был в негодовании. Оскорблены были и сами сотрудники, попавшие во вторую "неуважаемую" категорию. А вместо цели, для достижения которой директор и выделил деньги (сплотить трудовой коллектив), явно была достигнута прямо противоположная.

Help me!

Конечно, организовать праздник в одиночку сложно. Безусловно, вам понадобится помощь коллег. В Таблице 2 представлена информация о том, каким образом то или иное лицо может оказать содействие в проведении мероприятия.

Таблица 2

Должностное лицо	Помощь, которую оно может оказать
Бухгалтер	Оформление документов на расходы, сос- тавление сметы, контроль движения дене- жных средств
Директор по административно-хо- зяйственной части	Организация оформления праздника, поиск и доставка материалов, мебели и пр., обеспечение транспортом, в случае не- обходимости решение вопроса об органи- зации уборки в помещении
Начальник отдела охраны (служ- бы безопасности)	Обеспечение на празднике порядка и безопасности
Представитель профсоюза (при наличии этого органа)	Организация награждения, покупка призов и сувениров

Сколько?

Скорее всего, с составлением сметы на проведение праздника проблем не возникнет. На всякий случай напомним, что в нее включаются следующие разделы:

- арендная плата за помещение, а также звуковое и световое оборудование;

- оплата труда наемных работников (художника-оформителя, ведущих, приглашенных артистов и пр.);

- расходы на художественное оформление праздника;

- денежные средства на приобретение цветов, подарков для награждаемых сотрудников, а также призов для игровой или конкурсной программы;

- плата за банкет (фуршет), включая спиртные и безалкогольные напитки (обычно рассчитывается на одного человека и умножается на количество гостей). Сюда же может включаться питание наемных работников (ведущих или приглашенных артистов);

- плата за транспортные услуги.

Зачем хорек залез в ларек?

Когда смета на проведение праздника утверждена руководством, можно приступать к разработке программы проведения вечера и размещению сотрудников. Разместить приглашенных за столами можно несколькими способами (см. Примеры 3-6)

Пример 3

Расположение сотрудников утверждается главой фирмы или начальниками структурных подразделений. В соответствии с подготовленной заранее схемой размещения на столах размещаются таблички с названиями отделов или служб компании.

Пример 4

Возможно проведение шуточной жеребьевки при помощи лототрона, записок или шуточного розыгрыша мест (столов).

Пример 5

Если у вас проходит костюмированный бал, где сотрудники разных отделов или служб одеты в костюмы различных эпох, стилей, возможно размещение в соответствующих костюмам порядке.

Пример 6

Свободное размещение сотрудников в соответствии с их пожеланиями.

"Бабу Ягу со стороны брать не будем.
Воспитаем в своем коллективе..."

Естественно, для проведения программы желательно найти профессионального ведущего. Однако к его выбору надо отнестись очень внимательно. Зачастую за хвалебной характеристикой, данной хозяином ресторана, в котором планируется проведение праздника, своему ведущему скрывается человек, способный испортить любое радостное событие (см. Пример 7). Одно из главных качеств талантливого ведущего - умение тонко чувствовать настроение коллектива и учитывать пожелания приглашенных. Ведь если у гостя на празднике возникает желание быстрее его покинуть, то это отчасти вина "конферансье". Может быть, его микрофон издает такие децибелы, да еще прямо над ухом приглашенного, что возникает непроизвольное желание сбежать в тишину, или тосты звучат слишком часто, не позволяя отвлечься на трапезу или конкурсы.

Отбирая конкурсы и задания для участников мероприятия, будет похвально, если ведущий предварительно выяснит:

- корпоративные традиции (что допустимо на вечеринке, а что категорически не приветствуется);

- отношения между руководителем и подчиненными (возможно, даже неформальная обстановка не снимет определенного барьера в общении);

- кулинарные предпочтения (вероятно, кто-то сидит на жесткой диете или на посту, кто-то придерживается вегетарианства или не пьет спиртное, поэтому принять участие в гастрономических конкурсах не сможет);

- наличие семейных пар;

- качественный и количественный состав присутствующих, иначе говоря, сколько будет мужчин и женщин, в каком соотношении;

- рекомендуемый стиль одежды (в вечернем платье не будешь ползать по полу или с завязанными глазами кормить кашей соседа).

Если достойной кандидатуры на стороне не оказалось, у вас остается один из двух выходов - найти "конферансье" в своем коллективе или выступать в его роли самому. Для проведения вечера вам необходимо иметь в запасе забавные истории, анекдоты, которые подходят под смысл праздника и помогут заполнить паузы, снять напряжение и завести других, как минимум 3 тоста и различные конкурсы, которые можно провести как за столом, так и на сцене или на танцполе (см. Примеры 8-13). Вовлекая приглашенных в игровой процесс, ведущий предоставляет коллегам возможность увидеть друг друга и показать себя с другой, необычной, стороны (см. Пример 14).

