Порядок предоставления отпуска и расчет отпускных (А.А. Евдокимова, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 7, июль 2006 г.)

Порядок предоставления отпуска и расчет отпускных

Праву работника на отпуск в ТК РФ посвящены статьи 114-128 части III раздела V главы 19. ТК РФ гарантирует каждому работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

В данной статье мы рассмотрим вопросы расчета основного оплачиваемого отпуска продолжительностью 28 календарных дней. Отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам моложе 18 лет (статья 267 ТК РФ) и педагогическим работникам образовательных учреждений (статья 334 ТК РФ)).

Кто, когда и на сколько может взять основной отпуск?

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (статья 120 ТК РФ).

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

- женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

- работникам в возрасте до восемнадцати лет;

- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации (ст. 122 ТК РФ).

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

Ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы в данной организации (ст. 123).

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен в случаях:

- временной нетрудоспособности работника;

- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;

- в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается, с согласия работника, перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 124 ТК РФ).

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Не допускается отзыв из отпуска работников:

- в возрасте до 18 лет,

- беременных женщин и

- работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными

условиями труда (ст. 125 ТК РФ).

Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными и (или) опасными условиями труда, не допускается (ст. 126 ТК РФ).

Расчет отпускных

Для расчета отпускных надо определить среднедневной заработок, который исчисляется в соответствии со статьей 139 ТК РФ, а также Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213 (далее по тексту - Положение).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние три календарных месяца (предшествующих отпуску (с 1-го до 1-го числа)) путем деления суммы начисленной заработной платы на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

В организации может быть установлен и другой расчетный период, например, 6 календарных месяцев, если это не ухудшает положения работников и такое изменение предусмотрено коллективным договором (статья 139 ТК РФ).

В целом, алгоритм расчета заработной платы будет выглядеть следующим образом:

1. На основании приказа на отпуск расчетчик определяет расчетный период для данного сотрудника (он, как мы помним, составляет три последних месяца), обращая внимание на присутствие праздничных дней в период отпуска. Здесь возможны следующие варианты:

- 3 календарных месяца, предшествующих отпуску, отработаны полностью;

- 3 календарных месяца, предшествующих отпуску, отработаны не полностью (например, работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам).

2. Определить, какие выплаты нужно учесть при расчете среднего заработка. Они перечислены в п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213. Это все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда. Особое внимание стоит обратить на премии. А именно на то, предусмотрены ли они в локальном нормативном акте или нет; какой характер носят: разовые (за показатели в трудовой деятельности) или ежемесячные.

3. Уточнить, было ли повышение в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок (должностных окладов, денежного вознаграждения) и когда такое повышение имело место (в расчетном периоде или после него, а также в период сохранения среднего заработка (отпуска)). В таких ситуациях средний заработок рассчитывается с применением поправочных коэффициентов.

4. Рассчитать собственно среднедневной заработок (среднечасовой заработок).

5. Рассчитать сумму отпускных к выдаче.

Поясним вышеизложенное на примерах.

Если три месяца отработаны полностью

Мы будем делать параллельно расчеты для случаев, когда ведется поденный учет рабочего времени и если труд оплачивается по часам.

Пример 1

Представим себе, что работнику предоставлен отпуск на 28 календарных дней с 05.06.06. В июне 1 нерабочий праздничный день, который не включается в число календарных дней отпуска. Последний день отпуска - 03.07.06. Таким образом, общее число дней отпуска - 29, из которых оплате подлежат 28. В расчетный период войдут март, апрель, май 2006 года, которые отработаны полностью.

Сумма начислений, которые учитываются, выглядит следующим образом:

Таблица 1

Расчетный период	Количество периодов в расчетном периоде		Начисленная заработная плата, руб.
	дней	часов
март	22	175	15 000,00
апрель	20	160	15 000,00
май	21	167	15 000,00
Итого:	63	502	45 000,00

Согласно п. 9 положения средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 3 и на среднемесячное число календарных дней (29,6). Таким образом, среднедневной заработок составит

45 000 руб. : 3 мес. : 29,6 дн. = 506,76 руб.

