Автоматизация предприятий: проблемы и решения (В. Егорян, С. Башмаков, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 34, август 2006 г.)

Автоматизация предприятий: проблемы и решения*(1)

Необходимость проекта по внедрению системы автоматизации

Прежде всего необходимо понимать, что проблемы, возникающие с появлением на предприятии системы автоматизации, радикально отличаются от проблем, связанных с внедрением программы бухгалтерского учета, офисных и почтовых приложений. Система автоматизации предприятия - сложный организм, объединяющий в единое целое все внутренние службы предприятия, поэтому решить проблему автоматизации быстро вряд ли удастся.

От чего зависит успех внедрения

Главными факторами, определяющими успех проекта по автоматизации, являются:

понимание его сути руководством компании;

кураторство со стороны высшего должностного лица компании;

наличие грамотного руководителя проекта и организатора рабочей группы;

компетентность участников рабочей группы;

открытость проекта и мотивация персонала компании.

В данный список не вошла ни одна из технических проблем, и это неслучайно. Если решены главные вопросы, все остальные тоже решатся. Рассмотрим каждый фактор более подробно.

Понимание сути проекта по внедрению системы

Чтобы проект по автоматизации имел хоть какие-то шансы на успех, руководство компании должно четко понимать четыре главных момента:

проект - это прежде всего установление строгих правил и регламентов в бизнесе. Их отражение в системе автоматизации - лишь малая толика от всего объема проекта;

цель проекта - повышение прибыльности компании за счет улучшения структуры и увеличения скорости информационного обмена, а не просто создание "единого информационного центра";

система автоматизации - всего лишь одно из средств достижения цели: сама по себе система ничего не может и не дает, необходимы определенные организационные мероприятия, чтобы достичь задуманного;

в процессе реализации проекта, возможно, придется пойти на организационные преобразования и кадровые перестановки.

Куратор проекта

Главный вопрос, который возникнет у каждого сотрудника в компании, когда станет известно, что планируется начать внедрение системы автоматизации: "кому и зачем это нужно?". И должен найтись тот, кто на этот вопрос своевременно и убедительно ответит. Если сотрудники отчетливо осознают, что устанавливаемая система - инструмент высшего менеджмента, то и проект становится осуществимым. Однако даже этого недостаточно. Рядовой сотрудник, от действий которого в конечном счете зависит работа системы, должен, с одной стороны, знать, что ее использование, позволит своевременно предоставлять руководству информацию о происходящем, а с другой - понимать, что система призвана прежде всего помочь ему в текущей работе. Даже если инициатива по внедрению системы исходит от руководителей среднего или низшего звена, то для обеспечения успеха необходимо, чтобы проект контролировал человек, административные возможности которого в компании действительно велики. Назовем этого человека "куратором". Однако он может лишь подтолкнуть проект, недвусмысленно дав понять всему персоналу компании, что проект состоится, обозначить цели и сроки, назначить ответственных и проконтролировать исполнение. Лично участвовать в проекте куратор, скорее всего, не сможет из-за большой занятости, поэтому следующий важный шаг к успеху - назначение менеджера проекта по внедрению системы из числа компетентных сотрудников компании.

Менеджер проекта по внедрению

Менеджер, который руководит проектом, обязательно должен обладать следующими качествами: достаточно хорошо разбираться в финансах, быть на "ты" с компьютерами (но ни в коем случае не быть программистом или техническим специалистом), иметь отличные организаторские способности и пользоваться доверием руководства. Только при наличии этих качеств он сможет наладить бесперебойную и согласованную работу всех отделов, направленную на достижение целей проекта по внедрению системы. Этот человек ни в коем случае не должен быть руководителем одного из автоматизируемых отделов - в противном случае, как подсказывает опыт, будет автоматизирована деятельность только этого отдела. Наверное, излишне говорить, что обязанности менеджера проекта не могут выполняться никем из руководства компании по совместительству - невозможно добиться начала работы "по волшебству" без того, чтобы уделять этому много времени и сил.

Рабочая группа проекта

Менеджер проекта создает рабочую группу. Обычно она формируется из числа руководства отделов компании, в которых производится автоматизация (технические и финансовые специалисты обязательно), и сотрудников подрядчика, осуществляющего внедрение информационной системы. От того, кто из должностных лиц компании войдет в состав рабочей группы, будут зависеть отношение к проекту остальных сотрудников и в конечном счете мотивация персонала. Недопустимо попадание в рабочую группу скептиков, не уверенных в необходимости реализации проекта, или людей, по тем или иным причинам не популярных в компании, так как те, которым впоследствии придется убеждать и учить других, должны быть прежде всего сами заинтересованы и уверены в успехе. При формировании рабочей группы проекта необходимо учитывать интеллектуальный и аналитический потенциал сотрудников, поскольку для решения ее задач требуется математическое и абстрактное мышление.

Фактически со стороны компании рабочая группа должна состоять из трех категорий должностных лиц:

идеологи - топ-менеджмент и ведущие эксперты, те, люди, которые управляют компанией;

начальники отделов, т.е. лица, от которых зависит мотивация рядовых сотрудников каждого отдела;

"компетенты" - сотрудники, лидирующие в своих отделах по интеллектуальному уровню и пользующиеся доверием коллег, от которых зависит общественное мнение и к кому обращаются за советом и помощью другие.

Со стороны подрядчика в рабочую группу должны входить бизнес-аналитики и технические специалисты, а также менеджер, ответственный за сроки и за успех проекта.

Задачи проекта по внедрению можно подразделить на несколько составляющих:

сбор информации о потребностях в автоматизации;

обработка и анализ собранной информации;

выбор системы и необходимых настроек в ней;

техническое обеспечение проекта;

обучение персонала работе в системе;

мотивация персонала.

Последняя из указанных задач является далеко не последней по значимости. Важнейший фактор, определяющий успех проекта по внедрению системы автоматизации, - заинтересованность рядовых сотрудников компании в ее использовании.

Следует указать некоторые действия, которые непременно надо совершить, чтобы обеспечить необходимый минимум мотивации. Так, в компании должен быть назначен конкретный человек, полностью ответственный, в том числе и в денежном плане, за успех проекта. Должны быть поставлены реалистичные, не слишком короткие и не растянутые сроки достижения результата, а также изданы внутренние приказы и регламенты, обязывающие должностных лиц компании предоставлять информацию и оказывать содействие проекту. Однако одним из главных рычагов влияния являются деньги. Наилучшим эффектом обладают внутренние распоряжения, ставящие распределение бюджета будущих периодов, бонусов и премий в зависимость от наличия данных в новой системе автоматизации.

После принятия решения о создании рабочей группы и определения ее состава необходимо распределить обязанности между ее членами и сформировать подробный план работ. Руководство компании обязательно должно издать программный документ о решении по внедрению системы автоматизации, в котором объявить о начале проекта, обозначить его менеджера, расписать состав рабочей группы. В документе должны быть лаконично и доступно описаны цели проекта, определены сроки его реализации, объяснены необходимость и полезность. Рабочая группа на первом собрании принимает Положение о рабочей группе проекта по автоматизации, в котором устанавливаются сферы ответственности своих членов, узакониваются периодические общие собрания группы и порядок взаимодействия участников в рабочем процессе проекта.

В. Егорян,

директор по развитию

С. Башмаков,

генеральный директор

Компания MiraxSoft

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 34, август 2006 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Продолжаем публикацию материалов из книги В. Егоряна и С. Башмакова "Как упорядочить хаос. Автоматизация предприятий: проблемы и решения".