Пример 7

На одном из корпоративных мероприятий разгорелась драматичная семейная ссора из-за безобидного, как казалось многим, конкурса "Танцы на газете". Его условия многие знают. Для танца вызываются пары. Им раздаются газеты. Задача каждой пары - станцевать на листе и не заступить за него. После каждого исполнения газета складывается пополам. Победителем конкурса является тот, кто станцует на самой маленькой площади бумаги. Естественно, чтобы одержать первенство в данной игре, парам приходится принимать причудливые позы, становиться друг к другу как можно ближе. Иногда мужчина даже решается взять партнершу на руки. Вот из-за этого нестандартного подхода один "Отелло", чья жена участвовала в "Танце на газете" в паре с сослуживцем, устроил дебош. Ему показалось, что его любимая и другой мужчина слишком сильно прижимаются.

Если бы ведущий обладал большим профессионализмом, он смог бы перевести конфликт, рожденный ревностью, в юмористическую плоскость и разрядил бы накалившуюся атмосферу. К сожалению, он начал объяснять, что таковы правила конкурса и пары сами решают, как себя вести. Венчали это корпоративное мероприятие испорченное настроение, попавшие на благодатную почву сплетни и семейный раздор.

Пример 8

Ведущий вызывает нескольких сотрудников. Перед ними соответствующее количество мольбертов, на которых нарисованы овалы человеческого лица. Конкурсантам завязывают глаза и подводят к мольбертам, дав в руки фломастер. Ведущий произносит следующие реплики: "Сейчас мы узнаем, каким, по вашему мнению, должен быть идеальный коллега по работе (начальник, подчиненный и пр.). Вы будете рисовать его портрет. Рисуем глаза, теперь брови, нос, рот, уши и т.д. Готово. Поставьте свою роспись. Можно снять повязку с глаз. Аплодисменты художникам!"

Пример 9

Вызываются двое мужчин, которым вручаются яблоки, утыканные спичками. Каждый из них по очереди должен произнести хвалебное определение профессиональным качествам другого игрока. Например, креативный, ответственный и пр. За каждое слово полагается вытаскивать спичку, при этом повторения недопустимы. Кто больше наберет спичек, тот выиграл конкурс.

Пример 10

На сцену приглашаются несколько специалистов-мужчин, участвующих в процессе подбора персонала (менеджеры по персоналу, начальники служб, отделов и пр.), перед которыми ведущий ставит следующую задачу. Участники должны взять в руки газету (например, "Элитный персонал") и очень громко начать читать объявления о вакансиях (каждый выбирает наиболее актуальную для себя) с тем, чтобы потенциальные соискатели могли их услышать - это своего рода рекламное объявление о вакансиях через громкоговоритель. Для достижения поставленной цели они садятся в кресла или на стулья, а чтобы "зазывалы" чувствовали себя более комфортно, им предлагается закатать одну штанину до колена и закинуть ногу на ногу (голая нога, естественно, сверху). По команде ведущего участники начинают читать вслух газету, стараясь перекричать соперников. Hачинается такой забавный гвалт, что зрители катаются от смеха...

По команде "стоп" чтение прекращается, и ведущий объявляет победителя. Последний прикол: ведущий объявляет, что на самом деле этот конкурс был вовсе не на чтение или умение искать персонал, а на самые волосатые ноги, и приз достается самому "мохнатому".

Пример 11

Ведущий вызывает две пары (в каждой из которой парень и девушка) и обращается к представительнице прекрасного пола: "Сейчас вы постараетесь как можно быстрее разместить свои деньги в сети банков, вкладывая в каждый только одну купюру. Получите начальные взносы! (Выдает девушке отксерокопированные деньги). Банками для ваших вкладов могут служить карманы, лацканы и все укромные места, которыми обладают мужчины. Постарайтесь как можно быстрее оформить свои вклады. Приготовились, начали!". Ведущий по истечении 1 минуты подводит итоги, уточняя у каждой пары: "Сколько купюр осталось у вас? А у вас? Великолепно! Все деньги вложены в дело! Молодцы! А теперь я попрошу женщин поменяться местами и как можно быстрее снять со счетов всю сумму. Мужчины, а вы не помогайте обчищать ваши банки, не подсказывайте дамам, где спрятаны заначки. Внимание, начали!". Женщины отыскивают "деньги" у чужих партнеров.

