ВРМ-система управляет затратами: опыт "ТрансКредитБанка" (Д. Первухин, Л. Зарецкая, "Банковское дело в Москве", N 8, август 2006 г.)

ВРМ-система управляет затратами: опыт "ТрансКредитБанка"

Три пути решения проблемы

Со временем вопросы управления затратами во многих банках занимают все более приоритетные позиции. Причина прежде всего в укрупнении бизнеса: банки открывают новые филиалы и дочерние структуры, активно осваивают регионы. Затраты возрастают, а их учет и контроль становится задачей нетривиальной.

Поэтому выполнение требования руководства по предоставлению полной и достоверной картины о расходах, с детальной аналитикой, по-прежнему весьма проблематично для руководителей соответствующих отделов.

В каждом банке специалисты плановых служб и казначейства пытаются решить эти вопросы, исходя из имеющихся возможностей и своих представлений о путях оптимизации процесса контроля затрат. Кто-то пытается использовать для этих целей АБС и, на первый взгляд, выбор логичен: система "располагает" данными по всем операциям. Но, как показывает практика, использование АБС в качестве базы для автоматизации управления затратами малоэффективно. Прежде всего - в силу особенностей ее функциональности: она предназначена в первую очередь для бухгалтерского учета, отличающегося установленными и неизменными правилами. Формирование же управленческой отчетности, которая включает и данные по смете затрат, характеризуется итерационностью и изменчивостью, свойственными процессам планирования и согласования. Так что автоматизировать их в АБС обычно не удается.

Самым популярным способом получения адекватной картины финансового состояния банка остается технология Excel. Она имеет свои преимущества: низкие начальные капиталовложения, знакомство с программным продуктом персонала, простые механизмы настройки. Но использование Excel оправдывает себя лишь как макет решения, ибо не обеспечивает ни многопользовательского режима работы, ни распределения прав доступа, ни накопления данных за несколько временных периодов. Кроме того, поддержка технологии, как и операции по вводу и изменению данных, ложатся на отдел, который по регламенту обязан контролировать исполнение сметы. Ситуация осложняется, когда в процесс вовлекаются удаленные подразделения, присылающие данные в Excel-файлах, которые необходимо проверять и консолидировать. В итоге изначально простое решение требует от сотрудников выполнения "чужих" функций, растут нагрузки и - уходит время.

Для оперативного ведения сметы необходима централизованная технология, в компетенцию которой входят обеспечение детального коллективного планирования затрат и акцептование платежей до момента их передачи на исполнение в бухгалтерию.

Этим требованиям полностью отвечает не так давно появившийся на нашем рынке класс программного обеспечения - ВРМ-системы (Business Performance Management, управление эффективностью бизнеса).

Решение позволяет собирать, консолидировать и хранить в едином центре - финансовом хранилище данных - всю информацию, поступающую из Excel-файлов бэк-офисных и внешних систем. На ее основе можно решать актуальные для банка задачи: управление затратами, ценообразованием, ликвидностью, а также выпускать необходимые для руководства отчеты.

От теории - к практике

Ситуация, когда, увлекшись рассказом о возможностях и преимуществах продукта, забывают "про овраги" - не редкость. Поэтому мы расскажем о практическом опыте решения задач оперативного контроля затрат на базе ВРМ-системы "Контур Корпорация" от компании Intersoft Lab. Проект недавно завершен в "ТрансКредитБанке".

Сегодня ОАО "ТрансКредитБанк" - это 26 филиалов, пять дочерних банков и площадки, работающие более чем в ста городах России. Банк намерен и дальше развивать инфраструктуру обслуживания, чтобы предоставлять своим клиентам услуги по всей территории страны. С появлением новых площадок будут расти затраты на их обслуживание. При таком масштабе развития контроль исполнения сметы затрат и управление ресурсами занимают важнейшее место в процедуре формирования управленческого учета.

В свое время контроль сметы затрат в банке строился на Excel. Именно в этом формате ответственные подразделения создавали планы расходов и пересылали их в плановую службу и обеспечивающие отделы. После корректировки и согласования плановики формировали сводные планы затрат и подавали их на утверждение Совету директоров. Утвержденные квартальные планы вводились также плановиками. К ним поступали в бумажном виде и заявки либо счета на оплату - для проверки на соответствие утвержденному плану. В случае превышения плановых цифр счет требовал согласования с руководством, а в случае разрешения факт его оплаты вручную переносили из АБС в Excel.

Такой объем ручных операций приводил к большой нагрузке на сотрудников плановых служб и казначейства. Да и сверка акцептованных заявок с реальным движением денег по счетам получалась слишком трудоемкой. Сложно было согласовать планы, сложно их корректировать, но главное - на все это уходило чересчур много времени. Поэтому в банке задумались о смене технологии.

Что должна "уметь" система?