При определении среднего заработка работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, используется средний часовой заработок. Согласно п. 13 положения средний часовой заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на количество часов, фактически отработанных в этот период. Среднечасовой заработок составит

45 000 руб. : 502 ч. = 89,65 руб.

Средний заработок работника для оплаты отпуска определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочего времени (в часах) в неделю в зависимости от установленной продолжительности рабочей недели и на количество календарных недель отпуска (согласно абзацу 4 пункта 13 положения, кроме медицинских работников (решением Верховного Суда РФ от 18.11.2003 N ГКПИ 03-1049)). Таким образом, сумма отпускных составит:

- для случая поденного учета рабочего времени -

506,76 руб. х 28 дн. = 14 189,28 руб.,

- для случая почасового учета рабочего времени -

89,65 руб. х 40 ч. х 4 кал. недели = 14 344,00 руб.

Пример 2

Теперь представим, что наш с вами сотрудник получал премии. Сумма начислений выглядит следующим образом:

Таблица 2

Расчетный период	Количество в расчетном периоде		Начисленная заработная плата, руб.	Выплаченные премии, руб.
				Годовая премия (за 2005 год)	Квартальная пре- мия (за 1 квар- тал 2006 года)	Ежемесяч- ная премия	Премия по слу- чаю от- пуска	Премия по случаю празд- ника
	дней	часов
март	22	175	15 000,00	12 000,00		1 500,00		500,00
апрель	20	160	15 000,00		6 000,00	1 500,00	1000,00
май	21	167	15 000,00			1 500,00
Итого:	63	502	45 000,00	12 000,00	6 000,00	4 500,00	1000,00	500,00

Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий календарный год, учитываются при расчете отпускных в размере одной двенадцатой за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления вознаграждения (п. 14 положения).

Таким образом, в данном примере среднедневной заработок составит

(45 000,00 руб. + 3 000 руб. + 6 000,00 руб. + 4 500,00 руб. + 1 000,00 руб.) : 3 мес. : 29,6 дн. = 670,05 руб.

Премии распределены следующим образом:

- годовая премия для расчета отпускных составит

12 000 руб. : 12 мес. х 3 мес. = 3 000,00 руб,

- квартальная премия для расчета отпускных составит

6 000,00 руб. : 3 мес. х 3 мес. = 6 000,00 руб.

Данный расчет сделан с учетом того, что премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, при расчете отпускных учитываются не более одной выплаты за одни и те же показатели в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода (п. 14 положения). Соответственно, для квартала - это 1/3 квартальной премии; для полугодия - 1/6 полугодовой премии.

Ежемесячные премии и вознаграждения учитываются в размере не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода (п. 14 положения). Соответственно,

- ежемесячная премия для расчета отпускных составит

1 500,00 руб. х 3 мес. = 4 500,00 руб.,

- премия по случаю отпуска составит 1 000,00 руб.

Все вышеназванные премии указаны в локальном нормативном акте, поэтому мы их учитываем. А вот премия по случаю праздника (500,00 руб.) не берется в расчет, так как она не нашла отражения в локальных нормативных актах организации.

Среднечасовой заработок составит

(45 000,00 руб. + 3 000 руб. + 6 000,00 руб. + 4 500,00 руб. + 1 000,00 руб.) : 502 ч. = 118,53 руб.

Таким образом, сумма отпускных составит:

- для случая поденного учета рабочего времени

670,05 руб. х 28 дн. = 18 761,40 руб.,

- для случая почасового учета рабочего времени

118,53 руб. х 40 ч. х 4 кал. недели = 18 964,80 руб.

Пример 3

Теперь представим, что у нашего с вами работника в расчетный период произошло повышение зарплаты. Сумма начислений выглядит следующим образом:

Таблица 3

Расчетный период	Количество периодов в расчетном периоде		Начисленная заработная плата, руб.
	дней	часов
март	22	175	15 000,00
апрель	20	160	18 000,00
май	21	167	21 000,00
Итого:	63	502	54 000,00

Согласно п. 15 положения, если повышение произошло в расчетный период, выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты. Поправочные коэффициенты рассчитываются путем деления тарифной ставки (должностного оклада, денежного вознаграждения), установленной в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, на тарифные ставки (должностные оклады, денежное вознаграждение) каждого из месяцев расчетного периода (согласно п. 15 положения).