Пример 12

В конкурсе участвует 3-4 человека. Нужно поставить в ряд табуретки (или стулья без мягкой обивки) по количеству предполагаемых участниц (лучше всего 3-4). На каждую табуретку кладется определенное количество круглых карамелек (бывают такие конфетки, по форме - маленькие колобки) или пуговицы на ножке (желательно покрупнее). Например, на первую табуретку - 3 конфеты, на вторую - 2, на третью - 4. Сверху табуретки накрываются непрозрачными полиэтиленовыми пакетами. Приготовления закончены. Вызываются желающие. Их рассаживают на табуретки. Включается музыка. Сидя участницы должны определить, сколько под ними конфет. Победит тот, кто быстрее и правильнее вычислит их количество.

Пример 13

Из компании выдвигаются 2 человека. Они начинают по очереди брать из кулька, который находится в руках у ведущего, по конфете, класть ее в рот (глотать не разрешается) и после каждой конфеты обзывать своего соперника "толстощеким губошлепом". Кто больше запихает в рот конфет и при этом скажет "волшебную фразу", тот и победит.

Пример 13

Во время праздника можно устроить переписку присутствующих друг с другом. Для этого у каждого участника должен быть свой именной номер (его можно написать на сердечке). Поставьте в помещении почтовый ящик и определите почтальона. Участники праздника могут посылать друг другу пожелания, "валентинки" или писать просто приятные вещи.

Пример 14

Так, на одном корпоративном вечере каждому из участников было дано задание изобразить определенный предмет. Директору фирмы досталась роль ежика. Весь персонал с восторгом наблюдал, как их строгий и требовательный начальник вставал на четвереньки и, держа насаженные на вилки яблоки, ползал по полу. Артистизм, юмор, непринужденность руководителя в данном амплуа значительно повысили его рейтинг в глазах подчиненных.

"И что мы там увидим?
Одну звездочку, две звездочки...
А еще лучше пять звездочек..."

Даже если вы спланировали идеальный праздник, это еще не значит, что вам его никто и ничто не испортит. Поэтому необходимо заранее попытаться сгладить некоторые негативные моменты, которые могут возникнуть в ходе вечера:

- убедитесь, что все сотрудники знают принципиальную позицию вашей компании в отношении наркотиков и злоупотребления алкоголем. Для этого можно использовать доску объявлений, электронную почту и пр.;

- при выборе меню заказывайте меньше соленой, жирной и сладкой еды, вызывающей жажду; выбирайте блюда, богатые крахмалом и белками, замедляющие всасывание алкоголя в кровь;

- обеспечьте большой выбор безалкогольных напитков. Имейте в виду, что кофе способствует более быстрому всасыванию алкоголя в кровь, поэтому постарайтесь предлагать захмелевшему сотруднику не кофе, а свежезаваренный чай;

- предупредите организаторов, т.е. официантов, барменов, хостесс, местную охрану, наемных ведущих, что они тоже отвечают за соблюдение политики компании, касающейся наркотиков и злоупотребления алкоголем;

- заранее предусмотрите альтернативный транспорт для всех участников мероприятия;

- ближе к концу мероприятия не предлагайте спиртного и уберите бутылки со стола;

- обеспечьте присутствие и работу представителей собственной службы безопасности (СБ) компании в пропорции 1 представитель СБ к 30 работникам. Это позволит предотвратить непредвиденные выходки сотрудников.

Впрочем, бывают обстоятельства, которые никак нельзя предугадать, а тем более предотвратить. И тогда сообразительному НR-менеджеру приходится искать нестандартный выход из, казалось бы, безвыходной ситуации.

Пример 15

Так, в одном из ресторанов, где на корпоративной вечеринке отмечался юбилей главного бухгалтера, посредине праздника отключили отопление. Дело было в середине ноября месяца и холод никак не способствовал празднованию Дня рождения. Сотрудники уже было собрались расходиться по домам, однако НR-менеджер предложила вместе с юбилеем заранее встретить: Новый год. Объяснила она это тем, что все планы по продажам в этом году работники уже выполнили и перевыполнили. Шуткой удалось поднять сотрудникам настроение и придать наличию холода некий знаковый характер: дескать, вот как хорошо сотрудники работали, что даже отсутствие отопления это подтверждает. Кроме того, менеджер попросила у администрации ресторана теплые ватные костюмы Снегурочек, Дедов Морозов, Снеговиков и предложила одеть их отдыхающим. Присутствующие не только согрелись, но и весело отпраздновали двойное событие.

Так что не теряйтесь, даже когда кажется, что так тщательно спланированное вами мероприятие окончательно испорчено. Успешного вам праздника! Удачи в его организации и проведении!

А.В. Смолин

Е.Н. Самарина,

дипломированный режиссер

заместитель директора по обучению Департамента

корпоративного питания ООО "Росинтер Ресторантс"

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 5, май 2006 г.