Цель автоматизации процесса планирования и контроля исполнения бюджета хозяйственных расходов - в том, чтобы переложить работы по планированию и вводу заявок на ответственные подразделения, снизить трудозатраты тех, кто контролирует, и обеспечить оперативность и детальность отчетов.

На этом и основаны требования к системе автоматизации:

обеспечить планирование сметы текущих расходов и сметы проектов в сметообразующих подразделениях и плановой службе Банка;

обеспечить ввод заявок на платеж и автоматическую проверку заявки по бюджету в сметообразующих подразделениях;

предоставить возможность акцептовать платежи плановой службе и обеспечивающим подразделениям и обеспечить решение вопросов о сверхплановых платежах в рамках полномочий;

автоматизировать сверку акцептованных платежей с фактически совершенными;

обеспечить выпуск отчетности по исполнению сметы затрат в различных аналитических разрезах;

предоставить возможность гибкой настройки бюджетной модели в процессе эксплуатации;

обеспечить коллективную работу большого числа пользователей по вводу и корректировке заявок в режиме реального времени.

Момент выбора

Достаточно широкий ассортимент предлагаемых рынком решений, с одной стороны, позволяет выбрать продукт, наиболее полно соответствующий требованиям банка, а с другой - делает сам выбор делом непростым.

К моменту начала этого процесса в "ТрансКредитБанке" несколько лет эксплуатировалась система управления эффективностью бизнеса, реализованная на основе хранилища данных "Контур Корпорация". Продукт компании Intersoft Lab позволил банку решить наиболее приоритетные задачи: ведение управленческого учета, расчет данных, подготовка различных форм отчетности - управленческих баланса и отчетности по состоянию портфелей финансовых инструментов банка, отчетность перед АСВ и прочие.

Поэтому решение топ-менеджеров банка рассмотреть как один из возможных вариантов расширение функциональности этой системы, внедрив приложение "Бюджетирование хозяйственных расходов", было оправданным.

Анализ возможностей показал, что "Контур Корпорация" в целом отвечает предъявленным требованиям, а кроме того, она уже содержит ряд данных, необходимых для решения новой задачи. У персонала банка есть опыт работы с системой. Поэтому было решено - автоматизировать оперативное управление затратами на основе системы "Контур Корпорация".

Концепция решения

Для автоматизации управления и контроля затрат специалистами Intersoft Lab в банке было установлено и настроено специальное приложение "Бюджет хозяйственных расходов".

Смета начинается с планирования лимитов, которые утверждаются правлением и Советом директоров. Данные по лимитам в разрезе подразделений и статей бюджета вводят в систему специалисты сметообразующих подразделений. И они же, параллельно с ответственными подразделениями, раз в квартал корректируют лимиты. Заявки на платежи вводятся в систему ежедневно ответственными подразделениями. При этом проверяется совпадение суммы заявки по статьям с лимитами, установленными плановиками, а затем заявки акцептуются непосредственно в системе.

Если лимит превышен, возникает конфликтная ситуация, которую должны решить плановики: увеличить лимит, отклонить заявку, пересмотреть бюджеты, перераспределив средства из других подразделений или проектов. При особой важности платежа решение выходит на уровень правления.

Утвержденные заявки вводятся в АБС, где выполняются проводки по счетам, а сведения о них поступают в хранилище данных "Контур Корпорация". Затем ответственный сотрудник плановой службы анализирует проводки и устанавливает в интерфейсах системы связь между введенными заявками и фактическими проводками - квитует. Таким образом получают фактические данные выполнения сметы для подготовки "план-факт" отчетов и контроля исполнения сметы.

Результаты внедрения

Прежде всего менеджмент банка получил возможность детального анализа затрат, что повышает качество планирования будущих затрат и учета. Теперь информация поступает к топ-менеджерам не после того как отдельные подразделения совершают "большие затраты при малых доходах", а заранее - а значит, можно повлиять на процесс. Руководство имеет полную актуальную картину о состоянии затрат. А самое главное - есть понимание и уверенность, что эти затраты находятся под постоянным контролем.

Главные действующие лица процесса - плановики и сметообразующие подразделения - сняли со своих плеч нагрузку по ведению технологии Excel и сосредоточились на "своем деле". Департамент планирования в любой момент точно знает, сколько у него невыбранных лимитов по текущей смете расходов: в разрезе конкретных проектов, ЦФО, статей и объектов затрат.

Центры ответственности получили возможность оперативно согласовывать планы и заявки в единой базе данных. Их сотрудники теперь видят, на какой стадии их заявки, к примеру, на приобретение техники и программного обеспечения или оплату услуг, и могут согласовывать с головным банком заключение сделок в оперативном режиме.

"Схема"

Д. Первухин,

руководитель службы IT-консалтинга компании Intersoft Lab

Л. Зарецкая,

менеджер по рекламе и PR

"Банковское дело в Москве", N 8, август 2006 г.