Поправочный коэффициент для марта рассчитывается следующим образом:

21 000,00 руб. : 15 000,00 руб. = 1,4

Поправочный коэффициент для апреля рассчитывается:

21 000,00 руб. : 18 000,00 руб. = 1,17

Зарплата за май не пересчитывается, так как она равна зарплате за июнь (месяц наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, т.е. отпуска).

Среднедневной заработок составит

(15 000,00 руб. х 1,4 + 18 000,00 руб. х 1,17 + 21 000,00 руб.) : 3 мес. : 29,6 дн. = 710,14 руб.

Среднечасовой заработок составит

(15 000,00 руб. х 1,4 + 18 000,00 руб. х 1,17 + 21 000,00 руб) : 502 ч. = 125,62 руб.

Таким образом, сумма отпускных составит

- для случая поденного учета рабочего времени -

710,14 руб. х 28 дн. = 19 883,92 руб.,

- для случая почасового учета рабочего времени -

125,62 руб. х 40 ч. х 4 кал. недели = 20 099,20 руб.

Пример 4

Представим теперь себе, что повышение заработной платы произошло после расчетного периода, но до наступления отпуска. Сумма начислений будет выглядеть так, как показано в Таблице 4.

Таблица 4

Расчетный период	Количество периодов в расчетном периоде		Начисленная заработная плата, руб.
	дней	часов
март	22	175	18 000,00
апрель	20	160	18 000,00
май	21	167	18 000,00
Итого:	63	502	54 000,00
июнь	С 01.06.06 произошло повышение зарплаты, а с 05.06.06 работник находится в отпуске		21 000,00

Согласно пункту 15 положения, если повышение произошло после расчетного периода до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период. При этом также используется поправочный коэффициент. Для нашего примера:

21 000,00 руб. : 18 000,00 руб. = 1,17

Таким образом, среднедневной заработок составит

(18 000,00 руб.+ 18 000,00 руб. + 18 000,00 руб.) : 3 мес. : 29,6 = 608,11 руб.

С учетом коэффициента повышения -

608,11 руб. х 1,17 = 711,49 руб.

Среднечасовой заработок составит

(18 000,00 руб. + 18 000,00 руб. + 18 000,00 руб.) : 502 ч. = 107,57 руб.

С учетом повышения -

107,57 руб. х 1,17 = 125,86 руб.

Сумма отпускных составит:

- для случая поденного учета рабочего времени -

711,49 руб. х 28 дн. = 19 921,72 руб.,

- для случая почасового учета рабочего времени -

125,86 руб. х 40 ч. х 4 кал. недели = 20 137,60 руб.

Пример 5

Теперь допустим, что повышение зарплаты произошло в период отпуска. Начисления будут выглядеть так, как показано в Таблице 5.

Таблица 5

Расчетный период	Количество периодов в расчетном периоде		Начисленная заработная плата, руб.
	дней	часов
март	22	175	18 000,00
апрель	20	160	18 000,00
май	21	167	18 000,00
Итого:	63	502	54 000,00
июнь	С 05.06.06 работник находится в отпуске, а повышение зарплаты произошло с 19.06.06		21 000,00

Согласно п. 15 положения, если повышение произошло в период сохранения среднего заработка, часть среднего заработка повышается с даты повышения тарифных ставок (должностных окладов, денежного вознаграждения). До окончания указанного периода необходимо также использовать поправочный коэффициент. Для нашего примера - 21 000,00 руб. : 18 000,00 руб. = 1,17. Но среднедневной заработок с учетом повышения используется только для той части календарных дней отпуска, которые приходятся на период после даты повышения. В нашем примере среднедневной заработок в размере 608,11 рублей приходится на период с 05.06.06 по 18.06.06 (13 календарных дней (без учета нерабочего праздничного дня)); среднедневной заработок в размере 711,49 руб. - с 19.06.06 по 03.07.06 (15 календарных дней).

