Вопрос: Организация проводит праздничную конференцию в честь своего юбилея. На конференции запланированы выступления руководителей организации, приглашение гостей, обед. Может ли организация затраты на конференцию отнести к представительским расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль? Какие документы следует оформить? ("Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 10, май 2006 г.)

Организация проводит праздничную конференцию в честь своего юбилея. На конференции запланированы выступления руководителей организации, приглашение гостей, обед. Может ли организация затраты на конференцию отнести к представительским расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль? Какие документы следует оформить?

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:

представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

К представительским расходам относятся расходы на проведение приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организаций-налогоплательщиков, участвующих в переговорах, на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения мероприятия и (или) заседания и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были понесены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими понесенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Из указанного следует, что расходы на проведение праздничной конференции не соответствуют понятию "представительские расходы", так как конференция проводилась не с целью поддержания сотрудничества с партнерами, а в целях празднования юбилея организации. Значит, и расходы на конференцию носят непроизводственный характер и не могут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Проведение представительских мероприятий в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" должно оформляться оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Следовательно, в первичных учетных документах должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение и величина расходов.

Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

оформление регламентирующих документов по представительским расходам - издание внутренних организационно-распорядительных документов (приказы руководителя организации), устанавливающих:

- перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и получать под отчет средства на представительские расходы,

- порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы,

- порядок проведения контроля над расходованием и списанием этих средств,

- нормирование отдельных видов представительских расходов;

оформление уточняющих (конкретизирующих) документов перед проведением мероприятия - оформление внутренних оправдательных документов, непосредственно связанных с проведением конкретного представительского мероприятия. При проведении официального приема в ресторане к таким документам относятся:

- приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия,

- приказ о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организацией,

- программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения встречи, Ф.И.О. участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной примерной сметы представительских расходов;

оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств, - отчета о расходах на проведение деловой встречи; авансового отчета с приложенными документами, подтверждающими понесенные расходы. После проведения мероприятия ответственное лицо оформляет эти документы и представляет их в бухгалтерию.

Документами, подтверждающими фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие, являются счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККТ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и другие документы.

Е.Н. Исакина,

советник налоговой службы Российской Федерации II ранга

15 мая 2006 г.

"Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 10, май 2006 г.