Таким образом, среднедневной заработок в данном случае составит

(18 000,00 руб. + 18 000,00 руб. + 18 000,00 руб.) : 3 мес. : 29,6 = 608,11 руб.

С учетом повышения - 608,11 руб. х 1,17 = 711,49 руб.

Среднечасовой заработок составит

(18 000,00 руб. + 18 000,00 руб. + 18 000,00 руб.) : 502 ч. = 107,57 руб.

С учетом повышения - 107,57 руб. х 1,17 = 125,86 руб.

Сумма отпускных составит

- для случая поденного учета рабочего времени -

608,11 руб. х 13 дн. + 711,49 руб. х 15 дн. = 18 577,78 руб.,

при этом сумма доплаты за отпуск будет составлять

18 577,78 руб. - (608,11 руб. х 28 дн) = 1 550,70 руб.

- для случая почасового учета рабочего времени:

- сумма отпускных без повышения -

107,57 руб. х 40 ч. х (13/7) кал. недели = 8 003,21 руб.

- сумма отпускных с учетом повышения -

125,86 руб. х 40 ч. х (15/7) кал. недели = 10 773,62 руб.

- итого сумма отпускных составит

8 003,21 руб. + 10 773,62 руб. = 18 776,83 руб.

- при этом сумма доплаты за отпуск составит

18 776,83 руб. - (107,57 руб. х 40 ч. х 4 кал. недели) = 1 565,63 руб.

Для случая почасового учета рабочего времени мы исходим из того, что средний заработок работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, для оплаты отпуска определяется путем умножения среднего часового заработка на количество времени (в часах) в неделю в зависимости от установленной продолжительности рабочей недели и на количество недель отпуска. В том случае если отпуск предоставляется, например, на 4 календарных дня, то количество недель отпуска будет составлять 0,57 (4/7) (письмо ЦБ РФ от 01.09.2003 N 129-Т "О порядке применения отдельных пунктов положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы".

Если три месяца отработаны не полностью

Пример 6

Представим себе теперь, что наш работник отработал не полный месяц. Сотруднику предоставлен отпуск на 28 календарных дней с 05.06.06. В июне 1 нерабочий праздничный день, который не включается в число календарных дней отпуска. Последний день отпуска - 03.07.06. Таким образом, общее число дней отпуска - 29, из которых оплате подлежат 28.

В расчетный период войдут март, апрель, май 2006 года, причем в апреле сотрудник был на больничном 10 календарных дней (с 03.04.06 по 12.04.06), а в мае брал отпуск за свой счет на 5 календарных дней (с 02.05.06 по 06.05.06).

Сумма начислений, которые учитываются, выглядит следующим образом:

Таблица 6

Расчетный период	Количество в расчетном периоде				Начисленная выплата, руб.
	Должен отработать по плану		Отработано фактически		Заработная плата	Пособие
	дней	часов (при 40- часовой рабочей неделе)	дней	часов
март	22	175	22	175	18 000,00
апрель	20	160	10	80	9 000,00	7 000,00
май	21	167	16	128	14 000,00
Итого:	63	502	48	383	41 000,00	7 000,00

Согласно пункту 9 положения в случае когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время, а также начисленные за это время суммы, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней (29,6), умноженного на количество полностью отработанных месяцев, и количества календарных дней в не полностью отработанных месяцах.

Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4.

Среднедневной заработок в данном случае составит

41 000,00 руб. : (29,6 дн. х 1 мес. + 10 дн. х 1,4 + 16 дн. х 1,4) = 621,21 руб.

Сумма отпускных составит:

- для случая поденного учета рабочего времени -

621,21 руб. х 28 дн. = 17 393,88 руб.,

- для случая почасового учета рабочего времени -

107,05 руб. х 40 ч. х 4 кал. недели = 17 128,00 руб.

А.А. Евдокимова,

бухгалтер

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 7, июль 2006 г.